Register SAMMANTRÄDESPROTOKOLL. Kommunstyrelsens arbetsutskott. 17 Tilldelningsbeslut i upphandling av konferenstjänster

Transkript

1 Register 17 Tilldelningsbeslut i upphandling av konferenstjänster 18 Tilldelningsbeslut för entreprenad avseende ventilationsombyggnad i Sigtuna kommunhus

2 Plats och tid Beslutande Kommunhuset i Märsta Sammanträdeslokal: Skölden Måndagen den 6 maj 2019, kl. 14:00-16:40 Olov Holst (M), ordförande Mats Weibull (M), vice ordförande Gill Brodin (C) Marie Axelsson (S) Berit Starkenberg (S) Övriga närvarande Mattias Askerson (M), ersättare Pernilla Bergqvist (L), ersättare Gun Eriksson (S), ersättare Niklas Andersson (V), gruppledare Vänsterpartiet Karsten Bjärbo (KD), gruppledare Kristdemokraterna Gert Höglund (SD), gruppledare Sverigedemokraterna Christer Wikström, tillförordnad kommundirektör Helen Kavanagh Berglund, tillförordnad biträdande kommundirektör Germund Jonsson, ekonomichef Magnus Lindblå, senior controller Kristina Gewers, stadsbyggnadschef Erik Aravena Valencia, upphandlare Kimmo Stenroos, upphandlingschef Andreas Thoor, planchef Minou Sadeghpour, ledningsstrateg Lars Palmér, förvaltningschef kultur- och fritidsförvaltningen Thomas Mileborn, trygghetschef Percy Tollebrant, tillförordnad fastighetschef Anders Wahlgren, projektledare Felix Staffansson, planarkitekt Josefin Redtzer, mark- och exploateringsingenjör Frida Svensson, planarkitekt Åke Fröderberg, projektledare Anna-Carin Mattsson, infrastrukturchef Lars Sundblad, senior rådgivare Erik Sjödin, informationssäkerhetsstrateg Tine Sundberg, nämndsekreterare Paragrafer Utses att justera Justeringens plats och tid Marie Axelsson (S) Omedelbar justering Underskrifter Sekreterare... Tine Sundberg Ordförande... Olov Holst (M)

3 Justerare Marie Axelsson (S) Anslag / Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset i Märsta Underskrift... Tine Sundberg, sekreterare

4 17 Tilldelningsbeslut i upphandling av konferenstjänster KS/2019:82 Beslut beslutar att: Stora Brännbo Konferens och Hotell AB antas som leverantör i område 1 Rang 1, för en avtalsperiod om tre (3) år med möjlighet till förlängning av ett (1) år. Arlanda Hotellby AB antas som leverantör i område 1 Rang 2, för en avtalsperiod om tre (3) år med möjlighet till förlängning av ett (1) år. Hotell Norrtull i Vasastan AB antas som leverantör i område 1 Rang 3, för en avtalsperiod om tre (3) år med möjlighet till förlängning av ett (1) år. Arlanda Hotellby AB antas som leverantör i område 2 Rang 1, för en avtalsperiod om tre (3) år med möjlighet till förlängning av ett (1) år. Stora Brännbo Konferens och Hotell AB antas som leverantör i område 2 Rang 2, för en avtalsperiod om tre (3) år med möjlighet till förlängning av ett (1) år. Hotell Norrtull i Vasastan AB antas som leverantör i område 2 Rang 3, för en avtalsperiod om tre (3) år med möjlighet till förlängning av ett (1) år. Stora Brännbo Konferens och Hotell AB antas som leverantör i område 3 Rang 1, för en avtalsperiod om tre (3) år med möjlighet till förlängning av ett (1) år. Sverigeråd i Märsta AB antas som leverantör i område 4 Rang 1, för en avtalsperiod om tre (3) år med möjlighet till förlängning av ett (1) år. Upphandlingschefen ges i uppdrag att teckna avtal med de antagna leverantörerna. Upphandlingschefen delegeras att besluta ifall optionen i avtalet ska användas. Denna paragraf förklaras omedelbart justerad. Ärendebeskrivning Sigtuna kommun och Sigtuna Vatten & Renhållning har löpande behov av konferenstjänster. Ramavtal med rangordning med tre (3) leverantörer för område 1-2 samt en (1) leverantör för område 3-4. Detta avtal gäller från och med till och med med en möjlighet till förlängning till och med Upphandlingen är uppdelad på fyra (4) områden fördelat per deltagare: Område 1: Konferens för upp till 20 deltagare Område 2: Konferens för deltagare

