IT Policy och Handlingsplan för IT-utveckling

Transkript

1 IT-avdelningen Stellan Sjögren, Tjänsteskrivelse Ks/2015: IT-planer 1(2) IT Policy och Handlingsplan för IT-utveckling Sammanfattning Kommunstyrelsen har uppdragit åt Kommunledningsförvaltningen att ta fram en ny IT-policy. IT-chefen har tagit fram ett förslag till IT-policy. I samband med arbetet att ta fram en IT-policy har även en handlingsplan för ITutveckling utarbetats. IT-policyn och handlingsplanen ersätter nuvarande IT-strategi och IT-plan (KS/1995:234). Ärendet IT-policyn med tillhörande handlingsplan fokuserar på hur kommunen kan nyttja IT för att uppnå kommunens verksamhetsmål som beslutats av kommunfullmäktige och av nämnder/styrelser. IT-policyn förväntas även utgöra ett stöd för verksamheterna och ge svar och vägledning i frågor kopplade till verksamhetsutveckling och IT. Genom ITpolicyn fastställs även den inriktning och principer som ska vara styrande för IT-utvecklingen i kommunen. Tillika tydliggörs roller och ansvarsområden. För att skapa en bred förankring har genomförts ett antal workshops med representanter från samtliga förvaltningar och kommunledningsgruppen. IT-policyn ska säkerställa att följande mål uppnås: Användningen av IT ska stödja kommunens strategiska arbete och bidra till att uppfylla kommunens vision, kommunfullmäktiges mål och nämndernas verksamhetsmål. IT policyn ger också svar på: Strategisk inriktning för utvecklingen av IT stödet i kommunen Ledning och styrning KRISTINEHAMNS KOMMUN E-post stellan.sjogren@kristinehamn.se Postadress 1. IT-avdelningen Kristinehamn Besöksadress Nämndhuset Järnvägsgatan 12 Telefon vx Fax Bankgiro Organisationsnr

2 2 Handlingsplan för Handlingsplanen kompletterar IT-policyn och tydliggör IT-policyn avseende: Utmaningar och förväntningar på IT stödet Målbilden för användningen av IT Strategisk inriktning för utvecklingen av IT stödet i kommunen Ledning och styrning Styrdokument för utveckling och uppföljning Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Förslag till IT Policy - Kristinehamns kommun Förslag till handlingsplan för IT-utveckling Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta förslaget till IT-policy. Kommunstyrelsen beslutar att anta handlingsplan för IT-utveckling Anders Dahlén Kommunchef Stellan Sjögren IT-chef

3 POLICY 1(3) Kommunledningsförvaltningen Stellan Sjögren Plan Policy Handlingsplan Rutin Instruktion Riktlinje IT-Policy Dokumenttyp Policy Dokument-ID KS/2015:89 för beslut [ för beslut] Version 1.0 Beslutsinstans Kommunfullmäktige Dokumentansvarig Kommunchef Ansvarig för uppföljning IT chefen Reviderad [Reviderad] Dokumentet gäller Kommunen w:\budget it-avdelningen\it policy.docx

4 2(3) Bakgrund IT-policyn med tillhörande handlingsplan fokuserar på hur kommunen kan nyttja IT för att uppnå kommunens verksamhetsmål som beslutats av kommunfullmäktige och av nämnder/styrelser. IT-policyn förväntas även utgöra ett stöd för verksamheterna och ge svar och vägledning i frågor kopplade till verksamhetsutveckling och IT. Genom ITpolicyn fastställs även den inriktning och principer som ska vara styrande för IT-utvecklingen i kommunen. Tillika tydliggörs roller och ansvarsområden. För att skapa en bred förankring har genomförts ett antal workshops med representanter från samtliga förvaltningar och kommunledningsgruppen. Mål IT-policyn ska säkerställa att följande mål uppnås: Användningen av IT ska: Stödja kommunens strategiska arbete och bidra till att uppfylla kommunens vision, kommunfullmäktiges mål och nämndernas verksamhetsmål. Strategisk inriktning Följande inriktning och principer syftar till att kunna uppnå målen och är styrande för IT-utvecklingen i Kristinehamns kommun. E-förvaltning I Kristinehamns kommun betraktar vi utvecklingen av e-förvaltningen som en viktig framgångsfaktor för att kunna nå kommunens vision och verksamhetsmål. Kristinehamns kommun ska utvecklas till en e-förvaltning. Utvecklingen av e-förvaltningen ska ske med sikte på de övergripande mål som pekas ut av SKL i Strategi för esamhället och som kommunen tidigare beslutat 1 att anta. Målen innebär att e-förvaltningen ska bidra till: Enklare vardag för privatpersoner och företag. Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet. Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. Samverkan Kommunen ska aktivt verka för, samt utvärdera, de möjligheter som samverkan inom IT-området kan ge. Samverkan ska ske inom ramen för Drift & Servicenämnden i Värmland samt med kommunerna i Östra Värmland. 1 KS/2011:109.

