KARLSTADS KOMMUN. Ärende 7

Transkript

1 KARLSTADS KOMMUN Ärende 7

2 sid 4 (14) KARLSTADS kommun KOMMUNSTYRELSEN Protokoll Ombyggnad för Kontaktcenter i Bibliotekshuset Dnr KS Dpl01 Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige l. Teknik- och fastighetsnämnden får ett tilläggsanslag med 9,2 mnkr för ombyggnad för Kontaktcenter i Bibliotekshuset samt lokalanpassning för övriga flyttningar som föranleds av Kontaktcenters lokalisering. 2. Anslaget finansieras genom upplåning. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade i december 20 Il att Kontaktcenter ska lokaliseras i bibliotekshuset. Teknik- och fastighetsnämnden fick samtidigt i uppdrag att ta fram underlag för beslut om investering. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 8 maj Kommunledningskontorets 1jänstemannayttrande den 8 maj Teknik- och fastighetsförvaltningens tjänsteskrivelse den 2 maj Teknik- och fastighetsnämndens protokoll den 21 mars Teknik- och fastighetsförvaltningens tjänsteskrivelse den 14 mars Yrkanden Per-Samuel Nisser (M) yrkar för Moderaternas, Miljöpartiets, Folkpartiets, Centerpartiets och Kristdemokraternas räkning bifall till kommunledningskontorets förslag. Beslutet skickas till Teknik- och fastighetsnämnden Postadress: Kommunledningskontoret, Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 Webb: karlstad. se Tel: Fax: E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: PIusGiro: Bankgiro:

3 Dnr KS Dpl01 sid 1 (1) KARLSTADS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Ekonomi- & verksamhetsstyrning Tjänsteskrivelse Ingemar Granath, ingemar. granath@karlstad.se Ombyggnad för Kontaktcenter i Bibliotekshuset Dnr KS Dpl 01 Kommunledningskontorets förslag 1. Teknik- och fastighetsnämnden får ett tilläggsanslag med 9,2 mnkr för ombyggnad för Kontaktcenter i Bibliotekshuset samt lokalanpassning för övriga flyttningar som föranleds av Kontaktcenters lokalisering. 2. Anslaget finansieras genom upplåning. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade i december 2011 att Kontaktcenter ska lokaliseras i bibliotekshuset. Teknik- och fastighetsnämnden fick samtidigt i uppdrag att ta fram underlag för beslut om investering. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 8 maj Kommunledningskontorets tjänstemannayttrande den 8 maj Teknik- och fastighetsförvaltningens tjänsteskrivelse den 2 maj Teknik- och fastighetsnämndens protokoll den 21 mars Teknik- och fastighetsförvaltningens tjänsteskrivelse en 14 mars ekonomidirektör Beslutet skickas till Teknik- och fastighetsnämnden Postadress: Kommunledningskontoret, Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 Webb: karlstad.se Tel: Fax: E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: PIusGiro: Bankgiro:

4 Dnr KS Dpl 01 sid 1 (2) KARLSTADS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Ekonomi- & verksamhetsstyrning Tjänstemannayttrande Ingemar Granath, ingemar.granath@karlstad.se Ombyggnad för Kontaktcenter i Bibliotekshuset Dnr KS Dpl 01 Ärende Teknik- och fastighetsnämnden ansöker om tilläggsanslag för lokalanpassning i Bibliotekshuset. Kommunstyrelsen beslutade i december 20 Il att Kontaktcenter ska lokaliseras i bibliotekshuset. Teknik- och fastighetsnämnden fick samtidigt i uppdrag att ta fram underlag för beslut om investering. Vid nämndens behandling av ärendet i mars fanns ingen detaljerad kalkyl framtagen, men man kunde dock konstatera att investeringsbeloppet skulle bli lägre än de 10,5 mnkr beräknades vid lokaliseringsbeslutet i december. För att vinna tid beslöt nämnden i mars att ge teknik- och fastighetsförvaltningen i uppdrag att direkt till kommunstyrelsen redovisa kalkyler och investeringsbelopp. Det ursprungliga förslaget från december innebar bland annat att post- och tryckeriservice lokaler skulle tas i anspråk och att en flytt av den verksamheten var nödvändig. Förslaget innebar även en rad större åtgärder i fastighetens tekniska system. Under det fortsatta arbetet har en effektivare lokallösning tagits fram som innebär att tryckeriservice kan vara kvar och att det inte krävs lika stora ingrepp i fastigheten. l det nya förslaget samlokaliseras Kontaktcenter och turistbyrån på bottenplanet på ytorna där turistbyrån, arrangemangsenheten och skaparverkstaden har verksamhet i dag. Ombygganden innebär att de publika ytorna förbättras genom att receptionsdisken byggs om, samtalsrum för besökande inrättas samt en förändring av miljön kring de publika datorerna och hur informationsmaterial presenteras. Rådrummet kommer att disponera skaparverkstadens nuvarande lokaler. Därutöver sker en ombyggnad av ett antal kontorsrum till arbetsplatser i ett kontorslandskap för kommunvägledare, turistinformatörer och telefonister samt en kontorslösning för Rådrummet. I kostnaden ingår även vissa ventilationsarbeten som innebär förbättringar för fler delar av Bibliotekshuset. På plan 2 skapas ett nytt lunchrum. På plan 3 kommer kontorsrum att disponeras och även rymma växelfunktion. Åtgärderna beskrivs mera i detalj i teknik- och fastighetsförvaltningens tjänsteskrivelse. Postadress: Kommunledningskontoret, Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 A Webb: karlstad.se Tel: E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: PIusGiro: Bankgiro:

5 Dnr KS Dpl01 sid 2 (2) Påverkan på övriga verksamheter Verksamheten i Skaparverkstan flyttas från den nuvarande lokalen och får ersättningslokaler dels genom att Kulturskolan flyttar till Värmlands Museum och dels genom en ombyggd av lokaler på plan 2 inom Biblioteket. Kultur- och fritidsförvaltningens personal som i dag sitter på plan 1 och plan 3 flyttar upp till plan 4. Upphandlingsenheten och överförmyndarkansliet flyttas till stadshuset för att möjliggöra en samlokalisering av kultur- och fritidsförvaltningens medarbetare. Flytten innebär några mindre lokalanpassningar. Investeringskalkyl Teknik- och fastighetsförvaltningens investeringskalkylen ligger nu på 8,8 mnkr att jämföra med de 10,5 mnkr som låg i det tn"sprungliga förslaget. I beloppet ingår posten oförutsett med 750 tkr (10 procent på de direkta byggkostnaderna). Hyreskostnaden kommer att uppgå till 620 tkr för Kontaktcenter och 330 tkr för Rådrummet. Kommunledningslmntorets synpunkter Den nya lokallösningen har stora fördelar, främst genom att tillgängligheten för allmänheten ökar ytterligare och genom att vi undviker en kostsam flytt av postoch tryckeriservice. Dessutom är det naturligtvis positivt att investeringen kan ske till ett lägre belopp. Vi konstaterar att det blir ett antal flyttröre\ser och att vissa lokalanpassningar blir aktuella på flera håll. När det gäller skaparverkstadens flytt till plan 2 har vi förstått att den konkreta utformningen och placeringen blivit fastställd först nyligen. Här kan det därför finnas en osäkerhet om vilka åtgärder som kan bli nödvändiga även med nuvarande ambitionsnivå. Även i övriga delar kan det finnas en osäkerhet genom att någon form av ombyggnad kommer att ske på flera olika håll. Kommunledningskontorets bedömning är därför att det kan vara försvarbart och motiverat att höja posten oförutsett till 15 procent (ytterligare 400 tkr) varigenom investeringen skulle hamna på 9,2 mnkr, vilket fortfarande är klart lägre än bedömningen från december. En överenskommelse fmns sedan tidigare mellan kommunledningskontoret och kultur- och fritidsförvaltningen om att Kontaktcenters investeringsanslag även ska rymma lokalanpassning för skaparverkstaden. Lars Sätterberg ekonomidirektör

