Värmdö kommun. Granskning av kommunens system för hantering av tjänstebilar. Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 16 oktober 2012 Antal sidor: 7

Transkript

1 Granskning av kommunens system för hantering av tjänstebilar Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB 16 oktober 2012 Antal sidor: 7 KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvariga nämnder/styrelser 3 7. Metod 3 8. Oberoende och integritet 3 9. Projektorganisation Resultat Styrdokument, riktlinjer och organisation av tjänstebilar mm Administration av bilpoolen Webbaserat bokningssystem Hemtjänst Gustavsberg SBK VA & renhållningsenheten SBK Driftenheten Instruktioner för hantering av tjänstebilar Kommunens uppföljning och utvärdering Iakttagelser och rekommendationer 6 Värmdö kns tjänstebilar 2012 slutlig (3).docx

3 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har KPMG granskat kommunens system för hantering av tjänstebilar. Uppdraget syftar till att besvara på frågan om kommunen har förmåga att hantera den stora tjänstebilsparken samt vilket system det finns för hur dessa nyttjas. Vår bedömning är att kommunens hantering av bilparken kan förbättras. Det finns inget bra system för att följa upp kostnaden per fordon utom vid en enhet. Ett system bör väljas som erbjuder olika uppföljningsrapporter, allt från månatlig kostnadsuppföljning per fordon till hur många kilometer fordonet rullat under en viss tid samt hur länge fordonet nyttjats. Gällande regelverk behöver uppdateras. Regler för tjänstebilar är från Där bör bl a tydligare skrivas in vilka som får använda kommunens bilar, vilket ansvar föraren har, att körjournal skall föras och hur den ska vara utformad. Vid intervjuerna framkom att bilarna sköts och förvaras på ett tillfredställande sätt men att lokala anvisningar och övergripande regler behöver uppdateras. Det är känt att bilarna bara får användas vid tjänsteutövning. Bilpolicyn från 2006 behöver uppdateras t.ex. med senaste regler som rör miljö och hur försäljning av bilar går till, avyttring av fordon samt att kontroll/inventering av bilpark bör göras med jämna mellanrum. Revisionen har noterat att det förekommer körjournalerna ibland inte innehåller all information. Det är viktigt att all information finns i körjournalen. Kommunen bör göra en genomgång av bilparken för att säkerställa att alla fordon utnyttjas och om det finns anledning att göra förändringar av bilparken. I samband med en sådan genomgång bör en utvärdering av hur bilpoolen fungerat göras och om den leder till att den totala bilparken i kommunen minskar. Ansvaret för bilparken är starkt decentraliserad och det finns inte någon uttalad central funktion som övergripande har ansvar för frågor som gäller fordon. Ingen har överblick över bilparken. Det finns risk för att fordonen inte utnyttjas till fullo. Vissa bilar kan kanske utnyttjas mellan olika verksamheter och några fordon kan avvecklas. Det bör därför övervägas om inte någon bör få ansvar för att övergripande hålla i frågor som gäller fordonsparken. Målet med införandet av bilpool bör bl.a. vara att minska antal fordon i kommunens ägo och att utnyttja bilarna på bästa sätt för att få en bra kostnadseffektivisering. Rekommendationer - Bilpolicy från 2006 behöver uppdateras, förtydligas och kompletteras bl.a. med frågor som gäller miljö, försäljning och inventering av bilpark. 1

4 - Regler för tjänstebilar från 2003 behöver också uppdateras bl. a vad gäller vem som får använda bil, förarens ansvar, körjournal. - Ett system bör väljas som erbjuder olika uppföljningsrapporter, allt från månatlig kostnadsuppföljning per fordon till hur många kilometer fordonet rullat under en viss tid samt hur länge fordonet nyttjats. - Kommunen bör göra en genomgång av bilparken för att säkerställa att alla fordon utnyttjas och om det finns anledning att göra förändringar av bilparken. - En utvärdering bör göras av hur bilpoolen fungerat och om den leder till att den totala bilparken i kommunen minskar. - Då ansvaret för bilparken är decentraliserad bör kommunen överväga om inte någon bör få ansvar för att övergripande hålla i frågor som gäller fordonsparken. 2. Bakgrund Kommunen har ett stort antal personbilar som ska användas vid tjänsteutövning. Antalet fordon, som kommunen har tillgång till, måste ur ekonomisk synpunkt anpassas till det behov som finns inom kommunen. Det är viktigt att det finns ett system för att bevaka vilka fordon som finns inom kommunen och hur dessa nyttjas. Kommunstyrelsens arbetsutskott har uttalat sig kring nyttjande av bilpoolen för förtroendevalda. 3. Syfte Projektets syfte har varit att avgöra den interna kontrollen vad gäller: Anskaffning av fordon, d.v.s. hur kommunen säkerställer att det finns tillräckligt antal fordon och att fordonet har rätt funktion för den miljö den ska nyttjas i? Vilka fordon som finns inom kommunen och hur dessa utnyttjas? Om det finns något system för att följa upp kostnaderna per fordon? Hur bilarna sköts och förvaras på ett ändamålsenligt sätt, vilka regler som finns och hur dessa följs? Hur kommunen säkerställer att fordonen utnyttjas endast för tjänsteutövning, vilka regler som finns och hur efterlevnaden kontrolleras. 2