5 3(3) Attraktiva och prisvärda IT-tjänster - avgiftsmodell Kommunens verksamheter ska erbjudas ett attraktivt utbud av prisvärda ITtjänster, funktioner och lösningar. I det här sammanhanget utgör nytta, värde och kvalité viktiga nyckelord. Kommunen ska tillämpa en avgiftsfinansierad modell för IT. Debiteringsmodellen ska utgå från ett kommunövergripande perspektiv och vara enkel och tydlig. Ledning och styrning I handlingsplanen för IT-utveckling för finns ett avsnitt kring ledning och styrning. Där finns beskrivet roller och ansvar för: - Kommunstyrelsen och övriga nämnder och styrelser - Förvaltningar och Förvaltningschefer - IT avdelningen och IT-chefen Uppföljning och revidering IT-policyn revideras i början av varje mandatperiod. För revidering ansvarar ITchef. Fastställd av kommunfullmäktige 2015-xx-xx, xx.

6 Kommunledningsförvaltningen Stellan Sjögren, HANDLINGSPLAN 1(18) Plan Policy Handlingsplan Rutin Instruktion Riktlinje Handlingsplan för IT-utveckling Dokumenttyp Handlingsplan Dokument-ID KS/2015:89 för beslut [ för beslut] Version 1.0 Beslutsinstans Kommunstyrelsen Dokumentansvarig Kommunchef Ansvarig för uppföljning IT-chef Reviderad [Reviderad] Dokumentet gäller Kommunen c:\users\sjsn5413\desktop\handlingsplan för it-utveckling doc

7 2(18) Innehåll 1 Om IT-policyn och handlingsplanen Inledning Övergripande utmaningar för kommunen Utmaningar inom IT-området Utmaningar inom informationssäkerhet Förväntningar på IT-stödet Förväntningar på den tekniska plattformen Förväntningar på IT-avdelningen Målbild för användningen av IT Strategisk inriktning E-förvaltning Samverkan Attraktiva och prisvärda IT-tjänster - avgiftsmodell Standardisering Ledning och styrning Kommunstyrelsen Nämnder och styrelser Förvaltningar och förvaltningschefer IT/E-råd KommunIedningsgruppen Kommunledningsförvaltningen IT-avdelningen Verksamhetsutveckling med hjälp av IT Upphandling och införande av nya system Styrdokument Verksamhetsberättelse IT Projekt och aktivitetsplan för IT-vecklingen i kommunen Aktivitetsplan för e-tjänster/e-förvaltning Aktivitetsplan för informationssäkerhet LIKA men ändå olika Strategi med sikte på skolutveckling Systemförvaltningsmodell Arkitekturdokument... 18

8 3(18) 1 Om IT-policyn och handlingsplanen IT-policyn med tillhörande handlingsplan fokuserar på hur kommunen på bästa vis ska nyttja IT för att uppnå kommunens vision, fullmäktiges mål och nämndernas mål. IT-policyn och handlingsplanen syftar samtidigt till att säkerställa en utveckling där kommunen kan möta upp mot såväl interna som externa användare och intressenters behov och krav på effektiva tjänster och IT-stöd. IT-policyn och handlingsplanen förväntas även utgöra ett stöd för verksamheterna och ge svar och vägledning i frågor kopplade till verksamhetsutveckling och IT. Genom IT-policyn fastställs även den inriktning och principer som ska vara styrande för IT-utvecklingen i kommunen. Tillika tydliggörs roller, ansvarsområden och gränsdragningar för kärnverksamheter och medarbetare inom IT-avdelningen. För att skapa en bred förankring har genomförts ett antal workshops med representanter för samtliga förvaltningar och kommunledningsgruppen.