6 Dnr TFN XXX Dpl sid 1 (4) KARLSTADS KOMMUN TEKNIK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN Tjänsteskrivelse Ida Svensson, ida.svensson@karlstad.se KARLSTADS ~{OMMUN Kommunstyrelsen DDr- j:j-2.dl2-2'30 IHBiidläggare: Kommunstyrelsen IDp1bl Ombyggnad för kontaktcenter i bibliotekshuset Dnr TFN Dpl Teknik- och fastighetsförvaltningens förslag Bevilja teknik- och fastighetsförvaltningen investeringsanslag om tkr för en lokalanpassning i bibliotekshuset Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen gav i uppdrag till teknik- och fastighetsförvaltningen ta fram underlag för beslut om en investering i bibliotekshuset i syfte att skapa lokaler för kontaktcenters räkning. Teknik- och fastighetsnämnden behandlade , 30, en återrapportering av uppdraget, med beslut att teknik- och fastighetsförvaltningen skulle återkomma direkt till kommunstyrelsen med en detaljerad kalkyl. I skrivelsen redovisas lokalanpassningen i bibliotekshuset, samt en kalkyl för projektet. Beslutsunderlag Teknik- och fastighetsförvaltningens tjänsteskrivelse den 2 maj 2012 Teknik- och fastighetsnämndens protokoll den 21 mars 2012, 30 Kommunstyrelsens beslut den 20 december 2011 Ärende I beslut från kommunstyrelsen i december 2011 KS om lokalisering av kontaktcenter gavs i uppdrag till telmik- och fastighetsnämnden att ta fram underlag för beslut om investering. Investeringskalkylen skulle enligt beslutet utgå ifrån en lokalisering i Bibliotekshuset av kontaktcenter och rådrummet samt att turistbyrån införlivas ikontaktcenter. En tidigare utredning aven lokalisering i bibliotekshuset för kontaktcenter redovisade en större omflyttning av verksamheter, bl.a. en flytt av teknik- och fastighetsförvaltningens post- och tryckeriservice och föreslog en lokalanpassning som hamnade i kostnadsnivån 10,5 miljoner kronor. I den summan fanns en rad större åtgärder i fastighetens tekniska system inräknade. Postadress: Teknik- och fastighetsförvaltningen, Karlstad Besöksadress: Fredsgatan 8 karlstad.se Tel: E-post: teknikochfastighetsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: PIusGiro: Bankgiro:

7 Dnr TFN-2012-XXX Dpl sid 2 (4) Uppdraget om framtagande av ett underlag för investering har visat att det finns en effektivare lokallösning som inte innebär en så stor omflyttning av verksamheter och framför allt inte kräver så stora ingrepp i fastigheten. I det nya förslaget samlokaliseras kontaktcenter och turistbyrån på plan 1, i ytorna där turistbyrån, arrangemangsenheten och skaparverkstan har lokaler idag. Ombyggnad i befintliga lokaler Ombyggnaden innebär att de publika ytorna förbättras genom att receptionsdisken byggs om, samtalsrum för besökande iordningsställs samt en förändring av miljön kring de publika datorerna och hur informationsmaterial presenteras. Därutöver sker en ombyggnad av ett antal kontorsrum till arbetsplatser i ett kontorslandskap för kommunvägledare, turistinformatörer och telefonister samt en kontorslösning för rådrummet. Skiss, bilaga l Plan 1 Genom flytten av skaparverkstaden frigörs utrymme för rådrummet. I dessa lokaler skapas både cellkontor och öppet landskap, möteslokaler samt ett enklare pentry för rådrummets behov. Turistbyråns utrymmen inklusive tidigare arrangemangsenhetens utrymmen byggs om för att motsvara kontaktcentrets behov. I den publika receptionsdelen kommer en ny mottagningsdisk att utföras för att möta upp kunderna. Turistbyråns försäljningsbutik kommer att omdisponeras och ingår inte i den framtagna kostnaden. De befintliga kontors-/lagerytorna byggs om till kontorsytor och möteslokaler som anpassas för kontaktcenters behov. Befintlig personalingång för Bibliotekets personal från fastighetens norrsida är fortfarande kvar och kommer att lösas under projektets gång. I foajen kommer dessutom befintlig läshörna att bytas ut mot ett allmänt och öppet informationsrum med datormiljö. För att bättre avskärma cafeet kommer en disk att sättas upp i hörnet mot informationsrummet. Plan 2 Ett nytt lunchrum med pentryenhet iordningställs för kontaktcenter. Plan 3 Befintliga kontor renoveras och byggs om för både kontaktcenter och rådrummet. Vissa rum byggs om för växelfunktion. Vidare renoveras befintligt pausrum och förrådsytor. Pausrummet byggs dessutom ut med en enklare köksdel. Ytskikt och installationer I den publika receptionen finns ett problem med kallras från glastaket, detta skall åtgärdas. Ljudkraven i kontaktcenters kontor är höga och stor vikt läggs på överhörningen mellan rummen. Akustiken i de öppna landskapen prioriteras. För att klara uppställda luftkrav på plan l så måste en helt ny ventilationsanläggning byggas. Ett fläktrum byggs inom befintliga garagets ytor. Övriga ombyggda ytor kompletteras endast med ny kanaldragning och styrning för ventilation. Vatten och avlopp dras nytt till nya eller utökade befintliga

