Samordnad varudistribution. En distributionslösning i Halmstads kommun

Transkript

1 Samordnad varudistribution En distributionslösning i Halmstads kommun

2 Bakgrund: En ohållbar situation Transporterna står för hälften av koldioxidutsläppen i Halland Mycket tung trafik i centrala Halmstad Mer än leveranser under en normal vecka - C:a leveranser av livsmedel och övriga varor på ett helt år. Svårt att locka mindre och lokala leverantörer och producenter att delta i upphandlingarna Omöjligt att ställa miljö- och säkerhetskrav på fordonen då transporterna ingår i avtalen

3 Varudistribution direkt från leverantören Leverantör Enhet Leverantör Leverantör Enhet Leverantör Leverantör Leverantör Enhet Enhet

4 Utredning För att få en bild över varudistributionen inom Halmstads kommun genomfördes: > Studiebesök > Fokusgrupper > Enkäter > Studier av tidigare utredningar > Loggning av leveranser > Simulering >> Utredningen visade att leveranserna inte samordnades. Vid loggningen av transporter framkom det bl.a. att en leveranspunkt hade nio leveranser mellan 8.30 och med sex olika transportörer!

5 För att lösa problemet tillsattes en projektgrupp Projektgruppen sammanställde en rapport med följande slutsatser: > Analysen visar på stor potential till förbättring av Halmstads kommuns logistik genom bättre samordning och styrning. > En samordning av transporterna till verksamheterna förväntas ge effekter som minskade utsläpp, förbättrad service och säkerhet samt ökad möjlighet till konkurrens mellan fler leverantörer. > Inga nackdelar med en omläggning identifieras.

6 Lösning: Samordnad varudistribution Leverantör Enhet Leverantör Leverantör Leverantör Leverantör Distributionscentral Enhet Enhet Leverantör Enhet

7 Upphandling Upphandling av tre delområden: 1. Logistiksamordning 2. Drift av distributionscentral 3. Transporter mellan central och leveransställe Förutom pris värderade vi: > Förslag till utformning av uppdraget > Krav på logistiksamordnaren > Krav på fordon > Organisation och uppbyggnad > Rutiner för hantering av livsmedel Vi ville ha EN motpart. En samordnare som har allt i egen regi eller använder underleverantörer. I övrigt var vi öppna för förslag på hur samordningen skulle kunna lösas. Utredning Upphandling Avtal Förberedelse START

8 Beslut Politiska beslut i tre steg: 1. Beslut om utredning att undersöka förutsättningar för 2. Beslut om upphandling 3. Beslut om införande Politiska beslut För att säkerställa kostnadsbilden för distributionscentralen föreslår stadskontoret att en upphandling av distributionslösning ska göras innan beslut om ett införande tas. Utredning Upphandling Avtal Förberedelse START

9 Avtal Avtal tecknades med Bring Express (före detta Box Delivery) Avtalet omfattar år Utredning Upphandling Avtal Förberedelse START

10 Förberedelse Viktiga förberedelser för både Bring Express och Halmstads kommun: Bring Express Upprättande av rutiner Kontakter med varuleverantörer Anskaffning av logistiksystem Anskaffning av fordon Ombyggnad för att klara livsmedelshantering Tillstånd för livsmedelshantering Ta fram gemensam TIDSPLAN Halmstads kommun Kartläggning av leveransmottagare och leveransadresser Information till leveransmottagare Utredning av hur ofta och på vilka dagar leveranserna ska ske Enkät till leveransmottagarna Analys av vilka varugrupper som är lämpliga att starta med Utredning Upphandling Avtal Förberedelse START

11 Start för Samordnad varudistribution Mars 2008 April 2009 Steg 1 Övriga varor Steg 2 Livsmedel och Bröd > Kemikalieprodukter > Papper och plast > Kontorsmaterial > Sjukvårdsmaterial > Skol- och lekmaterial Utredning Upphandling Avtal Förberedelse START

12 Så här fungerar det för enheterna Beställer som vanligt Enheten beställer och faktureras som vanligt av avtalsleverantören. Leveranskod Alla enheter har tilldelats en egen leveranskod som de uppger vid beställningen för att leveransen ska hamna rätt. Information på Internet I det webbaserade logistiksystemet kan enheterna följa leveransens status. Fasta leveransdagar Om det uppstår önskemål om att få leverans en annan dag än den fasta leveransdagen kan enheten beställa express- eller extraleverans.

13 Så här fungerar leveranserna Leverantören transporterar varorna till en plats distributionscentralen Distributionscentralen besiktigar varorna Distributionscentralen sorterar Varor som ska till samma adress samordnas. Distributionscentralen levererar Varor från olika leverantörer transporteras till berörd enhet samordnat i ett fordon och utmed en optimerad färdrutt. Vad kostar leveranserna? Kylda varor 3 kr/kg Avgiften är 99 kr/stopp Maxdebitering 175 kr 1 kr/kg tillkommer vid vikt överstigande 1000 kg Övriga varor 1 kr/kg Avgiften är 99 kr/stopp Maxdebitering 175 kr vid mindre än 4 pallar

14 Positiva effekter inom tre viktiga områden Transporterna har halverats! - Det innebär en minskning med c:a transporter på ett år >> Minskade transporter har en direkt påverkan på: Miljö Säkerhet Service

15 Miljöeffekter En halvering av transporterna innebär en drastisk minskning av utsläppta avgaser med c:a kg CO 2 per år Ett samlat grepp kring logistiken medger optimering av färdrutt dvs. en miljösmart leveransslinga Med ökad kontroll ges möjlighet att följa upp miljöpåverkan från transporter för att kunna förbättra logistikprocessen Med endast en ansvarig part för distributionscentralen finns nu möjlighet att ställa miljörelaterade krav Miljökrav Fordonen ska uppfylla kraven för Miljöklass 2005 eller bättre. Vid nyanskaffning av fordon ska alltid bästa miljöklass väljas eller fordon som drivs med alternativa drivmedel.... ser gärna att mindre fordon används då detta är det bästa alternativet med hänsyn till miljö och möjlighet att optimera transportflödet. Samtliga förare som utses att utföra transporter för kommunens räkning ska vara utbildade i sparsam körning vid trafikstart.

