Arvika kommun. Uppföljande granskning av den interna kontrollen avseende kommunens fordon. Revisionsrapport. KPMG AB 12 december 2011 Antal sidor: 15

Transkript

1 Uppföljande granskning av den interna kontrollen Revisionsrapport KPMG AB 12 december 2011 Antal sidor: KPMG AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Revisionskriterier 3 5. Ansvarig nämnd 3 6. Metod 3 7. Intern kontroll Plan för intern kontroll 5 8. Tidigare genomförd granskning av leasingbilar 5 9. Allmänna iakttagelser System för fordonsadministration Interna styrdokument Rese och trafiksäkerhet Regler för drivmedelskort Interna regler och bestämmelser Användning av fordon Hantering av betalkort, faktura- och kvitto Användning av fordon och betalkort Teknisk verksamhet Vård- och omsorgsverksamheten Användning av fordon Hantering av betalkort, faktura- och kvitto Våra sammanfattade kommentarer Interna styrdokument Användning av fordon Hantering av betalkort, faktura- och kvitto 12

3 1. Sammanfattning KPMG har fått i uppdrag av de företroendevalda revisorerna i att genomföra en uppföljande granskning av den interna kontrollen avseende kommunens fordon. Den föregående granskningen genomfördes under år Uppdraget ingår i den revisionsplan som revisorerna fastställt för år Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma hur arbetet med den interna kontrollen fungerar beträffande kommunens fordon inom den tekniska verksamheten och vård- och omsorgsverksamheten. Förutsättningarna sedan den föregående granskningen genomfördes har i vissa delar ändrats. Merparten av kommunens tekniska verksamhet bedrivs nu i bolagsform och de fordon som används inom den tekniska verksamheten har därför överförts till bolagen. Bolagen sköter administrationen av de fordon som används inom den egna verksamheten. Granskning av kommunens bolag sker i särskild ordning av bolagens revisorer. Vi har noterat att åtgärder vidtagits för att åstadkomma en ändamålsenlig och effektiv hantering och kontroll av kommunens fordon. Bland annat har kommunen, efter den föregående granskningen, reviderat vissa styrdokument med avseende på fordonsanvändning, administration och tjänsteresor. Vår granskning pekar dock på ett antal särskilda områden där det finns fortsatta behov av förbättringar av den interna kontrollen. Vår bedömning är att körjournalens syfte borde vara att säkerställa vad fordonet används till. Om körjournal inte finns anser vi att det inte går att säkerställa att fordonen används till annat än till tjänsteresor. Därför bör informationen också vara i den omfattning som krävs för att ta ställning till huruvida alla körda mil avser resor i tjänsten, det är även en förutsättning att körjournaler kontrolleras. De synpunkter som framfördes i föregående rapport när det gäller hur körjournaler förs berörde i huvudsak de fordon som nu återfinns i de kommunala bolagen. För att skapa förutsättningar för en god intern kontroll är vår bedömning att det bland annat är viktigt att fastställa en dokumenterad kontrollrutin för körjournaler. Enligt vad som framkommit i granskningen görs regelbundna kontroller av körjournaler, men det finns ingen dokumenterad rutin för detta. Enligt uppgift finns ingen rutin för återrapportering till kommunstyrelsen av information och analyser samt de eventuella avvikelser som noterats vid genomförda kontroller shantering och fordonsanvändning. De styrdokument, som har uppdaterats sedan den föregående granskningen genomfördes, är fastställda av kommunstyrelsen. Vår bedömning är att kommunövergripande policydokument bör beslutas av kommunfullmäktige. Detta var också en av de synpunkter som framfördes i den granskning som genomfördes I övrigt hänvisar vi till revisionsrapporten i sin helhet. 1

