Steg 3 Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Version 1.1 Steg 3 Förfrågningsunderlag 3.1 Förfrågningsunderlag Ett förfrågningsunderlag ska alltid upprättas när upphandlingens värde överstiger 7 prisbasbelopp. Förfrågningsunderlaget ska innehålla samtliga uppgifter som leverantören ska känna till för att kunna lämna ett bra anbud. Avser uppdraget ramavtal ska uppskattningar av volymer ges, dock utan att garantera dessa. Förfrågningsunderlaget har olika innehåll beroende på vilket typ av tjänst respektive vara eller entreprenad som skall upphandlas. Förfrågningsunderlaget ska alltid uppta följande rubriker: o Allmän information o Administrativa bestämmelser o Kravspecifikation o Kommersiella villkor o Uteslutningskriterier o Kvalifikationskrav o Urvalskriterier Mall till förfrågningsunderlag som ska användas för: o Varor, e-avrop o Tjänster, e-avrop För upphandlingar som är av akut art tillämpas inte rutinen. Avsteg från rutinen får göras; se upphandlingsformer och beloppsgränser, Direktupphandling. 1 (8)

2 3.2 Upphandlingsakt Upphandlingar till ett värde överstigande 2 prisbelopp skall alltid dokumenteras. Upphandlingsdokumentationen är indelad i två nivåer enl. följande: o akt 1, avser upphandlingar överstigande 2 prisbasbelopp upp till 7 prisbasbelopp o akt 2, avser upphandlingar över 7 prisbasbelopp (formaliserade upphandlingar) Akterna skall: o upprättas i samband med att upphandlingsprocessen påbörjas. o under upphandlingsarbetet, förvaras med hänsyn till förekommande sekretess. o efter det att avtal tecknats, arkiveras hos registrator Akt 1, ska innehålla följande dokumentation: o tjänsteskrivelse o uppgifter om leverantör, adressuppgifter och kontaktperson o blankett för leverantörskontroll (när leverantören inte är känd) o avtal/beställningsskrivelse (rekvisition) o övriga uppgifter som är av betydelse Akt 2, ska innehålla följande dokument: o Tjänsteskrivelse/ underlag beträffande upphandlingsuppdraget o annonseringsunderlag och kopia på införd annons o protokoll för urval av anbudsgivare (vid urvals- och selektiv upphandling) o kopia på avböjandebrev vid urval av anbudsgivare (vid urvals- och selektiv upphandling) o förfrågningsunderlag inkl. bilagor o blankett för leverantörskontroll o anbudsdiarium o utvärderingssammanställning (inkl. prövning av anbudsgivare) o beslutsprotokoll (anbudsprotokoll) o tillkännagivande av beslut och avböjandebrev o avtal / beställningsskrivelse o reellt ekonomiskt utfall av upphandlingen o utvärdering, avtals- och kvalitetsuppföljning o kopia på införd avannonsering (i förekommande fall) Om något av innehållet ovan saknas, ska detta anges på en försida till mappen Arkivering av inköpshandlingar Upphandlingsakt enligt ovan ska vara diarieförd och arkiveras i kommunens arkiv efter det att avtal tecknats. 2 (8)

3 3.3 Upphandlingsdokument Innan upphandlingsdokument lämnar organisationen ska det säkerställas att all information som finns upptagen på dokumenten är korrekt. De slutliga dokumenten skall godkännas av den som ansvarar för upphandlingen. Alla dokument skall ha ändamålsenliga rubriker. Rubriker skall vanligtvis finnas i tre nivåer: 1. Övergripande rubrik 2. Kapitelrubrik 3. Avsnittsrubrik Alla externa dokument ska följa upprättade mallar i e-avrop med Nacka kommuns logotype på första sidan. För att säkerställa att förfrågningsunderlag är korrekta, språkligt (förståeligt) och sakligt skall en medarbetare motläsa och godkänna dokumentet innan det blir offentligt. 3 (8)

