Checklista för upphandling av väghållningstjänster

Transkript

1 Checklista för upphandling av väghållningstjänster Upphandling Måste vi som väghållare göra upphandlingar, är en berättigad och återkommande fråga till REV. Generellt så skall man nog i görligaste mån försöka att upphandla och skapa kontrakt mellan förening och entreprenör. Visst förekommer det att väghållningen sker helt i egen regi. Någon eller några utefter vägen sköter plogning och barmarksunderhåll. Man hjälps helt enkelt åt med de olika åtgärderna och kanske arbetet sker till och med oavlönat. Bortser vi från egenregiarbete så vill vi uppmana till att genomföra någon form av upphandling. Checklista avtal Kansliet får många frågor från föreningar som önskar olika former av avtalsmallar. Eftersom omständigheterna i varje enskilt fall måste anpassas efter varje enskild situation är det inte lämpligt att utforma standardavtal i alla lägen. Det finns för stora risker att något förbises eller kommer med i avtalet som istället kan orsaka problem. REV vill istället ge er några saker att tänka på när ni håller på att förhandla ett avtal om exempelvis snöröjning. Nedan framgår några generella punkter som ni alltid bör beakta vid alla former av avtal. Därefter har vi tagit med några punkter som är mer inriktade mot specifika situationer. Observera att listorna inte är fullständiga och om ni har något att tillägga tar vi tacksamt emot förslag på både tillägg och justeringar! För det fall föreningen skall ingå ett avtal som innebär en kostnad på över ca kr så är föreningen i vissa fall skyldig att iaktta reglerna i lagen om offentlig upphandling (LOU). Detta berörs i viss utsträckning nedan, ring gärna REV:s kansli om ni har några frågor om detta, eller om upphandling i övrigt. Generellt: Form Muntliga avtal gäller men det kan finnas uppenbara svårigheter med att i efterhand klargöra vad parterna har kommit överens om, därför vill vi rekommendera att föreningar träffar skriftliga avtal. Var noggranna med vad som står i avtalet och var tydliga med innehållet. Låt gärna någon annan läsa igenom det med kritiska ögon. Skriv inte för komplicerat och ta med allt som ni har kommit överens om. Avtalsparter Vilka skall ingå avtal? Precisera gärna med organisationsnummer och/eller adress samt eventuellt kontaktperson. Får kontraktet överlåtas? Precisera i så fall förutsättningar för detta.

2 Bakgrund Det kan finnas skäl att beskriva varför parterna skall ingå avtal. Det kan exempelvis vara en entreprenör som skall utföra arbeten på föreningens mark. Det behöver sällan vara en omfattande beskrivning och är i vissa fall, exempelvis vid snöröjning, knappast nödvändig. Avtalstid Hur länge löper avtalet? Kan det sägas upp och i så fall hur? Skall det sägas upp inom viss tid, och om uppsägning inte sker annars automatiskt löpa ytterligare en avtalsperiod till? Skall det sägas upp skriftligen? Skall någon nyttja föreningens väg, i så fall, vilka vägar, hur länge och vilka tider, skall vägsträcka stängas av? (Observera att det finns mall för slitageersättningsavtal samt checklista för etablering av vindkraft att ladda ned från REV:s hemsida.) Ersättning Om ersättning skall utgå från ena avtalsparten till den andra, skriv hur mycket, och hur betalning skall ske. Skall det betalas i ett för allt, i omgångar, månadsvis? Ersättning kan exempelvis erläggas med viss summa innan viss åtgärd är utförd och resten senare. Det beror helt på vad ni kommer överens om. Tydliggör också om kostnaden är inklusive eller exklusive mervärdesskatt. Om samfällighetsföreningar köper tjänst eller annat så skall pris anges inklusive mervärdesskatt. Om ersättning skall erläggas när viss åtgärd är slutförd är det en god idé att reglera hur en eventuell tvist om åtgärden är utförd eller ej skall lösas. En entreprenör kanske anser att denne har uppfyllt sitt åtagande men föreningens företrädare är inte nöjda; hur skall detta problem lösas? Av domstol eller skiljeman? REV rekommenderar att föreningarna håller sig till vanlig tvistelösning, genom domstol. Domstolsförfarandet kostar inte annat än det ansvar som föreningen har för egen advokats kostnader och, vid förlust i tvisten, motpartens rättegångskostnader. Som medlem i REV har föreningen dock en rättsskyddsförsäkring, som täcker kostnader för en rättegång upp till kr. Förslagsvis tas denna lydelse med i avtalet: Tvist med anledning av detta avtal skall avgöras av allmän domstol. Övrigt Vilka garantier skall gälla? Är det fråga om ett entreprenadarbete, t.ex. åtgärder på vägen, är det lämpligt att hänvisa till AB 04 (mer om dessa bestämmelser nedan) enligt vilka regler 5 års garanti gäller på utfört arbete. Försäkringar? Exempelvis kan avtalas att en entreprenör skall ha en gällande allriskförsäkring. Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten bör endast utgå för arbete som avtalats skriftligen. Det kan vara bra att bilägga en karta och/eller ritningar till avtalet som tydliggör exempelvis var arbeten ska utföras och hur.

