UPPHANDLINGS- och INKÖPSPOLICY för VÄNERSBORGS KOMMUN

Transkript

1 1(10) UPPHANDLINGS- och INKÖPSPOLICY för VÄNERSBORGS KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige , 136. Ändrad av ks , Mål och inriktning Denna policy innehåller riktlinjer, som utöver lagen om offentlig upphandling skall gälla för upphandling. Policyn gäller också för kommunens samtliga inköp. Kommunen köper årligen varor och tjänster till stora belopp, ca 750 miljoner, varför det är av stor betydelse för kommunens ekonomi hur upphandlingsfrågor hanteras. Även för kommunens samlade miljöpåverkan är upphandlingen av avgörande betydelse. Upphandling av varor och tjänster inom kommunen måste präglas av effektivitet, kompetens, samverkan och miljöhänsyn, där det övergripande målet är en god totalekonomi för den kommunala verksamheten, inklusive de kommunala bolagen. Införande av elektronisk handel väntas medföra bättre överblick och större möjlighet att samordna och administrera upphandling på ett effektivt sätt. Projektet elektronisk handel kommer att ge anledning till analys och översyn av nuvarande rutiner. Många befattningshavare utför och deltager i upphandling av varor och tjänster. För att få en effektiv verksamhet är det nödvändigt att alla som medverkar har en gemensam grundsyn och arbetar efter de regler, som uttrycks i denna upphandlings- och inköpspolicy. Definitioner I denna policy används ordet upphandling för den process som omfattar bl.a. förplanering, anbud och avtal samt ordet inköp för den process som omfattar avrop, betalning och arkivering. I lagen om offentlig upphandling (LOU) finns regler om upphandling av varor, byggentreprenader och tjänster.

2 2(10) Med byggentreprenad menas ett bygg- eller ett anläggningsarbete i sin helhet, vars resultat har en självständig funktion. Andra entreprenader än byggentreprenader behandlas, i LOU och i denna policy, enligt reglerna för upphandling av tjänster. Rabattavtal slutna utan att föregås av regelrätt upphandling är att anse som direkt olämplig. Inköpsenheten svarar för att information och utbildning om offentlig upphandling och denna policy lämnas till kommunens förvaltningar och bolag, dels för genomförandet, samt vid behov. 2. Principer för kommunens upphandling och inköp - Kommunens upphandlingar och inköp skall ske på ett rationellt, ekonomiskt, miljöanpassat och legalt sätt. - Upphandlingsverksamheten skall präglas av affärsmässighet, konkurrens och objektivitet. - Både större och mindre leverantörer skall kunna komma ifråga. - Vid upphandling skall miljökriterier ges hög prioritet. - Framtagna miljökriterier skall tillämpas, se bilaga 2. - Skriftliga förfrågningar och protokollförda anbudsöppningar skall vara regel. - Direktupphandling kan tillämpas vid akuta situationer och lägre värden enligt riktlinjer i särskild bilaga - Vid upphandling skall kraven på kvalitet och prestanda inte ställas högre än vad som behövs vid varje tillfälle. - Ramavtal skall vara användarvänliga och konkurrenskraftiga. - Samagerandet över kommungränserna bör öka där så är fördelaktigt för kommunen. - Möjlighet till elektronisk handel skall beaktas 3. Miljö Vänersborgs kommun tillämpar sedan flera år miljöhänsyn vid all upphandling. De produkter som kommer i fråga skall vid tillverkning, konsumtion/användning och som avfall ge upphov till så liten påverkan på miljön som möjligt. Produkterna skall inte vara skadliga för dem som använder dem. Produkterna skall som avfall helst kunna återanvändas, återvinnas eller vara biologiskt lätt nedbrytbara. Produkter skall både vid tillverkning och användande bygga på resurssnålhet av råvaror och energi. Förpackningar för produkterna bör i största grad återanvändas/återvinnas och mängden bör minimineras.

