Centralisering av kommunens fordonspark. Dnr KS

Transkript

1 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG 136 Centralisering av kommunens fordonspark. Dnr KS KS Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 En central fordonsenhet bildas med start och att FAMI får i uppdrag att anpassa den nya organisationen efter de ekonomiska ramar och förutsättningar i övrigt som beskrivs i utredningen. 2 Samtliga fordon som beskrivs i utredningen, överförs till den nya centrala fordonsenheten. Beslutsunderlag Centralisering av kommunen fordonspark, KS I82. Utredning om en centraliserad fordonsorganisation. Sammanfattning av ärendet Utredningen och förslag syftar till att ge en beskrivning av hur en tänkt centraliserad fordonspark kan organiseras. Det gäller både för bilpooler och egna fordon. Beskrivningen belyser lokaler, personal, funktion, ekonomi. Utredningen presenteras i bilaga. Ekonomi På sikt skall fordonsorganisationen vara självfinansierad men ett visst stöd bör finnas. Idag redovisar verksamheten en nettokostnad på ca 1,7 miljoner kr. En nettobudget på motsvarande 50% av fordonsansvarigs tjänst bör vara en mera rimlig nivå. Denna del är kostnad för beställarfunktion och deltagande i kommunens övergripande fordonsarbete. Vid protokollet Henrik Lundahl Protokollet justerat och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande Falkenbergs kommun Falkenberg. "relefon växel: Fax: e-post: kommun',ii,ffilkeliberg.se. \sy.fillkenberg.se

2 Falkenberg FALKENBERG Kultur- och fritidsförvaltningen Ungdom och Bidrag Anders Bengtsson Utredning om en centraliserad fordonsorganisation Bakgrund/Utredningar och skrivelser Utvärdering Kring bilpoolsorganisation, 2008 CW. Logistikutveckling Biladministration och bilanvändning inom Falkenbergs kommun, 2008 Ann-Christin Nicolaisen. Tjänsteskrivelse Mustapha Radi Dnr KS01 10 Allmänt om central fordonshantering Syftet med central fordonshantering är att skapa en effektiv, enhetlig och professionell funktion som säkerställer en hög kvalitetsnivå i alla processer kring inköp, ägande, drift och försäljning av fordon. Förutsättningar skapas för att få storskalighetsfördelar inom fordonsadministrationen, samtidigt som den kommunövergripande funktionen säkerställer att förvaltningarnas fordonsinnehav utvecklas enligt kommunens mål, samt uppfyller lagstadgade säkerhets- och miljökrav. Det är viktigt att användandet av egna fordon i tjänsten begränsas för att kommunens mål och intentioner uppnås. Bilpooler skall användas där det är rimligt avstånd till bilpoolsparkering. Rimligt avstånd är ca 500 In. Fordonsansvarig skall regelbundet undersöka om det finns underlag för att starta nya bilpooler på fler platser i kommunen. Idag går fler och fler verksamheter över till att drivas i extern regi. Det är viktigt att Falkenbergs kommun ställer samma säkerhets- och miljökrav på våra externa entreprenörer som på kommunens egna verksamheter. Det bör också prövas om bilpooler skall drivas av andra utförare, detta kan göras först när vi får en samlad ekonomisk bild av de kostnader och intäkter som finns idag. Det är idag svårt att få fram en exakt kostnadsbild vad varje förvaltning har. En central fordonshantering kommer att underlätta en analys av kommunens samtliga kostnader för att sedan ta fram ett upphandlingsunderlag av bilpooler. Förvaltning av Falkenbergs kommuns samtliga fordon kommer att skötas av den centrala fordonsorganisationen. I huvudsak finns det två sätt att disponera bil. Den ena är att man använder bilpool och den andra är av kommunens eget ägda fordon (verksamhetsbilar). Användandet av specifika fordon kan begränsas till enskild förvaltning om det kan motiveras, ex på sådant kan vara viss specialutrustning. Det är möjligt att avstå från "sitt" fordon delar av veckan till fordonspool eller annan förvaltning/verksamhet, om flera gör detta så ökar möjligheten till ett effektivare fordonsanvändande. En grundsyn skall vara att alla bilar är en gemensam kommunal resurs. Om antalet mil med egna fordon kan minska med 10 %, mil, så kan en besparing om ca kr göras, då skillnaden mellan bilersättning och den rörliga kostnaden på kommunens (befintliga) bilar är ca 15 kr/mil (källa utredning 2008 AC.N.). Det är viktigt att Falkenbergs kommuns fordonspark är märkt med kommunens logga, i undantagsfall kan fordonet vara försedd med en magnetlogga så att dessa går att ta av vid tillfållen då det inte är lämpligt att visa var man kommer ifrån. Bilar i bilpool kan undantas från denna regel om bilpoolen drivs av annan utförare än kommunen. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefbn växel: Fax: e-post: kommungfalkenberg.se rww.falkenberg.se

