Tid och plats Fredag den 26 januari 2018, kl Arnön, Karlstad CCC Mötet ajourneras kl

Transkript

1 sid 1 (10) Tid och plats Fredag den 26 januari 2018, kl Arnön, Karlstad CCC Mötet ajourneras kl Tjänstgörande Ersättare Justerare Monika Bubholz (MP), ordförande Hans Nilsson (Eda) Thorbjörn Parling (Filipstad) Tore Ingman (Grums) Mikael Johansson (Kil) Ulf Granhagen (Kristinehamn) Gunilla Ingemyr (Sunne) Kjell-Erik Mattsson (Torsby) Rolf Emanuelsson (Årjäng) Fredrik Larsson (Liv) Sten Fransson (Arvika), tjänstgör för Aina Wåhlund (S) Ann-Sofie Ronacher (Hagfors), tjänstgör för Åsa Johansson (S) Michael Hamberg (Hammarö), tjänstgör för Per Aspengren (S) Ingegerd Welin Fogelberg (Säffle), tjänstgör för Dag Rogne (C) Patrik Fornander (Filipstad) Ulf Granhagen (Kristinehamn) Tid och plats för justering Karlstad den 14 februari 2018 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd Drift- och servicenämnden Sammanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret, Tage Erlandergatan 8, Karlstad Underskrift

2 sid 2 (10) Övriga närvarande Viktoria Grännsjö, kommunikatör, Karlstads kommun Ann Otto Nemes, utvecklingsdirektör, Karlstads kommun Peter Jönarp, IT-strateg, Karlstads kommun Ann Salomonsson, enhetschef Kontaktcenter, Karlstads kommun Marie Edwinson, stadsjurist, Karlstads kommun Dan Tågmark, stadsjurist, Karlstads kommun Bertil Hagelin, förtroendevald, Forshaga kommun Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Viktoria Grännsjö Monika Bubholz Ulf Granhagen

3 sid 3 (10) 1 Förslag om ändringar av sammanträdesdatum 2018 Dnr DSN Dpl Sammanträdet den 1 juni 2018 klockan :00 utgår och ersätts ej. 2. Sammanträdet den 28 september klockan utgår och ersätts med nytt sammanträde den 21 september klockan Drifts- och servicenämnden fastslog den 24 november 2017 nämndens sammanträdesdatum för Kommunledningskontoret återkommer nu med förslag på två ändringar. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 5 januari Kommunledningskontorets tjänsteyttrande den 5 januari Kommunstyrelsen Samtliga kommuner i Värmland Landstinget i Värmland

4 sid 4 (10) 2 Verksamhetsberättelse och bokslut 2017 Dnr DSN Dpl 10 Verksamhetsberättelse och bokslut för 2017 för drifts- och servicenämnden godkänns med det vid sammanträdet muntliga tillägget att budgetpost avseende e- tjänsteplattformen inte framgår av nämndens omsättning. Nämndens resultat påverkas dock inte. Den gemensamma drifts- och servicenämndens långsiktiga vision är - det ska bli bättre att vara medborgare i Värmland. Nämnden skapar förutsättningar för samverkan mellan kommuner samt mellan kommuner och landstinget. Genom samverkan kan resurser nyttjas på ett mer kostnadseffektivt sätt och kvalitén samt möjligheten att följa utvecklingen förbättras. Nämnden ska för varje verksamhetsår anta verksamhetsplan och budget samt hantera nämndens verksamhetsberättelse och bokslut efter genomfört verksamhetsår. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 19 januari Kommunledningskontorets tjänsteyttrande den 19 januari Samtliga parter i Drifts-och servicenämnden.

5 sid 5 (10) 3 Verksamhetsplan och budget 2018 Dnr DSN Dpl 10 Kommunledningskontorets förslag till verksamhetsplan och budget 2018 godkänns. Nämnden ska inför varje verksamhetsår anta verksamhetsplan och budget. Föreliggande ärende avser nämndens verksamhet och budget för Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 19 januari Kommunledningskontorets tjänsteyttrande den 19 januari Drifts-och servicenämndens verksamhetsplan och budget Samtliga parter i Drifts-och servicenämnden.

6 sid 6 (10) 4 Granskning av den gemensamma drifts- och servicenämnden Dnr DSN Dpl 01 Kommunledningskontorets förslag till svar på granskningsrapport godkänns. PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Karlstads kommun genomfört en årlig granskning av drifts- och servicenämnden. Granskningen utgör ett underlag för fullmäktiges ansvarsprövning. Drifts- och servicenämnden är en gemensam nämnd där alla kommuner i Värmland och Landstinget i Värmland ingår. Syftet med granskningen har varit att bedöma om verksamheten är ändamålsenlig och effektiv. Revisorernas samlade bedömning utifrån granskningen är att drifts- och servicenämndens verksamhet i stort är ändamålsenlig samt att verksamheten är effektiv utifrån de förutsättningar som gäller och att verksamheten är inriktad på att nå nämndens övergripande mål. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 5 januari Kommunledningskontorets tjänsteyttrande den 5 januari Följebrev Granskning av den gemensamma drifts-och servicenämnden den 25 april Revisionsrapport-granskning av drifts - och servicenämnden mars Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunrevisorerna

7 sid 7 (10) 5 Utse kommunal representant till Ineras programråd Dnr DSN Dpl 00 Karlstads kommun nominerar en representant till Inera programråd. Karlstads kommun representerar samtliga kommuner i den gemensamma Drifts-och servicenämnden. En inbjudan har nu gått ut till samtliga kommuner som äger aktier i Inera att utse en representant som ska ingå i Ineras programråd. Till programrådet inbjuds 24 representanter för kommunerna, med generell, strategisk sakkunskap inom digitalisering av välfärden. För de värmländska kommunerna är det angeläget att bevaka den nationella utvecklingen inom digitalisering. Kommunledningskontoret gör bedömningen att det är viktigt att Värmland finns representerade i Ineras programråd. Då 24 kommuner kommer beredas plats i programrådet föreslår kommun ledningskontoret att drifts-och servicenämnden utser en representant som bevakar och säkerställer de värmländska kommunernas intresse. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 5 januari Kommunledningskontorets tjänsteyttrande den 5 januari Inbjudan att utse representanter till Ineras programråd. Inera

8 sid 8 (10) 6 Upphandling av gemensam e-tjänsteplattform i Värmland drifts- och servicenämnden Dnr DSN Dpl Upphandlingschefen vid Karlstads kommun, Kommunledningskontoret, uppdras och ges rätt att besluta att inleda upphandling för ett nytt avtal kring en gemensam e-tjänsteplattform för Värmlands kommuner samt under förutsättning av Landstingets i Värmland accept enligt punkt 3 Landstinget i Värmland samt att fatta tilldelningsbeslut eller beslut om att avbryta upphandlingen. Samråd om förfrågningsunderlagets innehåll och utformning ska ske med Kommunledningskontorets ledningsgrupp för Karlstads kommun. 2. Alla kommuner ska godkänna sitt deltagande i samverkansprojektet om fortsatt samarbete kopplat till nytt avtal ( ) som upphandlas enligt punkt 1 senast den 31 mars Detta för att säkerställa ingående parter i upphandling och kommande avtal. 3. Landstinget i Värmland erbjuds intill den 31 mars 2018 möjlighet att delta som samverkande part för det uppdrag vartill upphandling enligt punkt 1 är hänförligt, på villkor att landstinget accepterar samma finansieringsmodell som övriga samverkande parter. Den 19 februari 2013 lanserade Värmlands kommuner en gemensam e- tjänsteplattform för medborgarna med syfte att kommunerna ska kunna erbjuda likartade tjänster till invånare, företag och föreningar i hela länet. E- tjänsteplattformen bygger på en gemensam installation där alla e-tjänster kan används i alla kommuner men med olika webbgränssnitt och val. Målet är att den höga graden av samnyttjande av e-tjänster ska ge optimalt teknikutnyttjande och kostnadseffektiv drift med lägre service och förvaltningskostnader. Avtalet för Värmlands kommuners e-tjänsteplattform har löpt ut. Den upphandling som genomfördes innebar att avtal tecknades med en ny leverantör som sedan inte kunde leverera enligt överenskommelse och detta avtalet har hävts. Det innebär att en ny upphandling måste genomföras. Upphandlingen sker genom öppen upphandling och avtalstiden är tre år med möjlighet till förlängning i högst

9 sid 9 (10) ytterligare fem år. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 22 januari Kommunledningskontorets tjänsteyttrande den 22 januari Förslag på formulering av kommunernas kommande beslut. Yrkanden Fredrik Larsson (M) Landstinget i Värmland yrkar bifall till kommunledningskontorets förslag i punkterna 1 2 med ändring punkt 1 samt tillägg av punkten 3: 1. Upphandlingschefen vid Karlstads kommun, Kommunledningskontoret, uppdras och ges rätt att besluta att inleda upphandling för ett nytt avtal kring en gemensam e-tjänsteplattform för Värmlands kommuner samt under förutsättning av Landstingets i Värmland accept enligt punkt 3 Landstinget i Värmland samt att fatta tilldelningsbeslut eller beslut om att avbryta upphandlingen. Samråd om förfrågningsunderlagets innehåll och utformning ska ske med Kommunledningskontorets ledningsgrupp för Karlstads kommun. 2. Alla kommuner ska godkänna sitt deltagande i samverkansprojektet om fortsatt samarbete kopplat till nytt avtal ( ) som upphandlas enligt punkt 1 senast den 31 mars Detta för att säkerställa ingående parter i upphandling och kommande avtal. 3. Landstinget i Värmland erbjuds intill den 31 mars 2018 möjlighet att delta som samverkande part för det uppdrag vartill upphandling enligt punkt 1 är hänförligt, på villkor att landstinget accepterar samma finansieringsmodell som övriga samverkande parter. Samtliga kommuner i Värmland. Ajournering Mötet ajourneras kl

10 sid 10 (10) Information Upphandling av dokument-och ärendehanteringssystem Marie Edwinson, stadsjurist Karlstads kommun, informerar. Redovisning av delegeringsbeslut Ann Otto Nemes, utvecklingsdirektör Karlstads kommun, informerar. Information om förändringar av ledamöter och ersättare i nämnden Viktoria Grännsjö, kommunikatör Karlstads kommun, informerar Pågående och eventuellt kommande samverkansområden inom nämnden Peter Jönarp, IT-strateg Karlstads kommun, informerar.