Att välja verktyg för portföljhantering. - Vad vet en leverantör om det?

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Att välja verktyg för portföljhantering. - Vad vet en leverantör om det?"

Ingrid Bergqvist
för 8 år sedan
Visningar:

1 Att välja verktyg för portföljhantering - Vad vet en leverantör om det?

2 Agenda Problem som ska lösas med verktyg Olika typer av verktyg Att utvärdera och välja verktyg Egenutvecklat eller standard Förankring av verktyg Förvaltning av verktyg

3 Ostrukturerat arbete Metod Problem: Konsekvens: Exempel: Projekt brister i initiering, planering samt utvärdering av projekten. Beslutsprocessen är otydlig eller obefintlig. Projekten genomförs med dåligt slutresultat. Ingen eller dålig styrning av projekt. Projekt lämpar över resultat till en mottagare och slutresultatet blir inte använt. Ingen vet vad som gäller.

Projekten genomförs med dåligt slutresultat. Ingen eller dålig styrning av projekt.

4 Ingen överblick Kommunikation och planering Problem: Konsekvens: Exempel: Företaget saknar överblick av projektverksamheten med påföljd att man har för många projekt på gång. Svårt att planera, koordinera och prioritera projekten Projekt startas inom olika delar av organisationen utan samordning Nyckelresurser och leveranser låser flera projekt Aktivitetskrockar

Svårt att planera, koordinera och prioritera projekten Projekt startas inom olika delar av

5 Dålig fokusering Målhantering Problem: Konsekvens: Exempel: Projektmål överensstämmer inte med verksamhetsmål. Verksamheten slösar med resurser på fel projekt. Företaget startar alla projekt som verkar intressanta i idépresentationerna utan att fundera på om dessa ligger i linje med företagens mål eller om det finns tillräckligt resurser.

Verksamheten slösar med resurser på fel projekt.

6 Upprepade misstag Uppföljning/Erfarenhet Problem: Konsekvens: Exempel: Man lär sig inte av erfarenheter Projekten kostar onödigt mycket i tid, pengar och energi Orealistiska planer Kvalitetsmissar Frustrerad personal

Projekten kostar onödigt mycket i tid, pengar och

7 Exempel på projektmognadstrappa 1. Intuitiv /ad-hoc Projektstyrningen är oorganiserad och kaotisk. System och processer är ej definierade. Lyckade projekt är beroende av individuella uppoffringar. Ständiga kostnads- och förseningsproblem. 2. Repeterbar Några projektfärdigheter och system finns etablerade för att följa upp kostnad, tid och resultat. Projektstyrningen finns men ger inget heltäckande grepp eller följs inte i sin helhet. Lyckade projekt kan inte förutspås. Spräckta budgetar och förseningar ofta förekommande. 3. Definierad: Projektstyrningsprocesser och system dokumenterade, standardiserade och integrerade i ett heltäckande flöde. Lyckade projekt kan förutspås. Kostnads- och tidsproblem förekommer i liten omfattning. 4. Kontrollerad: Detaljerade mätningar av projektstyrningens effektivitet sammanställda och nyttjade av företagsledningen. Projektstyrningen i sin helhet är förstådd och nyttjad på ett likformigt sätt. Flertalet projekt lyckas inom uppsatta tids- och kostnadsramar 5. Innovativ: Ständig förbättring av projektstyrningen genom återkoppling, innovativa idéer och tekniker. Misslyckade projekt hör till undantagen. Projekt mer och mer tids och kostnadseffektiva.

Projektstyrningen finns men ger inget heltäckande grepp eller följs inte i sin helhet. Lyckade projekt kan inte förutspås. Spräckta budgetar och förseningar ofta förekommande. 3.

8 Effektiv portföljverksamhet

9 Koncept för effektiv portföljverksamhet

10 Typer av projektverktyg Projektverktyg med olika fokus Ej projektspecifika verktyg som används för projekt Affärssystem Dokumenthanteringssystem Excel

11 Varför ska man ha portföljverktyg? Företag vill kunna: arbeta enhetligt & strukturerat för att spara tid och energi gemensam metod. koordinera och se till att man inte har för många samtidigt pågående projekt. kommunikations och planeringsverktyg. se till att projekten medverkar till verksamhetsmålen målhantering. lära sig av misstag och framgångar uppföljning för erfarenhetsöverföring.

koordinera och se till att man inte har för många samtidigt pågående projekt.

12 Vad ska man använda portföljverktyg till? Med hjälp av portföljverktyg ska man enkelt: ha tillgång till gemensam projektmodell med mallar, checklistor o.d. kunna planera och följa upp portföljens: kunna koordinera portföljens program och projekt kunna få tag på all projektinformation/dokumentation kunna kommunicera inom och utom projekten kunna återanvända erfarenheter

13 Vanliga krav på funktioner hos portföljverktyg 1. Planering, statusrapportering och uppföljning av projekt, program samt portfölj - Tidplan (aktiviteter) - Budget -Resurstid - Projekt- och effektmål 2. Prioritering och simulering 3. Dokumenthantering (in- och utcheckning, versionshantering o.d.) 4. Projektrum gemensam plats för dokumentation och information 5. Projektmodellsstöd 6. Kommunikationsmöjligheter (chat, diskussionsforum o.d.) 7. Erfarenhetsöverföring genom information/dokumentation och uppföljning 8. Användarvänligt

Projekt- och effektmål 2. Prioritering och simulering 3. Dokumenthantering (in- och utcheckning, versionshantering o.d.) 4.

