Niklas Svalö (S), Ordförande Lars Karlsson (S), 1:e vice ordförande Alf Nilsson (S) Sven-Ingvar Blixt (L) Ninnie Lindell (M)

Transkript

1 1 (16) Plats och tid Flötsen, Verkstadsgatan 1, onsdagen den 18 maj 2016 kl 13:30 Beslutande Niklas Svalö (S), Ordförande Lars Karlsson (S), 1:e vice ordförande Alf Nilsson (S) Sven-Ingvar Blixt (L) Ninnie Lindell (M) Ersättare Övriga närvarande Kerstin Wulff, samhällsbyggnadschef Stefan Sjölin, teknisk chef Rosemarie Andersson, ekonom Monica Siggelow, sekreterare Justerare Ninnie Lindell (M) Justeringens plats och tid Verkstadsgatan 1 Bjuv, måndag kl. 15:45 Underskrifter Sekreterare Monica Siggelow Paragrafer Ordförande Niklas Svalö Justerare Ninnie Lindell (M) ANSLAGSBEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Anslaget är uppsatt Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens förvaltning, Mejerigatan Bjuv Underskrift Monica Siggelow

2 2 (16) Ärendelista 41 Dnr Val av justerare samt tid för justering Dnr Fastställande av dagordning Dnr Information från Samhällsbyggnadsförvaltningen Dnr Delegationsärende Dnr Förslag på organisation med ansvar för samordning av Kommunens fordonspark Dnr Uppdrag att ta fram underlag för konkurrensutsättning av grönyteskötsel inom offentliga- och fastighetsytor i orten Ekeby Dnr Ekonomisk uppföljning Tertial Dnr Behov av att öka kapacitet inom äldreomsorgens kök... 16

3 3 (16) 41 Dnr Val av justerare samt tid för justering s beslut beslutar att utse Ninnie Lindell (M) till justerare. Drift- och fastighetsavdelningen Verkstadsgatan 1, måndag kl

4 4 (16) 42 Dnr Fastställande av dagordning Sammanfattning Föreligger förslag till dagordning daterad s beslut beslutar enligt föreslagen dagordning

5 5 (16) 43 Dnr Information från Samhällsbyggnadsförvaltningen Sammanfattning Information om invigning i Folketshus parken av nytt utegym samt firande av skateparkens ett års jubileum lördagen den 21 maj klockan Information och lägesrapport av ny Återvinningscentral Bjuv/Åstorp Information från NSVA: Ekonomisk rapport 1604 Bjuv, Månadsrapport Bjuv april 2016, Analysresultat månadsredovisning 2016, NSVA Miljöredovisning - april 2016, Sammanställning produktion 2016 Inkomna skrivelser KS 59 Revidering av delegationsordning för kommunstyrelsen KS 55 Revision - Ledning och styrning- teknisk verksamhet KS 41 Bokslut för Bjuvs kommun Årsredovisning. Revisionsberättelse. KS 43 Tilläggsanslag ur medel för flyktingsituationen från Migrationsverket s beslut Tekniska utskottet beslutar lägga informationen till handlingarna

6 6 (16) 44 Dnr Delegationsärende Sammanfattning Inga delegationsärende redovisade

7 7 (16) 45 Dnr Förslag på organisation med ansvar för samordning av Kommunens fordonspark Sammanfattning Samhällsbyggnadsförvaltningen har fått i uppdrag av kommunfullmäktige att presentera ett förslag på organisation för samordning av kommunens fordonspark. Kommunstyrelsen beslöt att införa en Servicepool kommunen. Servicepoolens uppgift är att möjliggöra arbetsuppgifter för personer som står långt från arbetsmarknaden till följd av sociala eller socialmedicinska hinder. En sådan uppgift kan vara att underhålla kommunens fordon. Genom en samordnad funktion kommer det att görs möjligt för verksamheterna att fokusera på sina arbetsuppgifter och Servicepoolen tillsammans med fordonssamordnaren kommer att ta ansvar för fordonens skötsel. Kommunens fordon är en del av kommunens varumärke och bör därför skötas och framföras på ett sätt så att kommuninvånarna och besökare uppfattar dessa positivt. Kostnader för de tjänster som erbjuds ska debiteras verksamheterna enligt framtagen prislista. Alla kostnader till självkostnadspriser. Tvätt och städning av kommunens fordon kan ske i egna lokaler på Verkstadsgatan där det idag finns en tvätthall. Avgränsning Förslaget på samordning kommunens fordonspark gäller endast personbilar som används inom kommunen. I framtiden och i mån av tid kan även transportfordon ingå i uppdraget.

