Granskning av den gemensamma driftsoch servicenämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av den gemensamma driftsoch servicenämnden Karlstads kommun Maria Jäger Cert. kommunal revisor

2 Granskning av den gemensamma driftsoch servicenämnden Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning... 1 Inledning...2 Syfte och metod...2 Bakgrund...2 Granskningsresultat...3 Bedrivs verksamhet i enlighet med mål och riktlinjer?...3 Ändamålsenlig organisation?...4 Information om utveckling av verksamhet och ekonomi?...4 Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden?...5 Karlstads kommun

3 Sammanfattande bedömning På uppdrag av revisorerna i Karlstads kommun har Kommunal Sektor inom gjort en granskning av driftsoch servicenämndens verksamhet under Granskningens syfte är att ge svar på revisionsfrågan om det bedrivs en ändamålsenlig och effektiv verksamhet inom driftsoch servicenämndens ansvarsområde. Av nämndens verksamhetsplan framgår ett antal aktiviteter som nämnden har beslutat om under 2013 eller som planeras under Den gemensamma driften innebär besparingar för samtliga deltagande kommuner. Enligt vår bedömning bedrivs verksamheten i enlighet med de mål och riktlinjer som gäller för nämndens verksamhet. Vi bedömer att det finns en ändamålsenlig organisation för nämndens verksamhet. Nämnden har under 2013 utökat sitt uppdrag i enlighet med nämndens syfte. Vi kan se att fler tjänstemän än tidigare är inblandade i nämndens aktiviteter. Nämnden får någon form av redovisning av verksamhetens utveckling och en ekonomisk uppföljning vid varje sammanträde. Vi bedömer att nämnden får tillräcklig information under pågående verksamhetsår. Representanter för de kommuner som ingår i den gemensamma nämnden har, med undantag för Säffle kommun, deltagit vid alla eller övervägande delen av nämndens sammanträden under Den samlade bedömningen är att det bedrivs en ändamålsenlig och effektiv verksamhet inom driftsoch servicenämndens ansvarsområde. Karlstads kommun 1 av 5

4 Inledning Samtliga kommuner i Värmland ingår fr o m 2010 i en gemensam driftsoch servicenämnd. Karlstads kommun är värdkommun för den gemensamma nämnden. En gemensam nämnd ska enligt kommunallagen granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna. Eftersom Karlstads kommun är värdkommun gör Karlstads kommunrevisorer en granskning som delges revisorerna i övriga kommuner. Revisorerna i samtliga kommuner som ingår i den gemensamma nämnden ska uttala sig i frågan om de tillstyrker ansvarsfrihet för den gemensamma nämnden och för den ledamot som är utsedd från respektive kommun. På uppdrag av revisorerna i Karlstads kommun har Kommunal Sektor inom gjort en granskning av driftsoch servicenämndens verksamhet under Syfte och metod Granskningens syfte är att ge svar på revisionsfrågan om det bedrivs en ändamålsenlig och effektiv verksamhet inom driftsoch servicenämndens ansvarsområde. Följande kontrollmål ska besvaras: - Bedrivs verksamheten i enlighet med de mål och riktlinjer som fastställts för driftsoch servicenämnden? - Finns en ändamålsenlig organisation för nämndens verksamhet? - Får driftsoch servicenämnden tillräcklig information om utvecklingen av verksamhet och ekonomi under pågående verksamhetsår? - Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden? Bakgrund Syftet med den gemensamma driftsoch servicenämnden är att skapa nya möjligheter för samordning inom länet. Samverkan ska leda till att de ekonomiska resurserna används på ett mer effektivt sätt. Drifts- och servicenämndens vision och ledstjärnor är att skapa möjligheter till samordning inom länet. Erfarenheter från tidigare IT-samverkan i länet visar att det generellt sett innebär kostnadsbesparingar på både kort och lång sikt. Genom att samverka kan kommunerna använda befintliga resurser på ett mer kostnadseffektivt sätt samtidigt som kvaliteten i verksamheten och möjligheterna att följa utvecklingen inom IT-området kan förbättras. Karlstads kommun 2 av 5