3 . I vissa specifika fall finns det några ytterligare aspekter som bör regleras i avtal Entreprenadavtal Tillse att AB 04 är tillämpligt, det är allmänna bestämmelser för Byggnads-, Anläggnings- och Installationsentreprenader, som har tagits fram av branschorgan, både från beställarsidan och utförandesidan. Dessa allmänna bestämmelser är så specifika och genomarbetade, att lagstiftaren helt avstått från att reglera entreprenadrätten med lag. Enklaste sättet att göra AB 04 tillämpligt är att i avtalet ta med ett stycke om dess tillämplighet: För entreprenaden gäller, förutom reglerna i detta avtal, AB 04 Snöröjning Beroende på var i Sverige föreningen är belägen finns olika behov av snöröjning. Tänk på följande: Vilka vägsträckor omfattas? (kanske finns olika behov för olika vägsträckor) Behöver föreningen halkbekämpning? Hur ofta skall snöröjning ske, med viss regelbundenhet eller efter behov, t.ex. när ett visst snödjup uppkommit, t.ex. 10 cm? Fast pris eller debiteras föreningen per timme? Skall maxpris diskuteras? Skall det utgå jourersättning, d.v.s. en ersättning för att entreprenören finns till hands med sina maskiner under säsongen och oavsett hur många gånger snöröjningen måste utföras? Om snöröjning skall ske efter avrop (efter att föreningen påtalar behovet), i så fall inom vilken tid efter avrop skall plogning ske? Vem skall ha rätt att avropa från föreningens sida? Vägarbeten Föreningen kanske beställer arbeten att utföras på väg, olika förbättringsåtgärder, hyvling, beläggning etc. Tänk på följande: Precisera val av material Vad händer om entreprenör föreslår viss ändring (exempelvis annat material), vem skall meddelas i föreningen och hur skall detta bestämmas? Kan kommunala eller statliga bidrag utgå för arbetena? Besiktning av väg, före och efter, vem utser och vem bekostar besiktningsman?