5 4. Avgränsning Enligt uppdrag har granskningen fokuserats på kommunens tjänstebilspark. 5. Revisionskriterier Instruktioner och riktlinjer från kommunstyrelseförvaltningen samt skattemässiga regler avseende förmånsbeskattning och krav på körjournal, se vidare 6. Ansvariga nämnder/styrelser Kommunstyrelsen och de verksamheter som rapporterar till kommunstyrelseförvaltningen. 7. Metod Granskningen har genomförts utifrån följande: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän 8. Oberoende och integritet Vi har i enlighet med Skyrevs rekommendation prövat vårt oberoende. Vi har inte funnit några sådana omständigheter som tyder på att vårt oberoende och integritet kan ifrågasättas. 9. Projektorganisation Olle Nystedt, certifierad kommunal revisor, har varit projektansvarig. Mats Lundberg har deltagit i egenskap av sin roll som kundansvarig för kommunens revisorer i. 10. Resultat Nedan följer en översiktlig sammanfattning om vad som framkommit i våra iakttagelser inom ämnesområdet system för tjänstebilshantering. Föreliggande granskning är inriktad på kommunstyrelseförvaltningens förmåga att hantera den stora tjänstebilsparken samt vilket system det finns för hur dessa nyttjas Styrdokument, riktlinjer och organisation av tjänstebilar mm Kommunen uppdaterade 2003 tidigare Regler för s tjänstebilar. Av detta dokument framgår att det ska finnas bilansvarig för varje bil, när skattepliktig bilförmån kan uppkomma, var bilar förvaras efter arbetstid, vad som gäller för jourbilar. har under 2006 utarbetat en bilpolicy till vägledning vid köp, hyra, och leasing av bilar och redskapsbärare. 3

6 I policyn redovisas miljöaspekter, (olika typer av drivmedel), sociala aspekter (krocksäkerhet, komfort, framkomlighet, och funktion) samt ekonomiska aspekter (upphandling, drift). I kommunfullmäktige har diskussioner förekommit om bilpool och i s budget för år 2011 nämns bl. a. att arbetet fortsätter med att förbättra kommunens ekonomi och att kommunen ska vara en förebild i miljö- och klimatarbetet. Inom kommunledningen har sedan länge pågått diskussioner om att införa bilpool och i november 2011 infördes en sådan som även politiker under vissa förutsättningar kan använda. I samband med kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde i mars 2012 beslöts att förvaltningen får i uppdrag att anordna information/utbildning för förtroendevalda om kommunens bilpool samt regler för reseräkningar, m.m. Det finns inga skriftliga beslut eller dokumentation om att införa bilpool och varför bilpool införs. Enligt uppgift från kommen är dock bakgrunden till införandet av en bilpool att skapa kostnadseffektivisering av kommunens fordon. Inom kommunen finns ingen central fordonsfunktion. Bilparken är utfördelad på de olika verksamheterna och varje verksamhet svarar helt och hållet för sin del av bilparken förutom bilförsäkringarna vilka administreras från centralt håll i kommunen Administration av bilpoolen Kommuntorget/kontaktcenter svarar för systemet för bilpoolen. Kommuntorget har avtal med Fastighet och Uppdrag inom socialpsykiatrin där vissa serviceuppgifter som bl. a rekonditionering, däckbyte och besiktning ombesörjs. Enligt uppgift från Kommuntorget förs körjournal. Samtliga bilar förvaras i ett inhägnat område i anslutning till kommunhuset. Utlämning av nycklar sker via kommuntorget i kommunhuset. Samtliga bilar är leasade. Kostnaderna för bilpoolen (leasing, drivmedel och vissa försäkringskostnader) förs av kommuntorget på ett särskilt kostnadsställe för bilpoolen. I bilpoolen finns 9 bilar. Kommuntorget har gått igenom användningen av bilarna och kommit fram till att minska innehavet till 8 bilar Webbaserat bokningssystem Bokning av bilar ur bilpoolen sker via ett webbaserat bokningssystem. Samtliga tjänstemän vid kommunens huvudkontor och de som årsarvoderade förtroendevalda med en sammanlagd tjänstgöring om 40 % eller mer inom kommunen har behörighet att boka en tjänstebil via bilpoolen. Bokning av bil sker via kommunens intranät. Bokningssystemet är integrerat med kommunens lokalbokningssystem Hemtjänst Gustavsberg Hemtjänsten i Gustavsberg har tagit fram egna anvisningar för rutiner gällande bilvård och bilansvar. Bilansvarig ska se till att bilarna kommer till Toyota för service och underhåll. Den som är bilansvarig ska se till bilen är tvättad, städad och att lampor fungerar. Hemtjänsten webbaserat planeringssystem och manuella rutiner med bl. a. kilometerbok. Alla uppgifter finns inte i boken men man kan genom komplettering från hemtjänstens planeringssystem få fram alla uppgifter för 4