16 Ökad säkerhet En halvering av transporterna innebär färre stora lastbilar på skolor och andra inrättningar Med fasta leveransdagar är det enklare att planera för, och styra leveranstidpunkter så, att inga barn vistas på platsen vid tidpunkten Kända personer skapar känsla av säkerhet. Eftersom det nu bara är en lastbil istället för flera lastbilar som besöker en skola, är det lättare att känna igen föraren Med endast en ansvarig part för distributionscentralen finns nu möjlighet att ställa säkerhetsrelaterade krav Säkerhetskrav Samtliga fordon ska vara utrustade med alkolås. Samtliga fordon ska vara utrustade med backkamera eller motsvarande som ger föraren en god sikt runtom hela fordonet. anlitad förare ska ha en sådan hälsostatus att denne är bedömd lämplig att köra yrkesmässig trafik. Kommunen ska äga rätt att begära att entreprenören låter förare genomgå hälsokontroll för att säkerställa lämplighet som förare.

17 Bättre service En halvering av transporterna innebär färre avbrott i det ordinarie arbetet för personalen som ska ta emot varorna dvs. tidsvinst Fasta leveransdagar gör att verksamheten enklare kan planera sin tid Genom samordning blir distributören expert på kommunens enheter och dess förutsättningar för distributionen dvs. ökad kundanpassning Med endast en ansvarig part för distributionscentralen finns nu möjlighet att ställa servicerelaterade krav Servicekrav Det åligger Entreprenören att svara för att kundservicepersonal är väl utbildad och har god kännedom om de tjänster som tillhandahålls. Förare ska delta i den utbildning och information som Entreprenören och kommunen ger med anledning av avtalets utförande.

18 Möjliggör ökad konkurrens Samordnad varudistribution innebär inte enbart bättre miljö, säkerhet och service det möjliggör även ökad konkurrens Mindre och lokala leverantörer och producenter kan vara med i upphandlingarna eftersom de inte längre behöver ha en egen distributionskedja Det finns en ökad möjlighet för de enskilda aktörerna att gå förbi grossistledet Ökad konkurrens kan medföra en gynnsam pris- och kvalitetsutveckling på sikt

19 Utmaningar Problem Minskade transporter innebär fler varor vid varje leverans. Stora enheter kan därför få problem att ta emot leveranserna pga: 1. Bristande förvaringsmöjligheter 2. För tungt att bära eller att pallarna är för högt lastade Lösning Vi upphandlade möjligheten för enheterna att få hjälp med inbärning och uppackning av gods av chauffören Enheterna har möjlighet att dela upp leveranserna genom att få fler leveransdagar i veckan Svårt att få mindre och lokala leverantörer att delta i upphandlingarna Anordnar utbildning i upphandling för företagare tillsammans med upphandlingsenheten och det kommunägda näringslivsbolaget

20 Tänk på detta Viktigt att dokumentera processen och att säkerställa distributörens rutiner - Vad händer om den ordinarie chauffören är sjuk? Har leverantören de tillstånd som krävs? Vid omställning till en distributionscentral är det viktigt att de får rätt leveransadresser och kontaktuppgifter Involvera personer med kunskap om logistik redan i planerings- och upphandlingsfasen Tillsätt resurser för att hantera verksamheten - Bra att ha en drivande part som är tydlig, synlig och lättillgänglig.

21 Tänk på detta Informera - Informera om de nya rutinerna och innebörden av fasta leveransdagar. Lägg mycket tid i början på informationsspridning både till leverantörerna och till enheterna. Arbeta med att hitta balans utifrån respektive verksamhets förutsättningar när det gäller lagerhållning, personal etc. - Vem tar emot varorna och var ska de ställas? Börja i rätt ände - Samordning av Övriga varor medger en inkörsperiod, medan Livsmedel måste fungera direkt.

22 Arbetet framöver Fortsätta säkra systemet - Extra viktigt att kvalitetssäkra och göra uppföljningar gällande leveranspålitlighet och kvalité när man bara har en distributör. Minimera förvirrande information - Vissa leverantörer skickar ut information till enheterna som inte rör dem. Fortsätta informera näringslivet - Vi måste öka kunskapen om upphandling ute på företagen så även de små och lokala aktörerna kan lämna anbud och leverera varor till kommunen.

23 Visionen Målet är en stadskärna med ännu färre transporter och därmed bättre miljö - För det krävs ett ökat samarbete med cityverksamheterna. Ännu enklare för enheterna - Underlätta beställandet genom bättre beställarsystem. Ju fler vi är desto bättre kommer det att bli! - Blir vi fler kommuner och offentliga myndigheter som ser nyttan med samordnad varudistribution kommer detta att bli en vedertagen standard. Priserna kan då pressas och leverantörerna stimuleras till att hitta nya och bättre lösningar.

24