Fordon och bilpark - antagande av riktlinjer och upphörande av policy

Transkript

1 """ '~ t1j ~~ TRANAs KOMMUN ~A KOMMUNSTRYRELSENS AU SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 40 (46) 31 Dnr 14/16, , 106/12 Fordon och bilpark - antagande av riktlinjer och upphörande av policy Tranås kommuns ledningsmodell antogs i fullmäktige Riktlinjerför styrdokument antogs och innehåller riktlinjer för vad, hur, vem och revideringsintervall för de styrdokument som ska finnas i kommunens ledningssystem. Som ett led i detta har även mallar tagits fram för berörda styrdokument, för att få en enhetlighet i kommunens dokument. Mallarna hjälper oss även att följa den beslutade grafiska profilen. En inventering och sortering av de styrdokument som ledningsmodellen och riktlinjer för styrdokument berör har under en tid pågått. Detta arbete består i hög grad av att urskilja vilka definierade dokumenttyper våra befintliga dokument och delar av dokument bör inordnas som. En följd av detta är att många av kommunens dokument som tidigare hetat t.ex. policy i och med revideringen kommer att övergå till en annan dokumenttyp, ofta riktlinjer och/eller rutiner. Det är nu aktuellt att besluta om de dokument som reviderats enligt ledningsmodell och framtagna dokumentmallar. Den befintliga fordonspolicyn har delvis gjorts om enligtledningsmodellen till riktlinjer och viss revidering av innehållet har skett. Delar av innehållet blir nu dessutom regler som beslutas av förvaltningschef, enligt ledningsmodellen. Policyn är beslutad i kommunfullmäktige. Då delar av den nu övergår till dokumenttypen riktlinjer som ska antas av kommunstyrelsen, och vissa delar övergår till regler, föreslås fullmäktige besluta atl resepolicyn upphör att gälla till förmån för kommunstyrelsens antagande av riktlinjerna och förvaltningschefs godkännande av regler. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att anta föreliggande riktlinjer kring kommunens fordon och bilpark och att dessa är gällande från och med att beslut fattas atl fordonspolicyn upphör att gälla. att föreslå kommunfullmäktige besluta att fordonspolicyn (antagen dnr 330/08, 106/12) upphör att gälla. Expedieras till Kommunstyrelsen

2 TRANAS r,mmm~ KL-F.ltr \Ingen ~6 -t7j-4 Ank _ ~..7;; o Datum Dm,l_ /7"tf-/ 1),' _) KOMMUNLEDI\IINGSFÖRVALTNINGEN Tjänsteskrivelse Fordon och bilpark - antagande av riktlinjer och upphörande av policy Tranås kommuns ledningsmodell antogs i fullmäktige Riktlinjer för styrdokument antogs och innehåller riktlinjer för vad, hur, vem och revideringsintervall för de styrdokument som ska finnas i kommunens ledningssystem. Som ett led i detta har även mallar tagits fram för berörda styrdokument, för att få en enhetlighet i kommunens dokument. Mallarna hjälper oss även att följa den beslutade grafiska profilen. En inventering och sortering av de styrdokument som ledningsmodellen och riktlinjer för styrdokument berör har under en tid pågått. Detta arbete består i hög grad av att urskilja vilka definierade dokumenttyper våra befintliga dokument och delar av dokument bör inordnas som. En följd av detta är att många av kommunens dokument som tidigare hetat Lex. policy i och med revideringen kommer att övergå till en annan dokumenttyp, ofta riktlinjer och/eller rutiner. Det är nu aktuellt att besluta om de dokument som reviderats enligt ledningsmodell och framtagna dokumentmallar. Den befintliga fordonspolicyn har delvis gjorts om enligt ledningsmodellen till riktlinjer och viss revidering av innehållet har skett. Delar av innehållet blir nu dessutom regler som beslutas av förvaltningschef, enligt ledningsmodellen. Policyn är beslutad i kommunfullmäktige. Då delar av den nu övergår till dokumenttypen riktlinjer som ska antas av kommunstyrelsen, och vissa delar övergår till regler, föreslås fullmäktige besluta att resepolicyn upphör att gälla till förmån för kommunstyrelsens antagande av riktlinjerna och förvaltningschefs godkännande av regler. Kommunstyrelsen föreslås besluta att anta föreliggande riktlinjer kring kommunens fordon och bilpark och att dessa är gällande från och med att beslut fattas att fordonspolicyn upphör att gälla. att föreslå kommunfullmäktige besluta att fordonspolicyn (antagen dnr 330/08, 106/12) upphör att gälla. För kommunledningsförvaltningen Sanna Fredriksson, Beslut expedieras till Diariet Sanna Fredriksson Bo Horndahl Kansli och personalavdelningen tfn 0140-B8100 A\lSVAR TYDLIGHET RESPEKT KREATIVITET Tranås fax

