F10 - Sökning i ramavtalsdatabasen

Transkript

1 F10 - Sökning i ramavtalsdatabasen INNEHÅLL 1 Generellt Beskrivning av rutinen Koppling till övriga rutiner Navigationsväg Arbetsflödet Sök avtal Sök avtal i databasen Sök vara/tjänst Sök område Information om avtal Upphandling Upphandlingsregler Allmänt Huvudregel Upphandlande myndighet Upphandling Lathund...14 Utgivare: Karolinska Institutet

2 Karolinska Institutet - F10 - Sök avtalsdatabasen (14) 1 Generellt 1.1 Beskrivning av rutinen Rutinen Sökning i ramavtalsdatabasen är en förprocess till processen för elektronisk fakturahantering. Förkontroll Godkänna Attestera Efterkontroll Betalning Informations uttag Lokal systemadministration Ankomstregistrering Agresso DB Definitivbokföring Rutinen används som stöd vid sökning i avtalsdatabasen efter befintliga ramavtal samt går igenom KI:s regler Koppling till övriga rutiner Sök i avtalsdatabasen har koppling till följande rutiner. F21 - Godkännare Navigationsväg Internet Explorer Arbetsflödet Beslut om Sök Finns/finns ej Pris/villkor/ inköp avtal kontakt Beställning Kontakta kontaktperson för institutionen

3 Karolinska Institutet - F10 - Sök avtalsdatabasen (14) 2 Sök avtal På intranätet finns information om de avtal som är upphandlade och gäller för hela KI. Upphandlade varu- och tjänsteavtal ska alltid utnyttjas i första hand. Om befintliga avtal inte täcker verksamhetens behov ska statliga ramavtal utnyttjas. Från Internet Explorer Välj Ekonomi & Inköp. Fönstret för Ekonomi & Inköp öppnas. Välj Avtal under menyalternativet Inköp & Upphandling.

4 Karolinska Institutet - F10 - Sök avtalsdatabasen (14) Fönstret för Avtal öppnas.

5 Karolinska Institutet - F10 - Sök avtalsdatabasen (14) 2.1 Sök avtal i databasen I avtalsdatabasen kan en detaljerad sökning utföras på ramavtal som är upphandlade av KI och statligt upphandlade avtal. Välj Avtalsdatabas. Fönstret för KI:s avtalsdatabas öppnas.

6 Karolinska Institutet - F10 - Sök avtalsdatabasen (14) Översta delen består av menyraden och den vänstra delen är navigationsknappar. I avtalsdatabasen kan sökning utföras på en vara eller tjänst som är upphandlad. Sökning kan också utföras på en specifik leverantör eller avtal. Vid sökning kan följande begrepp väljas. Exakt Fritext Söker på exakt det sökord som angetts, men sökning kan också utföras på delar av ordet genom att ange en * (asterisk) före eller efter ett sökord. Söktermerna och, eller, inte och nära kan också användas för att göra sökningen mer begränsade. Sökning kan också göras på uttryck genom att ange dem inom citat-tecken. Söker på de sökord som angetts och liknande ord men kräver inte att alla orden finns och visar resultatet utifrån de träffar som matchar bäst. TIPS! Välj att utföra sökning på fritext då det brukar ge en mer tillförlitlig träff. I resultatlistan av sökningar markeras avtalet med symboler som talar om vilken typ av avtal det är. Symbol Avtal Beskrivning Ramavtal Ramavtal är ett avtal som normalt löper över flera år och som tecknats av KI:s upphandlingsenhet. Ramavtal används oftast inom produktområden där stora kvantiteter köps och gäller för alla institutioner. Centralt avtal Centrala avtal är ett avtal som tecknats av statlig inköpssamordning för att användas av många myndigheter. Avtalen är oftast ramavtal som löper över flera år.

7 Karolinska Institutet - F10 - Sök avtalsdatabasen (14) Sök vara/tjänst Ange sökord och väj hur sökningen ska utföras. Välj Sök Resultatlista för sökningen öppnas. Välj texten under fältet Avtalets namn på den aktuella leverantören i avtalsområdet för att öppna avtalet. Om ramavtal saknas på utförd sökning kontakta institutionens kontaktperson för inköp

8 Karolinska Institutet - F10 - Sök avtalsdatabasen (14) Sök område Sökning efter upphandlade avtal kan också göras per område. Välj Områden i menyraden. Fönstret för Avtalsområden öppnas. Bläddra bland avtalsområdena till det avtalsområde som efterfrågas. Välj aktuellt avtalsområdet för att få mer information gällande området.

9 Karolinska Institutet - F10 - Sök avtalsdatabasen (14) Fönstret för Aktuella avtal inom avtalsområde öppnas. Välj Avtalets namn på den aktuella leverantören för att öppna avtalet. Om ramavtal saknas inom aktuellt avtalsområde kontakta institutionens kontaktperson för inköp

10 Karolinska Institutet - F10 - Sök avtalsdatabasen (14) 2.2 Information om avtal För varje tecknat avtal finns bifogade dokument med information om villkor, pris, kontaktinformation m.m. Informationen runt leverantören och avtalet delas in i tre delar. Den första delen är uppgifter om avtalspartnern och avtalet t.ex. avtalslängd och handläggare.

11 Karolinska Institutet - F10 - Sök avtalsdatabasen (14) Den andra delen är ytterligare uppgifter runt avtalet. Den sista delen visar avtalets dokument t.ex. prisuppgifter och avtalssammanfattning. Öppna bifogad dokument genom att välja aktuellt dokument namn.