4 2. Bakgrund Kommunens är beroende av fordon av olika slag för att utföra de tjänster som man har som uppdrag. Tillgången på tjänstebilar ställer samtidigt också krav på en fungerande uppföljning och kontroll över utnyttjande och effektivitet. Under våren 2010 genomförde KPMG en fördjupad granskning gällande kommunens fordon. Utifrån granskningens resultat och sin risk och väsentlighetsanalys bedömde s revisorer att en uppföljande granskning av kommunens fordon bör genomföras. Det övergripande syftet med granskningen var att bedöma hur arbetet med den interna kontrollen fungerade beträffande kommunens fordon inom den tekniska verksamheten och vård- och omsorgsverksamheten. Granskningen visade att insatser hade gjorts för att åstadkomma en ändamålsenlig och effektiv hantering och kontroll av kommunens fordon. Granskningen pekade dock på ett antal särskilda områden där det fanns ett fortsatt behov av förbättringar av den interna kontrollen och i rapporten framfördes även ett antal förslag till utvecklings- och förbättringsåtgärder. Bland annat rekommenderades kommunstyrelsen att snarast genomföra en översyn och revidera de styrdokument som reglerade fordonen och dess användning i kommunen. (För fördjupning se; Granskning av den interna kontrollen, KPMG den 7 februari 2010). Mot bakgrund av vad som anges ovan har KPMG fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna att genomföra en uppföljande granskning av den interna kontrollen avseende kommunens fordon. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Syfte Det övergripande syftet har varit att bedöma hur arbetet med den interna kontrollen fungerar beträffande kommunens bilar. Inriktningen på granskningen har varit att följa upp om revisionens tidigare iakttagelser har lett till att några åtgärder vidtagits i kommunen. Utöver ovanstående har följande revisionsfrågor särskilt belysts: Finns en tillräcklig intern kontroll avseende fordon och drivmedel? Är den interna kontrollen utformad på ett ändamålsenligt sätt? Efterlevs rutinerna i den interna kontrollen? 2

5 4. Revisionskriterier Vi har bedömt om verksamheten uppfyller fullmäktige- och nämndbeslut, interna riktlinjer och rutinbeskrivningar. 5. Ansvarig nämnd Som den tidigare genomförda granskningen omfattar även uppföljningen den tekniska verksamheten samt vård- och omsorgsverksamheten inom kommunstyrelsens förvaltning. Därutöver omfattar granskningen även kommunledningsstaben inom kommunstyrelsens förvaltning. 6. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier av relevanta dokument och intervjuer med berörda tjänstemän. Stickprov har genomförts för att följa upp eventuella riktlinjer och rutiner. 7. Intern kontroll För att tydliggöra innebörden och behovet av en väl fungerande intern kontroll lämnas, även i denna uppföljande rapport, en kort beskrivning 1. Den interna kontrollen syftar till att verka för: ändamålsenliga och effektiva system och rutiner tillförlitlig ekonomisk redovisning och rapportering av verksamheten efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer skydd mot förluster av tillgångar eliminering eller upptäckt av allvarliga fel Enligt vår bedömning är den interna kontrollen som mest effektiv när den är en integrerad del av den dagliga verksamheten, där flera aktörer samverkar, dvs. politiker, ledande tjänstemän och övrig personal. Viktiga förutsättningar för ett framgångsrikt arbete med intern kontroll är att detta pågår i en miljö där det finns ett omfattande informationsflöde mellan de olika aktörerna och där deras respektive ansvarsområden är väl kända i organisationen. Det krävs också kunskap om målen för verksamheterna, de processer som används för att nå dessa mål, liksom de kontrollkomponenter som ingår i den fortlöpande interna kontrollprocessen. 1 Baserad på den sk COSO-modellen. Framtagen av den oberoende amerikanska revisionsorganisationen Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. 3