4 Upphandling Denna checklista är tänkt att användas vid mindre, enklare upphandlingar som utförs av en enskild väghållare. I de fall upphandlingen gäller större dyrare objekt vill REV rekommendera att ni tar hjälp av en konsult, som kan upprätta kompletta handlingar inklusive ritningsunderlag. I vissa fall krävs även myndighetsbeslut innan ni får vidta vissa åtgärder. Det kan exempelvis vara vid nybyggnation av väg med upptagning av helt nya diken eller arbete i vatten med en bro. Direktupphandling Om en förening får bidrag från staten och/eller kommunen och detta tillsammans överstiger 50 procent av föreningens intäkter för upphandlingsåret är föreningen skyldig att göra en upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Om kontraktets värde är lägre än kr kan föreningen dock nyttja en undantagsregel i lagen och istället enkelt göra en direktupphandling. Detta innebär att föreningen inte behöver gå ut med annons utan istället förhandla direkt med en av föreningen utvald entreprenör. Det är dock alltid en god idé att inhämta offerter från några (förslagsvis två eller tre) entreprenörer för att få ett bra beslutsunderlag. Vid akuta åtgärder finns det kanske inte tid för detta, men om tid och möjlighet finns rekommenderas det av REV. Om ni går ut med ett förfrågningsunderlag kan ni använda er av utgångspunkterna nedan. Förenklat förfarande och urvalsförfarande, upphandling enligt LOU Om kontraktets värde överstiger kr så måste reglerna i LOU följas och föreningen har att välja mellan ett förenklat förfarande och ett urvalsförfarande. Lite kort kan sägas att förenklat förfarande innebär att alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande leverantörer skall lämna anbud och föreningen får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Vid urvalsförfarande har alla leverantörer rätt att ansöka om att få lämna anbud. Föreningen bjuder därefter in vissa leverantörer att lämna anbud och föreningen får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Vid dessa upphandlingsförfaranden skall kontraktet annonseras och ett förfrågningsunderlag skrivas. Förfrågningsunderlaget är en handling som beställaren bör lägga ner mycket omsorg på för att få tydlig och klar. Särskilt viktigt är detta vid upphandlingar mot fast pris. Förfrågningsunderlaget skall i detalj beskriva exakt vad beställaren förväntar sig, vilka krav som är särskilt viktiga från beställarens ståndpunkt. Underlaget bör vara så preciserat, att avtal kan träffas direkt utifrån ett anbud, som svarar på de frågor, krav och önskemål som uppställs i underlaget. Kostnaden skall kunna beräknas så exakt som möjligt så att anbudet blir korrekt. Förfrågningsunderlaget skall innehålla: 1. Krav på leverantören (leverantörens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmäs siga kapacitet) 2. Kravspecifikation eller uppdragsbeskrivning (t.ex. tekniska specifikationer, mängd av material etc.) 3. Utvärderingsgrund skall det ekonomiskt mest fördelaktiga eller det lägsta priset väljas? Väljs det ekonomiskt mest fördelaktiga måste kriterier för hur detta väljs vara specificerade.

5 4. Kommersiella villkor som skall gälla under avtalsperioden (så som betalnings- och leve ransvillkor). Exempelvis att för entreprenaden gäller Allmänna bestämmelser för byggnads och anläggningsentreprenader, AB Administrativa bestämmelser för upphandlingen (så som sista anbudsdag, anbudets giltighetstid och upphandlingsförfarande). Krav får också ställas på hur kontraktet skall fullgöras, t.ex. med miljöhänsyn. Förfrågningsunderlag ligger till grund för de anbud som lämnas. Förhandlingar och val av leverantör får inte ske på annan grund än det som specificeras i förfrågningsunderlaget. Fast pris? Vad gäller pris är det alltid en trygghet för föreningen att förhandla ett fast pris, men i vissa fall är detta kanske inte möjligt. Det kan exempelvis vara svårt att få fram rätt kvantitet i förfrågningsunderlaget, då kan utförd mängd regleras mot ett á pris. I det fall mängd regleras efteråt. Vinterväghållning är ytterligare något som i och för sig kan avges med fast pris per timme, dock varierar naturligtvis antal tillfällen och därmed totalpriset.ett beläggningsarbete skall utföras på en väg med väldigt varierande bredd, kan utförd mängd regleras efteråt. Vinterväghållning är ytterligare något som i och för sig kan avges med fast pris per timme, dock varierar naturligtvis antal tillfällen och därmed totalpriset