Distansarbete och tillfälligt hemarbete

Transkript

1 GÖTEBORGS UNIVERSITET Personalavdelningen Hilding Sjödén Avd.dir Dnr F1 230/06 Distansarbete och tillfälligt hemarbete Definitioner Med distansarbete avses arbete som en anställd efter skriftlig överenskommelse med arbetsgivaren återkommande utför för universitetet en eller flera dagar per vecka i hemmet eller på annan plats geografiskt skild från universitetets tjänsteställen. Med tillfälligt hemarbete avses arbete, som, efter medgivande av närmaste chef, utförs i hemmet under enstaka dagar vid ett fåtal tillfällen per år. Både distansarbete och tillfälligt arbete i hemmet bygger på frivillighet från såväl arbetstagarens som arbetsgivarens sida. Anmärkning Lärares närvaro på arbetsplatsen regleras i Lokalt kollektivavtal om arbetstid för lärare vid Göteborgs universitet, 4 : Universitetslärare har normalt förtroendearbetstid. Med detta avses att dessa kan utföra sitt arbete med frihet i tid och rum, så länge verksamhetsskäl inte lägger hinder i vägen. Prefekt eller motsvarande avgör när verksamhetsskäl kräver närvaro på arbetsplatsen. Lärare kan efter eget önskemål i stället välja att ha reglerad arbetstid. Lärare, som inte valt reglerad arbetstid, kan således på eget ansvar förlägga delar av sin arbetstid utanför den ordinarie arbetsplatsen. Detta är inte att betrakta som distansarbete eller tillfälligt hemarbete i den mening begreppen används i detta dokument. Telefon +46(0) vx Fax +46(0) sidan 1 a v 5

2 För- och nackdelar Till distansarbetets fördelar har anförts att undersökningar visat en påtaglig ökning av produktiviteten vid distansarbete. Bidragande till detta kan, förutom en ökad arbetstillfredsställelse, vara att arbetstagaren får färre resor till och från arbetet och att arbete i en mer avskild miljö under vissa förhållanden är produktivitetshöjande. Det minskande antalet arbetsresor har också positiva effekter ur miljösynpunkt. Till fördelarna med såväl distansarbete som tillfälligt hemarbete har vidare anförts att möjligheterna för anställda att kombinera föräldraskap och arbete förbättras. Den flexibilitet och upplevelse av frihet, som skapas genom dessa sätt att organisera arbetet, torde också vara befrämjande för arbetstillfredsställelsen. Till distansarbetets negativa sidor hör framför allt risken för ökad isolering och att arbetstagaren inte får den arbetsgemenskap och den kompetensutveckling som det dagliga samarbetet med arbetskamrater ger. Kommunikationen med arbetsledning och arbetskamrater försvåras, något som kan få negativa effekter för effektivitet och kvalitet i arbetet. I de formella och informella möten som äger rum på arbetsplatsen skapas och utvecklas nya arbetsuppgifter och -rutiner. Den som arbetar på distans blir inte deltagare i denna process på samma sätt som den som helt har sitt arbete arbetsplatsförlagt. I många fall är det också viktigt att en anställd är tillgänglig och nåbar för allmänheten och/eller anställda inom andra delar av universitetet. Det finns en klar risk att distansarbete begränsar denna tillgänglighet. Alla dessa nackdelar bör tas i beaktande inför ett beslut om distansarbete och strävan skall vara att så långt som möjligt förebygga och minimera desamma. Så till exempel bör distansarbete samtliga veckans arbetsdagar undvikas. Vissa rättsliga aspekter Serviceskyldighet Enligt förvaltningslagen har myndigheter en långtgående serviceskyldighet gentemot allmänheten och det skall vara möjligt att nå företrädare för myndigheterna genom t.ex. besök, telefonsamtal, telefax och e-post. Detta kan i många fall få konsekvenser för bedömningen av om en anställd skall medges att arbeta på distans. (Jfr ovan!) I vissa fall kan det vara viktigt att i överenskommelsen med arbetstagaren reglera frågor avseende nåbarhet/tillgänglighet, t. ex. per telefon och/eller e-post för såväl allmänhet som arbetsledning och andra anställda. Telefon +46(0) vx Fax +46(0) sidan 2 a v 5

3 Arbetsmiljö Arbetsgivaren är enligt arbetsmiljölagen (AML) ansvarig för de anställdas arbetsmiljö, oavsett var arbetet utförs. Vid arbete på annan plats än huvudarbetsplatsen är det svårare för arbetsgivaren att se till att kraven på en säker arbetsmiljö är uppfyllda. Det är emellertid också anställdas skyldighet att medverka i arbetsmiljöarbetet och bidraga till en god arbetsmiljö och att noga följa de instruktioner som arbetsgivaren ger avseende arbetsmiljön. Dessa krav blir särskilt uttalade när arbetet utförs i arbetstagarens eget hem. Arbetsgivaren skall ta hänsyn till de risker för ohälsa och olycksfall som är förenade med ensamarbete. Ensamarbete bör undvikas, inte bara på grund av risker för fysisk skada utan även för att arbetskamrater och arbetsgemenskap är viktiga faktorer för trivseln och därigenom motverkar ohälsa. Enligt AML skall eftersträvas att arbetet ger möjlighet till variation, social kontakt och samarbete samt sammanhang mellan enskilda arbetsuppgifter. Arbetstid Allmänt löne- och förmånsavtal (ALFA), vilket ersätter arbetstidslagen (ATL) är tillämpligt också vid distansarbete och tillfälligt hemarbete. Semester En arbetstagare, som omfattas av ALFA, har rätt till semester enligt semesterlagen (SemL) med de avvikelser som anges i ALFA. Vid eventuell konflikt mellan SemL och ALFA har ALFA företräde utom i de delar där lagen är tvingande. Enligt SemL 4 jämfört med 27 gäller att arbetstagare, som utför arbete i hemmet eller annars under sådana förhållanden att det inte kan anses tillkomma arbetsgivaren att vaka över arbetets anordnande, i stället för semester är berättigad till särskild semesterlön med tolv procent av arbetstagarens under intjänandeåret förfallna lön i anställningen. Om en anställd helt eller huvudsakligen arbetar på distans skall alltså enligt SemL särskild semesterlön utgå i stället för semester. I ALFA anges ingen avvikelse från denna regel. SemL anger emellertid endast en miniminivå för semesterförmåner, vilken inte får underskridas. Inga hinder föreligger för att kollektivt eller individuellt avtala om förmånligare regler. (ALFA är i sig ett exempel på det förstnämnda.) En kompletterande överenskommelse med arbetstagaren om hur semestern skall hanteras kan därmed ge den distansarbetande samma semesterregler som övriga anställda. Telefon +46(0) vx Fax +46(0) sidan 3 a v 5

4 Arbetsskador Enligt lagen om arbetsskadeförsäkring skall Med arbetsskada förstås skada till följd av olycksfall eller annan skadlig inverkan i arbetet.. Detta gäller oavsett var arbetet utförs. Rätt till ersättning för arbetsskada föreligger således också vid distansarbete och tillfälligt hemarbete. Diarieföring Alla allmänna handlingar, inkomna såväl som upprättade inom myndigheten, skall diarieföras och finnas tillgängliga för allmänheten. Rutiner som säkerställer att så sker också vid distansarbete och tillfälligt hemarbete måste således finnas. Telefon +46(0) vx Fax +46(0) sidan 4 a v 5

5 Regler för distansarbete och tillfälligt hemarbete (fastställda av rektor ) Distansarbete och tillfälligt hemarbete är arbetsformer som får användas när de gagnar såväl verksamhetens som arbetstagarens intressen. Distansarbete bör emellertid tillämpas restriktivt mot bakgrund av de arbetsrättsliga komplikationerna, framför allt svårigheterna för universitetet att motsvara det långtgående ansvar för arbetsmiljön, som åvilar arbetsgivare. Vid distansarbete krävs en skriftlig överenskommelse (se bilagt formulär!) mellan arbetstagaren och universitetet, i förekommande fall inkluderande överenskommelse om utrustning, som universitetet ställer till arbetstagarens förfogande och om ersättning för sådana kostnader för arbetets utförande som universitetet åtager sig att betala. Universitetet företräds i dessa fall av dekanus (motsv.) med rätt att delegera till prefekt (motsv.). Arbetstagaren svarar själv för hyra av distansarbetsplatsen liksom för städning av denna och för övriga kostnader förenade med distansarbetet såvida inte annat anges i den skriftliga överenskommelsen. Endast kostnader direkt förbundna med tjänsteutövningen, normalt endast telefonkostnader, ersätts. Kostnader vid tillfälligt hemarbete ersätts enligt samma princip. Om distansarbetet är förlagt till arbetstagarens bostad skall betryggande villa-/hemförsäkringsskydd finnas. Vid tillfälligt hemarbete krävs ingen skriftlig överenskommelse. Medgivande från närmaste chef skall dock dokumenteras skriftligt, t.ex. genom tjänsteanteckning. De dagar då arbetstagaren arbetar på distans eller tillfälligt arbetar i hemmet får arbetstiden förläggas på det sätt som bäst passar arbetstagaren. Vid distansarbete skall detta anges i den skriftliga överenskommelsen. (Jfr ALFA 4 kap. 14, ALFA-GU 5!) Distansarbete bör ej omfatta mer än tre dagar per vecka. Distansarbetet skall förläggas så att arbetstagaren kan deltaga i gemensamma informationsmöten på arbetsplatsen. Inarbetning av de arbetsdagar som skall fullgöras på ordinarie tjänsteställe/n är inte tillåten. I överenskommelsen med arbetstagaren om distansarbete skall ingå att arbetstagaren skall ha rätt till semester och övriga löne- och anställningsförmåner på samma villkor som om vederbörande inte arbetade på distans. För att kontrollera arbetsmiljön skall arbetsgivaren medges tillträde till arbetstagarens distansarbetsplats. Telefon +46(0) vx Fax +46(0) sidan 5 a v 5