3 Två inriktningar beträffande omfattning och ansvar för en fordonsenhet: 1. Centralt ägande/leasing med administrativ service och begränsad praktisk service: Detta upplägg innebär att samtliga fordon ägs och förvaltas av samma enhet. Fordonsenheten ansvarar för skatt, försäkringsärenden samt kontakter med leverantörer av fordon, tillbehör och tjänster till kommunens fordon. Verksamheten ansvarar för bilbesiktning, däckbyte samt tvätt och städning av fordon. Denna verksamhet utgör kärnan och grundförutsättningen för en enhetlig och effektiv fordonshantering i kommunen, samt möjligheter att säkerställa fordonsflottans utveckling och standard. Även uppföljningsrutiner underlättas avsevärt ur ett kommunövergripande perspektiv samt en bättre nyttjandegrad då en viss omflyttning av fordon kan ske 2. Centralt ägande/leasing med administrativ och full praktisk service: Förutom hanteringen som nämns ovan står personal även för hanteringen av fordonen vid service och reparationer. Denna servicenivå innebär minimal störning i ordinarie verksamhet eftersom inte personalen behöver lägga tid på verkstadsbesök och liknande. Den upplevda nyttan kan variera mellan olika verksamheters behov och förutsättningar och kostnaden blir generellt i storleksordningen dubbelt så hög som för en rent administrativ service. Detta måste dock ställas i relation till förmodade personalkostnader i samband med service, reparationer, underhåll och skador. I båda ovanstående organisationsmodeller kan samarbete med andra utförare ske när det gäller bilpool. Ägaren av bilpoolen kan då sköta allt det praktiska med ex. bokningssystem och fakturering. Se nedan. Uppgifter hämtat från företaget Sunfleet hemsida. Sluten bilpool En lösning som innebär att endast den egna organisationen som kan använda bilarna. I lär är det fritt fram för parkeringsalternativ, egen obegränsad profilering av bilen. Prissättning: Minidebitering per bil och månad samt tim-, km och bokningsavgift för varje enskild bokning. Öppen bilpool: Företaget etablerar sig på en parkeringsplats och erbjuder sedan företag, organisationer och privatpersoner att ansluta sig till poolen. Företaget har diskret profilering på bilarna. Prissättning: Fast månadsavgift beroende på antalet användare samt tim-, km och bokningsavgift. Halvöppen bilpool: En kombination av ovanstående alternativ, där företagen brukar bilarna vardagar under kontorstid och sedan låter allmänhet, hyresgäster och studenter nyttja bilarna övrig tid. 2

4 Dagens personalorganisation 100 % tjänst fordonsansvarig 100 % tjänst verkmästare 100 % tjänst bilmekaniker 100 % tjänst tvätt/rekonditionering 75 % administratör 100 % lönebidrag tvätt/rekonditionering (ej finansierad av fordonsverksamheten) Vilken typ av tjänster och hur många det skall finnas i den nya organisationen får verksamheten bedöma, full kostnadstäckning skall gälla förutom 50 % tjänst för övergripande ansvar. Det största behovet i framtida organisation är för lättare service och tvätt/rekonditionering. En begränsad rekonditionering såsom polering/vaxning ingår i ordinarie service, vid större slitage debiteras en extra kostnad. All personal arbetar schemalagt så att service till fordonsanvändare kan ske utifrån behov. Förslag till organisation Centralt ägande med administrativ service och begränsad praktisk service: En central fordonsorganisation startar så snart som möjligt med samtliga fordon Undantag är Räddningstjänstens fordon, Kultur och fritidsförvaltningens traktorer och gräsklippare samt bokbussar. Fordonsorganisationen bildar en egen resultatenhet. Om en ny serviceförvaltning bildas bör fordonsorganisationen ingå där men tillsvidare kan den vara kvar inom FAMI:s verksamhetsområde tills annat beslutas. Det viktiga är att det är en tydlig avgränsad redovisning så att inte andra kostnader och intäkter blandas samman med fordonsverksamheten. Detta gäller även personal, lokaler och andra ev resurser som finns inom FAM I:s verksamhet. Organisationen ansvarar för Administration Administration av leasing/hyra, tvätt och städ, däckbyte, besiktningsavgift, skatt, försäkring och skadeärenden Support och felanmälan Bokningssystem Leverantörskontakter Avtal med leverantörer om reparationer och ev. utbytesfordon All leasing och försäljning sker genom fordonsorganisationen Upphandling av leasingavtal i samråd med kommunens upphandlingsenhet. Dialog med förvaltningar om fordonsbehov Att fordonen har ett optimalt användande, fordon kan omfördelas/flyttas efter hur användandet är. Service Däckbyte och lagningar, tvätt och städ utvändigt och invändigt samt viss begränsad rekonditionering ingår. Mindre reparationer (byte av lampor, torkarblad etc.) Besiktning Demonstration och utvärdering av nya fordonsmodeller Erbjuda utbildning i fordonshantering och ekodriving