6 Kontrollmiljö Riskbedömning Kontroller Tillsyn Fundamentet för arbetet utgörs av den så kallade kontrollmiljön. I detta begrepp inryms mycket av klimatet i organisationen, samverkan mellan individer och organisationens olika delar, värderingar, etik och moral samt inte minst kunskap om lagar och andra regelverk som ska tillämpas i verksamheten. Riskbedömningen syftar till att föregripa att händelser (risker) inträffar som försvårar eller hindrar verksamheten från att nå sina uppställda mål. Man brukar skilja på externa och interna risker där de externa kan utgöras av omvärldsrisker, t.ex. av en ogynnsam befolkningsutveckling, finansiella risker t.ex. förändring i skatteintäkten och legala risker såsom nya eller ändrade lagar som ställer krav på verksamheten. Interna risker ligger exempelvis i kunskapsnivå och erfarenhet hos personal, personalomsättning, genomförda förändringar i organisation och system samt hantering av begärliga varor eller kontanter. En grundförutsättning för att kunna utföra riskbedömningen är att kunskap finns om dels målen för verksamheten och dels de processer dvs. rutiner som används för att nå dessa mål. Vidare syftar riskbedömningen inte enbart till att identifiera hoten mot målen utan även till att bedöma sannolikheten för att riskerna ska inträffa och hur väsentlig skadan kan bli om detta trots allt sker. Vi vill särskilt betona att riskmedvetenheten är central i det interna kontrollarbetet och att det är väsentligt att identifiera och bedöma risker utifrån både ett ekonomiskt- och verksamhetsmässigt perspektiv. Kontrollaktiviteterna är de åtgärder kommunen använder för att begränsa de risker som har identifierats. Åtgärderna kan vara direkta, såsom attest- och delegationsordningar eller indirekta, som utbildningsinsatser. Man kan också särskilja resultatorienterade kontroller som tar sikte på verksamhetens ändamålsenlighet och effektivitet i termer av prestation, kvalitet och ekonomi. Kommunens budgetuppföljning är exempel en resultatorienterad aktivitet. I de rutinorienterade kontrollerna finns åtgärder som t.ex. kan syfta till att trygga tillgångar eller säkerställa en rättvisande redovisning. En väsentlig del av kontrollarbetet ska dock alltid vara att det utförs som en integrerad, fortlöpande del av arbetet och inte som enstaka insatser då en risk har realiserats. En viktig del av kontrollmomenten utgörs av tillsynsverksamheten. Dess syfte är att utvärdera och säkerställa kontrollsystemet. Det är väsentligt att kontroller anpassas efter nya förutsättningar och att tillsynsverksamheten också kan ge förslag på förbättringar. I uppföljningen ingår ofta att utifrån en kontrollplan genomföra genomgångar av de olika 4

7 kontroller som finns i organisationen. En kontinuerlig uppföljning och utvärdering säkerställer att systemet hålls igång och förbättras. 7.1 Plan för intern kontroll I kommunallagen regleras ansvaret för den interna kontrollen. I lagen anges dock inte vilka instrument och tillvägagångssätt som behövs för att fullgöra de interna kontrollfunktionerna. Det är därför vanligt att kommunerna upprättar reglementen och tillämpningsanvisningar som reglerar arbetet med den interna kontrollen. I har fullmäktige fastställt ett Reglemente för intern kontroll (KF den 28 september 2009). Av regelverket framgår bland annat att varje nämnd/utskott ansvarar för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområden samt att erforderliga regler och anvisningar finns för den interna kontrollen. Den interna kontrollen ska enligt reglementet löpande följas upp genom att utifrån en väsentlighetsoch riskbedömning, årligen uppdatera och anta tillsynsplaner för respektive verksamhet. Med anledning av en skrivelse från revisorerna (2 mars 2011) har kommunförvaltningen upprättat en