KARLSTADS KOMMUN. Ärende 3

Transkript

1 Ärende 3

2 sid 1 (1) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Kontaktcenter Tjänsteskrivelse Ann Salomonsson, ann.salomonsson@karlstad.se Finansieringsmodell för kontaktcenter Kommunledningskontorets förslag Aterrapporten av principerna kring finansieringsmodell för Kontaktcenter godkänns. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade den 25 augusti 2011 att det skulle etableras ett Kontaktcenter med driftstart under Kommunledningskontoret fick i uppdrag att ta fram förslag till principer kring en finansieringsmodell för Kontaktcenter. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 31 maj 2012 Kommunledningskontorets tjänstemannayttrande den 31 maj Kommunfullmäktiges protokoll den 25 augusti personald irektör Ann Salomonsson chef Kontaktcenter Beslutet skickas till Samtliga nämnder Postadress: Kommunledningskontoret, Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 Webb: karlstad.se Tel: Fax: E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: PIusGiro: Bankgiro:

3 Dpl 11 sid 1 (2) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Kontaktcenter Tjänstemannayttrande Ann Salomonsson, ann.salomonsson@karlstad.se Finansieringsmodell för kontaktcenter Ärende Kommunfullmäktige beslutade den 25 augusti 2011 att det skulle etableras ett Kontaktcenter med driftstart under Verksamheten finansieras under uppbyggnadsskedet av särskilda driftanslag. Efter avslutad projekttid, från och med den 1 juli 2013, ska kostnaderna fördelas på respektive nämnd efter nyttjande. Kommunledningskontoret fick i uppdrag att ta fram förslag till finansieringsmodell för Kontaktcenter. Det förslag till finansieringsmodell för Kontaktcenter som presenteras har utarbetats i samarbete mellan representanter för förvaltningarna och Kontaktcenter. Prissättning Modellen innebär att priset för andra halvåret 2013 är beräknat eftersom verksamheten ännu inte har startat. Priset är baserat på statistik från telefonväxeln, underlaget i förstudien för Kontaktcenter samt en uppskattad kostnad för verksamheten. De beräknade priserna för respektive nämnd som endast avser andra halvåret 2013 uppgår till: Nämnd Belopp i tkr Arbetsmarknads- och socialnämnden l 251 Barn- och ungdomsnämnden 698 Karlstads Hammarö gymnasienämnd 453 Kommunledningskontoret, KS 417 Kultur- och fritidsnämnden 345 Miljö- och hälsoskyddsnämnden 172 Stadsbyggnadsnämnden 381 Teknik och fastighetsnämnden 1070 V ård- och omsorgsnämnden 1214 Summa 6000 Postadress: Kommunledningskontoret, Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 Webb: karlstad.se Tel: Fax: E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: PIusGiro: Bankgiro:

