RIKTLINJER FÖR UPPHANDLING VID UPPSALA UNIVERSITET

Transkript

1 1 (8) Universitetsledningens kansli Leif Petersson RIKTLINJER FÖR UPPHANDLING VID UPPSALA UNIVERSITET

2 2 (8) Innehållsförteckning 1. Bakgrund 1.1 Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) 1.2 Affärsmässighet 1.3 Nya riktlinjer 2. Målsättning för Uppsala universitetets upphandling 3. Upphandlingsorganisation 4. Ansvarsfördelning 4.1 Rektor 4.2 Central upphandlingsfunktion (CU) 4.3 Institution (motsvarande) 4.4 Intendentur 5. Ramavtal 6. Förfarande vid upphandling 6.1 Direktupphandling - enstaka köp av varor och tjänster under kr, exklusive moms 6.2 Förenklad upphandling - varor och tjänster i intervallet kr, exklusive moms 6.3 Urvalsupphandling - varor och tjänster i intervallet kr, exklusive moms - stort antal leverantörer 6.4 EU-upphandling - varor och tjänster över kr, exklusive moms 6.5 Arkivering av dokumentation i upphandlingsärenden 7. Överprövning och skadestånd

3 3 (8) 1. Bakgrund 1.1 Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) Lagen om Offentlig Upphandling (SFS 1992: 1528, senast ändrad enligt SFS 2002:594) reglerar all upphandling som genomförs vid statliga myndigheter. Med upphandling avses köp, leasing, hyra och hyrköp av varor, tjänster eller byggentreprenader. LOU gäller alltså för all upphandling som genomförs vid Uppsala universitet, oavsett om upphandlingen finansieras med anslagsmedel eller externa medel. Lagen föreskriver att upphandling skall göras enligt EU-regler när upphandlingens värde överstiger det tröskelvärde som EU-kommissionen fastställt. Omsatt i svensk valuta är tröskelvärdet för varor och tjänster för närvarande kr, exklusive moms. Gränsvärdet (i kronor) kan ändras genom förordning från finansdepartementet. Ovan nämnda tröskelvärde gäller enligt LOU för den upphandlande enheten. I egenskap av statlig myndighet är universitetet en upphandlande enhet. Tröskelvärdet gäller alltså för hela universitetet. Detta medför bland annat att, om två olika enheter inom universitetet samtidigt skall köpa en viss sorts apparat, som kostar kr/st, så skall upphandlingen göras enligt EU-regler, eftersom det sammanlagda upphandlingsvärdet överstiger tröskelvärdet. Över tröskelvärdet finns tre EU-upphandlingsförfaranden: öppen, selektiv och förhandlad upphandling. Under tröskelvärdet finns också tre förfaranden: direktupphandling, förenklad upphandling och urvalsupphandling. 1.2 Affärsmässighet I all upphandling gäller huvudregeln om affärsmässighet enligt 1 kap 4 i LOU. Upphandlingen skall göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbudsgivare och anbud skall behandlas utan ovidkommande hänsyn. 1.3 Nya riktlinjer Dessa riktlinjer ersätter Riktlinjer för upphandling vid Uppsala universitet fastställda av Rektor

4 4 (8) 2. Målsättning för Uppsala universitetets upphandling Följande målsättningar är grundläggande: Att rätt vara/tjänst skall anskaffas till rätt pris, Att varor och tjänster skall upphandlas på rätt nivå i organisationen, Att den som genomför en upphandling av en viss svårighetsgrad skall ha tillräcklig kompetens för att genomföra sitt uppdrag affärsmässigt och enligt LOU, Att upphandling av vara/tjänst genomförs i samråd med tilltänkt användare, Att inköp samordnas när detta bedöms möjligt, Att varor med lågt pris, som (på grund av mängd) köps för stora belopp, köps via ramavtal, Att all upphandling genomförs i linje med universitetets miljöpolicy. Att elektronisk handel utnyttjas, under förutsättning att säkra och kostnadsbesparande inköpsrutiner uppnås. 3. Upphandlingsorganisation En liten central upphandlingsorganisation (CU) är etablerad. Ett nätverk av lokalt inköpsansvariga bör etableras genom att personal från institutioner (motsvarande) erbjuds utbildning i upphandlingens grunder. Den lokalt inköpsansvarige skall efter genomgången utbildning kunna genomföra direktupphandling, känna till grunderna för förenklad upphandling, informera om befintliga ramavtal och svara för kontakten med CU. Befintlig intendenturorganisation kan ha en samordnande roll. 4. Ansvarsfördelning 4.1 Rektor Fastställer och ansvarar för riktlinjer för universitetets upphandling. 4.2 Central upphandlingsfunktion (CU) Har ett övergripande ansvar för all upphandling vid universitetet. Informerar om gällande lagstiftning på upphandlingsområdet. Utarbetar och föreslår riktlinjer för upphandling vid universitetet. Ansvarar för EU-upphandling. Bistår institutioner och andra enheter med råd och konkret hjälp vid förenklad upphandling, urvalsupphandling och direktupphandling. Samordnar inköp när så är möjligt.