5 Område 3: Konferens för deltagare Område 4: Konferens för över 200 deltagare Förfrågningsunderlaget annonserades den 22 februari 2019 och sista anbudsdag var den 25 mars Anbud kunde lämnas på ett eller flera områden. Vid anbudstidens utgång hade totalt 10 anbud inkommit. Under anbudstiden inkom det 10 frågor från leverantörer kring upphandlingen. Leverantören ska genomföra uppdraget fackmässigt och med omsorg i enlighet med avtalet och vad som angetts i upphandlingsdokumenten. I upphandlingen har det ställts bl.a. följande krav, förutom de allmänna administrativa kraven som kommunen ställer som standard: En kvalitetsplan för anläggningens arbete och uppföljning av avtalet. Anläggningen ska ha en egenkontrollplan enligt HACCP-system. Anläggningen ska vara Svanenmärkt eller likvärdigt. Produkterna som anläggningen använder sig av ska vara palmoljefria eller minst komma från certifierade palmoljeplantager. Anläggningen ska servera ekologiskt och etiskt märkt kaffe till Sigtuna kommun. Förtäringen ska ha standard enligt krav och innehålla minst 25 % ekologiska produkter för Sigtuna kommun. Anläggningen ska vara inom en radie av 17 km från Södergatan 20 för att de avropande beställarna ska kunna bedriva en effektiv verksamhet. Anläggningen ska ha en standard enligt krav på sina lokaler. Rättvis handel Leverantören ska ha rutiner som syftar till att säkerställa att de produkter som används och levereras under avtalsperioden är producerade under förhållanden som är förenliga med att producenten garanteras ett pris som täcker produktionskostnaderna. Leverantören ska iaktta ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182. I länder där föreningsrätten (ILO 87, 98) är begränsad eller under utveckling ska leverantören medverka till att anställda får möta företagsledningen för att diskutera löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser. Leverantören ska följa det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i Sverige samt följa den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön och det socialförsäkringsskydd som gäller i Sverige. Socialt hänsynstagande Leverantör ska vid avtalsstart delta i ett möte gällande socialt hänsynstagande. Mötet kommer att hållas i Sigtuna kommuns lokaler. Kommunen kallar till mötet.

6 Leverantör är införstådd med villkoret att aktivt delta i dialog. Leverantören ska bereda platser för personer i behov av arbete och/eller praktik, även sommarjobb för skolungdomar. Arbetsrättsliga villkor Vid fullgörande av kontraktet är leverantörerna skyldiga att bedriva sin verksamhet så att den inte innebär åsidosättande av lag eller krav på minimilöner i rikstäckande kollektivavtal som gäller för samtliga företag i samma bransch. Detsamma gäller för den som Entreprenören i sin tur ämnar anlita för arbete eller leverans. Enmansföretag undantas. Barnrättsperspektivet I upphandlingen har hänsyn tagits genom att ställa krav enligt ILO:s åtta kärnkonventioner där man har punkter på att ha en minimiålder för att utföra arbete samt att avskaffa och förbjuda barnarbete i de värsta formerna. Kommunen har ställt krav för att öppna upp en dialog för att leverantören ska ta emot praktikanter och sommarjobbare så att möjlighet finns att integrera och tillförskaffa sig erfarenhet till arbetslivet under sin utbildningstid. För övrigt så finns det inga direkta eller indirekta områden där barnens bästa ska ha kunnat tas hänsyn till. Utvärdering Utvärdering har skett på grundval av pris, under förutsättning att ska-kraven och avtalet i sin helhet har uppfyllts och godkänts av leverantörerna. Vinnande anbudsgivare har uppfyllt samtliga ska-krav. Det är därför dessa anbud skall antas. Ekonomiska konsekvenser Under föregående ramavtalsperiod köpte kommunen konferenstjänster för ca kr per år. Via avtalet kan kommunen och Sigtuna Vatten & Renhållning vid behov kunna avropa konferenstjänster till fastställda marknadsmässiga priser. Detta avtal är ett komplement till kommunens egna lokaler för interna konferenser och möten. Delgivning Alla förvaltningar Kommunledningskontoret KS Upphandlingsenheten Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Utvärderingsprotokoll

