DNR: KS2017/87/06. Upphandling av dokument- och ärendehanteringssystem - drift- och servicenämnden KS2017/87/ (2) Kommunstyrelsen

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Datum DNR: KS2017/87/06 Sida (2) Kommunstyrelsen Upphandling av dokument- och ärendehanteringssystem - drift- och servicenämnden KS2017/87/06 Förslag till beslut 1. Sunne kommun godkänner, som samverkande part i den gemensamma drifts- och servicenämnden den redovisade inriktningen för krav och kriterier inför upphandling av dokument- och ärendehanteringssystem och är fortsatt intresserade av att delta i upphandlingen och samverka kring drift och förvaltning i enlighet med föreslagen finansieringsmodell. 2. Sunne kommun anser att det är rimligt att man kan avstå medverkan efter upphandling om kostnaden blir 10 % högre än nuvarande kostnad, som är 240 tkr per år, då det inte finns budgeterade medel för en sådan fördyring. 3. Sunne kommun förordar att drifts- och servicenämnden åtar sig uppdraget att tillhandahålla dokument- och ärendehanteringssystem med tillhörande tjänster i form av förvaltning, drift och support till samverkande parter inom nämnden. 4. Sunne kommun ser det som nödvändigt att löpande uppgradera systemet för att inte ligga mer än max 2 versioner bakom av systemleverantören senast levererad version. Nya versioner ska finnas först i en testmiljö som därför ska ingå i upphandlingen.. Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Verksamhetsstöd växel bankgiro 1. Verksamhetsstöd Kvarngatan direkt gunilla.nystrom@sunne.se org.nr Sunne Sunne Page 1 of fax

2 Sida 2 (2) Sammanfattning av ärendet Karlstad kommun har genom drifts- och servicenämnden erbjudit övriga samverkande parter i nämnden att delta i upphandling inför nytt dokumentoch ärendehanteringssystem. Genom att upphandla i den gemensamma nämndens namn finns möjlighet att samverka kring andra tjänster så som drift och förvaltning. Kommunstyrelsen har förklarat sitt intresse för att delta i den gemensamma upphandlingen genom drift- och servicenämnden. Slutgiltigt förslag skall lämnas senast 15 juni Utredning av ärendet En förutsättning för att samverka på det sätt som beskrivs är att en tillräckligt stor andel av nämndens parter säger ja till förslaget och att drifts- och servicenämnden sedan formellt accepterar att ta åt sig uppdraget. Kvartal 1 har samtliga parter förutom Hammarö kommun sagt ja att delta i en sådan samverkan under förutsättning att man får ta del av de drifts- och förvaltningskostnader som presenteras av Karlstad kommun och att upphandlingsunderlaget godkänns. De parter som accepterar och godkänner översända underlag och har för avsikt att delta i upphandlingen kommer att få information i juni om vilka uppgifter som behöver kompletteras. Genomförandetid hos respektive part skall planeras. En gemensam bild av genomförandet är viktig för att undvika missförstånd och felaktiga förväntningar. Beslutsunderlag Kommunchefens tjänsteskrivelse, Underlag för slutligt ställningstagande inför upphandling (DSN ) Kommunstyrelsen, Berit Westergren Kommunchef Gunilla Nyström Kommunsekreterare Beslutet skickas till: marie.edwinson@karlstad.se Page 2 of 30