9 4(18) Följande externa dokument har beaktats i arbetet med IT-policyn och handlingsplanen.

10 5(18) 2 Inledning Kraven på kommunen ökar inom en rad områden. Detta gäller för vår myndighetsutövning i stort, våra tjänster och vår service. Ytterst handlar det om att kommunen förväntas erbjuda bästa möjliga service så effektivt som möjligt. Samtidigt förväntas kommunen bli mer tillgänglig för både invånare och näringsliv. Rätt utnyttjad är IT en kraftfull resurs och viktig möjliggörare för att förenkla för invånare, företag och föreningar men också när det kommer till öka effektiviteten och kvaliteten i verksamheten. Med detta blir det tydligt att IT utgör en allt viktigare del i kommunens verksamhetsutveckling och förmåga att kunna erbjuda den service och de tjänster som medborgare, näringsliv och andra intressenter förväntar. IT är en strategisk ledningsfråga på såväl kommunledningsnivå som i varje förvaltning.

11 6(18) 3 Övergripande utmaningar för kommunen Följande övergripande utmaningar har identifierats i arbetet med IT-policyn och handlingsplanen. Att hålla ekonomin i balans med bibehållen eller förbättrad service. Att möta utmaningar kopplade till den demografiska utvecklingen. Att vara en attraktiv arbetsgivare. Att bli mer attraktiv som kommun Förbättra resultaten inom skolan Att möta upp mot ökade lagkrav, ökade krav om tillsyn och krav på dokumentation Att utveckla organisationen och förbättra den inre effektiviteten Att utveckla effektiva rutiner och arbetssätt. Dessa utmaningar ställer krav på utvecklingen av IT-stödet i kommunen. 3.1 Utmaningar inom IT-området Följande specifika utmaningar har identifierats när det kommer till IT-området: Att få verksamheterna och ledningen att förstå sitt ansvar och sin roll. o Som systemägare och som beställare. o När det kommer till verksamhetsutveckling. o När det kommer till utveckling av e-tjänster. o När det kommer till informationssäkerhetsområdet. Att erbjuda hög tillgänglighet, flexibilitet och mobilitet. o Med bibehållen eller förbättrad säkerhet. o Möta upp mot krav om att system ska vara tillgängliga dygnet runt. o Möta upp mot krav om att support ska finnas tillgänglig dygnet runt. Att stödja utvecklingen av e-förvaltningen Att möta upp mot krav 1 kopplade till elektroniskt bevarande och hantering av digital information.(earkiv) Att hantera den tekniska utvecklingen och den ökande volymen. Att upprätthålla och utveckla kompetensen hos medarbetarna. Att sänka kostnader för drift till förmån för utveckling. Att minska antalet överlappande system och applikationer. Att integrera system och utveckla processerna. Att bli mer kundorienterade och förbättra kundnöjdheten. Att stödja verksamheterna med strategisk beställarkompetens. Att kunna mäta effekter och kostnader kopplade till användningen av IT. 1 I enlighet med Arkivlag, PUL, OSL, Tryckfrihetsförordningen mm.

