Projektredovisning. Vårkonferensen 24 april 2008

Transkript

1 Projektredovisning Vårkonferensen 24 april 2008

2 Redovisning Barnomsorg Ekonomiskt bistånd ÖTP / Applikationsdistribution DÄHS Föreningsbidrag & lokalbokning Digitala assistenter IT-strategisk workshop Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 2

3 IT-strategisk workshop Vårkonferensen 24 april 2008

4 Problembeskrivning Hur effektivisera samverkan mellan alla intressenter; Politiken Verksamheten / verksamhetsledning IT Marknadsaktörer (leverantörer, medborgare/kunder, externa verksamheter) i syfte att; Skapa bästa möjliga samhällsnytta Utveckla arbetssätt och verksamhetsprocesser Etablera kostnadseffektiva, säkra IT-lösningar Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 4

5 Bakgrund Alla intressentgrupper är sinsemellan oförstående och/eller otåliga Verksamhetsutveckling IT är ofta i otakt = olika tempo IT har en pedagogisk och kommunikativ utmaning (och ansvar ) Installerad bas (IT-miljön) gör det svårt att införa modulära, flexibla moduler speciellt från nya marknadsaktörer (begränsad innovation) Motivera och säkra medborgarnytta i kronor? Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 5

6 Alltså idégenerering Brainstorming om goda idéer för nya angreppssätt, t ex inom; Upphandling Arkitektur Inlåsningar Verksamhetsutveckling Pedagogik (intern/extern info & marknadsföring) Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 6

7 Idéer - Politiken Tydliga inriktningsbeslut från politiken Övergripande styrning varje nämnd får inte styra själv Skapa regionala Internet-sajter, för att åskådliggöra sin egen position (i förh t andra kommuner) t ex lokala Google-sajter Få politiker att berätta för sina kollegor i grannkommunerna om sina ITsatsningar Rapportera/presentera och motivera förslag på insatser till politiken, för prioritering och beslut om genomförande Skrota IT-strategierna och inför e-program, som beslutas av politiken och som fokuserar på att driva IT-utvecklingen utifrån varje målgrupps behov; medborgare, näringsliv och elever e-förvaltning, e-service och e-demokrati SKL-skrift till alla kommunledningar, baserad på workshop-resultat Genomför motsvarande workshop med verksamhetsföreträdare (kärnverksamheten) Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 7

8 Idéer Ledning/styrning - 1 Inför renodlade Verksamhetsutvecklare, metodstöd, som kan leda och stödja verksamheten i de utvecklande insatserna dessa resurser är kittet mellan IT och verksamheten 6 röster Ställ högre krav på verksamheten 5 röster Etablera forum för verksamhetsutveckling 4 röster Ta fram vilka effekter som ska uppnås och sedan styra mot det, samt följa upp Visualisera förändringar Använd strategikartor Affärsmässig förvaltning & styrning Inför ServiceNivåAvtal (SLA) 2 röster Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 8

9 Idéer Ledning/styrning - 2 IT är en fråga i/för alla ledningsgrupper Skapa forum för samordning, styrning och informationsspridning på olika nivåer; kommunövergripande och på förvaltningsnivå Stabsfunktion förenklar samverkan Skapa bättre incitament för förbättra verksamheten Målstyrda projektgrupper i samarbeten mellan IT och verksamhet Verksamhetens aktörer behöver hjälp att belysa och ifrågasätta det vardagliga handläggarresurs i förändringsarbete! Strategiska beslut i kommunen ska inkludera även IT skjut inte IT till att vara en egen fråga, utan en verksamhetsfråga baserad på mål Se till att skapa personella resurser i organisationen, som har tidsmässiga förutsättningar och tydligt mandat att driva på i riktning mot i e-strategin angivna mål för verksamhetsutveckling med IT-stöd Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 9

10 Idéer Kompetensutveckling - 1 Arenor att mötas Utbildning Sträva mot enkelhet Medarbetarna i utvecklingsprocessen Information & förankring Tydlighet, gemensam målbild Minska kunskapsglappet och realisera informationsteknologin => cementera gamla arbetssätt i den nya miljön => handlar om kunskap, dvs var hårdare vid upphandling och genomförande av IT-lösningar Pedagogiska insatser för att förtydliga IT s roll som möjliggörare för en effektiv förvaltning, både för politiker och ledning Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 10