5 Granskningsresultat Bedrivs verksamhet i enlighet med mål och riktlinjer? Vid nämndens första sammanträde under 2013 den 14 februari godkändes en verksamhetsplan med de specifika områden som nämnden ska fokusera på under 2013 samt planerade aktiviteter för Nämndens övergripande mål är: lägre kostnad för drift som kan ske gemensamt effektivare utnyttjande av resurser genom samverkan bidra till en bättre och snabbare utveckling genom samverkan genomföra gemensamma upphandlingar som resulterar i lägre kostnader även om inte drift sker gemensamt Av verksamhetsplanen framgår ett antal aktiviteter som ska göras under 2013 eller som planeras under Bland annat framgår att ett förslag om en eventuell upphandling av gemensam internetförbindelse ska presenteras. Förutsättningarna för ett gemensamt avtalshanteringssystem ska utredas under 2013 mm. Den 14 februari 2013 fattade driftsoch servicenämnden beslut om en gemensam e- förvaltning i Värmland och den 19 februari lanserades den gemensamma e-tjänstplattformen. Drifts- och servicenämndens mål med införandet var att ha en gemensam plattform för samverkan. Kommunerna kan erbjuda likartade tjänster till invånare, företag och föreningar i hela länet oavsett kommunstorlek. Med en gemensam e-tjänstplattform minskar kostnaderna för drift och support till förmån för mer resurser till utveckling av fler och bättre e-tjänster i hela länet. Vid införandet fick kommunerna välja på Karlstads kommuns 28 befintliga e- tjänster. Man strävar efter att i så stor utsträckning som möjligt enas runt val av e- tjänster för att hålla ned kostnaderna, men också för att inte tappa nyttoeffekterna. Karlstadsregionens räddningstjänstförbund kommer också att införlivas i e-plattformen. Den gemensamma driften av e-tjänster innebär att kommunerna i Värmland sammanlagt sparat ca 2 mnkr jämfört med om varje kommun hade stått för driften själva. Den gemensamma portalen för säker inloggning innebär att kostnaden totalt uppgår till 2/3-delar av vad den skulle ha varit om varje kommun stått för detta själva. På sammanträdet den 22 maj godkände driftsoch servicenämnden en handlingsplan för ett gemensamt e-samhälle i Värmland. Karlstads kommun 3 av 5

6 Revisionell bedömning Av nämndens verksamhetsplan framgår ett antal aktiviteter som nämnden har beslutat om under 2013 eller som planeras under Enligt vår bedömning bedrivs verksamheten i enlighet med de mål och riktlinjer som gäller för nämndens verksamhet. Ändamålsenlig organisation? I början av 2013 lanserades den gemensamma e-plattformen. Under 2013 har nämnden arbetat vidare med gemensam utveckling av e-tjänster och användande av dessa. Under 2013 nåddes exempelvis målet att erbjuda 50 % av de e-tjänster som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) rekommenderar att kommunerna ska ha. (Målsättningen är att under 2014 ska e-plattformen erbjuda 70 % av SKLs rekommenderade e-tjänster.) Revisionell bedömning Vi bedömer att det finns en ändamålsenlig organisation för nämndens verksamhet. Nämnden har under 2013 utökat sitt uppdrag i enlighet med nämndens syfte. Av protokoll och verksamhetsberättelsen för 2013 framgår att flera av de aktiviteter som planerats under 2013 inte blivit klara för beslut i nämnden. Flera av aktiviteterna är på gång och nämnden får information om det pågående arbetet. Vi kan se att fler tjänstemän än tidigare är inblandade i nämndens aktiviteter. Information om utveckling av verksamhet och ekonomi? Nämnden får information om utvecklingen av verksamhet och ekonomi per den 30 april och per den 31 augusti samt i samband med bokslutet. Nämnden fick vid sammanträdena i maj och oktober statusrapporter kopplade till verksamhetsplanen för De kostnader som uppkommer inom nämndens verksamhetsområde består dels av grundläggande administrativa kostnader, som ska finansieras lika av alla, dels av särskilda uppdrag som ska finansieras av de samverkande parter som deltar i aktiviteten. Kommunerna betalar 55 tkr var för administration och lön till IT-samordnaren (sammanlagt 880 tkr). Under 2013 uppgick de samlade intäkterna till tkr och kostnaderna till tkr. Nämnden ansvarar för den gemensamma plattformen för e-tjänster, det kommunsammanbindande nätet, säker inloggning till e-tjänsterna (bl a för föräldrar) mm. Detta har medfört ökade intäkter från deltagande kommuner, men har samtidigt följts av motsvarande ökade kostnader. Nämnden har redovisat smärre överskott samtliga år sedan starten Karlstads kommun 4 av 5

7 Revisionell bedömning Nämnden får någon form av redovisning av verksamhetens utveckling och en ekonomisk uppföljning vid varje sammanträde. Vi bedömer att nämnden får tillräcklig information under pågående verksamhetsår. Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden? Under 2013 hade nämnden tre sammanträden. (Det sammanträde som var planerat i december flyttades till januari 2014.) Eda, Filipstads, Forshaga, Hammarö, Karlstads och Storfors kommuner har varit representerade vid samtliga sammanträden. Arvika, Grums, Hagfors, Kristinehamns, Kils, Munkfors, Sunne, Torsby och Årjängs kommuner har alla varit representerade vid två sammanträden under året. Säffle kommun har inte varit representerad vid något av nämndens sammanträden under Revisionell bedömning Representanter för de kommuner som ingår i den gemensamma nämnden har, med undantag för Säffle kommun, deltagit vid alla eller övervägande delen av nämndens sammanträden under Revisorerna i Säffle kommun bör innan de tillstyrker ansvarsfrihet utreda varför inte kommunens ledamot eller ersättare deltagit vid något av driftsoch servicenämndens sammanträden under Revisorerna i Säffle kommun bör göra kommunstyrelsen och kommunfullmäktige uppmärksamma på att de inte är representerade på avsett sätt i den gemensamma nämnden Maria Jäger Projektledare och uppdragsledare Karlstads kommun 5 av 5