IKT-strategi för Sjöbo kommun

Transkript

1 1(5) IKT-strategi för Sjöbo kommun Antagen av kommunstyrelsen den 17 augusti

2 2(5) 1. Inledning 1.1 Bakgrund 2000 antogs en IT-strategi för åren I strategin redovisades kommunens mål och ambitioner för IT:s användning de närmaste fyra åren. Strategin innehöll i övrigt beskrivningar av ansvar och organisation, planeringsmodell för årliga IT-planer samt områden där åtgärder behövde vidtas för att nå målen. IT-satsningar i Sjöbo kommun skulle enligt strategin leda till: - ökad kommunikation inom kommunen. - ökad extern kommunikation mot medborgare och näringsliv. - ökad intern effektivisering. - minskad pappershantering. - ökad flexibilitet. - ökad säkerhet. De områden som behövde utvecklas var bl.a. intern effektivisering, IT-kommunikationsstruktur och Internet och andra sätt att kommunicera med omvärlden. I en handlingsplan beskrevs de projekt som skulle genomföras under perioden med bakgrund, syfte, mål, projektledare, kostnad och genomförandetid. Bland projekten kan nämnas PA- och löneprojekt, GIS och fakturahantering. Det var en ambitiös strategi och handlingsplan och det tog mer än fyra år att genomföra merparten av projekten. De fasta kostnaderna för IT-verksamheten i form av licenskostnader och kostnader för hårdvara har ökat och trots ökade anslag för IT totalt har inte så mycket kunnat läggas på nya IT-system och utveckling av befintliga som hade behövts för att bedriva en aktiv verksamhetsutveckling med stöd av modern informations- och kommunikationsteknik. IT-verksamheten har till följd av detta under senare år handlat mer om förvaltning än utveckling. Det finns därför ett uppdämt behov av och önskemål om förändringar inom området. 1.2 Tillvägagångssätt Med hjälp av konsult har ett antal workshopar genomförts med brett deltagande från kommunens olika verksamheter. Workshop har även genomförts med IT-enheten. Verksamhetsledningarna har intervjuats. Konsulten har sammanfattat resultaten och med ledning av dessa tagit fram förslag till IKT-strategi. Ledningsgruppen har tagit fram förslag till vision och inriktningsmål för IKT. Kommunens chefsgrupp har informerats om arbetet och givits möjlighet att peka ut vilka åtgärder och aktiviteter som bör prioriteras i utvecklingsarbetet.

3 3(5) 2. Mål och vision I Vision 2020 är målsättningen för Modern IKT (informations- och kommunikationsteknik) inom målområde Infrastruktur att utvecklingen av nya kommunikationstekniker följs och möjliggörs kontinuerligt i alla kommundelar. Sjöbo kommun har följande vision och mål för utvecklingen av IKT inom sina verksamheter: 2.1 Vision IKT gör vardagen enklare för medborgare och företag och effektiviserar den kommunala verksamheten. Sjöbo kommun - den öppna kommunen! 2.2 Inriktningsmål E-tjänster till nytta för medborgare och företag År 2014 ska Sjöbo kommun genom ett virtuellt medborgarkontor erbjuda ett stort antal tjänster elektroniskt. Genom att göra e-tjänster av kommunala tjänster kan vi skapa ett virtuellt medborgarkontor, som är tillgängligt i princip dygnet runt. Tjänsterna ska vara enkla att använda och innehålla en hög grad av automatisering, vilket underlättar för den enskilde och företagaren. E-tjänster som ger stor nytta för medborgaren och företagen prioriteras vid införandet E-förvaltning stödjer intern effektivitet och utveckling År 2014 ska Sjöbo kommuns verksamheter genom utveckling med stöd av informationsoch kommunikationsteknik kännetecknas av hög kvalitet, tillgänglighet och effektivitet. Genom att utveckla kommunens verksamheter med modern informations- och kommunikationsteknologi kan verksamheten effektiviseras och kvalitetssäkras. Moderna verksamhetssystem som integreras med varandra ger ytterligare effekter och nyttor E-demokrati ökar möjligheterna till insyn och deltagande År 2014 ska Sjöbo kommun kännetecknas av en hög grad av insyn och deltagande med elektroniska mötesplatser. Genom att underlätta för kommuninvånarna att ta del av den kommunala processen ökar förståelsen för verksamheten. En ökad tillgänglighet ökar möjligheten för den enskilde att delta i debatten och engagera sig i utvecklingen i kommunen.

4 4(5) 3. Kommunövergripande strategi För att Sjöbo kommun ska kunna nå inriktningsmålen för e-tjänster, e-förvaltning och e- demokrati måste ett antal områden vidareutvecklas. Målet med en ny IKT-strategi för Sjöbo kommun är att lyfta och modernisera den nuvarande informations- och kommunikationstekniken, så att den blir ett effektivt stöd för verksamhetsutvecklingen. För att möjliggöra detta måste åtgärder vidtas inom följande områden: Organisation för styrning av IKT Information, kommunikation och informationskanaler Kompetensutveckling Teknik 3.1. Organisation Kommunstyrelsen ansvarar liksom tidigare för såväl drift som utveckling av kommunens övergripande informations- och kommunikationsteknik medan ansvaret för förvaltningsspecifika system decentraliseras. Kommunledningsförvaltningen ansvarar för att driva de övergripande utvecklingsfrågorna inom IKT i nära samarbete med övriga förvaltningar. Roller, regler och ansvar inom IKT ses över och tydliggörs. 3.2 Information och kommunikation Befintliga kanaler ses över och nya utvecklas. Användande av sociala medier stimuleras. Kommunledningsförvaltningen ansvarar för att riktlinjer tas fram i erforderlig omfattning. 3.3 Kompetensutveckling Vikten av kompetensutveckling inom informations- och kommunikationsområdet betonas. Ansvaret ligger hos verksamheterna och samordning sker när det är möjligt. Det egna ansvaret och engagemanget uppmärksammas.

5 5(5) 3.4 Teknik För att möjliggöra en flexibel och anpassningsbar framtida IKT-miljö behöver den centrala plattformen vara standardiserad och tydlig. En ökad flexibilitet medför också ett ökat ansvar. Befintliga och nya system samordnas. Tillgängligheten ska vara hög. I det tillgänglighetshöjande arbetet måste en avvägning ske mellan tillgänglighet, säkerhet och kostnad. 4. Förvaltningsspecifika strategier och handlingsplaner Med den kommunövergripande strategin som grund ska varje förvaltning och bolag upprätta egna strategier och handlingsplaner för verksamhetsutveckling med stöd av informations- och kommunikationsteknik. Handlingsplanerna ska innehålla aktiviteter med tidplaner och uppgifter om vem som ansvarar för aktiviteterna. Som bilaga till detta dokument finns slutrapport från den konsult som ledde det inledande arbetet med ICT-strategin. I dokumentet finns en katalog med förbättringsåtgärder och förslag på aktiviteter som kan användas i det fortsatta arbetet. 5. Uppföljning Varje nämnd och bolag ska följa upp sina handlingsplaner varje år och återrapportera till kommunstyrelsen på sätt som styrelsen bestämmer. Kommunstyrelsen ska vid uppföljningen av de förvaltningsspecifika handlingsplanerna ta ställning till om den kommunövergripande IKT-strategin behöver revideras. Under 2014 ska en ny strategi för tiden tas fram.