14 Välja verktyg liten checklista 1. Analysera problembilden Vad är största problemet i projektverksamheten och vad kan komma att bli ett problem? 2. Kontrollera projekt- och datormognaden på företaget samt ambitionsnivå. 3. Vilka ska använda verktyget/en? (projekt, ledning, projektkontor, alla) 4. Välj grundläggande funktionalitet (need to have) ex. projektkrav och rapporter 5. Välj annan önskad funktionalitet (nice to have)

problem? 2. Kontrollera projekt- och datormognaden på företaget samt ambitionsnivå. 3.

15 Välja verktyg liten checklista forts 6. Få grundliga genomgångar av lämpliga verktyg på marknaden och testa helst själv. Kolla om verktyget kan kopplas samman med övrig IT-miljö på företaget. Tänk på säkerheten! 7. Analysera leverantörens support. 8. Kolla utvecklingen av verktyget. Finns det möjlighet att påverka? Vad kostar uppgraderingar? 9. Kolla leveransrutiner och eventuella extrakostnader. 10. Välj verktyg (hellre minimum nivå än maximum nivå)

Kolla om verktyget kan kopplas samman med övrig IT-miljö på företaget. Tänk på säkerheten! 7.

16 Egenutvecklade verktyg fördelar 1. Billigt?? 2. Anpassning och vidareutveckling av systemet kan ske efter behov, vilket är en fördel om lösningen är väldigt företagsspecifik. 3. Kort väg mellan utvecklare och användare 4. Enkelt att förankra 5. Minskat beroende av externa konsulter och leverantörer 6. Inget tvång att hänga med i kostsamma uppgraderingar, underhåll o.s.v. 7. Ingen risk att support dras in. 8. Ingen risk att produkten försvinner genom uppköp, fusioner eller konkurs.

företagsspecifik. 3. Kort väg mellan utvecklare och användare 4. Enkelt att förankra 5.

17 Egenutvecklade verktyg - nackdelar 1. Egenutveckling tar ALLTID längre tid än beräknat och intern tid kostar också. 2. Det finns ingen extern part att utkräva ansvar ifrån om det går fel. 3. Ingen tillgång till uppgraderingar man måste utveckla allt själv 4. Hack är alltid hack! Svårt att supporta och att vidareutveckla! 5. Avancerade funktioner är svåra att åstadkomma. 6. Högt beroende av enskilda personer. 7. Svårigheter med dokumentation. 8. Generellt svårare att integrera med andra system

Ingen tillgång till uppgraderingar man måste utveckla allt själv 4. Hack är alltid hack!

18 Tänk på att: 1. Verktyg löser inte alla problem. 2. Det mest uppenbara problemet kan vara bara symptom på ett annat problem. 3. Shit in shit out! Hellre ett enkelt använt verktyg än ett avancerat oanvänt! 4. Verktyg ska väljas efter användarna med minst erfarenhet. 5. Låt ALLA användarna påverka valet.

Shit in shit out! Hellre ett enkelt använt verktyg än ett avancerat oanvänt!

19 Förankring av portföljverktyg Förankring av portföljverktyg handlar om utbildning och krav från ledning: 1. Gör en implementeringsplan; när ska projekten börja använda nya verktyget, vilken storlek på projekt ska använda det, vilka funktioner ska användas. 2. Välj pilotavdelning 3. Utbilda pilotavdelning i verktyger. Se till att verktyget finns tillgängligt efter avslutad utbildning. 4. Se till att pilotavdelningen följer implementeringsplanen. 5. Utvärdera pilotavdelningen åsikter om implementeringsplan och anpassningarna av verktyget. 6. Gör nödvändiga förändringar av implementeringsplan och anpassningar. 7. Implementera verktyget fortsatt stegvis

Välj pilotavdelning 3. Utbilda pilotavdelning i verktyger. Se till att verktyget finns tillgängligt efter avslutad utbildning. 4.

20 Förvaltningsarbete av verktyg Se till att information om vilka verktyg som ska användas är utspridd Utarbeta kanaler för att hämta in information om hur verktyg behöver förändras. Håll kurser löpande. Personal byts ut! Ta gärna fram interna rutiner hur verktygen ska användas. Ta gärna fram en light version av vilka och hur verktyg ska användas Förändra verktygen efter verksamhetens utveckling.

Håll kurser löpande. Personal byts ut! Ta gärna fram interna rutiner hur verktygen ska användas.

21 Summering portföljverktyg Portföljverktyg är en nödvändighet för projektintensiv verksamhet. Ett verktyg löser sällan alla problem. Välj problem som ska lösas! Vid val av flera verktyg, se till att de pratar med varandra. Förankra verktyg stegvis. Förändra verktyg efter verksamheten.

22 Portföljverktyg är inget för egoister..

Relevanta dokument

Att välja projektverktyg eller ska vi säga portföljverktyg. Lena Dubbelman Marknadsansvarig PMI Semcon Project Management

Att välja projektverktyg eller ska vi säga portföljverktyg Lena Dubbelman Marknadsansvarig PMI Semcon Project Management Agenda Problem som ska lösas med verktyg Olika typer av verktyg Att utvärdera och