4 sid 2 (2) För 2014 och framåt har en principöverenskommelse träffats om att prissättningen ska bygga på den service som lämnats av Kontaktcenter för respektive nämnd föregående år. Det innebär att nya belopp kommer att tas fram för kommande debiteringar. Den prissättningen ska utgå från statistik från Kontaktcenters ärendehanteringssystem. Kontaktcenter ska lämna uppgift till respektive nämnd om kostnaden för kommande år senast i september månad. Kommunens telefonväxel har organisatoriskt flyttats från Teknik- och fastighetsförvaltningen till Kontaktcenter från och med den l mars Det innebär att även budgetramen för verksamheten justeras mellan Teknik- och fastighetsnämnden och Kommunstyrelsen. De tjänster som utförs av telefonväxeln kommer även fortsättningsvis vara anslagsfinansierade och inte ingår i debiteringen för Kontaktcenters tjänster. De avtal som finns mellan kommunen och de kommunala bolagen om köp av telefoniväxeltjänster berörs inte utan fortsätter på samma sätt som tidigare. Nämnderna och Kontaktcenter kan även komma överens om att Kontaktcenter ska utföra andra tjänster som ligger utanför det överenskomna uppdraget. För sådana uppdrag ska en särskild beskrivning upprättas och debitering ska ske separat. En sådan överenskommelse kommer att träffas mellan Kultur- och fritidsnämnden och Kontaktcenter avseende Turistbyrån. Överenskommelser I finansieringsmodellen ingår även att en överenskommelse ska tecknas mellan vmje fårvaltning och Kontaktcenter. Syftet med överenskommelserna är att reglera ansvar och skyldigheter för verksamheten som Kontaktcenter och fårvaltningama har.. I överenskommelsen poängteras det stora behovet av ett kontinuerligt informationsutbyte mellan fårvaltningarna och Kontaktcenter för att allt ska fungera väl. I dokumentet ska också mål för Kontaktcenters verksamhet ingå. Målen kommer att kopplas till den servicegaranti som kommer att fåreslås får Kontaktcenter. Kontaktcenters ansvar får att följa upp sin verksamhet samt skyldighet att rapp0l1era det till förvaltningarna regleras också. Överenskommelsen ska dels anpassas till ett eventuellt beslut om servicegaranti för Kontaktcenter och dels kompletteras med en uppdragsbeskrivning för vmje nämnd. Frågan om servicegarantier kommer att behandlas i nämnderna i september och uppdragsbeskrivningarna kommer att fastställas på fårvaltningarna under november. Peter Bäckstrand personaldirektör Ann Salomonssson chef Kontaktcenter

5 sid 36 (50) KOMMUNFULLMÄKTIGE Protokoll Kompletterande information gällande etablering av kontaktcenter i Karlstads kommun - återremiss Dnr KS Dpl 00 Sammanfattning Förslag till inforande av kontaktcenter i Karlstads kommun har behandlats i kommunstyrelsen den 19 april och i kommunfullmäktige den 26 maj. Kommunfullmäktige beslutade att återremittera ärendet till kommunstyrelsen (minoritetsåterremiss). Följande områden önskades belysas ytterligare: Behovet hos respektive forvaltning för att köpa och därmed finansiera kontaktcentret. Kopplingen mellan kontaktcentret och de befintliga medborgarkontoren och Rådrummet ska utredas. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens protokoll den 21 juni 20 II. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 8 juni 20 II. Kommunfullmäktiges protokoll den 26 maj Kommunstyrelsens protokoll den 19 april 20 Il. Kommunledningskontorets 1jänsteskrivelse den 29 mars Budget för kontaktcenter - uppbyggnadsfas. RungKonsulter HB:s rappoii. Kommunfullmäktiges beslut enligt kommunstyrelsens förslag l. Kommunledningskontoret får i uppdrag att etablera ett kontaktcenter med driftstali under Samtliga nämnder ska delta i utvecklingsarbetet. 3. Kommunledningskontoret beviljas ett särskilt anslag på kronor för 2011 vilket finansieras av kommunfullmäktiges anslag för oförutsedda utgifter. 4. För 2012 och 2013 beviljas kommunledningskontoret särskilda driftanslag på respektive kronor vilket arbetas in i budgetramarna får För 2012 beviljas kommunledningskontoret ett särskilt investeringsanslag på kronor vilket arbetas in i budgetramarna för Vid avstämningen av kommunens ekonomiska mål undantas kostnaderna för uppbyggnaden av kontaktcentrat. 5. Kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram en finansieringsmodell som ska börja användas 30 juni Den ska redovisas till kommunstyrelsen i mars & I'. ij._.. ~12- Postadress: Kommunledningskontoret, Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 32 karlstad.se Tel: Fax: OS E-post kommunledningskontoret@karlstad.se Org,nr: S0 PIusGiro: Bankgiro:40S-2213

6 sid 37 (50) Beslutet expedieras till Samtliga nämnder och bolag Postadress: Kommunledningskontoret, Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 32 karlstad.se Tel: Fax: E-post: Org.nr: PIusGiro: Bankgiro: