Miljödriven gemensam upphandling av Samordnad varudistribution på Södertörn

Transkript

1 Miljödriven gemensam upphandling av Samordnad varudistribution på Södertörn Jenny Bejker projektledare Samordnad varudistribution, Gunilla Eitrem utvecklingsledare Södertörnssamarbetet Astrid Stockenberg, hållbarhetsstrateg Huddinge Länsstyrelsen 26 maj 2015

2 Bi Fossiloberoende transporter

3 Vilka är kommunens påverkansmöjligheter? Miljöarbetet Hållbar samhällsutveckling Hållbart samhälle Kommunerna bidrar genom att: aktivt och effektivt arbeta för en hållbar samhällsutveckling (planering för infrastruktur, bebyggelse, socio-ekonomiska frågor, näringsliv etc) aktivt arbeta internt med hållbarhetsfrågor utnyttja upphandling som verktyg för att bidra till hållbar utveckling

4 Vision 2025 Södertörnskommunerna Södertörn är en attraktiv del av Stockholm- Mälarregionen, med över en halv miljon invånare, som med tillväxt, mångfald och handlingskraft skapar livskvalitet och en långsiktigt hållbar utveckling

5 5

6 Södertörnssamarbetet: Botkyrka, Haninge, Huddinge, Nykvarn, Nynäshamn, Salem, Södertälje och Tyresö invånare Södertörns utvecklingsprogram hållbar utveckling Högskola och Näringsliv Olikhet och mångfald Klimat Infrastruktur

7 Södertörnssamarbetet Södertörns utvecklingsprogram 2013 hållbar utveckling Klimat Vi visar vår ambition att vara en region som ställer om energinavändningen bort från fossila bränslen och utmärker oss för ett regionalt ledarskap i klimatfrågan. Vi arbetar för en förstärkt infrastruktur för förnybara drivmedel Vi genomför en omställning till samordnad varudistribution

8 Södertörnssamarbetet: Förändra nuvarande transportarbete till ny struktur: samordnad varudistribution i ett regionalt perspektiv Leverantör Kontor Leverantör Kontor Leverantör Leverantör Leverantör Skola Skola Leverantör Leverantör Leverantör Omlastningscentral Skola Skola Leverantör Leverantör Äldreboende Leverantör Leverantör 1-3 ggr/ vecka Äldreboende 8

9 Tidplan och process Förstudie nov 2011-augusti 2012 Beslut i resp kommuns KS februari 2013 Start av projekt mars 2013 Upphandling dec maj 2014 Överklagas.

10 Erfarenheter från andra kommuner låg till grund för förstudien Politiska beslut ska styra processen Full effekt = alla leverantörer och alla varugrupper 10

11 Upphandling av konsultstöd för förstudie (2011) Värdefull kunskap hos konsulter: Kommunal kunskap Geografiskt på plats Erfarenhet av dialogarbete och samverkansprocesser Vad tittade jag särskilt på? Konsekvenser och riskanalys Tidplan Förankring under arbetets gång Fråga ut referenspersonerna noga!!

12 Samordnad varudistribution projektmål Projektmål (2014) Totalt 60 procent av avtalen är överlagda Totalt procent av den totala volymen Modell är framtagen för att uttrycka effektmål och beräkna sparade kwh, samt reduktion av växthusgaser Systematiskt arbetssätt/process är framtaget

13 Samordnad varudistribution Projektmål (2017) Resterande avtal är överlagda i det nya systemet Samtliga upphandlade volymer är överlagda i nya systemet Modell för att uttrycka effektmål och beräknade sparade kwh Södertörnsmodell är framtagen Framgångsfaktorer är identifierade Plan är framtagen för effektiv uppföljning och kvalitetssäkring för år Effektmål (2017) Minskning av transporter med 60-75% och CO 2 med %.

14 Övriga uppföljningsparametrar Miljö (förutom körda km och reducerad CO2 även reducerad kvävedioxid, större andel fossilfria fordon och fler fordon med bästa EU- nivå/diesel, reducerad mängd partiklar) Verksamhetseffekter (Förbättrade förutsättningar för de lokala arbetsplatser i form av antal färre leveranser, ökad trafiksäkerhet, bättre anpassade fordon och större påverkansgrad för leverans även förändrad arbetstid för personal som tar emot varor) Övriga effekter (bl a Minskad risk för astma och luftrörsproblem /Miljömedicin KI/)

15 Vilka positiva effekter får vi? Resultat från förstudie och Goda Exempel. Minskad miljöbelastning Lägre kostnader på sikt Bidrar till omställning av förnybara bränslen Ökad trafiksäkerhet Ökad konkurrens Regionen på kartan Färre bilar mindre slitage Mindre arbetsbelastning vid bra planering 15