12 7(18) 3.2 Utmaningar inom informationssäkerhet I nuläget finns ett antal utmaningar och brister när det gäller området för informationssäkerhet. Vi hanterar och lagrar allt mer information digitalt. Samtidigt ökar kraven på flexibilitet och mobilitet 2 i takt med att e-förvaltningen och esamhället växer fram. Detta är i grunden en positiv utveckling. Utvecklingen innebär samtidigt nya hot och risker. Om en oönskad händelse inträffar kan konsekvenserna bli såväl verksamhetskritiska som samhällskritiska. Samtidigt riskerar enskilda personer att drabbas. Vad skulle hända om exempelvis kommunens vård- och omsorgssystem inte fanns tillgängligt under ett antal dagar? En förutsättning för en god e-förvaltning är att den information som lagras i våra system är riktig och att den finns tillgänglig. Att dessutom kunna utbyta information med andra aktörer, på ett säkert sätt, ställer stora krav på hur vår information hanteras. Kommunen måste också leva upp till lagkrav och förordningar. Här bör noteras att nya och skärpta lagar 3 om personuppgiftsbehandling kommer att träda i kraft under I nuläget finns det ett antal brister när det kommer till informationssäkerheten inom kommunen. Dessa utgörs bland annat av: Finns behov att göra en ny informationsklassificering av kommungemensamma och verksamhetssystem utifrån informationens känslighet avseende säkerhet och integritet. Finns behov att göra en driftsklassificering utifrån verksamhetens krav på tillgänglighet under dygnets timmar, access till system, skydd av data och tid för återskapande av system vid olika typer av incidenter. Finns kompetensbrister bland chefer och medarbetare i dessa frågor. En risk- och sårbarhetsanalys behöver göras för att möta dagens krav och behov. För att få fokus på arbetet med informationssäkerhet det nu viktigt att en aktivitetsplan tas fram (Se avsnitt 8.4) 2 Exempelvis möjligheten att jobba hemifrån och möjligheten att hantera dokumentation och nyttja IT-stöd ute på fältet. 3 I enlighet med EU: s dataskyddsreform.

13 8(18) 4 Förväntningar på IT-stödet Följande förväntningar finns från verksamheten: IT-stöden förväntas vara: Användarvänliga. o Lättanvända och stödjande. o Intuitiva och logiskt uppbyggda. o Åtkomliga oberoende plats. o Tillgång till rätt stöd och information beroende på roll. Verksamhetsstödjande. o Stödjer processer och arbetssätt. o Förenklar i arbetet med informationshantering och dokumentation. o Korrekt, uppdaterad och tillgänglig information. o Hjälper användarna att göra rätt. o Bidrar till minskad manuell administration. 4.1 Förväntningar på den tekniska plattformen Den tekniska plattformen förväntas vara: Uppdaterad och modern. Driftsäker och tillförlitlig. o Stabil, säker och fungerande infrastruktur. IT-effektiv. o Rätt tjänster till rätt pris. Den tekniska plattformen förväntas erbjuda: Mycket god grundfunktionalitet. o e-post, kalenderfunktioner, gemensamma arbetsytor mm. Snabb och tillförlitlig kommunikation. Enkel, snabb och säker inloggning och åtkomst till system och applikationer. 4.2 Förväntningar på IT-avdelningen IT-avdelningen förväntas arbeta kundorienterat och ska erbjuda snabb service och fackmannamässig support. I det här sammanhanget utgör ett professionellt bemötande en viktig del. Detta innebär bland annat att IT-avdelningen kommunicerar eventuella driftstörningar och arbetar med återrapportering. IT-avdelningen förväntas även stödja förvaltningarna i arbetet med verksamhetsutveckling.

14 9(18) 5 Målbild för användningen av IT Målbilden tar fasta på hur kommunen på bästa vis ska kunna nyttja IT för att uppnå kommunens verksamhetsmål. Därtill har de utmaningar, möjligheter, förväntningar och krav som identifierats i arbetet med policyn beaktats.