5 5 (8) Inventerar behovet av och upphandlar erforderliga ramavtal för Uppsala universitet i samarbete med berörda användare. Informerar om gällande ramavtal. Ansvarar för internutbildning inom upphandlingsområdet. 4.3 Institution (motsvarande) Utser lokalt inköpsansvariga. Avropar från gällande ramavtal (se nedan) som kan utnyttjas av universitetet. Ansvarar för direktupphandling, d.v.s.inköp av varor och tjänster som köps sällan och där beställningsbeloppet understiger direktupphandlingsgränsen (för närvarande kr, exklusive moms). Varje institution/motsvarande skall fastställa vilka personer som har rätt att handlägga direktupphandling. Ansvarar, efter samråd med CU, för förenklad upphandling av varor när beställningsbeloppet understiger kr, exklusive moms. Lokalt inköpsansvarig med grundläggande utbildning krävs. Prefekten ansvarar för att LOU följs för den upphandling som genomförs vid institutionen/motsvarande. Prefekten ansvarar (enligt prefektuppdraget) för de ekonomiska beslut som fattas när det gäller medel som är anvisade till institutionen/ enheten, inklusive medel som är anvisade för forskningsprojekt ledda av enskilda forskare. 4.4 Intendentur Befintlig intendenturorganisation kan utnyttjas för samordning eller andra upphandlingsuppgifter, efter särskild överenskommelse med CU. 5. Ramavtal Varor och tjänster, som omfattas av ramavtal, kan anskaffas utan att en regelrätt upphandling behöver göras i varje enskilt fall. Man utnyttjar då ett tidigare upphandlat avtal (ramavtalet) och kan direkt beställa (avropa) de varor/tjänster som omfattas av avtalet till tidigare överenskomna priser och villkor. Ramavtal kan utnyttjas även när det sammanlagda beställningsvärdet överstiger gällande tröskelvärden (se avsnitt 1). Ramavtal som kan utnyttjas av alla statliga myndigheter finns förtecknade i en databas på internet ( Universitetets egna ramavtal skall så snart som möjligt göras tillgängliga på internet. Ramavtal bör utnyttjas när så är möjligt. Alternativet är en regelrätt upphandling.

6 6 (8) 6. Förfarande vid upphandling 6.1 Direktupphandling - enstaka köp av varor och tjänster under kr, exkl. moms Får användas vid inköp av varor och tjänster, som köps sällan i ett universitetsperspektiv, och där beställningsbeloppet understiger kr, exklusive moms. Skall göras på institutions/enhetsnivå. När beställningsbeloppet överstiger kr, exklusive moms, skall en marknadsundersökning genomföras innan upphandlingen påbörjas. Marknadsundersökningen skall omfatta åtminstone tre leverantörer (om det finns så många). Syftet med marknadsundersökningen skall vara att finna det för universitetet ekonomiskt mest fördelaktiga alternativet för den efterfrågade varan/tjänsten. Efter genomförd marknadsundersökning, är det tillåtet att direkt vända sig till en leverantör. Valet av leverantör bör motiveras skriftligt. För att minimera risken för missförstånd mellan köpare och säljare skall ett skriftligt anbud/en offert alltid begäras in när beställningsbeloppet överstiger kr, exklusive moms. Anbud och offert är olika namn på samma handling (=säljarens handling). Begäran om anbud (= anbudsinfordran) behöver inte vara skriftlig. All direktupphandling med ett beställningsbelopp över kr, exklusive moms skall dokumenteras (exv. motivering för val av leverantör, anbud/offert och enkel skriftlig beställning: t.ex. Härmed beställer institutionen/ enheten för... varor/tjänster enligt Er offert daterad... ). 6.2 Förenklad upphandling - varor och tjänster i intervallet kr, exkl. moms Får användas vid inköp av varor och tjänster när beställningsbeloppet understiger EU-upphandlingsgränsen (d.v.s. för närvarande kr, exklusive moms). Bör genomföras på institutions/enhetsnivå efter samråd med CU när beställningsbeloppet för varor understiger kr, exkl. moms. När beställningsbeloppet överstiger kr för varor och kr för tjänster (exkl. moms) skall CU alltid kontaktas innan upphandlingen påbörjas. Hur upphandlingen skall genomföras (arbetsfördelning, tidplan, etc.) överenskommes gemensamt. Förenklad upphandling skall (utom i ett fåtal undantagsfall) annonseras i en elektronisk databas, som är allmänt tillgänglig, eller annonseras på annat sätt som leder till effektiv konkurrens. Alla leverantörer som ser annonsen har rätt att deltaga i upphandlingen.

