Anvisningar för inköp & upphandling för idrotts- och föreningsförvaltning en

Transkript

1 Anvisningar för inköp & upphandling för idrotts- och föreningsförvaltning en

2 Inledning Vår inköpsverksamhet utgår från Lagen om offentlig upphandling (LOU) 2007:1091, Göteborgs Stads Upphandlings- & inköpspolicy med riktlinjer., Göteborgs Stads Upphandlings- & inköpspolicy med riktlinjer jämte kommentarer anger varje nämnds ansvar och beskriver kommunfullmäktiges krav på respektive organisations aktiva agerande inom området upphandling och inköp. Policyns syfte är att stödja de olika verksamheterna i uppdraget att möta göteborgarnas behov, långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av uthållighet och konkurrens och säkerställa att upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning och stadens riktlinjer samt att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad och med minsta möjliga miljöpåverkan. Relevanta krav på funktion, kvalitet, miljö och i förekommande fall sociala hänsyn ska vara en naturlig del av Göteborgs Stads upphandlingsverksamhet. Utifrån den av kommunfullmäktige antagna övergripande policyn har varje nämnd ansvar för att gällande lagstiftning och kommunfullmäktiges policy följs. Nämnden har även ansvar för att ansvar och befogenheter fastställs i förvaltningen, vilket sker i delegationsoch verkställighetsförteckningen. Nämnden är dessutom ansvarig för att det som upphandlats och köpts in har levererats till de villkor som avtalats. Detta säkerställs genom följsamhet av kommunfullmäktiges attestreglemente. Utöver denna anvisning finns även: Rutinbeskrivning för inköp och upphandling inom ramavtal samt direktupphandling utom ramavtal Rutiner och ansvar vid inköp eller upphandling av IT-utrustning Lathund- att köpa en vara eller en tjänst Vanliga frågor om inköp och upphandling Rutiner för att säkerhetsställa kompetens och erhålla beställningsrätt Bekräftelse för medarbetare med beställningsrätt Winst så här gör du för att komma in. Samordnad upphandling och avtalstrohet Staden ska ta till vara att organisationen är en stor och betydelsefull köpare genom att genomföra samordnad upphandling inom områden där det finns gemensamma intressen. För att underlätta för alla stadens verksamheter ska Upphandlingsbolaget se till att det finns ramavtal för de varor och tjänster som behövs. En förutsättning för att uppnå effekterna med samordnad upphandling är att stadens förvaltningar och bolag använder de ramavtal som tecknats. Förhållningssätt Vår inköpsverksamhet utgår från följande förhållningssätt: Affärsmässighet Den konkurrens som finns på marknaden ska utnyttjas och ställda krav ska vara relevanta, proportionerliga och tydliga. Alla anbudsgivare och leverantörer ska behandlas lika. 2

3 Affärsmässighet innebär vidare att upphandling/inköp ska genomföras med fullt utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns. Anbudsgivare och anbud ska behandlas utan ovidkommande hänsyn, det vill säga samma regler gäller för alla och samtliga anbudsgivare har rätt till samma information och behandling. Utöver detta ska de krav som ställs på en anbudsgivare ha ett samband med och stå i proportion till det som ska upphandlas. Affärsetik Begreppet affärsetik innefattar både affärsmässighet och att inte ta ovidkommande hänsyn, men även ett i övrigt etiskt agerande som bland annat innebär följande: Leverantörer och anbudsgivare är viktiga och ska känna trygghet när det gäller att känslig information inte utlämnas på annat sätt än vad som är tillåtet eller tvingande enligt gällande lagstiftning eller avtal. Inga orimliga eller onödiga krav ska ställas så att någon anbudsgivare eller leverantör gynnas eller missgynnas. Rese- och logikostnader för förvaltningens egen personal ska alltid betalas av förvaltningen vid besök hos eller vid resor tillsammans med leverantörer. Alla former av gåvor och tjänster från befintliga och potentiella leverantörer ska undvikas. Här ska Idrott & förenings vägledning angående oegentligheter, mutor och bestickning särskilt iakttas. Leverantörer ska inte lovas något eller utnyttjas på ett sådant sätt som vi inte har befogenheter eller laglig möjlighet att uppfylla. Jäv Personliga intressen i leverantörsföretag som kan påverka utgången av en upphandling eller ett inköp får inte förekomma. Varje medarbetare inom Idrott & förening som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom/henne ska självmant anmäla detta och lämna över ärendet att fatta beslut om antagande av leverantör till närmaste chef. Vem får beställa? Idrotts- och föreningsförvaltningens delegations- och verkställighetsförteckning reglerar vem som får lov att upphandla, göra inköp och till vilket belopp. Attest Fakturor avseende upphandlingar och inköp, inklusive avrop inom ramavtal, ska attesteras av överordnad chef. Fakturan ska kontrolleras av den som gjort beställningen/inköpet. I Regler för attest i Göteborgs Stad, som är ett gemensamt styrande dokument för staden, finns en beskrivning av attestens innebörd. 3