15 10(18) 6 Strategisk inriktning Följande inriktning och principer syftar till att kunna uppnå målbilden och är styrande för IT-utvecklingen i Kristinehamns kommun. Detta avsnitt tydliggör den strategiska inriktningen som pekas ut i IT-policyn. 6.1 E-förvaltning Kristinehamns kommun ska utvecklas till en e-förvaltning. I Kristinehamns kommun betraktar vi utvecklingen av e-förvaltningen som en viktig framgångsfaktor för att kunna nå kommunens vision och verksamhetsmål. Inom vård- och omsorgsområdet är detta ett fokusområde som benämns som ehälsa vilket handlar om e-hälsotjänster inom såväl kommun samt landsting. Kommunens definition av e-förvaltning är: Verksamhetsutveckling där IT används som möjliggörare för att skapa smartare, enklare och mer effektiva arbetssätt och tjänster som gynnar både medborgare, näringsliv och våra egna verksamheter. Detta innebär att IT förväntas stödja och bidra till utvecklingen av e- förvaltningen. Utvecklingen av e-förvaltningen ska ske med sikte på de övergripande mål som pekas ut av SKL i Strategi för esamhället och som kommunen tidigare beslutat 4 att anta. Målen innebär att e-förvaltningen ska bidra till: Enklare vardag för privatpersoner och företag. Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet. Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. För att nå målen krävs att kommunen möjliggör för invånare och företagare att kommunicera med kommunen på flera olika vis med möjlighet att välja mellan alternativa kanaler och servicesätt. Med detta kan invånarnas kontakt med kommunen förenklas. I det här sammanhanget utgör effektiva processer med tillhörande informationshantering en viktig framgångsfaktor. Här är det nödvändigt att se till hela kedjan, från det att ett ärende kommer in till kommunen tills dess att ärendet avslutas och också arkiveras 5. Likaså utgör väl fungerande e-tjänster ett viktigt medel och möjliggörare. Kommunen ska utveckla och prioritera e-tjänster där det är möjligt att uppnå konkreta nyttor och vinster i form av effektivisering, tidsbesparingar och förbättrad service till medborgare och näringsliv. Samarbetet i Värmland kring ett gemensamt esamhälle är ett viktigt verktyg. För att få fokus på utvecklingen lokalt i Kristinehamn är det nu viktigt att aktiviteter tas fram för e-tjänstutveckling och e-förvaltning nu tas fram. Rollen e- tjänstsamordnare behöver tydliggöras. (Se avsnitt 8.3) 4 KS/2011: Arkivering ska om möjligt ske digitalt med hjälp av earkiv.

16 11(18). 6.2 Samverkan Kommunen ska aktivt verka för, samt utvärdera, de möjligheter som samverkan inom IT-området kan ge. Nyttan och vinsten för kommunen måste vara styrande när det gäller samverkansfrågan. Samverkan ska ske inom ramen för Drift & Servicenämnden i Värmland samt med kommunerna i Östra Värmland. Samverkan inom IT-området innebär inte per definition att gemensamma system eller lösningar införskaffas och samnyttjas. Samverkan kan även innebära samarbete kring utveckling av metoder, processer eller tjänster. Beslut i samverkansfrågor föregås av noggrann utredning, analys och utvärdering. För- och nackdelar med olika alternativ tydliggörs. Alternativet, att inte samverka, måste även det tydliggöras. 6.3 Attraktiva och prisvärda IT-tjänster - avgiftsmodell Kommunens verksamheter ska erbjudas ett attraktivt utbud av prisvärda ITtjänster, funktioner och lösningar. I det här sammanhanget utgör nytta, värde och kvalité viktiga nyckelord. Tjänsteutbudet utformas med utgångspunkt från målbilden för användningen av IT. Tjänsteutbudet är standardiserat med möjlighet för verksamheterna att köpa till olika former av tjänster, utökningar eller optioner. Kommunen ska tillämpa en avgiftsfinansierad modell för IT. Debiteringsmodellen ska utgå från ett kommunövergripande perspektiv och vara enkel och tydlig. Detta möjliggör att: Påvisa kostnader kopplade till användningen av IT. Skapa en ökad kostnadsmedvetenhet. Minimera onödig administration. 6.4 Standardisering Kommunen ska: Standardisera den tekniska plattformen och införa enhetliga lösningar och system. Utnyttja standardprodukter så långt det är möjligt. Nyttja system och lösningar som utgör standard eller som stödjer öppna standarder. Verka aktivt för att komma bort från tekniska beroenden som medför onödigt höga kostnader eller begränsar möjligheterna till verksamhetsutveckling.