3 Sida 1 (2) o [Document: :Title] Förvaltning: Dokumenttyp: Beslutat av: [Metadata::Förvaltning] [Document: :DocumentType] [Role::Godkännare] Utfärdat av: Dokument-ID: Beslutsdatum: [Role: :Författare] [Document::Number] [Document::PublishDate] Ansvarig: Version: Revideras: [Metadata: :Nämnd] [Document: :Version] [Document::AlarmDate] Fordon och bi lpark Syfte Syftet med riktlinjerna är att klargöra samordningen av den totala fordonsparken och vem eller vilka som är huvudmän och ansvariga för denna. Ansvar och befogenheter VA-gatuavdelningen äger och hyr ut fordon årsvis till verksamheterna till självkostnadspris. Avdelningen ansvarar även för ratt service och underhåll genomförs på samtliga arbetsfordon. Specialfordon och cyklar ägas av respektive verksamhet eller förvaltning. Utförande Fordon < 3,5 ton och som är klassade som arbetsfordon är de fordon som kan ägas av Tranås kommun. Tranås kommun ska inte äga några fordon som klassas som bilpoolsbilar. Kommunen ska inte tillhandahålla korttidsuthyrning av egna bilar. Dessa ska vid behov hyras/leasas från extern avtalspart. Tranås kommun skall inte äga några fordon som klassas som bilpoolsbilar och kommunen skall inte tillhandahålla korttidsuthyrning av egna bilar utan dessa skall vid behov hyras/leasas från extern avtalspart. Samtliga personbilar och lätta lastbilar i Tranås kommuns ägor, <3,5 ton, skall ägas och administreras av Samhällsbyggnadsförvaltningen, VA- och gatuavdelningen. Specialfordon, maskiner och tjänstecyklar ägs av respektive förvaltning. Samtliga bilar skall genomgå en årlig rekonditionering, in- och utvändigt, hos därför godkänd rekonditioneringsföretag med vilka VA- och gatuavdelningen tecknar avtal. Rekonditioneringsföretaget skall följa gällande branschregler enligt MRF (Motorbranschens Riks Förbund) samt gällande miljölagstiftning. Självrisk vid skada ingår inte i hyran, utan betalas av brukaren. Detsamma gäller bränsle och tvätt. SpecialfordonImaskiner Övriga fordon/maskiner som används inom kommunen, och som ej specificeras i detta dokument, ägs av respektive förvaltning och omfattas av speciellt utarbetade regler. Omsättning av arbetsfordon Arbetsfordon skall omsättas: Personbil senast var 6:e år

4 Sida 2 (2) o Dokumenllitel: Version: Dokument-ID: [Document::Title] [Document::Version] [Document: :Number] Lätt lastbil och elbilar senast var 10:e år Kommunens mål med denna omsättningstakt är att eftersträva en ekonomisk, miljömässig och trafiksäker fordonspark. F KRE=AflVITE

5 o Revidering av fordonspolicy I arbetet med energieffektivisering i kommunens egna verksamheter har det blivit aktuellt att göra en revidering av gällande fordons policy. Förslaget har arbetats fram av projektanställd för Energieffektivisering i Tranås kommun i samarbete med miljö- och hälsoskyddsavdelningen och avstämning har gjort mot åtgärdsförslagen i energieffektiviseringsstrategin. Förslaget från Miljö- och hälsoskyddsavdelningen är att följande förslag till ändringar i fordonspolicyn skall ligga till grund för en revideringsprocess samt att översyn och eventuell revidering skall göras en gång per år med samhällsbyggnadsförvaltningens gatuchef som ansvarig. Detta förslag till fordonspolicy innehåller en policydel och en tillämpningsdel. I tjänsten Bo Horndahl Anna Samson PEKT

6 o FORDONSPOLICY Anskaffnings-, användnings- och uthyrningsprinciper Version Antagen av KF Reviderad av KF p T