7 KS/2019: Tilldelningsbeslut för entreprenad avseende ventilationsombyggnad i Sigtuna kommunhus Beslut Kommunstyrelsen beslutar att: e3k Installation Aktiebolag antas som generalentreprenör för ombyggnaden av ventilationssystemet i Sigtuna kommunhus. Fastighetschefen ges i uppdrag att teckna avtal med e3k Installation Aktiebolag som entreprenör. Denna paragraf förklaras omedelbart justerad. Ärendebeskrivning Upphandlingen omfattar installation av nytt ventilationssystem i hela kommunhuset samt byggnation av nya konferensrum. Byggnaden betjänas idag av flera system uppdelade på en eller flera husdelar och plan. Befintlig ventilation i byggnaden har underkänd OVK (obligatorisk ventilationskontroll). För att klara kraven på luftomsättning och temperatur krävs att en helt ny ventilationsanläggning installeras. Samtliga befintliga ventilationssystem måste ersättas med nya. I entreprenadsumman ingår inte målning av hela kontorsrum (dvs samtliga väggar och tak) och andra utrymmen där nyinstallation av ventilation sker. Ventilationsombyggnaden avser att påbörjas v.37 och färdigställas hösten Entreprenaden kommer att delas upp i fyra etapper för att en evakuering ska vara möjlig att genomföra. I upphandlingen har bland annat följande krav ställts: Omsättningskrav minst 50 mnkr per år under de senaste 3 åren. Referensuppdrag, 1 st., på liknande utfört arbeten, dvs i huvudsak ventilationsarbeten med en entreprenadsumma av minst 12 milj. Platschefens kompetens och erfarenhet. Vites klausuler så som: o vid försening erhålla vite om 0,5% av den totala kontraktssumman för varje påbörjad vecka som färdigställandet av etapp/entreprenad fördröjts. o vite om kr vid varje tillfälle per person som personal inte bär ID06 synligt.

8 Upphandlingen annonserades ut den 1 mars 2019 och sista anbudsdag var den 4 april Arbetsrättsliga villkor Vid fullgörande av kontraktet är leverantörerna skyldiga att bedriva sin verksamhet så att den inte innebär åsidosättande av lag eller krav på minimilöner i rikstäckande kollektivavtal som gäller för samtliga företag i samma bransch. Detsamma gäller för den som entreprenören i sin tur ämnar anlita för arbete eller leverans. Enmansföretag undantas. Barnrättsperspektivet Det bedöms att avtalet inte påverkar eller får konsekvenser för barnrättsperspektivet. Utvärdering Vid anbudstidens utgång hade totalt sju (7) anbud inkommit. Utvärdering har skett på grundval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet genom lägsta pris under förutsättning att ska-kraven har uppfyllts. Totalkostnaden för entreprenaden beräknas uppgå till ca tkr. e3k Installation Aktiebolag uppfyller samtliga ska-krav och har lämnat ett konkurrenskraftigt pris och har därför erhållit lägst jämförelsetal. Det är därför detta anbud ska antas. Ekonomiska konsekvenser I Mål- och budget för inklusive beslutad ombudgetering från tidigare års investeringsbudget finns avsatta medel för installation av nytt ventilationssystem i hela kommunhuset. Den totala entreprenadkostnaden i detta tilldelningsbeslut finansieras i sin helhet inom den avsatta budgeten för ändamålet. De framtida kapitalkostnaderna baserat på ventilationsåtgärdernas bedömda totala investeringsutgift beräknas uppgå till knappt 2,0 mnkr/år och är upptagna i den långtidsplan som ingår i Mål- och budget för Delgivning Ekonomichef Komfast Stadsbyggnadskontoret Upphandlingsenheten Beslutsunderlag Komfasts tjänsteskrivelse Utvärderingsprotokoll