11 Idéer Kompetensutveckling - 2 Skapa en sci-fi berättelse av en tänkbar framtid, år fram i tiden, i den aktuella kommunen Synliggör, på ett grafiskt illustrativt sätt på Intranätet vilka verksamhetssystem som används, som uppdateras var och en med samma uppgifter (hängrännor behövs) eller som ännu saknar öppningar mot kunder/publika användare och som därför underhålls manuellt Öka medvetandegraden hos verksamheten går det att göra annorlunda, någon ny, med fräscha ögon bör vara med Lära av varandra Sambruk är BRA; projekt för gemensam upphandling nätverk vid förvaltning, drift, vidareutveckling = gränsöverskridande användarförening, oavsett leverantör DELA (med sig mellan kommuner); Kunskap om IT-stöd Processbeskrivningar Kod; öppen källkod eller krav på leverantör av proprietära programvaror att få dela Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 11

12 Idéer IT/Kommunikation Använd de verktyg vi redan har, för att öka värdet och förståelsen för IT, t ex blogg av politiker, medborgarfrågor, Intranät/Internet IT-sidan är inte överens; tillgänglighet contra säkerhet Tydliggör verktygslådan för politiken och verksamheten, skapa färdiga paketlösningar Marknadsför bra lösningar och IT-verksamheten/-resurser IT ska beskriva vilka IT-verktyg som finns och hur de fungerar IT tar ansvar för sin verksamhet IT måste bli bättre på att beskriva sina tjänster så att verksamheten förstår vilken funktion och nytta samhällstjänster förväntas ge Döp om IT-avdelningen till Avd för Strategisk Utveckling Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 12

13 Idéer Kund Ta in den unga generationen på kommunala tjänster (de ställer krav och är IT-kompetenta) 6 röster Våra målgrupper (medborgare & näringsliv) bör vara intressenter, i form av kravställare och att involveras i processen med att beräkna nytta => skapar bättre förutsättningar för att motivera behovet av och kostnaden för att införa samhällsnyttiga IT-system och e-tjänster 2 röster Analysera vad som är samhällsnytta för medborgare, genom mätningar i telefonväxel eller undersökningar Låt ungdomar berätta och visa för kommunfullmäktige och verksamhetschefer hur de använder nätet idag, och hur de tror att de använder det i morgon. Låt seniorsurfare göra samma sak Lead User Innovation använd pilotgrupper av utvecklingsintresserade medborgare = ta med medborgare i utvecklingen Användarorientering Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 13

14 Idéer Framtid/Utveckling Nationell agenda för IT-utveckling i Sverige IT-Strategi för vård & omsorg + kommuner 4 röster Mer standardisering 2 röster Be dem som berättar om nationella IT-satsningar för vård & omsorg att komplettera med att säga; Det här initiativet hoppas jag inte ska leda till att utvecklingsarbetet parkeras i garaget i avvaktan på eventuella anvisningar från strategins ansvariga Nytt Kommundata Outsourcing av IT-drift Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 14

15 Kvarstående problemställningar Tekniken är ännu inte mogen alldeles för komplext, med mycket strul Verksamheten har fastnat i förvaltningsträsket har aldrig tid att reflektera Verksamhetsutveckling hur går IT & verksamheten hand i hand? Bidragsstyrda verksamheter år inte intresserade av effektiviseringar Vad är samhällsnytta? Vem bedömer? Hur få kunskap om bedömningar? Vem är kunden? Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 15

16 Urval och förädling av idéer Bra / dåligt Förväntade effekter Möjligheter / utmaningar Genomförbarhet Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 16

17 Fördelar och farhågor Specificera m a p föregående genomgång Fördelar = pedagogik Farhågor (INTE nackdelar ) Hur (göra/lösa/övervinna/etc)?? Jag önskar Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 17

18 Handlingsplan VAD göra VEM NÄR VARFÖR (resultat/effekter) Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 18

19 Fortsättningen Publicering på sambruk.se Använda grupparbetsplats enl LSS/LASS för vidare förädlingsarbete => Generera aktivitet(er) / uppdrag / projekt Projektredovisning 24 april 2008 Claes-Olof Olsson 19