tjänsteskrivelse i vilken man beskriver arbetet med att skapa strukturer och rutiner för intern kontroll. En utbildning i intern kontrollarbete för ledande tjänstemän och politiker har genomförts. Ekonomifunktionen har tagit fram hjälpmedel för riskbedömningar och åtgärdsplaner för att underlätta utskottens och verksamheternas arbete med att få igång ett väl fungerande kontrollarbete. Kommunrevisorerna har i samband med sin övergripande granskning kunnat konstatera att utskotten arbetat med att skapa strukturer och rutiner för intern kontroll genom att upprätta riskbedömningar, utifrån vilka handlingsplaner kommer att upprättas ett arbete som pågår men ännu ej avslutats. 8. Tidigare genomförd granskning av leasingbilar Den senaste granskningen av kommunens leasingbilar genomfördes av KPMG under våren Granskningen visade att insatser har gjorts för att åstadkomma en ändamålsenlig och effektiv hantering och kontroll av kommunens fordon. Granskningen pekade dock på ett antal särskilda områden där det fanns ett fortsatt behov av förbättringar av den interna kontrollen och utredaren redovisade även ett antal förslag till utvecklings- och förbättringsåtgärder. Bland annat rekommenderades kommunstyrelsen att snarast genomföra en översyn och revidera de styrdokument som reglerade fordonen och dess användning i kommunen. Kommunens revisorer genomförde även under år 2004, med hjälp av PWC, en granskning av kommunens hantering av leasingbilar. Denna granskning behandlade främst internkontrollfrågor kopplade till de ekonomiadministrativa rutinerna inom områdena körjournaler, bensinkort, bevakning av över- och undermil. 5

8 9. Allmänna iakttagelser Enligt den fordonsförteckning vi tagit del av framgår det att och de kommunala bolagen sammanlagt förfogar över cirka 180 fordon. Kommunens och bolagens fordon omfattas till största del av personbilar men även av lätta lastbilar, tunga lastbilar, någon buss och två EU-mopeder. (I det ovan angivna antalet fordon har vi från fordonsförteckningen exkluderat: släpfordon och diverse maskiner som ex. hjullastare, terrängfordon och traktorer). Fordonen är i huvudsak tjänstefordon/personfordon, vilka företrädelsevis är avsedda att användas inom en särskild verksamhet/enhet och/eller av en särskild befattningshavare. Därtill finns några tjänstefordon att tillgå via en kommungemensam bilpool, dels finns några enhetsspecifika bilpooler. Av kommunens totala fordonspark utgörs cirka 120 av personfordon. I finns en kommunövergripande fordonsenhet vilken organisatoriskt hör till kommunstyrelsens förvaltning och arbetsmarknadsenheten (Jobbcentrum). Jobbcentrum/fordonsenheten utgör i första hand en serviceenhet för kommunens huvudsakliga fordonspark. Uppdraget innebär bl.a. att utföra tvätt, städning och diverse underhåll av fordon, men även att koordinera service och besiktning m.m. Jobbcentrum/fordonsenheten ansvarar dock inte för underhållet för kommunens samtliga fordon, som i vissa fall åligger de respektive enheterna och bolagen. Kommunen förfogar över ett relativt stort antal leasade fordon. Leasingavtalen reglerar bland annat antal beräknade mil som de respektive fordonen förväntas färdas under avtalstiden, vilket också innebär att det finns ett kostnadssystem för eventuella överoch undermil. För att fordonens respektive körsträcka ska överrensstämma med det milantal som avtalats, förekommer det att fordon flyttas mellan enheter/verksamheter. Jobbcentrum/fordonsenhetens genomför kontinuerliga kontroller av leasingfordonens körjournaler. Detta sker dels för att kontrollera hur fordonen används och dels för att kostnaden för användningen av leasingfordonen interndebiteras respektive verksamhet/ enhet. För denna interndebitering utgör körjournalerna debiteringsunderlag. Enheten genomför återkommande kontroller av fordonens mätarställning, mot bakgrund av att vissa körjournaler inte fyllts i på tillbörligt sätt, vilket leder till att det saknas underlag för interndebitering. Enligt uppgift har disciplinen kring körjournalföring förbättrats. 