Beslut om antagande av leverantör för transport och beställning av kylda måltider till kunder med matdistribution

Transkript

1 Dnr VON Dpl 30 sid 1 (4) VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Förvaltningsledningskontoret Tjänsteskrivelse Karin Frejsjö, karin.frejsjo@karlstad.se Vård- och omsorgsnämnden Beslut om antagande av leverantör för transport och beställning av kylda måltider till kunder med matdistribution Dnr VON Dpl 30 Vård- och omsorgsförvaltningens förslag 1. Jetpak antas som leverantör för distribution och beställning av kylda måltider till kunder med beslut om matdistribution i Karlstads kommun. 2. Paragrafen justeras omedelbart. Sammanfattning av ärendet Vård och omsorgsnämnden beslutade i oktober 2011 att hela den nuvarande distributionskedjan för beställningar och transport av kylda måltider upphandlas enligt LOU under år 2011/2012. Förvaltningen har under våren 2012 genomfört en upphandling på området, där fyra (4) anbud inkom. Samtliga anbudslämnare kvalificerade sig till den slutliga utvärderingsfasen, där lägst pris avgjorde utfallet. Leverantören Jetpak inkom med lägsta pris och föreslås därmed som avtalspart, från och med 1 oktober 2012, för rubricerat avtalsområde. Beslutsunderlag Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse den 30 mars Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse den 4 januari Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse den 30 september Vård- och omsorgsnämndens protokoll den 23 mars Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse den 2 mars Ärende Bakgrund Personer som av någon anledning inte klarar sin mathållning på egen hand har möjlighet att få en färdiglagad kall matlåda levererad till sitt hem. Matdistribution är en biståndsbedömd insats enligt socialtjänstlagen (SoL). Det är kommunens biståndsbedömare som beslutar om insatsen för varje enskild individ. Postadress: Vård- och omsorgsförvaltningen, Karlstad Besöksadress: Järnvägsgatan 4 karlstad.se Tel: E-post: vardochomsorgsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: PlusGiro: Bankgiro:

2 Dnr VON Dpl 30 sid 2 (4) För dagens matdistribution ansvarar kommunen och landstinget, via tre fordon försedda med kylutrustning. I samband med bildandet av en gemensam kostnämnd kommer nuvarande samverkansavtal med landstinget att upphöra. Då upphör även landstinget som samverkanspart kring distribution och beställningar för den kylda maten. Detta innebär att kommunen lägger ut hela distributionsledet på extern part genom upphandling, i enlighet med beslut i vård- och omsorgsnämnden i oktober Under en övergångsperiod finns en uppgörelse mellan parterna om fortsatt distribution tillsvidare från landstinget, fram tills dess att en upphandling av en extern distributör är klar. Upphandlingen Upphandlingen innebär att en extern leverantör övertar hela distributionskedjan samt även hela beställningsprocessen för den kylda maten från produktionsköket på CSK, som idag sköts i samarbete med landstinget och kommunens hemtjänstpersonal. Volym Upphandlingen omfattar dagliga transporter av kylda matlådor, idag cirka portioner per år till cirka 650 kunder med beslut (biståndsbeviljad insats) om matdistribution. Antalet kunder växlar över tid och ingen volymgaranti ges i upphandlingen. Karlstads kommun utgör geografisk gräns för upptagningsområdet. Den totala kostnaden att producera maten och distribuera till kunderna uppgår till cirka 7,5 mnkr per år, varav kostnaden för packning och distribution uppgår till omkring 1,2 mnkr per år. Krav på Leverantören Leverantören har ett helhetsansvar för den kylda maten från produktionskök till kunden, inklusive rutiner för beställning av mat varje vecka. Maten hämtas från produktionskök på pall av leverantören. Leverantören skall tillhandahålla och ansvara för kyllokal och fordon som uppdraget kräver samt all packning per kund samt hemkörning av maten till kund. Detta inkluderar hela hanteringen med menyer och alla kontakter mellan kund och matproducent. Leverantörens personalen skall vara lyhörd inför kundens val av mat samt kunna administrera ändringar/tillägg/avbokningar i kundernas beställningar. Här ingår även att fakturera kommunen och lämna fakturaunderlag för respektive kunds debitering till kommunens avgiftshandläggare. I upphandlingen ställs krav på ruttplanering och angivna tidsramar med hänsyn till miljökrav kring energisnål körning och alternativa drivmedel. För att samordna alla led ställs krav på att leverantören skall tillhandahålla en kundtjänst som är öppen under normal kontorstid och bemannad med personal som kan svara på frågor inom uppdraget. Kundcentret sammanställer beställningar, registrerar nya kunder, upprättar fakturaunderlag osv. Resultat - utvärdering av anbud Totalt inkom fyra (4) anbud i upphandlingen, varav samtliga klarade kvalificeringen och kontrollen av skall-krav i förfrågningsunderlaget, kvalitetskrav

3 Dnr VON Dpl 30 sid 3 (4) samt inkomna handlingar och företagets ekonomiska stabilitet. Samtliga anbudslämnare har även en fullgod beskrivning av företagets kvalitetssäkring, från produktionskök till kund. Anbuden utvärderades på lägsta pris och Jetpak har i sitt anbud inkommit med lägsta pris, enligt nedan. Anbudslämnare: Samhall AB Jetpak (PJ s Bud & Kurir Startplattan AB LBC Frakt Värmland AB AB) Kvalificeringsfasen OK OK OK OK skallkrav Priser - anbud 67,50 SEK 67 SEK 219 SEK 113,40 SEK I samband med utvärderingen har förvaltningen även genomfört intervju med vinnande leverantör, Jetpak för fördjupad muntlig uppdragspresentation och frågeställningar kring uppdragets utförande. Jetpak har visat förståelse för uppdraget och kan väl beskriva förloppet och de rutiner kring utförande, som även väl beskrivs i anbud. Erfarenhetsmässigt är Jetpak nya inom livsmedelstransporter, men företaget har god vana av att hantera känsligt gods och kylvaror, exempelvis blodtransporter. Förvaltningen anser att Jetpak uppfyller samtliga ställda krav på uppdragets utförande och föreslår vidare att Jetpak antas som avtalspart för uppdraget. Verksamhetsövergång Leverantören skall vid avtalstecknandet, i samarbete med kommunen och landstinget, komma överens om en smidig övergång avseende personal samt leveranser och beställningssystem. Kommunen ansvarar för att kunden blir informerad om vilken entreprenör som utför matleveransen och de rutiner som finns kring matdistributionen. Uppföljning under avtalstiden I förfrågningsunderlaget ställs krav på uppföljningen av den upphandlade distributörens uppdrag, precis som idag med landstinget som nuvarande distributör. I uppföljningen ingår översyn av leverantörens säkerhetsrutiner avseende livsmedelshantering enligt livsmedelslagen och övriga föreskrifter som gäller vid hantering av livsmedel. Här ingår även kontroll av miljöhänsyn, både avseende fordon och ruttplanering. Gunilla Öberg vård- och omsorgsdirektör Karin Frejsjö upphandlingsledare

4 Beslutet skickas till Karin Frejsjö Peter Nylander Christina Millner Marie Johansson Lena Jonsson Frida Karlsson Susanne Göransson Linda Eklind Per Söderberg Roger Granat Dnr VON Dpl 30 sid 4 (4)

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26