4 3.4 Riktlinjer och lagkrav Följande lagar och riktlinjer gäller generellt för de upphandlingar som genomförs i Nacka kommun. I vissa upphandlingar kan även andra lagkrav förekomma som är kopplade till den specifika upphandlingen. Uppdatering av de generella lagar och riktlinjer som omgärdar upphandlingarna genomförs två gånger per år. Ansvarig för uppdateringen är kommunens Inköpschef Instans/lagrum Specifikation Kommentar Kommunfullmäktige Reglemente för upphandling Reglemente för kommunstyrelsen Behandlar ansvar för verksamhetsövergripande upphandlingar Miljöpolicy Riktlinjer för miljöanpassad upphandling KS beslut Delegationsrätt vid upphandlingar Avtalslagen Kap. 2 och 3 Behandlar fullmakter och grunder för ogiltiga avtal Arkivlagen Hela lagen Behandlar hur och varför arkiv ska hållas, bl. a. framgår syftet med arkivet Brottsbalken 17 kap 7 och 20 kap 2 De två nämnda paragraferna behandlar bestickning och mutbrott Förvaltningslagen 1 12 Behandlar myndigheternas handläggning av ärenden, regler om inkomna handlingar och jävsfrågor Förvaltningsprocesslagen Hela lagen, undantag 2 Tillämplig vid mål angående överprövning Kommunallagen 2 kap 1 8 Vägledning inom vilka områden kommunen kan verka utan att handla upp Konkurrenslagen 6 kap 2 I första hand tillämplig på anbudsgivaren. Vilka former av samarbeten som är förbjudna Köplagen Hela lagen Bestämmelser om när levererad vara anses felaktig, skadestånd vid olika dröjsmål och ansvar Lag om anställningsskydd 6 b Övergång av verksamhet Lag om medbestämmande 28 Övergång av verksamhet i arbetslivet Lag om offentlig Hela lagen Upphandling, LOU Lag om ingripande mot otillbörligt beteende avseende offentlig upphandling, LIUP Hela lagen 4 (8)

5 Miljöbalken 3 avd. 9, 14 och 15 kap. Miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd. Hantering av avfall och producentansvar. Kemisk produkter och biotekniska organismer. Rättegångsbalken Tillämplig vid förfarande i tvistemål. Blir aktuellt om någon begär skadestånd Ansvar Ansvar och befogenheter att uppdatera och förändra riktlinjer för upphandling har Kommunstyrelsen. 5 (8)

6 3.5 Upphandlingsformer och beloppsgränser Följande upphandlingsformer tillämpas inom Nacka kommun o Direktupphandling, under 7 prisbasbelopp o Förenklad upphandling o Urvalsupphandling o Öppen upphandling över tröskelvärde o Selektiv upphandling över tröskelvärde o Förhandlad upphandling över tröskelvärde Direktupphandling kan göras utan skriftliga anbud och får endast avse enstaka inköp. Om flera upphandlingar av samma typ genomförs under en 12-månadersperiod, ska värdet av dessa läggas samman och handläggas som upphandling över beslutade beloppsgränser. Innan en direktupphandling sker skall den ha godkänts av Nacka Partner Affärsområde Upphandling Direktupphandling - Annonsering behöver inte ske. - Prisjämförelse skall göras med flera leverantörer. - Dokumentation över upphandlingen skall upprättas om värdet överstiger 2 prisbasbelopp. Om synnerliga skäl föreligger kan direktupphandling få genomföras även över angivna basbeloppsgränser och efter beslut av Inköpschefen. Vid sådan direktupphandling skall upphandlingsprocessen säkras genom att följande dokumenteras: - Angivande av synnerliga skäl - Orsak till upphandlingen - Ansvarig för upphandlingen - Handläggare - Upphandlingens uppskattade ekonomiska värde - Vilka leverantörer som upphandlingen vänder sig till - Beräknad tidsomfattning av uppdraget/upphandlingen Formkrav som skall följas: - Godkännande av Inköpschef - Upprättande av avtal/beställning - Arkivering enl. avsnitt 3.2 Upphandlingsakt Som synnerliga skäl för en direktupphandling (över beslutade beloppsgränser) får endast räknas sådana omständigheter som är av akut art och inte beror på enheten själv, såsom bristande planering eller annan försumlighet inom den egna organisationen. Direktupphandling är också möjligt vid vissa bistånds- och omsorgsupphandlingar Förenklad upphandling Förenklad upphandling, 6 kap LOU, får göras vid anskaffning av varor och tjänster upp till gällande tröskelvärde. Vid förenklad upphandling har alla leverantörer rätt att delta. Anbud 6 (8)

