Upphandling av gemensam e-tjänsteplattform i Värmland drifts- och servicenämnden

Transkript

1 Dnr DSN Dpl 14 sid 1 (6) TJÄNSTEYTTRANDE KOMMUNLEDNINGSKONTORET Ann Salomonsson, ann.salomonsson@karlstad.se Drifts- och Servicenämnd Upphandling av gemensam e-tjänsteplattform i Värmland drifts- och servicenämnden Dnr DSN Dpl 14 Bakgrund Genom den gemensamma drifts- och servicenämnden (DSN) i Värmland har sedan 2013 samtliga 16 värmländska kommuner samarbetat i en gemensam E-tjänsteplattform. Värmlands E-tjänsteplattformen bygger på en gemensam installation där alla e-tjänster kan används i alla kommuner men med olika webbgränssnitt och val. Målet är att den höga graden av samnyttjande av e-tjänster ska ge optimalt teknikutnyttjande och kostnadseffektiv drift med lägre service och förvaltningskostnader. Det blir förenklad förvaltning när det gäller underhåll och uppdatering. Avtalet för Värmlands kommuners e-tjänsteplattform har löpt ut. Den upphandling som genomfördes innebar att avtal tecknades med en ny leverantör som sedan inte kunde leverera enligt överenskommelse och detta avtalet har hävts. Det innebär att en ny upphandling måste genomföras. Nämnden har fått information om läget under 2017 men nu behöver beslut fattas av varje kommun om ett fortsatt deltagande i den gemensamma e-tjänsteplattformen. Upphandling av e-tjänsteplattform Arbetet med förfrågningsunderlaget har påbörjats och leds av Karlstads kommun tillsammans med representanter från Hammarö, Torsby Kristinehamns kommuner. Underlaget har flera likheter med det tidigare men krav på referenser och tester har skärpts ytterligare samtidigt som andra krav som inte längre är relevanta har tagits bort. Förfrågan beräknas publiceras i början av mars. Upphandlingen har flyttats fram cirka en månad jämfört med den ursprungliga tidsplanen för att kunna få medkommunernas Postadress: Kommunledningskontoret, Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 karlstad.se Tel: E-post: anna.hamr@karlstad.se Org.nr:

2 Dnr KS-2014 Dpl sid 2 (6) krav med anledning av den nya lagstiftningen, General Data Protection Regulation GDPR. Som ett led i att öka kunskapen om de system som finns på marknaden har en marknadsundersökning genomförts där alla kommuner har deltagit och fått ta del av tre leverantörers system och lösningar. Upphandlingen sker genom öppen upphandling och avtalstiden är 3 år med möjlighet till förlängning i högst ytterligare 5 år. Anbud kommer att lämnas in i mitten på maj och därefter börjar utvärderingen då samma arbetsgrupp leder utvärderingsarbetet. Vid mindre justeringar av upphandlingens förfrågningsunderlag behöver Karlstads kommun kommunledningskontorets ledningsgrupp tillika styrgrupp för upphandlingen, ha möjlighet att förändra underlaget, under förutsättning av att justeringen är av liten betydelse i materiellt hänseende. Tilldelningsbeslutet fattas av Kommunledningskontorets ledningsgrupp och beräknas fattas i maj Beslut fattas av DSN om att upphandla e-tjänsteplattform och senast den 31 mars ska respektive kommun godkänna sitt deltagande i samverkansprojektet om fortsatt samarbete kopplat till nytt avtal ( ). Detta för att säkerställa ingående parter i upphandling och kommande avtal. Underlag för beslut som ska fattas i respektive kommun framgår av bilaga 1. Under avtalsperioden kommer resultat och kostnader redovisas årligen. Finansiering och förutsättningar Det skedde en översyn av kostnadsfördelningen under Den totalkostnad som fördelas avser system- och driftkostnader samt viss andel av projektledarresurs. Kommunerna betalar en andel av kostnaderna i relation till antal invånare i kommunen. Kostnaderna för användningen av e-legitimation debiteras separat till respektive kommun efter användning från och med Utgångspunkten är att kostnaderna för det nya avtalet ska ligga på ungefär samma kostnadsnivå som nuvarande. I annat fall kommer kostnadsnivån och/eller fördelningsmodellen att behöva förändras inför I förfrågningsunderlaget i upphandlingen anges ett antal skall-krav och bör krav. De väsentligaste kraven är att den leverantör som får uppdraget ska kunna leverera de e-tjänster som redan finns i drift tillsammans med ett antal specifikt angivna funktioner (t.ex. kö och bokning) som efterfrågas av alla kommuner och som ännu inte har införts. Det är också viktigt att uppsättningen är kostnadseffektiv avseende drift och underhåll. Det kommer att ställas krav på hur det kan uppnås. Krav på möjligheter till flexibilitet för att tillgodose enskilda kommuners önskemål ska också redovisas. Målet är att ta hänsyn till olika kommuners önskemål inom ramen för avtalet. För att ytterligare öka flexibiliteten föreslås att en enskild kommun ska därför kunna inom ramen för avtalet för den upphandlade leverantören, göra egen utveckling samt köpa konsulttjänster men att detta i de fallen får finansieras av den beställande kommunen.