9.1 System för fordonsadministration har sedan år 2009 ett avtal med med företaget Leasplan Sverige AB, vilka erbjuder lösningar för förvaltning, drift, övervakning och kontroll med mera av fordon. Syftet uppges främst vara för att uppnå en effektivare kostnadskontroll och för att minska den egna administrationen. Vid tidpunkten för denna granskning ingick 107 personfordon i Leasplan. Enligt uppgift är kommunens målsättning att alla fordon på sikt ska ingå i systemet. 6

9 Leasplans fordonsadministrationssystem innehåller en mängd funktioner som möjliggör ingående kostnadsanalyser och specificerade statistikuppgifter för respektive fordon. Bland annat kan nämnas: antal körda mil, kostnader för drivmedel, service, försäkring, fordonsskatt och parkeringsavgifter med mera. Enligt uppgift fungerar systemet mycket bra och levererar värdefulla statistikuppgifter. Statistikuppgifterna möjliggörs genom att varje fordon har egna betalkort och att fordonets mätarställning inrapporteras i administrationssystemet. Detta sker genom att mätarställningen uppges vid varje tankningstillfälle. Mätarställningen stäms även av i samband med att fordonet lämnas in på fordonsenheten för bl.a. fordonstvätt och annan service. Denna kontroll uppges vara nödvändigt då det ibland förekommer att fordonets mätarställning inrapporteras fel vid tankning. Det förekommer även att uppgifterna i vissa fall inte alls uppges. Därutöver sker även en manuell avstämning gentemot körjournalen. Om statistikuppgifterna på något sätt avviker, t.ex. om fordonets drivmedelskostnad per mil över- eller understiger normalvärdet, skickas avvikelserapporteringar via administrationssystemet till kommunens ansvarig på fordonsenheten. Statistik som regelbundet tas ur systemet är bland annat: avvikelser vid tankning, total kostnad per bil, månadskostnader för vägskatt och försäkring samt körsträcka för eventuella över- respektive undermil. Eventuella avvikelser, som inte har en uppenbar/naturlig förklaring, rapporteras till den enhetschef som berörs. Ansvarig befattningshavare på jobbcenter/fordonsenheten mottar varje månad en samlingsfaktura gällande drivmedel m.m. från Leasplan. Mottagningsattest sker av ansvarig tjänsteman på enheten, som därefter distribuerad fakturor till respektive enhet/verksamhet. Enligt uppgift finns ingen rutin för återrapportering av information och analyser samt de eventuella avvikelser som noterats vid genomförda kontroller avseende kommunens fordonshantering och fordonsanvändning. Det finns en utsedd ersättare till den ansvarige tjänstemannen på jobbcenter/ fordonsenheten. 10. Interna styrdokument 10.1 Rese och trafiksäkerhet Den 16 maj 2011 antog kommunstyrelsen en riktlinje avseende Resor och trafiksäkerhet. Riktlinjen ersätter den tidigare Resepolicyn och omfattar samtliga förtroendevalda och anställda i och i de kommunala bolagen. Syftet och målsättningen med riktlinjen är: ökad trafiksäkerhet, större kostnadseffektivitet, mindre miljöpåverkan och att kunskapen om trafiksäkrare och mer miljöanpassade transporter ska öka. 7