7 o 1 Inledning Föreliggande fordonspolicy ersätter tidigare gällande policy: ~ Fordonspolicy, Kf 211 av (Dnr ) Fordonspolicyn är till vägledning för anskaffning, användande, uthyrning och avveckling av personbilar och lätta lastbilar inom Tranås kommun. Övriga lastbilar, specialfordon samt maskiner omfattas i tillämpliga delar. Fordonspolicyn skall också ses som ett led i arbetet mot/med de miljömål som finns presenterade i Tranås kommun Översiktsplan (ÖP), Mål och riktlinjer av betydelse för god ekonomisk hushållning samt Energieffektiviserings i Tranås kommun. Regler och riktlinjer för själva resandet framgår av Tranås kommun Resepolicy. Uppföljning och eventuell revidering skall göras vart tredje år med samhällsbyggnadsförvaltningens VA- och gatuchef som ansvarig. 2 Syfte Syftet med fordonspolicyn är att ge förutsättningar för att person- och godstransporter som sker med kommunens egna eller inhyrdalleasade fordon skall ske till: ~ lägsta möjliga miljöpåverkan. ~ bästa möjliga ekonomi ~ hög trafiksäkerhet ~ förbättrad arbetsmiljö Syftet är också att fordonspolicyn skall vara styrdokument för samordning av den totala fordonsparken och mer renodla vem och vilka som är huvudmän och ansvariga för denna. 3 Ägande Samtliga personbilar och lätta lastbilar i Tranås kommuns ägor, <=3,5 ton, skall ägas och administreras av Samhällsbyggnadsförvaltningen, VA- och gatuavdelningen. Specialfordon, maskiner och tjänstecyklar ägs av respektive förvaltning.

8 o TILLÄMPNING AV TRANAs KOMMUNS FORDONSPOLICY 1 Organisation av bilpark Fordon <=3,5 ton och som är klassade som arbetsfordon är de fordon som kan ägas av Tranås kommun. Tranås kommun skall inte äga några fordon som klassas som bilpoolsbilar och kommunen skall inte tillhandahålla korttidsuthyrning av egna bilar utan dessa skall vid behov hyras/leasas från extern avtalspart. Erfarenhetsmässigt vid kommunen har det visat sig att det är svårt att hålla den service, utbytesintervall och kvalitet som eftersträvas för en ekonomisk, miljömässig och trafiksäker bilpoolspark. Därav beslutet att inte tillhandahålla en egen bilpool inom Tranås kommun. Förvaltningarna hyr, med beslut från förvaltningschef (med rätt till vidare delegation), personbilar och lätta lastbilar från VA- och gatuavdelningen. Alla typer av ägande och uthyrning av dessa typer av fordon, <=3,5 ton, skall ske via VA- och gatuavdelningen Service och underhåll Gatuavdelningen har ansvar för att service och underhåll genomförs på samtliga arbetsfordon. Alla fasta kostnader såsom skatt, försäkring, besiktning, eventuella leasing kostnader, årlig rekonditionering och VA- och gatuavdelningens administrationskostnad samt service och reparationer ingår i den beräknade, preliminära hyra som debiteras kvartalsvis. Vid årets slut görs en avstämning och i samband med hyran för kvartal fyra görs en slutdebitering så att brukaren får betala den faktiska kostnad som fordonet har haft. Samtliga bilar skall genomgå en årlig rekonditionering, in- och utvändigt, hos därför godkänd rekonditioneringsföretag med vilka VA- och gatuavdelningen tecknar avtal. Rekonditioneringsföretaget skall följa gällande branschregler enligt MRF (Motorbranschens Riks Förbund) samt gällande miljölagstiftning. Självrisk vid skada ingår inte i hyran, utan betalas av brukaren. Detsamma gäller bränsle och tvätt. 1.2 Upphandling och inköp av arbetsfordon Beslut om inköp av arbetsfordon skall fattas i enlighet med kommunens fordonspolicy. I begreppet inköp av fordon innefattas även finansiering via leasing. Beslut om val av arbetsfordon sker efter analys där behovet kan verifieras och dokumenteras och där hänsyn tas till miljöegenskaper, funktion och säkerhet enligt denna policy. Målsättningen skall vara ett fordon med minsta storlek med lägsta drivmedelsförbrukning i relation till behovet och med hänsyn till ställda säkerhets- och miljökrav. p T E

