Register SAMMANTRÄDESPROTOKOLL. Kommunstyrelsens arbetsutskott. 28 Information. 29 Tilldelningsbeslut avseende tolktjänster

Transkript

1 Register 28 Information 29 Tilldelningsbeslut avseende tolktjänster

2 Plats och tid Beslutande Övriga närvarande Kommunhuset i Märsta Sammanträdeslokal: Skölden Måndagen den 1 oktober 2018, kl. 14:00-16:31 Olov Holst (M), ordförande Lars Björling (SfS) Mats Weibull (M) Marie Axelsson (S) Mattias Askerson (S), ersättare Pernilla Bergqvist (L), ersättare Karolina Windefalk (MP), ersättare Lars Andersson (S), ersättare Karsten Bjärbo (KD), adj. ledamot Gill Brodin (C), adj. ledamot Paragrafer Christer Wikström, tillförordnande kommundirektören Helen Kavanagh-Berglund, tillförordnad biträdande kommundirektör Germund Jonsson, ekonomichef Göran Svensson, Planum Organisation AB Joel Bonn, IT-samordnare Utses att justera Justeringens plats och tid Omedelbar justering Underskrifter Sekreterare... Sundiata Owens Ordförande Justerare... Olov Holst (M) Anslag / Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset i Märsta Underskrift... Sundiata Owens, sekreterare

3 KS/2018:21 28 Information Beslut lägger informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Göran Svensson, Planum Organisation AB, informerar om översyn och analys av LSS utifrån utjämningssystemet.

4 29 Tilldelningsbeslut avseende tolktjänster KS/2018:429 Beslut beslutar att: leverantör av tolkförmedlingstjänster antas, med rangordning 1-4 enligt vad som framgår av bilagda utvärderingsprotokoll, för en avtalsperiod om fyra (4) år. förvaltningschef vid Individ- och familjeomsorgsförvaltningen ges i uppdrag att teckna avtal med de fyra (4) vinnande anbuden enligt tilldelningsbeslut. Ärendebeskrivning Upphandlingen avser förmedling av tolktjänster. Upphandlingen uppgår till ett värde av kronor. Avtalsperioden är fyra (4) år utan möjlighet till förlängningsoptioner, från 1 januari 2019 till 31 december Nuvarande avtal löper ut den sista december 2018 och nya avtal behöver därav upphandlas. En signifikant skillnad mellan nuvarande avtal och kommande är att det nu ställts fler och mer omfattande krav för att öka kvaliteten på tjänsterna. I förfrågningsunderlaget till denna upphandling har det bland annat kravställts att alla fyra olika kompetensnivåerna som finns för tolkar ska kunna förmedlas. Ett fast pris har krävts indelat i kategorier enligt tolkkompetens och typ av tolkning, för att minska oförutsedda kostnader. En bilaga innehållande GDPRavtal har kravställts. Även viten har införts för specifika avvikelser som kan skada verksamheten samt krav på maxantal nekade förfrågningar som leverantören kan lämna under en viss tidsperiod för att sedan kunna häva avtalet. Vidare har det kravställts kring sådant som direkt ökar medborgarens rättssäkerhet, bland annat att det ska vara möjligt att begära en tolk från annan geografisk plats eftersom det kan finnas känsliga ärenden inom förvaltningen eller att tolken ska ha kompetens inom barnsamtal. Krav har även ställts på att leverantören ska kunna uppvisa hur de arbetar med kvalitetssäkring gällande den enskilda tolken och övergripande i den egna verksamhetens rutiner. Slutligen har även upphandlingen kravställt bekräftelsetider vid beställning för att snabbt och säkert kunna tillhandahålla en tolk för medborgaren. Utvärdering Totalt har fyra anbud inkommit. Utvärdering har skett på grundval av att ska-krav har uppfyllts och ett lägsta pris som är omvandlat från anbudens lämnade timpris till ett jämförelsepris.

5 Avtalet kommer vara med flera leverantörer och avrop kommer att ske enligt rangordning beslutad i tilldelningsbeslut. Barnrättsperspektivet Barnrättsperspektivet ska tillgodoses genom att barnkonventionens grundprinciper, det vill säga barns rätt till likvärdiga villkor, barns bästa i fokus, barns rätt till liv och utveckling samt barns rätt att komma till tals, följs. Bedömningen görs att upphandlingen och därmed beslutet om tilldelning har ett fokus på barns bästa. Inget barn har getts möjlighet att uttrycka sina åsikter i samband med att upphandlingen tagits fram, dock har barnfokus funnits med i kravställningen. Detta eftersom det ska vara möjligt att begära en tolk av ett visst kön, geografisk plats och kompetens inom barnsamtal. Dessa faktorer kan vara av stor betydelse i känsliga ärenden gällande barn. Ekonomiska konsekvenser I denna upphandling har ekonomi varit i fokus. I jämförelse med tidigare upphandling så har nu fasta timpriser begärts enligt tolkens kompetens och om det är distanstolkning eller platstolkning. Reseersättning kommer inte att utgå. Timpris utöver kontorstid har ett lägre tillägg än tidigare upphandling. Denna kravställning gör att det är möjligt för förvaltningarna att göra säkrare budgetprognoser gällande tolkkostnader. En uppskattning är att kostnaderna för tolkar på sikt kommer att minska, eftersom upphandlingen är gjord sådan att det finns incentiv för kommunen att använda distanstolk, ingen reseersättning utgår samt att pristillägget utöver kontorstid är lägre än tidigare. Delgivning Samtliga förvaltningar Upphandlingsenheten Beslutsunderlag Utvärderingsprotokoll