12 Karolinska Institutet - F10 - Sök avtalsdatabasen (14) 3 Upphandling 3.1 Upphandlingsregler Navigationsväg: Internet Explorer Ekonomi & Inköp Inköp & Upphandling Regler Nedan följer innehållet i KI:s upphandlingsregler Allmänt Rektor har i beslut ( , dnr 5678/01) delegerat till respektive prefekt att med vissa undantag fatta beslut i institutionernas ekonomiska ärenden. Delegationen gäller beslut om att teckna avtal om kostnader såsom inköp, hyra, leasing etc. som understiger en miljon kronor eller sträcker sig över kortare tid än tre år. Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), reglerar all upphandling som genomförs vid statliga myndigheter. Med upphandling avses köp, leasing, hyra eller hyrköp. LOU gäller för all upphandling vid Karolinska Institutet (KI), oavsett om upphandlingen finansieras med anslagsmedel eller externa medel. Lagen gäller också vid upphandling i KI:s bolag och stiftelser Huvudregel I all upphandling gäller huvudregeln med; Principer för offentlig upphandling enligt 1 kap 9 i LOU. Upphandlande myndigheter skall behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar skall vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas Upphandlande myndighet KI är en upphandlande myndighet (def. LOU 2 kap. 19 ). Det innebär att i varje värdeberäkning för upphandling av vara eller tjänst vid KI skall alla institutioners del av samma vara eller tjänst räknas in i den totala volymen för KI per år.

13 Karolinska Institutet - F10 - Sök avtalsdatabasen (14) Upphandling Målsättning att rätt vara/tjänst skall köpas till rätt pris att varor och tjänster upphandlas på rätt nivå i organisationen att KIs lokala ramavtal alltid skall utnyttjas i första hand. Nya ramavtal skall tas fram där så erfordras. Detta skall ske i samråd med institutionerna att övriga statliga ramavtal alltid skall utnyttjas där så är möjligt att inköpets värde relateras till KIs samlade värde för inköp av samma vara eller tjänst per år för rätt val av upphandlingsprocedur att inköp samordnas, när detta bedöms som möjligt att den som genomför en upphandling av en viss svårighetsgrad skall ha tillräcklig kompetens för att genomföra sitt uppdrag affärsmässigt och enligt LOU att ställa relevanta miljökrav vid all upphandling Upphandlingsrutiner Alla rutiner som gäller vid upphandling finns att läsa på KIs intranät, Ansvar Direktupphandling: Upphandlingens värde understiger sju basbelopp. För varor får och bör upphandlingen göras på institutionsnivå. För tjänster bör Upphandlingsenheten alltid kontaktas för råd då värdet överstiger kr exkl. moms. Förenklad upphandling: Upphandlingens värde överstiger sju basbelopp och understiger av EU fastställt tröskelvärde. Får hanteras på institutionsnivå under förutsättning att upphandlingskompetens finns. EU-upphandling: Upphandlingens värde överstiger av EU fastställt tröskelvärde. Upphandlingsenheten skall alltid kontaktas, för överenskommelse om genomförande. Kontakten bör tas mycket tidigt i planering av anskaffning för att vinna tid i processen.

14 Karolinska Institutet - F10 - Sök avtalsdatabasen (14) EU-upphandling får endast genomföras i projekt där Upphandlingsenheten ansvarar för den upphandlingstekniska och kommersiella delen. Ansvarig prefekt i förening med ekonomichef vid universitetsförvaltningen skall underteckna kontrakt. Organisation Varje institution skall utse en inköpsansvarig och fastställa vilka personer som har rätt att handlägga direktupphandling. Den inköpsansvarige skall, i samråd med Upphandlingsenheten, bevaka att institutionens upphandling genomförs affärsmässigt och korrekt. De personer som engageras i och har ansvar för institutionens upphandling skall ges erforderlig utbildning. Prefekten har ansvar att bevaka att LOU följs för den upphandling som institutionen genomför. Även om skadeståndstalan väcks mot den upphandlande myndigheten dvs. KI, kommer eventuella skadeståndskostnader i anslutning till sådan upphandling att belasta institutionen. Upphandlingsenheten vid Universitetsförvaltningens ledningskansli svarar för EU-upphandling, intern uppdragsupphandling, upphandlingsstöd, utbildning, information, framtagning av administrativa hjälpmedel, samordning av inköp när så är möjligt samt inventering och framtagning av erforderliga lokala ramavtal.

15 Karolinska Institutet - F10 - Sök avtalsdatabasen (14) 4 Lathund Sök vara/tjänst - Gör så här: 1. Gå in under Internet Explorer Ekonomi & Inköp Avtal Avtalsdatabasen 2. Ange Sökord 3. Markera sökbegrepp 4. Välj Sök 5. Om ramavtal saknas kontakta institutionens kontaktperson för inköp 6. För att öppna avtalet välj Avtalets namn på den aktuella leverantören Sök avtalsområde - Gör så här: 1. Gå in under Internet Explorer Ekonomi & Inköp Avtal Avtalsdatabasen 2. Välj Område 3. Välj avtalsområde 4. Om ramavtal saknas kontakta institutionens kontaktperson för inköp 5. För att öpnna avtalet välj Avtalets namn på den aktuella leverantören i avtalsområdet