Digitala möten vid samordnad vårdplanering

Transkript

1 Digitala möten vid samordnad vårdplanering Beslutsunderlag - till Strategisk styrgrupp ReKo från Operativ styrgrupp ehälsorådet - 2 mars 2018 (utdrag från ehälsorådets beslutsunderlag behandlat 21 januari, med beslutfattande 23 februari 2018) Carina Helgesson Björk (ehälsorådet) Anne-Mette Rønning (delprojektledare IT-nära)

2 Sammanställning Syfte är att skapa välfungerande IT-stöd för digitala möten som ska underlätta det dagliga arbetet i samband med samordnad vårdplanering Beställning är IT-stöd för identifiering av deltagare och automatisk skapa dynamiska videomöten Skisserat lösning bygger på anpassat återanvändning av Kalmarmodellen och att vidareutveckla modellen med stark autentisering för deltagare Preliminar plan för utveckling och etablera drift/förvaltning Q2 och Q3, med ambition om utrullning i Q Positivt Business Case beroende av ambitionsnivå andel digitala möten Med vikt på krav om IT-stöd och ambitionen om att använda digitala möten, rekommenderas att gå vidare med att realisera lösning enligt beslutsunderlag

3 Innehåll 1. Bakgrund och syfte 2. Relevanta strategiska beslut 3. Ambitionsnivå och kontext 4. Skiss till lösning 5. Preliminär genomförandeplan 6. Kostnadskalkyl - Business Case 7. Beslutsunderlagets pålitlighet 8. Rekommendation 9. Källor

4 Bakgrund och syfte Projekt pågår gemensamt mellan kommuner och region för att anpassa arbetssätt och riktlinjer efter den nya lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Digitala möten vill vara ett centralt verktyg för att genomföra möten i patientens hem. Syfte är att skapa välfungerande IT-stöd för digitala möten som ska underlätta det dagliga arbetet i samband med samordnad vårdplanering

5 Relevanta strategiska beslut Cosmic evisit som långsiktig huvudspår för Digitala Vårdmöten Använda Kalmarmodellen om behov för kortsiktig lösning Undantagsbeslut i sjukvårdens ledningsgrupp 12 oktober 2017 Beslut i sjukvårdens ledningsgrupp 12 maj 2017 Godkännande av projektdirektiv i Reko 14 november 2017 Bygg klart den lösning som testades i Eksjö för vidare införande i samband med att lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård träder i kraft 1 januari 2018 Kompletterande tidplan och resursplan tas fram inom projektet och redovisas ehälsoråd och därefter ReKo för beslut. Styrningssignal: Tid, Kostnad och Kvalitet

6 Ambitionsnivå - grad av IT-stöd Digitala möten Samordnad Vårdplanering i denna fas Ingen gemensam lösning Tillrättalägga för verksamhetens efterfråga om videofunktionalitet så raskt som möjligt I tillägg IT-stöd för identifiering av deltagare och automatisk skapa dynamiska videomöten I tillägg IT-stöd för PDL/GDPR-krav typ spårbarhet och behörighet Standardiserat ITstöd för utvidgade behov och krav Inte önskat läge Temporär lösning steg 1, överenskommen lösning Cisco Meeting, rutiner och checklistor enligt ehälsorådets beslut Temporär lösning steg 2, anpassa återanvändning av Kalmarmodellen och vidareutveckla med stark autentisering för deltagare Vidareutveckla/- anpassa temporär lösning och/eller kravställa till långsiktig målbild som inkluderar Cosmic evisit Med Cosmic evisit version (?)

7 Lösningsförslag - översikt 1177 Vårdguiden Privatpersoner Patient Anhörig Kommunanställd Övriga Videomöte Cisco Meeting Tidsbokning i Cosmic Boka/omboka/avboka Vårdsamordnare Bokning av möte Knapp med länk Anslutning till mötet