4 Kontrollerna kan fördelas på valfritt antal kontrollanter, sk. kontrollattestant eller helt eller delvis utföras av attestanter, sk. beslutattestant. Tillämpning generellt Vid alla inköp, upphandlingar eller avrop inom ramavtal är det viktigt att precisera vad vi vill upphandla. Det är av största vikt att exempelvis ange hur ett uppdrag ska utföras/levereras avseende tid, mängd och kvalitet. Vid alla inköp, upphandlingar eller avrop inom ramavtal ska ekologiska varor alltid prövas som förstahandsalternativ. Vid all upphandling av tjänster ska vi pröva möjligheten att ställa krav på att sociala hänsyn tas. Ramavtal Ramavtal för staden Före inköp eller upphandling ska vi kontrollera om det finns ramavtal. Finns relevant ramavtal för staden ska detta användas. Ramavtal är ett avtal som klargör de avtalsrättsliga villkoren och priset. Däremot utelämnas till exempel kvantitet och leveransadress som istället säkerställs i avropet. Ramavtalets fördelar är att vi vid inköp av specifik vara/tjänst eller entreprenad inte behöver genomföra upphandling varje gång behov av köp uppstår. Inköpet genomförs istället som ett avrop mot redan gällande ramavtal. Inköpsfördelar uppnås genom att ramavtalen omfattar större volymer vilket leder till att vi i regel kan få fördelaktigare villkor och kvantitetsrabatter samt säkerställa god kvalitet. Ramavtalen tecknas av Göteborgs Stads Upphandlings AB (UHB). Ramavtalen presenteras i dataapplikationen WINST (Webbaserat Inköpsstöd) som är ett system där alla ramavtal i Göteborgs Stad är samlade. WINST återfinns via Upphandlingsbolagets hemsida ( eller på vårt intranät under rubriken Upphandling och Inköp Vid tillämpning av ramavtal måste en noggrann kontroll ske av hur avrop får göras inom det aktuella avtalsområdet. I vissa fall ska förnyad konkurrensutsättning göras, i andra fall ska rangordning tillämpas. Gällande regler för respektive avtalsområden återfinns i WINST. Egna ramavtal I de fall då ramavtal saknas inom ett område där vi har behov av varor/tjänster får direktupphandling ske om upphandlingens värde är lågt eller om det föreligger synnerliga skäl (se nedan). Om det sammanlagda värdet av inköp under året överstiger gränsen för lågt värde ska vi i första hand aktualisera att upphandling sker i Upphandlingsbolagets regi och att ramavtal tecknas. I andra hand kan förvaltningen teckna egna ramavtal med stöd från Upphandlingsbolaget, vilket samordnas från ekonomiavdelningen. 4

5 Direktupphandling Om kommungemensamt avtal saknas och upphandlingens värde är lågt och/eller synnerliga skäl finns kan vi göra en direktupphandling. Definitionen av lågt värde återfinns i LOU och fastställs av EU. Vid beräkning av huruvida värdet är lågt ska direktupphandlingar av samma slag gjorda under räkenskapsåret beaktas. Synnerliga skäl att direktupphandla föreligger vid akuta situationer, som till exempel storm, vattenskador etcetera, om den eller de leverantörer som omfattas av ramavtalet inte kan utföra uppdraget tillräckligt snabbt. I akuta händelser/situationer är det ibland nödvändigt att kunna göra beställningar av tjänster för att kunna åtgärda händelser som annars riskerar att förorsaka stor skada och höga kostnader för verksamheterna. Att minska eller minimera konsekvenserna av icke förutsägbara händelser är nödvändigt. Att åtgärda och återställa efter skada i ett mer långsiktigt perspektiv är inte att betrakta som akut och bör därmed avropas inom gällande ramavtal. Beslut av huruvida det föreligger synnerliga skäl görs av avdelningschef. Innan beslut om direktupphandling tas ska beslutsfattaren alltid tillförsäkra sig att leverantör som omfattas av ramavtal inte är tillgänglig för uppdraget. Delegat ska informera vald leverantör om vilka krav Göteborgs Stad ställer på fakturans innehåll och utformning samt om att fakturan kommer att avvisas om den inte uppfyller stadens krav. Endast förvaltningschef, avdelningschef eller enhetschef får besluta enligt delegation 5.2 Upphandlingsärende om att göra direktupphandling utom ramavtal. Beslut och underliggande dokumentation ska hanteras enligt förvaltningens riktlinjer och de av förvaltningen beslutade blanketterna ska användas. Överstiger inköpet ett prisbasbelopp ska ärendet diarieföras. Egen upphandling När relevanta ramavtal saknas och förutsättningarna för direktupphandling enligt föregående avsnitt inte är uppfyllda ska en egen upphandling göras. Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget ska vara fullständigt, tydligt, ha proportionerliga krav och innehålla samtliga de uppgifter som anbudsgivarna behöver för att kunna lämna sina anbud. Ett förfrågningsunderlag består av kvalifikationskrav, kravspecifikation, utvärderingskriterier och kommersiella villkor. Kvalifikationskrav är de krav som vi ställer på leverantörer i den aktuella upphandlingen. För öppen och förenklad upphandling anges dessa krav i förfrågningsunderlaget och för övriga typer av upphandling framgår motsvarande krav i annonsen. 5