3 Från: Marie Edwinson Skickat: den 2 maj :40 Till: Anna Bryntesson; Annett Laurin; anneva.karlsson@saffle.se; Catrin Marsell; cecilia.hurtig@kil.se; Cecilia Sjödén; Christina Olsson; Erika Norqvist; Gunilla Nyström; Johnny Lövgren; Lennart Aronsson; Maj-Britt Westlund; Maritha Lundström; Peter Eskebrink; Sandra Norsell Kopia: Carina Wiberg; kommunledningskontoret; Linda Moss; Gunnar Kartman; Nils Safferson; christina.lech@torsby.se; asa.sjolin@liv.se; johan.akerman@arvika.se; marcus.liniver@kristinehamn.se; Lina Bryske-Morin; Rakel Salomonsson; Susanne Jonsson Ämne: Underlag för slutligt ställningstagande inför upphandling (DSN ) Bifogade filer: 1. Underlag slutligt beslut för samverkande parter pdf; 2. Skakrav inför upphandling nytt dokument- och ärendehanteringssystem.pdf; 3. Utvärderingsmodell inför upphandling nytt dokument- och ärendehanteringssystem.pdf; 4. Designdokument v1.1 inför upphandling av dokument- och ärendehanteringssystem.docx; 5. Finansieringsmodell inför upphandling av dokument- och ärendehanteringssystem.xlsx; 6. Förslag till beslutstext inför upphandling dokument- och ärendehanteringssystem.docx Hej alla kontaktpersoner, Översänder underlag för varje samverkande parts slutliga ställningstagande om att delta i upphandling av nytt dokument- och ärendehanteringssystem inom ramen för den gemensamma drifts- och servicenämnden. Jag skickar underlaget direkt till er som kontaktpersoner så får ni se till att skicka det vidare internt för registrering på aktuellt ärende i respektive organisation. Jag har försökt sammanfatta förutsättningarna i dokumentet Underlag slutligt beslut. Där framgår att vi vill ha era svar senast den 15 juni. Skulle tro att de flesta har sina kommunstyrelsemöten tidigt i juni så det finns möjlighet att hantera på juni-mötet. Hör gärna av er snarast om detta inte fungerar. Följande dokument bifogas: 1. Underlag slutligt beslut samverkande parter Skakrav inför upphandling 3. Utvärderingsmodell inför upphandling 4. Designdokument som beskriver teknisk miljö 5. Finansieringsmodell inför upphandling 6. Förslag till beslutstext Ni har alla genom ert första beslut redan sagt ja till att delta i upphandlingen så det beslut ni nu behöver ta handlar om att godkänna inriktningen utifrån den krav och kriterier som redovisas samt ta ställning till om ni är fortsatt intresserade av att delta utifrån den kostnadsfördelning som anges i finansieringsmodellen. Samtliga parter som avser att delta bör redan nu även besluta att man förordar drifts- och servicenämnden att åta sig uppdraget, eftersom det är så samverkansavtalet är utformat. Page 3 of 30

4 I bifogat förslag till beslutsformulering finns förslag på dessa formuleringar. Om ni bestämmer er för att inte delta vill vi ha ett beslut som tydligt anger att ni avstår från fortsatt deltagande i upphandlingen. När vi fått alla svar och ser hur många som är intresserade av att vara med har vi underlag för att ta ställning till om det är aktuellt att samverka inom ramen för drifts- och servicenämnden. Det är bara att höra av sig om något är oklart. Vänliga hälsningar Marie Marie Edwinson stadsjurist/projektledare Kommunledningskontoret Karlstads kommun Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 E-post: marie.edwinson@karlstad.se Telefon: Mobil: Webb: karlstad.se Page 4 of 30

5 Page 5 of 30 DNR: KS2017/87/06

6 Page 6 of 30 DNR: KS2017/87/06

7 Page 7 of 30 DNR: KS2017/87/06

8 Page 8 of 30 DNR: KS2017/87/06

9 Page 9 of 30 DNR: KS2017/87/06

10 Page 10 of 30 DNR: KS2017/87/06

11 Page 11 of 30 DNR: KS2017/87/06

12 Page 12 of 30 DNR: KS2017/87/06

13 FINANSIERINGSMODELL FÖR NYTT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERINGS NS maj 2018 Fördelningsnyckel Kommunstorlek Exempel Startkostnad Licens och UH kostnader år per år Systemdrifts kostnader Licenskostnader (avrundat och preliminärt uppskattat) Förvaltning kostnader VM Arbetsplats/telef on/resor/utb Utvecklings kostnader Redundant drift Från leverantör 2 st förvaltare Första året 1 Projektledare och 1 Förvaltare övriga kostnader förvaltare Gemensam pott Page 13 of 30