8 Syfte och centrala aktiviteter Syfte: att ta fram IT-stöd för identifiering av deltagare och automatisk skapa dynamiska videomöten för samordnad vårdplanering Centrala områden: Etablera modell för samverkan med Kalmar Detaljera kraven för anpassning, integration och utveckling Utveckla lösning Testa/kvalitetssäkra lösning Utbilda så användare behärskar ny lösning Etablera drift och förvaltning (inklusive support) Aktiviteter: Få åtkomst komponent, kod, dokumentation Informationssäkerh etsklassning Upphandla för extern utveckling Etablera teststrategi och plan Ta fram input till uppdatera rutiner Fastställa systemägare, systemförvaltare och FG Fastställa ambitionsnivå Kravspecificera Implementera och konfigurera for BankID i IDP Genomföra testning enligt plan Ta fram input till utbildningsmateriell Fastställa SLA Etablera samarbets- avtal Implementera och konfigurera i RTjP Testrapport Utbilda inom ITstöd Etablera backupplan, övervakning, larmhanering Dokumentera val av leverantör Anpassa Videotjänst för RJL Etablera supportordning Vidareutveckla Videotjänst enligt krav Utbilda Kundservice Konfigurera i Cosmic, CCP, MVK Dokumentera och överlämna till förvaltning

9 Vidare process preliminär genomförandeplan - fasdelat angreppssätt Q Q Q Q Q > Ambitionsnivå, tid- och kostnadsuppskattning för beslut Beslut i ReKo Organisera resurserna till projekt Etablera drift och förvaltning, Etablera samverkan Kalmar och detaljera krav Upphandla för utveckling Utveckla och kvalitetssäkra Utbilda Anpassat utrullning Effekthemtagning Inom delprojekt IT-nära Huvudprojekt Verksamheten Realisering av beroenden Separata projekt

10 Tid/kostnadsuppskattning Låg Troligen Hög Viktad kostnad Ren utveckling (internt) Ren utveckling (externt) Nödvändiga IT-kompetenser (krav, design, test, infrastruktur och dokumentation) Teknisk projektledning Nödvändig kompetens övriga centrala områden Total I tillägg kostnader till drift/förvaltning samt att ITC fram till nu har använt 300 timmar för att ta fram skiss till lösning och övrigt underlag fram till beslut 1/3, inklusive medverkan i huvudprojekts övriga leveranser.

11 Business Case och effekthemtagning Tagit fram en modell för att simulera vinster och kostnader Business Case påverkas av volym ambition om hur stor andel av möten för samordnad vårdplanering genomförs som digitala möten ambition om att återanvända lösning till andra behov för digitala möten och antal deltagare som inte behöver resa Kvalitative mervärden Fokusera mer på patientupplevelse (inte använda energi på manuella rutiner) Bidra för att nå mål för Trygg och säker vård I rätt riktning för strategisk ambition för digitalisering Kan återanvändas till andra behov för digitala möten Målstyrning - plan för att realisera effekt

12 Utdrag från Business Case

13 Hur påverkas krav till andel Digitala möten om Antal kallelser ökar med 5% årlig (inte 10%) Andel 1 år 45% eller 53% övriga år Antal kallelser ökar inte 50% första år, 51% övriga Utrustning + kr 1000 (typ extra mobilab) 50% första år eller 53 % övriga Drift/förvaltning (500' eller 750') 41% första år eller 52% övriga 50% första år och 53% övrig ( eller 35% och 58% övriga) Ett tänkt Worst Case Inga ökande antal kallelser, 2500 utrustning, Dr/förvaltning 50%-60%-70% ->. och i tillägg 2 mill i utveckling 50% och 73% övriga år

14 Möjliga hinder och risk # Risk Orsak 1 Inte kan dela med sig av källkod eller komponent.. om licens inte tillåter (låg sannolikhet) 2 Inte tid/kapacitet till extern utveckling.. litet företag, personberoende.. om konsultbolag inte har tid/kapacitet att anpassa idp 3 Lösning används inte upplevs inte som användarvänligt eller inte tillräcklig utbildning 4 Hot o säkerhetsutmaningar i webapp.. om inte säkerhetstänk owas Top10 5 Informationsklassningen stoppar produktionsstart.. om det krävs PDL/GDPR-stöd 6 Försening i ITC-leveranser.. om beroenden inte realiseras enligt plan.. om ITC resurser prioriteras till andra projekt

15 Rekommendation/förslag till beslut Med vikt på kraven om IT-stöd för identifiering av deltagare och automatisk skapa dynamiska videomöten samt ambition om att använda digitala möten för samordnad vårdplanering, rekommenderar ehälsorådet ReKo att godkända tidplan, kostnadsram och omfattning enligt beslutsunderlag.