3 Leverantörer som miljöanpassar sina transporter kan komma att gynnas i samband med upphandlingen. 3(10) 4. Aktörer 4.1 Kommunen Vänersborgs kommun är en juridisk person där varje nämnd / styrelse är myndighet. Det innebär att samordning alltid skall ske på nivån nämnd / styrelse. Enligt LOU är nämnd / styrelseupphandlande enhet. Ytterligare decentralisering är ej tillåten. Varje nämnds upphandlingar av samma typ, som görs samtidigt skall således slås samman vidberäkning av tröskelvärdet, vilket i sin tur kan vara avgörande för om upphandlingen skall annonseras i Official Journal. Beträffande vissa varuområden bör flera nämnders upphandling samordnas. För närvarande gäller det standardvaror, dvs. förbrukningsvaror med flödeskaraktär, t,ex järnhandelsvaror, kemisk-tekniska varor och papper etc. Detta bedömes och beslutas av inköpschef. Inom vissa varuområden bör flera kommuners upphandling samordnas. 4.2 Centrala inköpsenheten Inköpsenhetens funktion är att samordna kommunens upphandlingar på ett lönsamt och effektivt sätt. Inköpsenhetens roll är bl.a. att ge råd och stöd till nämnder / styrelser i frågor kring upphandling (avtal och upphandlingsjuridik). Inköpsenheten ska dels ha en konsultativ roll samt svara för information och service till nämnder och styrelser, dels för nämnds / kommunens räkning genomföra förvaltningsövergripande och i de flesta fall även specifika upphandlingar beträffande varu- och tjänsteområden där detta framstår som klart ekonomiskt mest fördelaktigt för kommunen. En central inköpsenhet skall finnas inom kommunkansliets organisation. Inköpsenhetens ansvar och uppdrag omfattar att - Möjlighet till elektronisk handel skall beaktas - Medverka i upphandling i enlighet med LOU och vad som anges i denna upphandlings- och inköpspolicy - Verka för samordning och effektivisering av upphandlingsverksamheten i kommunen

4 4(10) - Svara för kontinuerlig kunskaps- och erfarenhetsöverföring av upphandlingsfrågor till den övriga organisationen - Upprätta standards för att underlätta det löpande upphandlingsarbetet - Sammanställa och utvärdera övergripande statistik över kommunens upphandlingar - Verka för samordning av upphandling med andra kommuner, kommunala bolag m.fl. när detta så bedöms lämpligt Inköpsenheten skall också vara bärare av denna upphandlings- och inköpspolicy och föreslå förändringar i policyn i syfte att utveckla kommunens upphandlingsoch inköpsverksamhet. 4.3 Inköpsråd Vid sidan om inköpsenheten skall finnas en inköpsgrupp bestående av representanter från kommunens förvaltningar och bolag. Inköpsrådets uppgift är att samla upp synpunkter och önskemål från nämnder / styrelser och bolag, att inom resp. område bevaka utvecklingen på marknaden och föreslå förändringar. 4.4 Kontaktperson Varje förvaltning / bolag skall utse en kontaktperson som ansvarar för informationsutbytet med övriga inom förvaltningen och Inköpsenheten i frågor om upphandling och inköp. 5 Ansvarsfördelning Nämnder har var och en ansvaret för sin upphandling, samt att dessa är förenliga med LOU och denna policy. Nämndernas förvaltningar är skyldiga att till Inköpsenheten anmäla önskemål och behov av samordning. Förvaltningar skall samråda med Inköpsenheten då man har för avsikt att göra upphandlingar över aktuella tröskelvärden. Centrala avtal träffade efter upphandling i konkurrens skall liksom tidigare vara bindande för samtliga förvaltningar. Det innebär att förvaltningar och bolag är skyldiga att avropa från ett sådant centralt ramavtal och är förhindrade att göra egna upphandlingar. Endast i det fall där genom avtalet överenskommits att möjlighet ges till tillfrågande av annan leverantör. Skyldighet föreligger för varje förvaltning/bolag/enhet som utfört någon form av upphandling att årligen rapportera detta till inköpsenheten på sätt som Inköpsenheten bestämmer. Rapporten skall innehålla uppgifter om upphandlingsvärde, upphandlingsform, antagen leverantör samt ev. uppgift om avtalstid.

