Anbudsinbjudan avseende drift av Alingsås kommuns kostverksamhet inom barnomsorg, skolbarnomsorg, grundskolor, gymnasium och äldreboenden.

Transkript

1 Sida 1 (6) Anbudsinbjudan avseende drift av Alingsås kommuns kostverksamhet inom barnomsorg, skolbarnomsorg, grundskolor, gymnasium och äldreboenden. Alingsås kommun inbjuder Er att lämna skriftligt anbud i enlighet med bifogat förfrågningsunderlag och dess bilagor. Avtalstid: Fyra år med möjlighet till förlängning med två år. Sista anbudsdag: Anbudets giltighetstid:

2 Sida 2 (6) Allmän beskrivning av uppdraget Alingsås kommun upphandlar härmed kostförsörjningen för barnomsorg, skolbarnomsorg, grundskola, gymnasieskola samt äldreomsorg. Upphandlingen görs som en förenklad upphandling enligt LOU (2007:1091). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Avtal kommer att tecknas med en leverantör, delat anbud antas ej. Alingsås kommun är belägen i Västra Götalands län och centralorten är Alingsås. Alingsås kommun räknas sedan den 1 januari 2005 som en del av Storgöteborg har en areal på ca 555 km². Inom Alingsås kommun är Alingsås huvudort, och det finns ett antal mindre tätorter. Antalet innevånare i Alingsås kommun var vid utgången av år 2009 ca Alingsås kommun har valt att upphandla i stort sett all kostverksamhet i en gemensam upphandling. Upphandlingen ska leda till att Alingsås kommun tecknar avtal med kvalificerad utförare som kan erbjuda kost- och måltidsförsörjning av god kvalitet till rimliga priser. Förutsättningar och mål för upphandlingen är: Upphandling sker av och avtal tecknas med en extern entreprenör som skall leverera kost barnomsorg, skolbarnomsorg, grundskolor, gymnasium och äldreomsorg (ej hemtjänst) som drivs av Alingsås kommun. I upphandlingen åberopas verksamhetsövergång enligt LAS 6b, se vidare bilaga 4 Personal och 4a Personalsammansättning. Preciserade krav på kostens kvalité enligt detta underlag avser den kost som levereras på tallrik, buffé eller motsvarande. Således är det inget krav att behålla dagens produktionseller leveransrutiner. Leverantören skall i samråd med beställaren leda utvecklingen av den levererade kosten mot ökad kvalité kombinerad med förbättrad kostnadseffektivitet. I den omsättningsbaserade hyran ingår möjlighet för leverantören att använda utrymmen (hyra lokaler) enligt specifikation. Om leverantören väljer att inte utnyttja (=hyra) avskiljbara lokaler kan - om det innebär lägre kostnad för beställaren leverantören få återbetalning med minst 50% av den faktiska lägre kostnaden för beställaren under resterande del av avtalsperioden (högst fyra år). Uppdraget som denna upphandling avser benämns grundservice. Med grundservice avses all anskaffning, tillagning, transport, leverans samt servering (servering gäller främst grundskolan och gymnasiet) av mat samt råvaror, tillbehör m.m. som betalas av Alingsås kommun. Se vidare bilaga 3 Verksamhetsbeskrivning och kravspecifikation. I grundservice ingår också pedagogiska måltider vilket utvecklas i underlaget. Leverantören ska därutöver kunna erbjuda försäljning av personalportioner i förskolor, grundskolor, gymnasium samt personal- och närståendeportioner inom äldreomsorgen. Personal- och närståendeportioner betalas inte av Alingsås kommun. Utöver detta kan ett antal former av

3 Sida 3 (6) merförsäljning och extern försäljning förekomma under förutsättningar som framgår i detta förfrågningsunderlag. Friskolor, privata förskolor, hemtjänst samt socialförvaltningens boenden ingår ej i denna upphandling, men kan vara en möjlighet för leverantören att träffa avtal om externa leveranser. I den befintliga kostorganisationen inom kommunen (Serviceenheten och Alströmergymnasiet) servas tre förvaltningar 1 av Serviceenheten vid Tekniska kontoret, som driver samtliga kök och svarar för inköp av varor. I samband med denna upphandling bildas en ny beställarfunktion centralt placerad i kommunen Kostenheten, som är förvaltningarnas stöd och samordningsfunktion i kostfrågor. I kravspecifikationerna, bilaga 3 Verksamhetsbeskrivning och kravspecifikation, anges de krav som Alingsås kommun ställer. Efter det att leverantör godkänts i leverantörsprövningen kontrolleras huruvida anbudet uppfyller de ställda kraven. Observera att delar av förfrågningsunderlaget ingår i ett slutligt Avtal och att leverantören förbinder sig att uppfylla samtliga krav i underlaget. Anbudsgivaren skall där så krävs i förfrågningsunderlaget redovisa på vilket sätt ställda krav uppfylls. Ofullständiga anbud kan komma att förkastas om uppgifter saknas. Det som nu upphandlas är ett helt och odelbart anbudsobjekt. Anbudsgivare måste således lämna anbud på samtliga verksamheter som omfattas av denna upphandling och partiella anbud kommer att förkastas. Uppdraget ska utföras med hänsyn tagen till de krav och förutsättningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. Verksamheten för huvuddelen av berörda verksamhetsområden är lagstadgad och politiskt styrd. Under avtalsperioden kan uppdraget komma att förändras beroende på politiska och/eller andra beslut. Verksamheter som omfattas av upphandlingen och dess placering framgår av bilagorna liksom beräknat antal portioner, mellanmål m.m. som efterfrågas. Vissa planerade, förväntade eller andra förändringar framgår av bilagorna. Inledningsvis hyr Alingsås kommun samtliga kök som till övervägande del ägs av de kommunala fastighetsbolagen Fabs AB och Alingsåshem AB, och i några fall av, Ingareds vårdboende KB, Bostadsrättsföreningen Alströmer och Ericssons Byggnads AB. Förutsättningar för kostproduktion i respektive kök framgår av bilaga 3 Verksamhetsbeskrivning och kravspecifikation. Statistik och underlag för statistik skall tillhandahållas av leverantören, vilket framgår av bilaga 4, Preliminärt avtal. Uppföljning av verksamheten sker dels genom leverantörens återredovisning och 1 För att läsa mer om berörda förvaltningar (Utbildningsförvaltningen med gymnasiet, Barn- och ungdomsförvaltningen med barn- och skolbarnomsorg samt grundskola och Vård- och äldreomsorgsförvaltningen med äldreomsorg) hänvisas till