17 12(18) Utvärdera och välja det mest kostnadseffektiva alternativet när det kommer till drift av system och tjänster. o Drift i egen regi. o Drift hos extern leverantör 6. o Driftsamarbete med andra kommuner i Värmland 7. Prioritera en väl sammanhållen plattform med helhetsperspektiv framför att införa enstaka häftiga system eller lösningar. 6 Möjligheten med molntjänster är ett av alternativen som ska utvärderas. 7 Inom ramen av Drift & Servicenämnden samt kommuner i Östra Värmland.

18 13(18) 7 Ledning och styrning I det här avsnittet tydliggörs roller och ansvar kopplat till förvaltning och utveckling inom IT-området. Detta avsnitt tydliggör ledning och styrning som pekas ut i IT-policyn 7.1 Kommunstyrelsen Kristinehamn kommun är en politiskt styrd organisation med bred och omfattande verksamhet. För att kommunen ska ha förutsättningar att klara sina samhällsuppgifter och de krav som kommunmedborgarna ställer på utbud, kvalitet och service krävs effektiva och flexibla IT-system. Kommunstyrelsens roll i detta sammanhang är att säkerställa att: IT stödet effektivt tillgodoser kommunens gemensamma behov och att den drivs med rätt krav på säkerhet och skydd av personlig integritet. IT-verksamheten ska kännetecknas av enhetlighet och drivas av en helhetssyn där både verksamhetsnyttan och medborgarnyttan präglar arbetet. IT-systemen ska underlätta service och dialog med medborgarna och därmed bidra till en utvecklad demokrati. Kommunens e-tjänster, system och digitala information dagligen ska bidra med nytta för användarna genom att vara effektiv, användarvänlig, tillförlitlig och ha hög tillgänglighet. 7.2 Nämnder och styrelser Nämnder och styrelser ansvarar för att policyn efterföljs och anpassas till den egna verksamhetens riktlinjer och handlingsplaner. Detta ska vara en del i nämndens verksamhetsplanering. Nämnden ansvarar vidare för att: IT stödet inom nämnden uppfyller krav på säkerhet, skydd av personlig integritet och förtroende hos medborgarna. Hantering av personuppgifter sker i enlighet med sekretesslagen, personuppgiftslagen och annan speciallagstiftning som berör nämndens verksamhetsområde. IT stödet inom sitt verksamhetsområde tillgodoser såväl kommunens gemensamma som den egna verksamhetens behov. 7.3 Förvaltningar och förvaltningschefer Förvaltningarna, under ledning av förvaltningschef: Är ytterst ansvarig för sin egen förvaltnings verksamhetsutveckling. Är ytterst ansvariga för arbetet med, och utvecklingen, av e-tjänster 8. Arbetar aktivt med översyn av verksamhetssystem kopplat sin verksamhetsutveckling och bestämmelser i Lagen om offentlig upphandling (LOU). Är systemägare och systemförvaltare för förvaltningsspecifika system. Är informations- och processägare. 8 Verksamheterna är ytterst ansvariga för att driva arbetet med e-tjänster som en naturlig del i varje förvaltnings verksamhetsutveckling. IT-avdelningen har som uppgift stödja verksamheterna med metodstöd och rådgivning samt ansvarar för teknisk etablering.