7 7 (8) Begäran om anbud (= anbudsinfordran) skall vara skriftlig. De krav som ställs (på den vara eller tjänst som man avser att köpa) skall klart anges, d.v.s. en kravspecifikation skall ingå i anbudsunderlaget. De kriterier som kommer att tillmätas betydelse vid anbudsutvärderingen skall också anges klart och rangordnas. Anbud (offerter) från anbudsgivare skall vara skriftliga. Alla anbudsgivare skall informeras om tilldelningsbeslutet (beslut om leverantör) och skälen för detta innan avtal/beställning träder i kraft (se även avsnitt 7). All förenklad upphandling skall dokumenteras (annons, anbudsinfordran, kravspecifikation, offerter, anbudsöppningsprotokoll, anbudsutvärdering, tilldelningsbeslut och avtal/beställningsskrivelse). 6.3 Urvalsupphandling - varor och tjänster i intervallet kr, exkl. moms - stort antal leverantörer Kan användas vid inköp av varor och tjänster när beställningsbeloppet understiger EU-upphandlingsgränsen (d.v.s. för närvarande kr, exklusive moms) och antalet tänkbara leverantörer är stort. Urvalsupphandling skall annonseras i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig. Alla leverantörer som ser annonsen har rätt att ansöka om att få lämna anbud. Den upphandlande enheten (universitetet) väljer därefter ut ett begränsat antal leverantörer enligt i förväg angivna kriterier och bjuder in dem att lämna anbud. CU skall alltid kontaktas innan upphandlingen påbörjas. Hur upphandlingen skall genomföras (arbetsfördelning, tidplan, etc.) överenskommes gemensamt. 6.4 EU-upphandling - varor och tjänster över kr, exkl. moms Används vid inköp av varor och tjänster (med undantag för vissa tjänstetyper som förtecknas i bilaga till LOU) när beställningsbeloppet överstiger EU-upphandlingsgränsen (d.v.s. för närvarande kr, exklusive moms). Får endast genomföras av personal med dokumenterad kompetens och erfarenhet av EU-upphandling (CU, VHS Upphandling, etcetera, eller institution/enhet med tillräcklig kompetens/erfarenhet efter särskild överenskommelse med CU). EU-upphandling skall (utom i ett fåtal undantagsfall) annonseras i EUs upphandlingsdatabas (Tenders Electronic Daily), både innan upphandlingen påbörjas och efter avslutad upphandling. Alla leverantörer som ser den första annonsen har rätt att deltaga i upphandlingen. Begäran om anbud (= anbudsinfordran) skall vara skriftlig. De krav som ställs (på den vara eller tjänst som man avser att köpa) skall klart anges, d.v.s. en kravspecifikation skall ingå i anbudsunderlaget. De kriterier som kommer att tillmätas betydelse vid anbudsutvärderingen skall också anges klart och rangordnas. Anbud (offerter) från anbudsgivare skall vara skriftliga.

8 8 (8) Beslut om leverantör (tilldelningsbeslut) skall basera sig på inkomna anbud. Förhandling är ej tillåten (utom i ett fåtal undantagsfall). Alla anbudsgivare skall informeras om tilldelningsbeslutet och skälen för detta innan avtal/beställning träder i kraft (se även avsnitt 7). All EU-upphandling skall dokumenteras (annons, anbudsinfordran, kravspecifikation, offerter, anbudsöppningsprotokoll, anbudsutvärdering, tilldelningsbeslut, avtal/beställningsskrivelse och avslutande annons). CU skall alltid kontaktas i god tid innan upphandlingen skall påbörjas. 6.5 Arkivering av dokumentation i upphandlingsärenden Dokumentation i upphandlingsärenden (jämför avsnitt ) skall sparas. 7. Överprövning och skadestånd En anbudsgivare kan vända sig till domstol och begära att den prövar om en pågående upphandling görs enligt bestämmelserna i LOU. Domstolen kan besluta att en felaktig upphandling måste göras om eller att upphandlingen får avslutas först sedan rättelse gjorts. Vid all upphandling, utom direktupphandling, skall alla anbudsgivare informeras om tilldelningsbeslutet (beslut om leverantör) och skälen för detta. En anbudsgivare kan sedan inom 10 dagar ansöka om överprövning av beslutet i domstol. Som en följd av detta kan avtal/ beställning ej träda i kraft tidigare än 10 dagar efter att anbudsgivarna informerats. Efter att upphandlingen har avslutats kan en anbudsgivare begära skadestånd i domstol om han anser att han har lidit skada, på grund av att någon annan anbudsgivare har fått avtalet/ beställningen på felaktiga grunder. Uppsala universitet svarar (i egenskap av myndighet) i allmän domstol i skadeståndsmål och vid prövning av pågående upphandling. Ansvarig institution/motsvarande skall dock svara för samtliga kostnader i samband med en eventuell domstolsprövning när det gäller sådan upphandling som institutionen/ motsvarande genomför.