10 I dokumentet anges också vilket ansvar som åvilar samtliga verksamheter, enheter och befattningshavare. I riktlinjen föreskrivs också vilka avvägningar som ska göras vid val av färdmedel. Bland annat framgår det att kollektivtrafik (tåg eller buss) i första hand ska användas vid tjänsteresor och att cykel ska användas inom Arvika tätort i så stor utsträckning som möjligt. Det åligger alla anställda och förtroendevalda att följa riktlinjen. Verksamheternas chefer har ett ansvar för att sprida information om riktlinjen och dess innehåll, samt att vid eventuella revideringar informera om aktuella förändringar. Antalet transportkilometer ska minskas genom att planera verksamheten så att transporterna kan samordnas eller undvikas genom till exempel webbkonferenser, telefonkonferenser etcetera. Det framgår också av riktlinjen vilka krav som ställs på förare och fordon Regler för drivmedelskort Den 10 februari 1997 fastställde kommunstyrelsen Regler för drivmedelskort, vilka gäller för kommunägda, leasade och hyrda fordon. I styrdokumentet finns ett antal regler som specifikt avser hantering av drivmedelskort, fakturahantering och tillhörande kvitton. 11. Interna regler och bestämmelser 11.1 Användning av fordon I kommunens riktlinjer Resor och trafiksäkerhet framgår att körjournal är obligatorisk vid användning av fordon. Färdväg i km, mätarställning vid tankning samt hur mycket som tankats, ska noteras i körjournalen. I styrdokumentet för drivmedelskort finns också regler om körjournal. Här framgår att körjournal ska föras, enskilda undantag för synnerliga skäl kan medges av arbetsledaren. Tankning, inköp och andra åtgärder ska noterats i körjournalen Hantering av betalkort, faktura- och kvitto I kommunens regler för drivmedelskort framgår att drivmedelskorten ska vara av den typ som enbart berättigar till inköp av drivmedel samt förbrukningmaterial/tjänster för fordonets drift, t.ex. oljor, glykol, glödlampor, tvätt. Vidare framgår att det ska vara endast ett fordon per kort, och att fordonets registreringsnummer ska prägla kortet. På grund av säkerhetsskäl ska kort med tillhörande kod i första hand användas. Kortet ska förvaras på lämpligt ställe och eventuell kod ska förvaras separat, skilt från kortet. 8

11 Enligt regelverket ska tankning endast ske i fordon med registreringsnummer som framgår av drivmedelskortet. Kvitton från tankning ska lämnas till arbetsledaren. Den person som genomför tankning ska skriva sitt namn väl läsligt på baksidan av bensinkvitto. Tankning, inköp och andra åtgärder ska noterats i körjournalen. Om kvitto inte erhålls så ska detta anges i körjournalen. Regelverket stadgar även att det av fakturan/följesedeln ska framgå uppgifter om vilken bil som tankats och en specifikation över vad som köpts. Om fakturan är tillräckligt specificerad behöver kvitto inte bifogas fakturan, men bör enligt styrdokumentet dock sparas för eventuella framtida kontroller eller revision. Vad gäller fakturahantering så anges att mottagningsattestanten inte får vara samma person som beslutsattestanten. Kontrollen av kontokortsfakturor ska särskilt beaktas. Arbetsledare ska genomföra rimlighetskontroller mellan bensinförbrukning och körsträcka enligt körjournal. 12. Användning av fordon och betalkort 12.1 Teknisk verksamhet De fordon inom Teknisk verksamhet som vid den förra granskningen ingick i kommunens fordonspark har nu överförts till de kommunala bolag som övertagit utförandet av teknisk verksamhet. Granskningen av bolagen och därigenom de fordon som bolagen förfogar över sker i särskild ordning av bolagens revisorer Vård- och omsorgsverksamheten Inom kommunstyrelsens verksamhet för vård- och omsorg finns 85 personbilar och en minibuss. Samtliga bilar är leasade genom avtal Användning av fordon Inom vård- och omsorgsverksamheten har 2 fordon valts ut för stickprovskontroll. För dessa fordon har en kontroll skett av hur körjournalen fyllts i. Vår kontroll visade att körjournal har förts på ett tillfredsställande sätt för de granskade fordonen under den valda perioden. Föraren ska, som angetts ovan, i körjournalen notera; datum, chaufför, resmål, mätarställning vid resans start och slut, körsträcka i km samt genomförd tankning och antal liter. Utifrån stickprovkontrollen noterar vi att körjournalsmallarna är enhetliga vad gäller rubriceringar över efterfrågade uppgifter. Inhämtad information och övrig granskning har visat att körjournaler förs för samtliga fordon inom kommunens verksamhet för vård- och omsorg. Till de enheter som inte fört 9