16

17 Södertörnssamarbetet bidrar till att kommunerna uppnår hållbara strukturer Samordnad Varudistribution Inspiration till t ex Citylogistik Hållbara samhällen

18 Status i projektet Upphandling distributionscentral Varuleverantörerna Projektarbetet

19 Projektmålen för 2014 Widrikssons åkeri i Västberga distributionscentral (klart aug 2014) Fyra kommuner igång sedan mars/april 2015 (Livsmedel & övrigt gods) Resterande kommuner förbereder för driftstart

20 Kort presentation av Widrikssons miljöarbete Övergripande miljömål Att i allt väsentligt avskaffa användande av fossilt bränsle innan utgången av år 2020

21 Hur ska de nå sina miljömål 2020? Metoder Lätta lastbilar byts ut efter senast 5 år Tunga bilar byts ut efter senast 8 år Alternativa drivmedel eftersträvas vid alla byten vad finns på marknaden? F.n. köps inget sämre än EEV *) och Euro 6 som finns fr o m 2014 och vi beställer Sedan 2012 köps ingen tung bil som inte åtminstone är förberedd för att drivas med alternativt bränsle, idag främst RME. Vi betraktar biogas samt olika former av el som mest intressant f.n. *) Enhanced Environmentally friendly Vehicle

22 Miljömål 2020 Hur ligger de till? Miljömålen för 2020 sattes Ett tidigt delmål var att 25% av fordonen ska vara fossilfria vid utgången av år 2013 Juli 2014 drevs 36% av fordonen på biogas (egen gasstation i Västberga) Har börjat köra tunga fordon på RME (egen tank i Västberga) Bibehållen certifiering enligt ISO 14001

23 Projektet valda vid framtagandet av FFU att anlita LOU-konsult, viktigt att säkerställa att produkten blir kommunernas Upphandlingen äger formalian verksamheten / projektets mål styr innehållet i upphandlingen Viktigt i upphandlingen att se till var kommunerna befinner sig geografiskt det styr utformningen av FFU Fokusera på funktionalitet var tydlig utan detaljer Tydliggör ansvarsfördelningen, vem ansvarar för att ta fram processer, vem ansvarar för reklamationshantering osv Tänk igenom prismodellen vilken typ av varor ska ingå i samordningen

24 Informera i god tid att ni är på väg mot samordnad varudistribution och vilka förändringar det kommer att innebära Kraven som ställs på distributionscentralen måste vara i linje med de krav som ställs på våra varuleverantörer Gör ett aktivt ställningstagande kring prisreduktion Våga ställa tuffa krav på tex IT

25 Information till leverantörerna och branschen Information till leverantörerna innan förstudien påbörjades 2011 att kommunerna tittar på samordnad varudistribution som alternativ till nuvarande transportstruktur Kort information till branschen 2011 att kommunerna undersöker samordnad varudistribution som alternativ till nuvarande transportstruktur En RFI (Request For Information) skickades ut till transportörer hösten 2013 innan upphandlingen gick ut för att säkerställa att krav i upphandlingen ligger på rätt nivå för att vara framåtsyftande men inte alltför kostnadsdrivande.

26 Upphandling lärdomar Upphandlingen skulle förfinas men grunden i upphandlingen är bra för Södertörnskommunerna. Stort fokus skulle riktas på att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan berörda parter Säkerställ att upphandlingscheferna/ upphandlingsavdelningen involveras redan i förstudien Gör en tydlig behovsanalys utifrån olika perspektiv Informera / involvera varuleverantörerna tidigare

27 Förankringen från högsta ledningen/kommundirektörerna är avgörande för om projektet kommer att lyckas eller ej. Budskapet måste komma från rätt budbärare Bestäm innan projektet startar - förvaltning och utveckling efter avslutat projekt Tydlighet vad det är projektet syftar till miljöprojekt Tydliga prioriteringsdirektiv medvetna val, gå igång snabbt eller komma igång?

28 Tydlighet kring roller i projektet vem beslutar i vilka frågor? Vad ska ske inom respektive kommun och vad ska ske centralt? Resurstillsättning lokalt - på rätt nivå, de som arbetar praktiskt med frågorna måste vara med, inte enbart direktörerna Resurserna som ingår behöver få tid att avsätta till projektet Värdefullt att låta en/ ett par kommuner gå före Kommunikation kring projektet är nyckeln till framgång

29 Så här kommer ni i kontakt med oss! Gunilla Eitrem Jenny Bejker gunilla.eitrem@huddinge.se Jenny.bejker@huddinge.se