4 Sida 4 (6) avvikelserapportering, dels genom avtalsråd, kvalitetsråd och matråd. För att tydliggöra omfattningen av uppdraget redovisar Alingsås kommun här årskostnaden för kostproduktionen under Det preliminära bokslutet 2009 visar på en totalkostnad på ca 66 mkr. Av den kostnaden är : Transportkostnader 2 2,4 mkr, Miljöskyddskontorets avgifter 0,27 mkr Med utgångspunkt i det preliminära bokslutet ger förändrade produktionsförutsättningar och anpassning till kommande krav enligt denna anbudsförfrågan en förväntad egenproduktionskostnad motsvarande ca 58 mkr i 2009 års prisläge. 2 Alingsås kommun har kontrakt med följande transportföretag: Posten AB Alingsås Skåpbilsfrakt Bereli Transport & Konsult

5 Sida 5 (6) Beställare Serviceenhet Kostenhet Leverantör Fastighetsägare Hyresvärd Grundservice Startdag Stoppningsrätt Kund Totalpris Pedagogisk måltid Personalportion Närståendeportion Begrepp som används i förfrågningsunderlaget med bilagor En eller flera delar av Alingsås kommun. Den organisation som fram till verksamhetsövergången driver huvuddelen av kostverksamheten i Alingsås kommun. Den organisationsenhet inom Alingsås kommun som har uppgiften att samordna kostrelaterade frågor och företräda Alingsås kommun inom ramen för ingångna avtal efter verksamhetsövergången. Anbudsgivare eller den leverantör som beställaren tecknar avtal med. Det företag som äger den eller de fastigheter i vilket kök med kringutrymmen är beläget. Motpart till hyresgäst. I detta förfrågningsunderlag skall leverantör uppfatta Alingsås kommun som hyresvärd. I detta förfrågningsunderlag den kostverksamhet som Alingsås kommun tillhandahåller och bekostar till förskola, fritidsverksamhet, grundskola, gymnasium och äldreomsorg (ej hemtjänst). Kvalitetskrav framgår av detta förfrågningsunderlag. Den dag då leverantören enligt avtalet skall överta ansvaret för driften av verksamheten. Beställarens rätt att påfordra att startdagen stoppas och ny startdag fastställs. Den individ som äter kosten eller den enhet vid vilken kosten förtärs. Fasta pris som beställaren betalar för grundservice under ett kalenderår. Inom totalpriset skall rymmas, förutom den direkta kostleveransen, ett antal tjänster som anges i detta förfrågningsunderlag. Måltid som inom tjänsten intas tillsammans med barn och elever. Mat som levereras till personal anställda av Alingsås kommun. Levereras i matsalar eller vid avlämningspunkt. Betalas av den beställande personalen. Närståendeportion är avsedd för att närstående eller andra besökande skall ha möjlighet att äta tillsammans med den boende. Den är att jämföra med ordinarie kost för den som bor på äldreboendet. Betalas av den enskilde direkt till leverantören. Avlämningspunkt Vid varje enhet finns en definierad avlämningspunkt. Fram till avlämningspunkten har leverantören det odelade ansvaret för egenkontrollen och därigenom maten och övriga varors kvalité. Från och med avlämningspunkten har beställaren det odelade ansvaret före egenkontroll och därigenom ansvaret för maten och övriga varors kvalité.

6 Bilageförteckning Missiv Sida 6 (6) Av tabell 1 nedan, framgår att förfrågningsunderlaget är uppbyggt genom ett antal bilagor. Flera av bilagorna kommer att utgöra bilagor till avtalet mellan beställare och leverantör. Bilaga Benämning 1 Administrativa villkor 2 Leverantörskrav 2a 2b Företags- och kontaktuppgifter Leverantörens checklista 3 Verksamhetsbeskrivning och kravspecifikation 3a 3b 3c 4 Personal 4a 4b Beskrivning av barn-, skolbarnomsorg, grundskola samt gymnasium Beskrivning av äldreboenden och serveringstider Förutsättningar vid boenden inom äldreomsorgen Personalsammanställning Enhetsvis personalsammanställning 5 Lokaler, utrustning, lokalvård och avfallshantering 5a Särskild överenskommelse 6 Prisförutsättningar 6a Anbudspriser 7 Preliminärt avtal