14 Projektledare intern IT Införande kostnader 6 månader 20 % 700 ksek 70 ksek Engångskostnad 70 ksek Page 14 of 30

15 Page 15 of 30 DNR: KS2017/87/06

16 SSYSTEM Antal kommuner Total kostnad 30% 70% Page 16 of 30

17 Arvika Eda Filipstad Forshaga Grums Hagfors Karlstad Kil Kristinehamn Munkfors Storfors Sunne Säffle Torsby Årjäng Page 17 of 30

18 Page 18 of 30 DNR: KS2017/87/06

19 30% 70% fördelat lika per kommun fördelat efter storlek Page 19 of 30

20 Procentuellt invånare Totalkostnad för ingående ,9% ,2% ,2% ,3% ,4% ,5% ,2% ,5% ,4% ,4% ,5% ,1% ,9% ,6% ,8% Page 20 of 30

21 % Page 21 of 30

22 Begrepp Systemdriftskostnader Kort begreppsbeskrivning Kostnader för drift av system, support, underhåll och servicefönster - beredskap - Testmiljö Kalkylen är baserad på en redundant lösning som ger möjlighet att underhålla driftsmiljön, och genomföra servicefönster under drift - om systemet medger detta. Licenser Kostnad för Licenser, och Support och Underhållsavtal Kapitaltjänstkostnad Förvaltningkostnader VM (Vidmakthållande) Arbetsplats - telefon/resor/ utbildningskostnader Utvecklingskostnader Finansiella kostnader relaterade till investering Kostnader för Förvaltning och Utveckling av Ärendehanteringssystemet Kostnader för arbetsplats/telefon/utbildning/nätverksträffar och resor för förvaltare Kostnader för utveckling av nya funktioner/tjänster. Vilka utvecklingsaktiviteter som genomförs beslutas av förvaltningsorganisationen Övrigt Total kostnad Övriga kostnader som inte innefattas under annat Samtliga kostnader för att erbjuda Tjänsten Ärendehanteringssystem Page 22 of 30

23 Kommentarer Beställningskompetens, Ekonomi- och administrationsstöd, IT -säkerhet, Incidenthantering, Ändringshantering, Test- utvecklingsmiljö, Infrastruktur, nät och kommunikation, Behörighet och åtkomst hantering Utifrån leverantör, uppskattad och preliminär kostnad Personalkostnader, utbildning, resor, kostnader relaterade till förvaltningsaktiviteter - Kalkylen är beräknad för 2 st förvaltare Kostnader för utveckling nya funktioner/tjänster i system och hantering av önskemål om ny funktionalitet. Här kan projektkostnader ingå. Ex. konto/provisionering idp etc Page 23 of 30

24 Hela Värmland Befolkning Hela Värmland Exkl. Hammarö och LIV Kommun Totalt Kommun Totalt Arvika Arvika Eda Eda Filipstad Filipstad Forshaga Forshaga Grums Grums Hagfors Hagfors Hammarö Hammarö Karlstad Karlstad Kil Kil Kristinehamn Kristinehamn Munkfors Munkfors Storfors Storfors Sunne Sunne Säffle Säffle Torsby Torsby Årjäng Årjäng Värmlands län Värmlands län Exkl. Hammarö Page 24 of 30

25 Hela Värmland + LIV Exkl. Hammarö Procent Kommun + LIV Totalt Procent 9,9% Arvika ,4% 3,2% Eda ,4% 4,2% Filipstad ,1% 4,3% Forshaga ,2% 3,4% Grums ,6% 4,5% Hagfors ,4% Hammarö ,2% Karlstad ,5% 4,5% Kil ,3% 9,4% Kristinehamn ,0% 1,4% Munkfors ,1% 1,5% Storfors ,1% 5,1% Sunne ,8% 5,9% Säffle ,4% 4,6% Torsby ,4% 3,8% Årjäng ,8% 100,0% LIV ,5% Med LIV exkl. Hammarö ,0% Page 25 of 30

