SAPSA 12 NOVEMBER 2014

Transkript

1 SAPSA 12 NOVEMBER 2014

2 Change Management - Förändringsledning Arla Foods implementering av SAP inom Supply Chain Sverige fokus på förändringsledning Summering och frågor Presenteras av: Lena Selander, Claremont Sofia Bårman, Arla Foods AGENDA

3 Hört förut? 70% av IT-projekt misslyckas

4 Lite mer statistik.. 45%-Genomsnittlig överskridande av budget 7%-Genomsnittlig försening utifrån plan 17%-Andel av större IT-projekt som misslyckas till den grad att de hotar företagets fortlevnad 56%-Genomsnittligt nyttobortfall jämfört med plan 35%-Andelen organisationer som övergett ett större ITprojekt under de senaste 3 åren Källa: Mckinsey-Oxford study on reference class forecasting for IT-projects, 2012

5 Frågeställningar Varför ser det ut såhär? Varför? Vad behöver man göra/säkerställa för att lyckas med en förändring? Vad? Hur gör man detta? Hur?

6 Varför Vad? Varför? Hur? Teknik är sällan problemet Mestadels organisatoriska färdigheter som saknas Källa: Gartner research circle survey, 2013

7 Varför forts. Vad? Varför? Hur? Största bidragande orsakerna till misslyckade förändringsinitiativ: 1-Avsaknad av tydlig och synlig support från projektsponsorer 2-Otillräckliga resurser för förändringsledning 3-Motstånd till förändringen från de anställda Källa: Prosci benchmarking report,best practices in Change management, 2012

8 Framgångsfaktorer Vad? Varför? Hur? Aktivt stöd från ledningen Säkra leverans Säkra mottagande Effektiv projektledning som säkrar leveransen och helheten Effektiv förändringsledning som säkrar mottagandet

9 Förändringsledning-Definition Vad? Varför? Hur? Tillämpningen av en strukturerad process och uppsättning av verktyg för att leda mottagarsidan av en förändring i syfte att uppnå ett önskad nytta.

10 Vad behöver göras? 1. Det är inte ett IT-projekt som inkluderar förändringsledning, utan ETT förändringsprojekt Vad? Varför? Hur? 2. Skapa tidigt en gemensam syn av vad förändringen innebär och varför den genomförs projektvision, målbild, projektstory. 3. Involvera ledare ifrån alla nivåer tidigt i projektet och ge dem bl a ansvar för delaktighet i design och införandeaktiviteter. Använd befintliga forum och strukturer för kommunikation och rapportering i så stor utsträckning som möjligt 4. Visa/ demonstrera framtidsläget i så tidigt skede som möjligt. Kommunicera en realistisk bild av det nya arbetssättet efter förändringen, både på kort och lång sikt. Uppskatta hur förändringen påverkar varje avdelning och lokation. Ha stor respekt för lokala avvikelser. 5. Följ upp både system- och verksamhetsrelaterad progress i rapportering och uppföljning, bl.a till styrgrupp.

11 Hur leds förändringsprojektet? Vad? Varför? Hur? Projektledning Syfte: Att leverera förändring för att åstadkomma affärsnytta Projektledning Initiering Planering Realisering Monitorering Stängning Fokus på leverans i tid och inom budget Levererande organisation Nuläge Övergång Nytt tillstånd Mottagande organisation Förändringsledning Syfte: Att säkerställa att omställning till det nya tillståndet görs på ett effektivt sätt Förbereda förändring Leda förändring Förändringsledning Förstärka förändring Fokus på hur snabbt och hur väl organisationen anammar förändringen

12 Implementering av SAP med Förändringledning i fokus Sofia Bårman, Arla Foods Change manager i CSE Supply Chain-projektet

13 Bakgrund Före år 2003 hade Arla Sverige separata system och driftuppsättningar på de enskilda mejerierna MOVEX År 2003 implementerades Movex på samtliga svenska mejerier MOVEX MOVEX MOVEX MOVEX

14 Bakgrund År 2008 kom beslutet att införa gemensamma processer och ett gemensamt system för att stötta en Nordisk supply chain-verksamhet. Beslut: Implementering av SAP i samtliga nordiska länder.

15 Omfattning CSE Supply Chain Avlösa system och implementera lösningar för logistikprocesser Viss påverkan på redan befintlig ekonomilösning Förändringar i såväl centrala som lokala processer Utrullning på 7 produktionsanläggningar över landet samt central planeringsavdelning Förändring av både system och processer

16 Tidplan User Go Live

17 Utmaningen Omfattningen Hög komplexitet Många anläggningar Tidskritiska processer med små marginaler Färskvaror Stort behov av fokus på Förändringsledning

18 En förändring är många individer som gemensamt gör någonting annorlunda.

19 Roller i projektorganisationen Central förändringsledare som planerar och följer upp arbete Lokala förändringsledare Lokal införandeplan som drivs på lokalt och rapporteras till och följs upp centralt Förändringsledare ingår i projektledningen och är väl informerad om vad som händer i projektet Aktiva referensgrupper Gemensam rapportering för projekt och förändringsaktiviteter Referensgrupper Referensgrupper Referensgrupper Referensgrupper

20 Change Management 5 strömmar

21 Planering och uppföljning av verksamhetsaktiviteterna Identifiering av aktiviteter inom varje ström och inplanering av dessa i tidplanen. Grov planering av aktivitetsblock i lokala införandeplaner. Verksamhetsaktiviteter i projektplan tillsammans med projektaktiviteter tidigt i projektet, helst vid uppstart Löpande uppföljning på lokal nivå av identifierade aktiviteter

22 Sponsorship Referensgrupper

23 Alignment Påverkansanalyser genomfördes på varje site med lokal handlingsplan som resultat Inledning Nuläge Framtid Analys Plan Presentation CSE SC projektet Syfte med WS Beskrivning av upplägg Team lead beskriver dagens process Gruppen diskuterar och korrigerar Projektet beskriver den nya lösningen Gruppen diskuterar igenom påverkan ur olika perspektiv Påverkan dokumente ras Handlingsplan för viktigaste gap beslutas Arbetsmiljö Utbildning Roller & Ansvar Intressenter (gränsytor till andra processer) Arbetssätt& rutiner HW/Teknik Bemanning

24 Utbildning Superuser konceptet Superusers representerade de olika anläggningarna Stor fördel om de kan delta tidigt i projektet för att bl a kunna medverka i testerna för sin kunskapsuppbyggnad Train the trainer En förutsättning för att lyckas med implementering på många siter

25 Vad levererade vi? 2012

26 Vad levererade vi? 2013

27 Summering Gemensam styrning av projekt och verksamhetsaktiviteter Metodik för Change Management integrerades med metodik för implementation av affärssystem En väl förberedd organisation som på ett bra sätt kunde ta sig an förändringen. Genomförande av en stor förändring med bra stöd från organisationen och med minimal påverkan på Arlas kunder.

28 Frågor?