5 Ny personalorganisation Anpassas efter behov och efterfrågan Ekonomi och strategi Ekonomi Verksamheten skall finansieras av intäkter från uthyrning, service och avgifter som beräknas utifrån övriga kostnader såsom lokaler, verktyg m.m. (exkl. kostnad för fordonsansvarig 50 % av tjänst) När bilpool eller annan verksamhet som disponerar fordon övergår till extern drift skall organisationen anpassas därefter. FAM I får i uppdrag att presentera förslag på hur dagens underskott skall minska till 50 % av fordonsansvarigs tjänst. En ny prislista på hyra/leasing av fordon tas fram omgående. Prislistan skall spegla den kostnad som finns rör att driva en central fordonsorganisation. 1 lämtning och att lämna bil till service m.m. debiteras extra. En dialog mellan beställare utförare skall ske för att fastställa nivå och kostnader. Minska kostnader och öka intäkter genom ett mer effektivt användande av fordon och en effektivare personalorganisation. Under en övergångsperiod kommer det vid försäljning av gamla fordon ske en överenskommelse om ekonomisk ersättning mellan kommunens ekonomienhet och berörd förvaltning. Fordonsparken skall anpassas efter ett väl motiverat behov både vad gäller storlek och antal, i vissa lägen kan det vara rent lönsamt att hyra bil på öppna marknaden eller att ta taxi till en förrättning. På sikt bör fordonsparken minska i antal och "stora" fordon bör ersättas till mellanklass. Ett alternativ kan vara att ersätta några fordon med el-cyklar. Någon förlängning av leasingavtal får ej ske Övrigt Varje förvaltning utser en ansvarig för fordon, denna skall ha mandat att beställa, förändra förvaltningens fordonspark, ekonomiska konsekvenser skall alltid redovisas Körjournaler skall finnas för varje fordon och uppföljning av dessa skall ske regelbundet. Uppföljningen skall användas för att bedöma behov av fordon och bränsleåtgång. Alla fordon som ingår i framtagen förteckning överförs till fordonsorganisationen En övergångsperiod kommer att finnas där förvaltningarna hyr tillbaka "sina" fordon. Priset bestäms utifrån den drift- och servicekostnad som finns på respektive fordon. Äldre fordon (mer än 5 år) för persontransporter skall bytas ut och ersättas med miljöfordon. Specialbyggda fordon undantas från denna regel. Äldre fordon (mer än 7 år) för övriga transporter skall bytas ut och ersättas av miljöfordon Värdeminskning på fordon utöver normal förslitning debiteras hyrestagaren. Fordonet skall lämnas i ett sådant skick som kan bedömas som normalt slitage. En gemensam besiktning av fordonet av dess skick, mätarställning m. ni. skall göras vid återlämnande av fordon. Ilyrestagaren debiteras de eventuella skador som uppkommit utöver normalt slitage, t ex rökning, pälsdjur, hål i klädsel, plåt/lackskador, sönderbrutna reglage och liknande. Ansvaret rör att hålla fordonet i ett bra skick ligger på den förvaltning som har tecknat fordonsavtal. Släpvagnsparken skall minskas väsentligt, verksamheterna skall istället hyra släp när behov finns. Extra utrustning utöver standard såsom dragkrok, automatlåda m.m. skall debiteras extra samt kostnad för service som ej ingår i avtalat hyrpris. 4

6 Bilpool En ny upphandling av bilpool görs så snart som möjligt. Det "gamla" avtalet skall prövas mot att Falkenbergs kommun enbart hyr fordon och där uthyraren ansvarar för service, underhåll, fakturering och bokning. Placering av fordonen bör vara i garaget på Arvidstorpsvägen. En möjlighet är att bilpoolen är halvöppen där Falkenbergs kommun brukar bilarna vardagar under kontorstid och sedan låter allmänhet, nyttja bilarna övrig tid. Bilavtal med personal kan fortfarande finnas kvar då kommunen inte kommer att kunna erbjuda poolbilar överallt. Användandet av egna fordon skall begräsas till förmån för användandet av bilpool. Detta gäller framförallt anställda i centrala delen av Falkenbergs stad. Lokaler Lokalen vid Åkarevägen skall fungera som centraladministration och verkstad. Garage för fordon som ingår i central bilpool bibehålls. Överföring av nuvarande fordonspark Som redovisats ovan överförs samtliga fordon utom räddningstjänstens fordon, bokbussar samt Kultur och fritids traktorer/dumper (se bifogad lista). Ett eller två fordon kan tillkomma, då kultur och fritidsförvaltningen har för avsikt att byta ut två lätta lastbilar inom närmsta tiden. Samtliga släpkärror förs över till den nya organisationen och bildar en pool för släpkärror. De släpkärrorna som finns kvar kan vara placerade på arbetsplatser men skall vara bokningsbara och tillgängliga för alla verksamheter. 5