7 skall lämnas skriftligt. Förhandlingar med en eller flera anbudsgivare kan göras. Eventuella förhandlingar skall endast ske i särskilda fall och med iakttagande av fastställda riktlinjer Urvalsupphandling Urvalsupphandling är en typ av förenklad upphandling som gör det möjligt att begränsa antalet leverantörer som får lämna anbud, och som huvudsakligen tillämpas vid upphandling inom områden som kan intressera ett stort antal anbudsgivare. Annonsering. Alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud och den upphandlande enheten inbjuder efter kvalificering (urval) vissa leverantörer att lämna anbud. Antalet leverantörer som tillåts lämna anbud skall framgå av annonsen och bestämmas utifrån arten av det som skall upphandlas samt vara tillräckligt stort för att uppnå tillräcklig konkurrens. Tiden för att lämna ansökningar skall vara minst 10 dagar. Upphandling av B-tjänster kan göras, oavsett upphandlingens värde, som förenklad upphandling eller urvalsupphandling. Förteckning över B-tjänster finns i LOU, Bilaga avdelning B. Upphandling över tröskelvärdet ( SEK vid varu- och tjänsteupphandling, bygg- och anläggning ) Dessa upphandlingar kräver särskild insikt och skall alltid kommuniceras med Nacka Partner, Affärsområde Upphandling Öppen upphandling Vid en öppen upphandling har alla leverantörer rätt att inlämna anbud. Anbud måste antas utan någon förhandling med anbudsgivare Selektiv upphandling Vid en selektiv upphandling inbjuder kommunen genom annonsering vissa utvalda leverantörer att lämna anbud. Urvalet av leverantörer görs utifrån ställda kvalificeringskrav. I annonsen skall anges det antal leverantörer som kan komma ifråga. Antalet skall vara minst 5 och inte överstiga 20 leverantörer Förhandlad upphandling Förhandlad upphandling är en upphandlingsform som normalt skall annonseras. Beroende på om det är en vara eller en tjänst som ska upphandlas gäller delvis olika förutsättningar. Gemensamt är dock att övergång från öppen eller selektiv upphandling till förhandlad upphandling kan göras om lämnade anbud inte motsvarar förfrågningsunderlaget. Vidare kan förhandlad upphandling tillämpas om det vid öppen eller selektiv upphandling inte lämnats några, eller några lämpliga anbud eller om varan framställs för forsknings/utvecklingsändamål eller arten av tjänsterna inte kan preciseras tillräckligt för val av bästa anbud. Vid en förhandlad upphandling går en anbudsinbjudan ut till ett antal utvalda leverantörer. Anbuden prövas och antas efter förhandling. Huvudregeln är annonsering för anbudsansökan. Om möjligt skall förhandling ske med minst tre anbudsgivare. 7 (8)

8 3.5.7 Miljökonsekvensbeskrivning, MKB Vid planering av upphandlingar avseende entreprenadverksamheter som omfattar byggnationer av fastigheter, anläggning av vägar eller liknande skall en MKB upprättas. Syftet med att göra en miljökonsekvensbeskrivning (MKB) av en planerad verksamhet är att belysa den förväntade inverkan på miljön, hälsan och hushållningen med naturresurserna. MKB ska vara en del av beslutsunderlaget och medföra att verksamheten blir mer miljöanpassad. 8 (8)