5 5(10) 6. Blankettstöd Det finns en blankett framtagen för specifika upphandlingar Inköpsanmodan vilken skall användas då inköpsenheten anlitas för genomförande. I det fall Inköpsenheten väljs att även ombesörja beställningen finns blankett framtagen för detta, Beställning. Vid upphandlingens slutfas skall beslut fattas och dokumenteras. Beslut skall fattas i enlighet med delegationsordning. Särskild blankett skall användas, vilken i samtliga fall av upphandlingar medsändes inkomna anbud till berörd förvaltning / bolag. Ovan uppräknade blanketter kommer att återfinnas i inbundet informationsmaterial vilket finns tillgängligt hos varje förvaltning / bolag. Denna information kommer i sin helhet också att återfinnas på kommunens intranät. 7. Ikraftträdande Denna policy gäller fr o m och skall tillämpas på all upphandling av varor och tjänster så snart detta är lagligen möjligt. Eventuella tillsvidareavtal skall omgående eller så snart som möjligt upphandlas. Policyn skall i tillämpliga delar också gälla upphandling av byggentreprenader. Bilagor Utdrag ur LOU Upphandling under tröskelvärdet Allmän miljöinformation vid upphandling

6 LAGEN OM OFFENTLIG UPPHANDLING (LOU) SFS 1992:1528 6(10) Allmänt Lagen om offentlig upphandling (LOU) gäller för all upphandling som görs inom kommunen och dess aktiebolag. I lagen fastställs att upphandling skall göras med nyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud skall behandlas utan ovidkommande hänsyn. Lagen avser med upphandling: köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, entreprenader eller tjänster. Vid upphandling vars totala kostnad eller kontraktsvärde överstiger tröskelvärdena skall anbudsförfrågan publiceras i tidningen Official Journal (OJ) samt i databasen TED (Tenders Economic Daily). Annonsering och efterannonsering sker via inköpsenheten. Tröskelvärden Varor och tjänster ecu (fn ca 1,7 MSEK) Vatten/energi/transport ecu (fn ca 3.5 MSEK) Byggentreprenader ecu (fn ca 43,2 MSEK) Att observera är att all offentlig upphandling regleras i LOU, även inköp under tröskelvärdena. Prövning av anbud De huvudkriterier på vilka antagande av anbud skall grundas är antingen 1. Det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till samtliga omständigheter såsom, pris, leveranstid, driftskostnader, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service, tekniskt stöd, miljöpåverkan mm. Av förfrågningsunderlaget bör framgå att kriterierna angivits i prioriterad ordning. 2. Det lägsta anbudspriset. Det förstnämnda huvudkriteriet (1) är att föredraga eftersom fråga då är om totalbedömning.

7 7(10) RIKTLINJER FÖR TILLÄMPNING AV UPPHAND- LING UNDER TRÖSKELVÄRDENA Enligt LOU finns tre upphandlingsformer för upphandling under tröskelvärdet: Förenklad upphandling Urvalsupphandling Tillämpas i normalfallet varvid anbud skall infordras genom annons i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig eller genom att annonsera på annat sätt t.ex. rikstäckande dagstidningar och branschtidningar som leder till effektiv konkurrens. Skriftligt förfrågningsunderlag skall upprättas. Innebär att alla leverantörer har rätt att ansöka om att lämna anbud och att den upphandlande enheten sedan bjuder in vissa av de sökande till anbudsgivning. Anbud skall infordras genom annons i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig eller genom att annonsera på annat sätt t.ex. rikstäckande dagstidningar och branschtidningar som leder till effektiv konkurrens. Skriftligt förfrågningsunderlag skall upprättas. Direktupphandling Får användas undantagsvis om upphandlingsvärdet är lågt eller om det finns synnerliga skäl såsom stor brådska pga. oförutsedda omständigheter, som ej beror på den upphandlande enheten, såsom maskinhaveri, stöld etc. Affärsmässighet, konkurrens och objektivitet gäller även denna upphandlingsform. Direktupphandling är således endast tillåtet i nedanstående fall (belopp angivna för nämnd/styrelse och år).: Lågt värde? Sju prisbasbelopp för varor och tjänster (enstaka tillfälle) Synnerliga skäl - synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses av den upphandlande enheten. Det är inte tillåtet att använda direktupphandling om brådskan beror på den upphandlande enheten, t.ex. bristande planering. Procedurregler vid direktupphandling Följande procedurregler skall följas vid direktupphandling för att säkerställa att huvudregeln om affärsmässighet även följs vid dessa upphandlingar:

8 8(10) - Direktupphandling får användas vid upphandlingar upp till ett värde av 7 prisbasbelopp. - Direktupphandling skall göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbudsgivare och anbud skall behandlas utan ovidkommande hänsyn. 0,1-1,0 basbelopp Skriftligt anbud och skriftlig beställning bör användas. 1,0-2,5 Skriftligt anbud från minst två anbudsgivare bör införskaffas. Skriftlig beställning skall användas. 2,5-7,0 Skriftligt anbud från minst tre anbudsgivare bör införskaffas. Skriftlig beställning skall användas. - Utöver ovanstående måste upphandlaren förvissa sig om att upphandlingen sker till bra villkor. - Upphandlingen skall dokumenteras. Dessa beloppsgränser gäller som huvudregel. Synnerliga skäl kan dock medföra ett annat förfarande. Dessa skäl skall alltid dokumenteras för att kunna kontrolleras i efterhand. Direktupphandling innebär inte att avsteg får göras från affärsmässigheten. Prisuppgifter skall inhämtas från andra håll och dessa skall dokumenteras. Observera att direktupphandling inte får göras när kommunen redan genomfört en upphandling och tecknat bindande ramavtal för aktuell vara/tjänst. Direktupphandling är en upphandlingsform som får väljas i stället för andra mer komplicerade upphandlingsformer. Överprövning / skadestånd En leverantör som anser att han lidit skada eller kommer att lida skada på grund av att en upphandlande enhet åsidosatt bestämmelser i lagen, kan ansöka om åtgärder hos länsrätt eller tingsrätt. Omprövning av länsrätt kan ske under pågående upphandlingsförfarande. Skadestånd kan yrkas hos tingsrätt av anbudsgivare som deltagit i en upphandling. En upphandlande enhet som inte följt bestämmelserna i lagen kan åläggas att ersätta därigenom uppkommen skada för leverantör. Talan om skadestånd skall väckas vid allmän domstol senast inom ett år från tidpunkt då beslut om leverantör fattas.

9 9(10) MILJÖKRITERIER VID UPPHANDLING ALLMÄNT Vänersborgs kommun tillämpar sedan flera år miljöhänsyn vid all upphandling. De produkter som kommer i fråga skall vid tillverkning, konsumtion/användning och som avfall ge upphov till så liten påverkan på miljön som möjligt. Produkterna skall inte vara skadliga för dem som använder dem. Produkterna får heller inte innehålla ämnen som är skadliga för miljön. Produkter skall både vid tillverkning och användande bygga på resurssnålhet av råvaror och energi. Förpackningar för produkterna bör i största grad återanvändas/återvinnas och mängden bör minimineras. Leverantörer som miljöanpassar sina transporter kommer att gynnas i samband med upphandlingen. LAGAR M M Produkternas sammansättning, förpackningar och den skriftliga informationen skall överensstämma med i Sverige gällande lagar och förordningar som miljöbalken samt följdlagstiftningar härav. För förpackningar gäller sedan 1 oktober 1994 producentansvar SFS 1994:1235. PRODUKTINFORMATION Eftersom det i detta fall gäller ett stort antal produkter är det inte praktiskt möjligt att begära in deklaration på varje enskild produkt. Istället skall respektive leverantör göra en översiktlig deklaration av företagets sortiment. För produkter som köpes in i större volym och där hälso- och miljöfarliga ämnen kan misstänkas förekomma bör varuinformationsblad infordras. Exempel på sådana produkter är limmer, kritor och färger. Denna deklaration skall undertecknas/bestyrkas. Fullständig innehållsdeklaration skall vid anmodan kunna lämnas och kan då vara konfidentiell.

10 10(10) MILJÖPOLICY Anbudsgivaren bör redogöra för företagets miljöpolicy eller ge information om miljöarbetet inom företaget. MILJÖKRITERIER Produkter som uppfyller kraven för den nordiska Svanmärkningen eller motsvarande kommer att prioriteras vid utvärderingen ur miljösynpunkt. Om produkten uppfyller kraven utan att vara märkt skall det redovisas hur kriterierna uppfylls. I anbudet skall redovisas för hur miljöriskerna för respektive produktgrupp har minimerats. Enligt utbytesprincipen i miljöbalken skall känt miljöskadliga ämnen ersättas med mindre skadliga om det finns alternativ. Miljöskadligheten bedöms enligt Kemikalieinspektionens författningssamling och EG:s direktiv 67/548/EEC, 20e tillpassningen. I förfrågningsunderlaget redovisas miljöaspekter som skall beaktas särskilt för produkterna samt för förpackningar och transporter.