8 DnrTFN-2012-XXX Dpl sid 3 (4) kök/personalrum. En total översyn av belysning, säkerhet och it görs. Rumsförändringar medför omdragning av ledningar m.m. Ytskiktmässigt kommer vissa ytor att ha en högre kvalite än en standard nivå, främst för att klara ljudnivåer och att det är ett publikt rum. Påverkan på övriga verksamheter Verksamheten i skaparverkstan får ersättningslokaler dels genom att Kulturskolan flyttar till Värmlands Museum och dels genom en flytt av kvarvarande del av verksamheten. Kostnaden för eventuell ytterligare lokalanpassning för befintlig verksamhet på plan två ingår i kalkylen, beräknad på samma standard som verksamheten har på lokalerna idag. Kostnad för inhyrning eller lokalanpassning för en utökad eller förändrad verksamhet kommer att hanteras som ett lokalbehov i särskild ordning. Upphandlingsenheten och överförmyndarkansliet flyttas till stadshuset för att möjliggöra en samlokalisering av kultur- och fritidsförvaltningens medarbetare i bibliotekshuset. Flytten innebär några mindre lokalanpassningar till en kostnad av i nivån 100 tkr. Tidplan och budget Byggtid Inflyttning Sker etappvis från augusti och är helt klart Kostnadsbedömning tkr enligt spec(telefonväxel, möbler och flyttkostnader ingår inte i kalkylen): Byggåtgärder Luftkomplettering, rådrummet Luft/VVS El Klimat reception Fast inrede reception, cafe Utökning personalrum, plan 3 Golvmatta Växelrum Personalentre Projektering Oförutsett 10 % Byggherrekostnader Konst Inrede Utredning 240 Kalkyl Summa Summa yta 780 kvm 2400 tkr 150 tkr tkr tkr 200 tkr 100 tkr 100 tkr 150 tkr 75 tkr 75 tkr 600 tkr 750 tkr 500 tkr 100 tkr 300 tkr 200 tkr 50 tkr 8800 tkr

9 DnrTFN-2012-XXX Dpl sid 4 (4) Investeringen totalt sett läggs enligt internhyressystemets rutiner på hyran på de fyra centrala kontorshuset. Avskrivningstiden kommer att vara 15 år. Det ger en hyreshöjning per kvadratmeter och år på 35 kronor. Ny hyra Ny hyra kontaktcenter(900 kvm) Ny hyra Rådrummet(475 kvm) Ny hyra totalt 620 tkr 330 tkr 950 tkr Hans Wennerholm teknik- och fastighetsdirektör

10 sid 35 (37) TEKNIK OCH FASTIGHETSNÄMNDEN Protokoll KARLSTADS KOMMUN KARI..5Y ~DS KOM~!UN K ommunstyrei 'en 20 2 I -u.:r ;- ') 2 :'.J ' 30 Etablering av kontaktcenter i bibliotekshuset Dnr TFN ?9 Dpl 01 Teknik- och fastighetsnämndens förslag till kommunstyrelsen 1. Bevilja teknik- och fastighetsnämnden investeringsanslag för en lokaianpassning i Bibliotekshuset. Teknik- och fastighetsnämndens beslut 2. Uppdra till teknik- och fastighetsförvaltningen att inför ärendets behandling i kommunstyrelsen direkt till kommunstyrelsen redovisa investeringsanslagets storlek. Deltar inte i beslutet Pernilla Edman (S) meddelar att Socialdemokraterna inte deltar i beslutet. Sammanfattning av ärendet Teknik- och fastighetsförvaltningen redovisar en återrapportering av uppdraget om framtagande av underlag för beslut om investering i Bibliotekshuset i syfte att skapa lokaler för kontaktcenters räkning. Beslutsunderlag Teknik- och fastighetsförvaltningens tjänsteskrivelse den 14 mars Kommunstyrelsens beslut den 20 december 2011, 12. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Ida Svensson, teknik- och fastighetsförvaltningen Sixten Westlund, teknik- och fastighetsförvaltningen Anna-Lena Lindgren, teknik- och fastighetsförvaltningen Postadress: Teknik- och fastighetsförvaltningen, Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 32, Stadshuset, Webbadress: karlstad. se Tel: Fax: E-post: teknikochfastighetsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: PIusGiro: Bankgiro:

11 Dnr TFN ?9 DplOl sid 1 (2) KARLS.TADS KOMMUN KARLS'TI. os KOMMUf. Kommunstyrelsen :J HllDdlllggare: TEKNIK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN Tjänsteskrivelse Ida Svensson, ida_svensson@karlstad.se Teknik- och fastighetsnämnden Arende..... Etablering av kontaktcenter i bibliotekshuset Dnr TFN Dpl 01 Teknik- och fastighetsförvaltningens förslag l. Föreslå kommunstyrelsen bevilja teknik- och fastighetsnämnden investerings anslag för en lokalanpassning i Bibliotekshuset. 2. Uppdra till teknik- och fastighetsförvaltningen att inför ärendets behandling i kommunstyrelsen direkt till kommunstyrelsen redovisa investeringsanslagets storlek. Sammanfattning av ärendet Teknik- och fastighetsförvaltningen redovisar en återrapportering av uppdraget om framtagande av underlag för beslut om investering i Bibliotekshuset i syfte att skapa lokaler för kontaktcenters räkning. Beslutsunderlag Teknik- och fastighetsförvaltningens tjänsteskrivelse den 14 mars Kommunstyrelsens beslut den 20 december 2011, 12. Ärende I beslut från kommunstyrelsen i december 20 Il KS om lokalisering av kontaktcenter gavs i uppdrag till teknik- och fastighetsnämnden att ta fram underlag för beslut om investering. Investeringskalkylen skulle enligt beslutet utgå ifrån en lokalisering av kontaktcenter i Bibliotekshuset. En tidigare utredning aven lokalisering i Bibliotekshuset för kontaktcenter redovisade en större omflyttning av verksamheter, bl.a. en flytt av teknik- och fastighetsförvaltningens post- och tryckeriservice och föreslog en lokalanpassning som hamnade i kostnadsnivån 10,5 miljoner kronor. I den summan fanns en rad större åtgärder i fastighetens tekniska system inräknade. Uppdraget om framtagande av ett underlag för investering har visat att det finns en effektivare lokallösning som inte innebär en så stor omflyttning av verksamheter och framför allt inte kräver så stora ingrepp i fastigheten. Detta bland annat tack Postadress: Teknik- och fastighetsförvaltningen Karlstad Besöksadress: Fredsgatan 8 karlstad.se Tel: E-post: teknikochfastighetsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: PIusGiro: Bankgiro:

12 DnrTFN Dpl01 sid 2 (2) vare att skaparverkstaden har fått erbjudande om en lokalisering i Värmlands museum vilket har frigjort ytor i bibliotekshuset. Det finns ännu så länge ingen färdig detaljerad kalkyl för det nu framtagna och förordade alternativet till ombyggnationen i Bibliotekshuset. Det kommer dock att bli billigare än tidigare framtaget förslag. Med tanke på den pressade tidplanen för etablering av kontaktcentret föreslår teknik- och fastighetsförvaltningen att förvaltningen får i uppdrag direkt till kommunstyrelsen redovisa kalkyl och behov av investeringsanslag. IiUq cj&-~t4j~ Hans Wennerholm teknik- och fastighetsdirektör Anna-Lena Lindgren tf avdelningschef Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Ida Svensson, teknik- och fastighetsförvaltningen Sixten Westlund, teknik- och fastighetsförvaltningen Anna-Lena Lindgren, teknik- och fastighetsförvaltningen