7 att uppfylla skatteverkets krav på körjournal. Bilkostnaderna för hemtjänsten (leasing, drivmedel och vissa försäkringskostnader) förs på särskilt konto inom enheten. Enheten har 12 personbilar SBK VA & renhållningsenheten Har kortfattade anvisningar som rör bilvård och bilansvar för de 4 bilar som ingår i enhetens bilpool. Bilpoolen kan utnyttjas av all personal inom SBK. Av anvisningarna framgår hur bilarna bokas, var nycklar finns, när tankning ska ske samt att körjournal ska föras. Bilkostnaderna för VA & renhållning (leasing, drivmedel, vissa försäkringskostnader) förs på särskilt konto inom enheten och fördelas vid årets slut ut på de som använt bilen inom SBK SBK Driftenheten Enheten har 3 personbilar och 9 lätta lastbilar samt några släpvagnar, några traktorer och andra motorredskap. Stämmer antalet bilar? För dessa finns inga egna anvisningar. Enheten följer i stället kommunens regler för tjänstebilar från 2003 och bilpolicy från Enheten använder sig av ytterligare ett kontofält i redovisningen vilket gör att det enkelt går att utläsa alla kostnader per bil. Stämmer detta? Instruktioner för hantering av tjänstebilar Det finns utöver bilpolicyn centrala anvisningar (regler för s tjänstebilar). Policyn ställer krav på bilarna medan reglerna för tjänstebilar rör hantering av tjänstebilar. Se närmare avsnitt 10.1 ovan. De lokala verksamheterna som vi har intervjuat (bilpool, hemtjänst i Gustavsberg och SBK VA) har lokala anvisningar med varierande innehåll enligt vad som framgår ovan under avsnitt SBK Drift har inga lokala anvisningar men följer policy och centrala anvisningar. Inför införandet av bilpool tillfrågades samtliga förvaltningar om behovet av tillgång till fordon för att fullgöra sin verksamhet. Två förvaltningar avstod från att medverka då de ansåg att de alltid måste vara säkra på att bil finns tillgänglig. Förvaltningarna har kvar flertalet fordon till i sitt förfogande. Kommunens har ett ramavtal för leasingbilar från vilket nya bilar kan avropas efter godkännande av respektive verksamhetschef. Via ramavtal genomförs också försäljning (auktionsförfarande) av bilar som inte längre ska användas av kommunen. Tjänstebilarna är ofta av märket Toyota Prius eller Yaris eller XP9FV50 och drivs med etanol?. Inköpta arbetsbilar är ofta Toyota Hiace City eller Hilux. Dessa drivs med diesel och är utrustade med partikelfilter? Totalt har kommunen drygt 100 fordon. Därutöver finns ett antal släpvagnar, några traktorer och andra motorredskap mm Kommunens uppföljning och utvärdering Vid de fyra enheter vi översiktligt granskat framkommer att det sätt som finns för att följa upp fordonen är ekonomisystemets uppgifter om kostnaden per verksamhet för bilarna inom respekti- 5