26 Prisberäkning för Systemdrifttjänst Prisberäkning för Systemdrifttjänst Nytt ÄHS redundant miljö PPROD Priser med d Nytt ÄHS TEST miljö Teknisk tjänst Antal a' pris/år Pris/år Kommentar Teknisk tjänst Antal Server:Virtuell - CPU 20, Server:Virtuell - CPU 10,0 Server:Virtuell - RAM 32, Server:Virtuell - RAM 16,0 Server:Fysisk - CPU Server:Fysisk - CPU Server:Fysisk - RAM Server:Fysisk - RAM Server:Fysisk Appliance Server:Fysisk Appliance Lagring&Backup:Lagring 1 460, Lagring&Backup:Lagring 730,0 Lagring&Backup:Backup 4 818, Lagring&Backup:Backup 2 409,0 Integration:Baseline Integration:Baseline Integration:Snapshot Connector Integration:Snapshot Connector Integration:FTP Integration:FTP Integration:LDAP Integration:LDAP Integration:Webservice Integration:Webservice Applikation:Paketerad Applikation:Paketerad Applikation:SSO Applikation:SSO Web:HTTP 1, Web:HTTP Web:HTTPS 1, Web:HTTPS Databas:SQL 10, Databas:SQL 5,0 Databas:SQLDelad 1 0 Databas:SQLDelad Databas:Oracle 4 0 Databas:Oracle Databas:mySQL Databas:mySQL Domino:Dedicerad Domino:Dedicerad Domino:Delad Domino:Delad Åtkomst:VPN - System 1, Åtkomst:VPN - System 1,0 Åtkomst:Slutanvändaråtkomst Portal 1, Åtkomst:Slutanvändaråtkomst Portal 1,0 Åtkomst:Leverantörsåtkomst 1, Åtkomst:Leverantörsåtkomst 1,0 Tilläggskostnad:Tilläggskostnad 1 0 Tilläggskostnad:Tilläggskostnad VDC? Nej SEK/år VDC? Nej Page 26 of 30

27 Tillägg Taktiskt tillägg (VM) 3, Taktiskt tillägg (VM) 3,0 Operativt tillägg 3,08% Operativt tillägg 1,58% Tillägg Totalt SEK/år Totalt Not empty SEK/mån Not empty Kommentar Redundant PROD milj App/WEB 2*(2 CPU + 4 GB) GB disk SQL DB 2*(2 CPU + 12 GB) GB disk Total kostnad redundant PROD miljö Total kostnad TEST miljö Kommentar App/web 2 CPU + 4 GB GB disk SQL DB 2 CPU + 12 GB RAM GB disk Page 27 of 30

28 Priser med d a' pris/år Pris/år Kommentar SEK/år Page 28 of 30

29 SEK/år SEK/mån Page 29 of 30

30 Sid 1(1) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Karlstad Marie Edwinson, , Deltagande parter i driftsoch servicenämnden Förslag till beslutstext inför ställningstagande kring fortsatt deltagande i upphandling av dokument- och ärendehanteringssystem 1. X kommun/landstinget i Värmland godkänner, som samverkande part i den gemensamma drifts- och servicenämnden den redovisade inriktningen för krav och kriterier inför upphandling av dokumentoch ärendehanteringssystem och, är fortsatt intresserade av att delta i upphandlingen och samverka kring drift och förvaltning i enlighet med föreslagen finansieringsmodell. 2. Kommunen förordar att drifts- och servicenämnden åtar sig uppdraget att tillhandahålla dokument- och ärendehanteringssystem med tillhörande tjänster i form av förvaltning, drift och support till samverkande parter inom nämnden. Karlstads kommun Webbplats karlstad.se E-post karlstadskommun@karlstad.se Organisationsnr Postadress Karlstads kommun Karlstad Besöksadress Kontaktcenter Västra Torggatan 26 Telefon Page 30 of 30 Fax Bankgiro