6 Kravspecifikation är den tekniska och eller funktionella beskrivningen inklusive ritningsmaterial av det som ska upphandlas. Utvärderingskriterier är de grunder på vilka inkomna anbud kommer att utvärderas. Dessa ska vara proportionerliga, ändamålsenliga och förutsebara (anbudsgivaren ska inte behöva tolka vad som avses med kriteriet). Samtliga kriterier som kommer att ha betydelse måste anges och viktas i förfrågningsunderlaget. Kommersiella villkor är de affärsvillkor som ska gälla för uppdraget. Kvalitets- och miljökrav vid upphandlingar Det ska framgå av förfrågningsunderlaget för respektive upphandling vad som anses viktigt och de krav som ställs angående kvalitet och miljö. För kvalitetskrav och teknisk beskrivning etcetera svarar respektive handläggare. Annonsering Alla upphandlingar som överstiger gränsen för lågt värde, enligt LOU ska annonseras. Vi ska då se till att annonseringen sker på rätt sätt beroende på typ av upphandling. Prövning av anbud Prövning av anbud sker i två steg, kvalifikationsprövning och anbudsutvärdering. Kvalifikationsprövning innebär att anbudsgivarens lämplighet prövas utifrån de kvalifikationskrav som vi har ställt på leverantören. Anbudsutvärderingen innebär att de kvalificerade anbuden värderas utifrån de utvärderingskriterier som angivits i förfrågningsunderlaget. Vi ska anta det anbud som antingen är det ekonomiskt mest fördelaktiga eller det anbud som har lägst pris. Av förfrågningsunderlag eller annons ska det framgå vilken av de två utvärderingsgrunderna som gäller för respektive upphandling. Kriterier får varken läggas till eller dras ifrån vid utvärderingen av anbuden. Avbruten upphandling Upphandlingsförfarandet kan behöva avbrytas på grund av exempelvis att budgeten för projektet spräcks, erforderliga beslut uteblir eller att allvarliga fel i förfarandet upptäcks. Om osäkerhet angående beslut finns är det lämpligt att redan i annonsen/förfrågningsunderlaget upplysa om att upphandlingen genomförs under förutsättning att beslut erhålls för att klargöra förutsättningarna för presumtiva anbudsgivare. Beslut om avbrytande och skälen härför ska tillställas samtliga anbudsgivare. Anbudsgivare kan begära överprövning av detta beslut hos förvaltningsdomstol under tio dagar efter att beslut om att avbryta upphandlingen har fattats. Sekretess Absolut sekretess råder vid upphandling. Detta innebär att de handläggare som deltar i upphandlingen inte får yppa något angående anbuden och inte heller hur många eller vilka som lämnat anbud för personer som inte deltar i just denna upphandling. Känslig 6

7 information får inte lämnas ut på annat sätt än vad som är tillåtet eller tvingande enligt gällande lagstiftning. Tilldelningsbeslut Efter avslutad anbudsutvärdering ska information lämnas till samtliga anbudsgivare om vem som kommer att antas som leverantör och skälen för detta. I tilldelningsbeslutet ska anges en avtalsspärr, under vilken avtal inte får tecknas med den vinnande leverantören. Avtalsspärren är tio dagar när tilldelningsbeslutet skickas per e-post eller fax och 15 dagar om tilldelningsbeslutet skickas per post. Leverantör som vill ansöka om överprövning kan göra det hos förvaltningsrätten under tiden som avtalsspärren löper. Avtal/ Beställning Beställning och/eller avtal ska tecknas med antagen leverantör efter genomförd upphandling. Detta tecknas först efter det att avtalsspärren har gått ut. Vid nyttjande av ramavtal används avrop inklusive hänvisning till avtalsnummer, för slutande av avtal med utsedd leverantör. Dokumentation Beslut och övrigt av vikt som framkommit i upphandlingsförfarandet ska dokumenteras. Direktupphandlingar ska motiveras skriftligt och om det förelegat synnerliga skäl ska dessa anges. Nedanstående dokument bör finnas vid egen upphandling: tjänsteutlåtande där så finns annons förfrågningsunderlag och eventuella PM anbud öppningsprotokoll/anbudsförteckning utvärderingsprotokoll (nollställning) förhandlingsprotokoll i förekommande fall förtydliganden och kompletteringar eventuella tjänsteanteckningar angående kontakter etcetera med leverantörer tilldelningsbeslut avtal/beställning efterannons i förekommande fall vid behov rapport avseende avslutad/avbruten upphandling. För hantering/förvaring av respektive dokument gäller dokumenthanteringsplanen. 7