12 körjournal på ett helt tillfredsställande sätt har information utgått. En förbättring har noterats men det finns ytterligare utrymme för förbättring. Kontinuerliga kontroller av körjournalerna genomförs av jobbcentrum/fordonsenheten Hantering av betalkort, faktura- och kvitto Till varje fordon finns 6 betalkort med tillhörande kod. Drivmedelskortet förvaras vanligtvis inlåst i skåp/rum när de inte används. Enligt uppgift förvaras dock inte tillhörande kod tillsammans med aktuellt kort. Enligt uppgift är registreringsnumret inte präglat på korten. Det finns en utarbetad kvittohanteringsrutin. Efter genomförd tankning noterar föraren bilens registreringsnummer och sin signatur på kvittot. Genomförd tankning noteras i körjournalen. Kvitton sparas och lämnas därefter för avstämning och kontroll. Föregående granskning visade att det finns en fastställd attestrutin för verksamheten. Fordonsrelaterade fakturor hanteras elektroniskt och lämnas först för en mottagningsattest, därefter överlämnas fakturan för beslutsattest. I fakturahanteringen kontrolleras generellt inlämnade kassakvittona gentemot fakturaunderlaget. Fakturahanteringen fungerar på samma sätt. 13. Våra sammanfattade kommentarer Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma hur arbetet med den interna kontrollen fungerar beträffande kommunens fordon inom den tekniska verksamheten och vård- och omsorgsverksamheten. Vi har konstaterat att samtliga utskott och verksamheter ännu inte tagit fram handlingsplaner avseende intern kontroll i enlighet med kommunens Reglemente för intern kontroll (fastställt av KF 211, 2009). Enligt uppgift pågår ett arbete inom de utskott och verksamheter som ännu inte utarbetat handlingsplan för intern kontroll. I detta arbete ingår att ta fram strukturer och rutiner för intern kontroll, där riskbedömningar ska utgöra grunden för framtagande av handlingsplaner. Kommunstyrelsen har till uppgift att se till att kommunens verksamheter bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som är beslutade, samt i enlighet med gällande lagstiftning och andra föreskrifter. Styrelsen ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Vi har noterat att åtgärder vidtagits för att åstadkomma en ändamålsenlig och effektiv hantering och kontroll av kommunens fordon. Merparten av kommunens fordon omfattas av det administrativa stödsystem som används sedan juni Den målsättning som redovisades i samband med föregående granskning, att samtliga fordon i kommunen ska komma att ingå i stödsystemet, har dock inte infriats till fullo. Det finns ett antal fordon som kommunen äger som fortfarande inte ingår i fordonsadministrationssystemet. 10

13 Nedan redogör vi för våra samlade iakttagelser samt ett antal förslag till utvecklingsoch förbättringsåtgärder Interna styrdokument I granskningen har kommunens två styrdokument, Resor och trafiksäkerhet och Regler för drivmedelskort Resepolicy, i huvudsak utgjort underlag för vår granskning. Vi har noterat att det är kommunstyrelsen som fastställt båda styrdokumenten. Dokumentet Resor och trafiksäkerhet antogs av kommunstyrelsen i maj 2011 och ersätter de tidigare gällande dokumenten Resepolicy och Trafiksäkerhetspolicy. Revisorerna noterade i den förra granskningen att resepolicyn och trafiksäkerhetspolicyn i flera avseende innehåller likartade riktlinjer, bl.a. gällande trafiksäkerhet. Revisorerna påpekade då också att dokumenten i några avseenden innehöll motstridiga regler (se nedan). Kommunstyrelsen har i vissa delar följt de rekommendationer som lades fram i föregående rapport, bland annat avseende styrdokumenten. I föregående revisionsrapport