19 14(18) Utser en IT-samordnare/kontaktperson som blir huvudansvarig för dialogen med IT-avdelningen och deltagare i beredningsorganet (Eråd/IT- råd). Att regler och riktlinjer som utfärdas ska spridas och implementeras inom förvaltningen. Förvaltningen deltar på ett aktivt sätt i arbetet med kommungemensamma IT-frågor. Medarbetare har tillräcklig utbildning och kompetens i de applikationer som ingår i yrkesrollen. Tar hänsyn till den psykosociala arbetsmiljön när verksamhetsförändringar sker med IT-stöd och att den ergonomiska arbetsmiljön är lämpligt utformad. 7.4 IT/E-råd Ett IT/E-råd inrättas bestående av förvaltningarnas IT-samordnare samt ITchef. Rådets uppgift är att: Fånga upp verksamheternas behov och arbeta med att utveckla kommunens IT-stöd och tekniska plattform utifrån ett användar- och verksamhetsperspektiv. Initiera byten av både kommungemensamma som verksamhetsspecifika applikationer i syfte att utveckla kommunens IT-stöd. Ta fram en roadmap för upphandlingar av nytt eller förändrat IT-stöd. Vidareutveckla tjänstekatalog inkl. debiteringsmodell Vidareutveckla förvaltningsmodell systemägare, systemförvaltare Ta fram förslag för utbildningsinsatser för att öka personalen kompetens inom IT. Samordna utvecklingsinsatser som kopplar utvecklingen till utvecklingen av e-förvaltningen med utgångspunkt från den inriktning som fastslås i SKL: s Strategi för e-samhället. Bereda frågor till kommunens ledningsgrupp. Rådet leds av kommunens IT-chef. Rådet har möten 4-5 ggr/år. 7.5 KommunIedningsgruppen Kommunledningsgruppen fastställer på förslag från IT-chefen förändringar i kommunens gemensamma IT-plattform (infrastruktur, kommungemensamma applikationer, E-tjänster) kopplat till verksamhetsmål och effektivisering. 7.6 Kommunledningsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen är systemägare och systemförvaltare för kommungemensamma system och applikationer. Dessa utgörs idag av bl.a: Ekonomisystemet Economa. HR-systemet Personec. Ärendehanteringssystemet Lex. Kommunens GIS-system. Basplattform Office inkl. kommunmallar. E-tjänstplattform. Kommunens webbplatser inkl. Intranätet Kompassen. Telefonisystem.

20 15(18) En översyn behöver ske i syfte att skapa en ökad tydlighet, effektivitet och styrning kring kommungemensamma systemen. Detta kommer att ske som en del i arbetet med att framställa och fastställa en systemförvaltningsmodell. (Se rubriken 8.2 Systemförvaltningsmodell.) 7.7 IT-avdelningen IT- avdelningen ansvarar för: Stöd till förvaltningarna i strategiska frågor kring IT-användning och IT-utveckling samt skapa förutsättningar för verksamhetsutveckling med stöd av IT. Samordning och stöd till förvaltningarna vid utveckling av IT-stöd till verksamheten. Arbetet sker i samarbete med systemägare och systemförvaltare. Bidrar med beställarkompetens, metodstöd och rådgivning. Stödjer kommunens säkerhetsamordnare i informationssäkerhetsarbetet. Samordning av kommunens insatser för utveckling av bredband/fiber. Installation och support av datorutrustning, drift av kommunens verksamhetsapplikationer och telefonisystem samt samordning av Informationssäkerhet. IT-chef ansvarar för kommunens IT-strategiska arbete och för att IT-frågor samordnas och drivs utifrån ett kommunövergripande perspektiv. IT-chef bistår även ledningen med strategisk beställarkompetens. För möta upp mot de krav som ställs genom IT-policyn och handlingsprogrammet behöver en anpassning ske av IT-avdelningens organisation vilket innebär att IT-avdelningen delas upp i tre huvudområden. IT-chef intar en strategiskt inriktad och för verksamheterna stödjande roll samt verkar utifrån ett kommunövergripande perspektiv. Roller och ansvar tydliggörs inom IT-avdelningen.