8 ve verksamhet. Däremot går inte på ett enkelt sätt att ta fram uppgifter om kostnad per bil förutom vad gäller SBK Drift. Detta beror på att de använder sig av s k objektredovisning där kostnaden bokförs direkt på respektive bil. Utifrån körjournaler och drivmedelsfakturor görs olika rimlighetsbedömningar av drivmedelsförbrukning och att inköp av tillbehör följer riktlinjer (inga privata inköp får finnas med på fakturorna). Vid de fyra enheterna går det att via körjournal manuellt följa upp hur många kilometer fordonet rullat under en viss tid. Enligt uppgift har kommunen tidigare gjort viss uppföljning av kostnader och utnyttjande av bilar i samband med de diskussioner som då förekom om bilpool. Förvaltningen har nyligen genomfört en upphandling företaget Autoplan som har ett system som gör att man kan få fram såväl kostnader som körda mil per bil. Kommunen inför nu detta system succesivt vartefter nya bilar leasas Iakttagelser och rekommendationer Vår bedömning är att kommunstyrelseförvaltningen för hantering av kommunens fordon kan förbättras. Det finns inget bra system för att följa upp kostnaden per fordon utom vid en enhet. På sikt kan avtalet med Autoplan kanske vara lösningen. Det tar dock flera år innan en sådan lösning blir heltäckande då det förutsätter äldre leasingavtal succesivt ersätts med denna lösning. Ett annat sätt är att införa en s k objektredovisning där kostnad per bil kan redovisas. Oavsett vilket system som väljs bör det kunna erbjuda olika uppföljningsrapporter, allt från månatlig kostnadsuppföljning per fordon till hur många kilometer fordonet rullat under en viss tid samt hur länge fordonet nyttjats (tt:mm:ss). Gällande regelverk behöver uppdateras. Regler för tjänstebilar är från Där bör bl a tydligare skrivas in vilka som får använda kommunens bilar, vilket ansvar föraren har, att körjournal skall föras och hur den ska vara utformad. Av reglerna bör framgå att syftet att bl.a. alla anställda ska bidra till att resandet i tjänsten sker så effektivt som möjligt, att samordning ska prioriteras mm. Det bör även framgå vilket ansvar man har vad gäller säkerhet och föraransvar. Bilpolicyn från 2006 behöver uppdateras t.ex. med senaste regler som rör miljö och hur försäljning av bilar går till, avyttring av fordon samt att kontroll/inventering av bilpark bör göras med jämna mellanrum. För att säkerställa att fordonen förvaras i kommunens förvar under nattetid bör instruktionerna förtydligas med att om fordonet kommer att befinna sig på annan plats än i kommunens förvar ska det skriftligen godkännas av behörig chef, lämpligen i samband med bokningstillfället. Vår rekommendation grundar sig på skatteverkets regler om förmånsbeskattning om anställd har tillgång till fordonet utanför arbetstid och därmed inte vistas i arbetsgivarens förvar nattetid. Dessut- 6

9 om är frågan förtroendekänslig gentemot kommunmedborgarna som också kan ha åsikter om att kommunens fordon framförs i privata intressen. Revisionen har noterat att det förekommer körjournalerna ibland inte innehåller all information. För att uppfylla skatteverkets krav 1 på information i en körjournal bör journalens samtliga kolumner fyllas i. Detta gäller speciellt beskrivning av syftet/ärende med tjänsteresan samt vem man besökt. Enligt skatteverket bör en körjournal innehålla följande: - Mätarställning vid årets början - Datum och mätarställning vid resans start samt varifrån resan startade - Ärende samt vilka platser/företag/kontaktpersoner du besökt - Hur många kilometer du kört - Datum och mätarställning vid resans slut samt var resan avslutades - Mätarställning vid årets slut Ur ett arbetsgivarperspektiv säkerställer detta att de som nyttjar fordonet bekräftar att syftet med tjänsteresan är arbetsrelaterat. Därmed kan arbetsgivaren kontrollera detta om det senare finns skäl till det. Anvisningarna för bilpool bör förtydligas med att när fordonet sedan hämtas får föraren visa körkort vilket säkerställer att personen är anställd/förtroendevald i kommunen samt innehar ett aktuellt förarbevis. Kommunen bör göra en genomgång av bilparken för att säkerställa att alla fordon utnyttjas och om det finns anledning att göra förändringar av bilparken. I samband med en sådan genomgång bör en utvärdering göras av hur bilpoolen fungerat och om den leder till att den totala bilparken i kommunen minskar. Ansvaret för bilparken är som tidigare nämnts starkt decentraliserad och det finns inte någon uttalad central funktion som övergripande har ansvar för frågor som gäller fordon. Ingen har överblick bilparken. Det finns risk för att fordonen inte utnyttjas till fullo. Vissa bilar kan kanske utnyttjas mellan olika verksamheter och några fordon kan avvecklas. Det bör därför övervägas om inte någon bör få ansvar för att övergripande hålla i frågor gäller fordonsparken. Målet med införandet av bilpool bör bl.a. vara att minska antal fordon i kommunens ägo och att utnyttja bilarna på bästa sätt för att få en bra kostnadseffektivisering. KPMG dag som ovan Mats Lundberg Olle Nystedt 1 Se rekommendationer på skatteverket.se eller via länk nedan html?posid=1&sv.search.query.allwords=körjournal 7

10 8