8 8 (16) Bakgrundsfakta och nuläge Alla förvaltningar har idag fordon som används i olika omfattning. Det har dock inte framkommit att någon förvaltning har fordon som inte nyttjas. Det är mer troligt att kommunen på sikt kommer att behöva fler fordon som är bokningsbara. I nuläget finns inget enkelt sätt att få fram uppgifter på hur mycket varje fordon nyttjas men genom att på sikt fordonen bokas och förse med elektroniska körjournaler så kommer statistik att kunna tas fram. Alla fordon är registrerade i IT-verktyget, Bookning. I detta IT-stöd läggs alla uppgifter in om fordonet. I mars 2016 fanns totalt 58 fordon inom kommunen. Verksamheterna har meddelat vilka fordon som är bokningsbara för alla inom kommunen. Totalt finns nio (9) fordon som är bokningsbara. Övriga fordon är personals arbetsredskap och måste vara dedikerade till just en särskild funktion ex. hemtjänstpersonal eller arbetsfordon för arbetsledare inom teknisk drift. Det är svårt att få fram någon totalt kostnad och tid gällande tvätt, städning, däckbyte mm. Skötsel av fordonen görs inom ramen för den tid som idag personal har där fordonen används. Beställning av fordon När verksamheterna är i behov av inköp av fordon så görs detta i de flesta fall genom Samhällsbyggnadsförvaltningens fordonssamordnare. Fordonssamordnaren genomför en konkurrensutsättning inom de upphandlade fordonsföretagen. Fordonssamordnaren beräknar vilket fordon som är mest ekonomiskt fördelaktigt för kommunen med bl.a. hänsyn till arbetsmiljön och presentera detta för beställaren. När verksamheten har beslutat om att beställa ett fordon så kontaktas fordonssamordnaren som utför beställningen. Fordonssamordnaren tar emot fordonet och detta märks med kommunens logga, om det inte finns särskilda skäl till att detta inte ska göras, drivmedelskort beställs samt kontaktar ekonomiavdelningen för ett objektnummer samt utrustar fordonet med Bjuvs-paketet. Återlämning/Försäljning av fordon När verksamheterna önskar avyttrar sina fordon så lämnas dessa oftast till fordonssamordnaren som ombesörjer att så sker. Vid återlämning/försäljning ska kommunens logga tas bort och rekonditionering ska genomföras.

9 9 (16) Service Däckbyte inkl. däckhotell, service, biltvätt och städning, besiktning mm ansvarar varje verksamhet för. Servicepoolens uppdrag Servicepoolen har idag ansvar för fordonen på arbete och tillväxt. Förslag på framtida organisation. Beställning av fordon Den rutin som idag finns fungerar men bör förtydligas med att beställning av fordon ska ske genom Samhällsbyggnadsförvaltningens fordonssamordnare. Återlämning/försäljning av fordon Den rutin som idag finns fungera men bör förtydligas med att återlämning eller försäljning av fordon bör förtydligas att detta ska ske genom Samhällsbyggnadsförvaltningens fordonssamordnare. Skötsel Idag sköts fordonen av hemtjänstpersonal, planarkitekter, förrådsansvarig m.fl. Vid en gemensam samordning av skötsel av fordonen kommer personal inom de olika yrkeskategorierna att kunna nyttjad denna tid till andra arbetsuppgifter samt kommer fordonen att kontinuerligt skötas. Gemensam samordning bygger på att personer inom Servicepoolen utför underhållet av kommunens bilar och har till sin hjälp en handledare. Uppdraget som Samhällsbyggnadsförvaltningens fordonsansvarig har idag bör omfatta hela kommunen. Förslag på fordonssamordnarens uppdrag Fordonssamordnarens uppdrag bör omfatta Beställning av fordon Återlämning/försäljning av fordon Besiktning samordning, tidsbeställning Service kontroll och tidsbeställning Beställa reparationer när behov uppstår Ansvar för samordning av däckbyte Montering av kommunens logga Förse nya fordon med Bjuvs-paketet Ta fram debiteringsunderlag Förslag på servicepoolens uppdrag Uppdraget för servicepoolen bör utvidgas till att omfatta alla fordon inom kommunens verksamhet med undantag för de transportfordonen som finns på teknisk drift och fastighetsavdelningen (dessa kan komma att lägga till om utrymmer finns vid senare tillfälle)