3 Dnr KS-2014 Dpl sid 3 (6) I samband med att det nya avtalet tecknas kommer det också ske en översyn och ett förtydligande av arbetsuppgifts- och ansvarsfördelning mellan Kontaktcenter (f d e-kontoret) och Cesamgruppen. Cesam-gruppen kallas den gemensamma samverkansgrupp som finns i Värmland för att stödja och utveckla e tjänster i Värmland. Det blir nu än viktigare att alla kommuner har sin egen lokala organisation för arbetet med e tjänster för att införa och stödja verksamheten i den egna kommunen. Utöver det får alla kommuner ett visst stöd från systemleverantör och Kontaktcenter. Kontaktcenter (f d e-kontoret) har motsvarande roll som Cesam för verksamheten i Karlstads kommun och i vissa frågor även uppgifter och ansvar för alla Värmlandskommuner. Det som Kontaktcenter erbjuder alla är modeller och processer för att underlätta införande av e-tjänster samt att kommuner kan få stöd vid förankring och anpassning av tjänster, handläggningsarbete mm. Utöver det har Kontaktcenter ansvaret för plattformen när det gäller uppgraderingar, support samt vissa utvecklingsoch utbildningsinsatser. Drift och servicenämnden behöver den 26 januari besluta om följande: 1. Upphandlingschefen vid Karlstads kommun, Kommunledningskontoret, uppdras och ges rätt att besluta att inleda upphandling för ett nytt avtal kring en gemensam e-tjänsteplattform för Värmlands kommuner samt under förutsättning av Landstingets i Värmland accept enligt punkt 3 Landstinget i Värmland samt att fatta tilldelningsbeslut eller beslut om att avbryta upphandlingen. Samråd om förfrågningsunderlagets innehåll och utformning ska ske med Kommunledningskontorets ledningsgrupp för Karlstads kommun. 2. Alla kommuner ska godkänna sitt deltagande i samverkansprojektet om fortsatt samarbete kopplat till nytt avtal ( ) som upphandlas enligt punkt 1 senast den 31 mars Detta för att säkerställa ingående parter i upphandling och kommande avtal. 3. Landstinget i Värmland erbjuds intill den 31 mars 2018 möjlighet att delta som samverkande part för det uppdrag vartill upphandling enligt punkt 1 är hänförligt, på villkor att landstinget accepterar samma finansieringsmodell som övriga samverkande parter. Katarina Lindström Kommunikationsdirektör Ann Salomonsson Chef Kontaktcenter

4 Dnr KS-2014 Dpl sid 4 (6)

5 Dnr KS-2014 Dpl sid 5 (6) Bilaga 1 BESLUTSPUNKT SAMVERKANDE KOMMUN UPPHANDLING E- TJÄNSTEPLATTFORM X kommun samverkar tillsammans med länets alla kommuner genom den gemensamma drift- och servicenämnden, som ingår i Karlstads kommuns organisation. Ett av de samverkansobjekt som nämnden ansvarar för är den så kallade e-tjänsteplattformen. De kommuner som deltar får del av e- tjänsteplattformen tillsammans med stödtjänster som utförs av Karlstads kommuns Kontaktcenter (före detta e-kontoret). För detta uppdrag betalar de samverkande kommunerna ersättning till drift- och servicenämnden enligt en särskild fördelningsnyckel. Nuvarande avtal med e-tjänsteplattformens leverantör har löpt ut och drift- och servicenämnden kommer att genomföra en ny upphandling så snart som möjligt. Ambitionen är att upphandlingen ska leda till ett kontrakt med en varaktighet på tre år, med möjlighet till årsvisa förlängningar upp till och med totalt åtta år. Den beslutade finansieringsmodellen kommer att vara utgångspunkt för hur kostnaderna fördelas även när ny e-tjänsteportal upphandlats. Det betyder att kostnaden kan förändras beroende på invånarantal, antal e-tjänster samt det totala antalet samverkande kommuner och organisationer. 1. X kommun medverkar i upphandlingen av e-tjänsteplattform och förbinder sig att betala för sin andel enligt den finansieringsmodell som tagits fram för 2018 och beslutats av den gemensamma driftoch servicenämnden. Detta gäller tills ett nytt avtal för e- tjänsteplattform börjar löpa. 2. X kommun förbinder sig att betala för sin del av den faktiska kostnaden under hela avtalsperioden för den e-tjänsteplattform som vinner den kommande upphandlingen. Den enligt punkt 1 beslutade finansieringsmodellen kommer att vara utgångspunkt när den nya kostnaden beräknas, men den nuvarande kostnadsbegränsningen på fyra kronor per invånare tas bort. 3. X kommun kan i avtalet med en ny leverantör av e-tjänsteplattform få göra viss egen utveckling samt köpa konsulttjänster. Kostnaderna för den här typen av tillägg betalas av den enskilda kommunen och ingår inte i den gemensamma finansieringsmodellen. 4. Det är en förutsättning för besluten enligt punkterna 1-3 att om landstinget i Värmland tillkommer som samverkande part för e- tjänsteplattformen kommer landstinget att få betala motsvarande Karlstads invånarantal i finansieringsmodellen.

6 Dnr KS-2014 Dpl sid 6 (6)