skrev revisorerna: ( Vi rekommenderar kommunstyrelsen att snarast genomföra en översyn och revidering av styrdokumenten gällande fordon och dess användning. Vi föreslår även styrelsen att överväga en eventuell sammanslagning av styrdokumenten till ett gemensamt regelverk. ). Vi vill dock även i denna granskning uppmärksamma att kommunala policydokument, som exempelvis en policy för Resor och trafiksäkerhet, normalt hör till vad som kallas fullmäktiges exklusiva beslutanderätt. Benämningen på aktuellt dokumentet är riktlinje men det är fortfarande ett kommunövergripande styrdokument. Vi anser att kommunstyrelsen inte är rätt beslutsinstans i ärenden av sådan beskaffenhet utan ärendet borde ha gått vidare för slutgiltigt ställningstagande av fullmäktige. Vad gäller regelverket för drivmedelskort noterar vi att det uppdaterats under år Enligt uppgift stämmer dagens hantering och rutiner avseende betalkort bättre med aktuellt regelverk. Detta var ett område där revisorerna framförde kritik i föregående granskning. Vidare anser vi att det är viktigt att styrdokumenten är kända av alla anställda i kommunen som nyttjar kommunens fordon i tjänsten Användning av fordon Vår övergripande bedömning, vilket också var bedömningen i föregående granskning, är att det generellt finns en bättre kontroll och uppföljning gällande användning och hantering av de fordon som leasas genom avtal, och som också står under jobbcentrum/fordonsenhetens försorg. Vad gäller användning av körjournal i övrigt i kommunen har vi i granskningen underrättats om att jobbcentrum/fordonsenheten för en förteckning över ett antal leasade personbilar där körjournal inte förs alls eller fungerar mycket dåligt. Förteckningen omfattar nu 2 leasade fordon (i föregående granskning var antalet 6). 11

14 Vår bedömning är att körjournalens syfte borde vara att säkerställa vad fordonet används till. Om körjournal inte finns anser vi att det inte går att säkerställa att fordonen används till annat än till tjänsteresor, därför bör informationen också vara i den omfattning som krävs för att ta ställning till huruvida alla körda mil avser resor i tjänsten. I kommunens bilpark finns inte längre något fordon för vilket det bara förs tankningsbok/bränslejournal.. För att säkerställa att fordonet inte används till annat än i tjänsteutövningen är det en förutsättning att körjournaler också kontrolleras. För att möjliggöra den interna kontrollen är vår bedömning att det bland annat är viktigt att fastställa en dokumenterad kontrollrutin för körjournaler. Av granskningen framgår att kontroller av körjournaler genomförs regelbundet. I granskningen har vi även informerats om att det finns en utarbetad mall för körjournal i kommunen, vilken bl.a. finns att tillgå via kommunens intranät. Vi anser att det är fördelaktigt om en enhetlig och gemensam mall för körjournal används för fordonen i kommunens samtliga verksamheter. En enhetlig mall används för alla fordon Hantering av betalkort, faktura- och kvitto Granskningsresultatet har visat att det till varje leasat fordon som finns ett antal betalkort med tillhörande kod. De fordon som ägs av kommunen har normalt ett betalkort knutet till sig. Vi har noterat att drivmedelskorten vanligtvis förvaras inlåst i skåp/rum, men det förekommer även att betalkort förvaras i fordonen. Enligt uppgift förvaras dock aldrig tillhörande kod tillsammans med aktuellt kort. Inom verksamheterna finns fastställda attestrutiner. Fordonsrelaterade fakturor hanteras elektroniskt och lämnas först för en mottagningsattest, därefter överlämnas fakturan för beslutsattest. I fakturahanteringen är det viktigt att inlämnade kassakvitton kontrolleras gentemot fakturaunderlaget. KPMG, dag som ovan Johan Magnusson Certifierad kommunal revisor Anders Naeslund Certifierad kommunal revisor 12