21 16(18) 7.8 Verksamhetsutveckling med hjälp av IT För att kunna uppnå kommunens målbild och för att efterleva kommunens inriktning och principer krävs att arbetet med verksamhetsutveckling sker kontinuerligt och systematiskt med sikte på att uppnå förbättringar och effektivisering. Utvecklingen och förbättringsarbetet ska ske enlig fyra huvudsakliga steg: 1. Planering > Vad vill vi åstadkomma? 2. Genomförande > Hur gör vi? 3. Uppföljning och utvärdering > Hur blev det? 4. Förbättringar > Hur förbättrar vi? Arbetet med verksamhetsutveckling ska ske strukturerat med utgångspunkt från ett projektorienterat arbetssätt. Beslut om förändringar eller investeringar föregås av noggrann utredning där effektmål i form av vinster och nyttor identifieras. Alternativ med för- och nackdelar utvärderas och risker identifieras. I det här sammanhanget utgör omvärldsbevakning en viktig framgångsfaktor. 7.9 Upphandling och införande av nya system För att uppnå krav kring IT-effektivitet krävs att arbetet med upphandling sker samordnat och strukturerat. Arbete med upphandling och införande av nya system ska därför ske med utgångspunkt från följande metod: Arbetet sker i samarbete mellan verksamheterna och IT-avdelningen där ITavdelningen bistår verksamheterna med stöd genom hela arbetet från planering och förberedande utredningar, analys, kravarbete, upphandling och införande. I kravarbetet identifieras och fastställs verksamhetens krav liksom de tekniska krav som i nästa steg utgör formella krav i upphandlingsunderlaget. Upphandlingsenheten har som uppgift att kvalitetssäkra framställda krav så att upphandlingen i alla delar uppfyller de juridiska krav som ställs genom LOU 9. Kravarbete, upphandling och införande ska ske enligt ett projektorienterat arbetssätt. Planering ska ske för överföring av systemet till förvaltning. Här ingår även att planera för erforderliga utbildningsinsatser. 9 Lagen om offentlig upphandling.

22 17(18) 8 Styrdokument 8.1 Verksamhetsberättelse IT I verksamhetsberättelsen redogörs för viktiga nyckeltal kopplade till ITanvändningen, kvalité och tillgänglighet för de tjänster som levereras samt de kostnader som IT-användningen genererar. Verksamhetsberättelsen syftar till att: Utgöra ett underlag för strategisk planering av IT. Påvisa hur kostnader för IT stödjer definierad verksamhetsnytta. Utgöra underlag för kvalitetsdiskussioner. Möjliggöra identifiering av förbättringsområden. Öka medvetenhet i verksamheten för IT-frågor. Visa på trender kopplade till IT-användningen inom kommunen. För verksamhetsberättelsen ansvarar IT-chef. 8.2 Projekt och aktivitetsplan för IT-vecklingen i kommunen En plan framställs årligen där planerade projekt och aktiviteter inom E- och ITområdet presenteras. (sker inom ramen av budgetprocessen). Projekt och aktiviteter syftar till att uppnå målbilden som anges i IT-policyn och i handlingsplanen Projekt och aktivitetsplanen bereds av IT/E-rådet och fastställs av kommunledningsgruppen. För planen ansvarar IT-chef. 8.3 Aktivitetsplan för e-tjänster/e-förvaltning Utvecklingen av e-tjänster och e-förvaltning är ett utpekat strategiskt utvecklingsområde. I dokumentet beskrivs konkret vilka aktiviteter som ska genomföras. För dokumentet ansvarar kansliavdelningen.(kanslichef/e-tjänstsamordnare). 8.4 Aktivitetsplan för informationssäkerhet Att utveckla informationssäkerhetsarbetet är ett viktigt fokusområde. I dokumentet beskrivs konkret vilka aktiviteter som ska genomföras. För dokumentet ansvarar kommunens säkerhetssamordnare. 8.5 LIKA men ändå olika Strategi med sikte på skolutveckling I dokumentet fastställs skolförvaltningens IKT-strategi. För dokumentet ansvarar skolans IT-strateg. 8.6 Systemförvaltningsmodell I systemförvaltningsmodellen fastställs rutiner samt roller och ansvar kopplade till förvaltningen och utvecklingen av kommunens IT-lösningar och system. För systemförvaltningsmodellen ansvarar IT-chef.

23 18(18) 8.7 Arkitekturdokument Dokument beskriver arkitekturen för kommunens grundläggande ITkomponenter. Syftet med dokumentet är att kunna visa vilka komponenter och produkter som finns, samt hur de fungerar tillsammans. Dokumentet ska biläggas i samband med att kommunen upphandlar nya IT-stöd eller ITlösningar. Med detta säkerställs att framtida system och lösningar kan fungera i kommunens IT-miljö. För arkitekturdokumentet ansvarar IT-avdelningens ITarkitekt.