10 10 (16) Servicepoolen föreslås var ansvarig för Biltvätt Finstädning Rekonditionering Kontroll av fordon (däck, lampor, spolarvätska mm) Ansvara för däckbyte (transport) Dokumentation av skador mm Hämta och lämna fordon vid service eller reparationer Ekonomi De tjänster som utförs ska täcka kostnaderna för lånebil, lokaler, material mm. Körjournal Alla kommunens fordon bör förses med elektroniska körjournaler. Det ställs krav från skattemyndigheten att föra körjournal. Detta kan göras manuellt eller elektroniskt. Idag finns både varianterna i kommunen. Med elektroniska körjournal får kommunen på ett enkelt sätt fram hur många kilometer som fordonen körs, vilka tider på dygnet de nyttjas mm. En annan faktor som inte är helt oväsentlig med elektroniska körjournaler är att man kan om behov uppstår ta fram var ett fordon befinner sig i realtid. En trygghetsfaktor t.ex inom hemsjukvården. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att de fordon som idag inte har elektroniska körjournaler förses med sådana. Kostnad ca 230 kr/mån/bil och år. Bokningsbara bilar. I nuläget finns ingen statistik över hur mycket de bokningsbara bilarna nyttjas och inte heller om det finns behov av ytterligares fordon. Det är nio (9) bilar inom kommunen som är bokningsbara för alla. Dessa är placerade på tre platser i kommunen, Kommunalhuset, Almliden och Verkstadsgatan. Den förvaltning som idag leasar fordonet föreslås att fortsättningsvis även göra så men alla inom kommunen ska ha möjlighet att boka fordonet. Fordonen läggs upp i Outlook och bokas där. Det som bör tas fram är riktlinjer för hur bilarna kan bokas, var de hämtas och lämnas mm. Förslagsvis tas ett kilometerpris fram som täcker leasing, drift och andra omkostnader för fordonet och som debiteras den förvaltning som nyttjat fordonet. Bokning i Outlook samt digitala körjournaler ligger som debiteringsunderlag.

11 11 (16) Lokaler Lokaler på Verkstadsgatan där delar av Samhällsbyggnadsförvaltningen är placerad, finns tvätthall som kan nyttjas för tvättning och städning av fordonen. Då tvätthallen kommer att användas i större omfattning än den görs idag så ska en anmälan göras till Söderåsens miljöförbund. Troligen kommer vissa åtgärder att behöva göras för att tvätthallen ska kunna nyttjas för det antal fordon som kommer att tvättas årligen. Det finns generella krav på att t.ex olje- och slamavskiljare som idag inte finns. Kostnader De tjänster som utföras av Servicepoolen debiteras enligt framtagen prislista och ska bygga på de kostnader som verksamheten har. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Förvaltningschef Kerstin Wulff daterad Förvaltningens förslag till beslut Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår tekniska utskottet föreslå kommunstyrelsen att samordning sker gällande skötsel och inköp/försäljning av kommunens fordon. Denna samordning innebär att vissa uppgifter gällande fordonen hanteras av fordonsansvarig på Samhällsbyggnadsförvaltningen och andra uppgifter av Servicepoolen på Arbete och Tillväxt enligt ovan beskrivning. att enligt Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag i nuläget inte görs någon gemensam kommunövergripande bilpool för kommunens bokningsbara fordon då dessa endast är nio stycken dock ska alla fordon som är bokningsbara kunna bokas av alla förvaltningar. att enlig Samhällsbyggnadsförvaltningen förslag ska kommunens fordon förses med elektroniska körjournaler. att ge Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att upphandla däckbyte samt däckhotell för kommunens samtliga fordon. att ge Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att tillsammans med Arbete och Tillväxt ta fram rutiner för samordningen av kommunens bilpark.

12 12 (16) s beslut Tekniska utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen att samordning sker gällande skötsel och inköp/försäljning av kommunens fordon. Denna samordning innebär att vissa uppgifter gällande fordonen hanteras av fordonsansvarig på Samhällsbyggnadsförvaltningen och andra uppgifter av Servicepoolen på Arbete och Tillväxt enligt ovan beskrivning. att enligt Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag i nuläget inte görs någon gemensam kommunövergripande bilpool för kommunens bokningsbara fordon då dessa endast är nio stycken dock ska alla fordon som är bokningsbara kunna bokas av alla förvaltningar. att enlig Samhällsbyggnadsförvaltningen förslag ska kommunens fordon förses med elektroniska körjournaler. att ge Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att upphandla däckbyte samt däckhotell för kommunens samtliga fordon. att ge Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att tillsammans med Arbete och Tillväxt ta fram rutiner för samordningen av kommunens bilpark. Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen

13 13 (16) 46 Dnr Uppdrag att ta fram underlag för konkurrensutsättning av grönyteskötsel inom offentliga- och fastighetsytor i orten Ekeby Sammanfattning Tekniska utskottet ger Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på upphandlingsunderlag för konkurrensutsättning av grönyteskötsel i orten Ekeby. Upphandlingsunderlaget ska omfatta grönytor inom kommunens fastigheter (för- och grundskolor, särskilda boende m.fl.) samt den offentliga miljön i orten. Upphandlingsunderlaget omfattar inte fotbollsplaner och egenkontroll av lekredskap på för- och grundskolor samt offentliga lekplatser. Gator och vägar samt vintervägsunderhåll föreslås att inte ingå i upphandlingsunderlaget. Med grönyteskötsel menas förutom underhåll och skötsel av gräsmattor, buskar och träd också tömning av hundlatriner, papperskorgar, skräpplockning, dammar, DV-brunnar, borttagning av klotter m m. Underlag som ska ligga till grund för ett beslut om att konkurrensutsättning är skötselplan för Ekeby, kostnadsberäkning för att utföra arbete i egen regi samt hur ett eventuellt överlåtande av verksamhet kan komma att påverka anställd personal. Underlagen ska presenteras för tekniska utskottet i september för att därefter skickas vidare till kommunstyrelsen för slutligt beslut om konkurrensutsättning ska genomförs. Beslut om fortsättning i egen regi eller om extern entreprenör ska anlitas bör beslutas senast i november 2016 för att upphandling ska kunna genomföras och starta när säsongen för underhåll och skötsel av grönytor startar i mars/april.

14 14 (16) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kerstin Wulff, Förvaltningschef daterad Förvaltningens förslag till beslut Att tekniska utskottet föreslår kommunstyrelsen att ge Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att ta fram underlag för en eventuell konkurrensutsättnings av grönytorna i orten Ekeby. Upphandlingsunderlaget ska omfatta grönytor inom kommunens fastigheter (för- och grundskolor, särskilda boende m.fl.) samt den offentliga miljön i orten. Att upphandlingsunderlaget inte omfattar fotbollsplaner och egenkontroll av lekredskap på för- och grundskolor samt offentliga lekplatser. Gator och vägar samt vintervägsunderhåll föreslås att inte heller ingå i upphandlingsunderlaget. Yrkande Alf Nilsson (S), Ninnie Lindell (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag. s beslut Tekniska utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen att ge Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att ta fram underlag för en eventuell konkurrensutsättnings av grönytorna i orten Ekeby. Upphandlingsunderlaget ska omfatta grönytor inom kommunens fastigheter (för- och grundskolor, särskilda boende m.fl.) samt den offentliga miljön i orten. Att upphandlingsunderlaget inte omfattar fotbollsplaner och egenkontroll av lekredskap på för- och grundskolor samt offentliga lekplatser. Gator och vägar samt vintervägsunderhåll föreslås att inte heller ingå i upphandlingsunderlaget. Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen

15 15 (16) 47 Dnr Ekonomisk uppföljning Tertial Sammanfattning Ekonomisk redovisning för Samhällsbyggnadsförvaltningens avdelningar, teknisk drift, fastighet och lokalvård tertial Rapporten kommer att skickas ut den 17 maj. Beslutsunderlag Ekonomisk redovisning för tertial Tjänsteskrivelse Kerstin Wulff Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Att tekniska utskottet godkänner den ekonomiska redovisningen och sänder den vidare till kommunstyrelsen. Ordförandes förslag till tekniska utskottets beslut Ordföranden föreslår tekniska utskottet tacka för informationen och lägga denna till handlingarna s beslut Tekniska utskottet beslutar tacka för informationen och lägga denna till handlingarna

16 16 (16) 48 Dnr Behov av att öka kapacitet inom äldreomsorgens kök Sammanfattning Det har till kommunstyrelsen kommit en skrivelse om behov av ökning av kapacitet inom äldreomsorgen. Vård och Omsorg vill genom sin skrivelse att Samhällsbyggnadsförvaltningen tillsammans med dem utreder om det är möjligt att inträtt ett tillagningskök på Ekhaga särskilda boende. Beslutsunderlag Sammanträdesprokoll från Vård och Omsorg Dnr Tjänsteskrivelse Kerstin Wulff, Förvaltningschef daterat Förvaltningens förslag till beslut Att tekniska utskottet ger Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att tillsammans med Vård och Omsorg utreder om det är möjligt att inrätta ett tillagningskök samt tar fram en kostnadsbedömning. s beslut Tekniska utskottet beslutar ge Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att tillsammans med Vård och Omsorg utreder om det är möjligt att inrätta ett tillagningskök samt tar fram en kostnadsbedömning. Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen Vård och omsorgsnämnden Ekonomikontoret