9 o Vid upphandling av nya arbetsfordon skall miljökrav såsom bränsleförbrukning, bränsletyp, återvinningsbarhet, däckstyp samt driftskostnader ges hög prioritet. Fordon skall uppfylla kraven i under tiden gällande förordning om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor och, så långt det är möjligt, skall fordon som drivs med förnyelsebart bränsle väljas i första hand. För fordon som klarar kraven, men som inte certifierats eller anmälts i någon miljöklass, skall anbudsgivaren presentera dokumentation att kraven uppfylls. Kriterier som ställs vid inköp/leasing skall bygga på de principer och nivåer regeringen fastställt, i svensk författningssamling beträffande utsläppskrav, för statliga myndigheters bilinköp. Nya fordon som köps in skall vara vita och vara märkta/stripade enligt Tranås kommun grafiska profil. Inga övriga dekaler skall förekomma. VA- och gatuavdelningen är ansvarig för märkning/stripning av fordonen. Undantag från märkning/stripning medges i de fall fordonet bedöms användas i tjänsteutövning där märkning/stripning bedöms vara känsliguolämpligt. Samtliga nya fordon som köps in skall utrustas med alkolås. 2 Användnings- och uthyrningsprinciper för arbetsfordon Kommunens fordon får enbart användas vid tjänsteutövning och av i kommunen anställd personal eller av person med anställningslika förhållanden som undertecknat särskild ansvarsförbindelse. Under icke arbetstid ska normalt fordonen vara uppställda på de platser och nycklar förvaras enligt de anvisningar som respektive förvaltning/enhet utfärdat. Kommunens fordon får inte regelmässigt användas i privat syfte som t.ex. vid lunchraster eller utanför ordinarie arbetstid. Chef för verksamheten kan besluta om avsteg från ovanstående vid t.ex. beordrad beredskap i hemmet eller motsvarande. Enstaka privat lån av bil, mot ersättning, kan beviljas av chef för verksamheten. Ansvarig chef skall kontrollera att anställd som nyttjar fordonen har körkort. Tranås kommun arbetar aktivt för att uppnå en alkohol- och drogfri arbetsmiljö. Vid misstanke om missbruk gäller rutiner och regler enligt Tranås kommuns alkohol- och drogpolicy. 2.1 Fordonsansvarig Förvaltningarna skall utse en fordonsansvarig per avdelning och/eller verksamhet som skall: ~ Rapportera kilometerställning månadsvis till gatuavdelningen ~ Ansvara för att fordonet hålls i gott och vårdat skick ~ Rapporterar fel och skador till gatuavdelningen ~ Tillse att skadeanmälan fylls i vid trafikskada } Tillse att fordonet lämnas in för service efter kallelse från gatukontoret } Att tankning sker hos företag som kommunen tecknat avtal med

10 TRANÅS KOMMUN 2.2 Fordonsnyttjande Vid transport i tjänsten skall i första hand kommunens egna fordon användas. Med kommunens fordon menas även för kommunens räkning inhyrda fordon från externa leverantörer Tranås kommun har ett uttalat ansvar för de personer som använder sin egen bil i tjänsten. Detta innebär att motsvarande miljö- och säkerhetskrav som ställs på av kommunen ägda fordon även bör omfatta personalens egna fordon som används i tjänsten. 2.3 Tredjepartsfordon När kommunen ingår persontransportavtal med extern leverantör (exempelvis färdtjänst, skolskjutsar) skall detta dokument vara normgivande för krav på leverantörens fordon och dess användande. 2.4 Specialfordon/maskiner Övriga fordon/maskiner som används inom kommunen, och som ej specificeras i detta dokument ägs av respektive förvaltning och omfattas av speciellt utarbetade regler. Dessa regler upprättas av respektive förvaltning, baserat på de specifika behov som kan verifieras i förhållande till användningsområdet. Även Specialfordon skall i största möjliga utsträckning följa detta dokument. Fordonsansvarig skall alltid underrättas om förestående inköp av specialfordon/maskiner. 2.5 Omsättning av arbetsfordon Arbetsfordon skall omsättas: ~ Personbil senast var 6:e år ~ Lätt lastbil och elbilar senast var 1O:e år Kommunens mål med denna omsättningstakt är att eftersträva en ekonomisk, miljömässig och trafiksäker fordonspark. 2.6 Tjänstecyklar De förvaltningar/avdelningar/verksamheter, som har möjlighet att använda cyklar i tjänsten, skall se till att införskaffa lämpliga cyklar/el-cyklar och även tillhandahålla cykelhjälmar (se resepolicy). Tjänstecyklar och hjälmar införskaffas och ägs av de olika förvaltningarna/verksamheterna och ansvaret för service och reparationer ligger också hos respektive förvaltning/verksamhet. T