HÖGSKOLAN I BORÅS Linda Sörensen, projektledare AKTIVITETSPLAN Dnr Bilaga 1. Linda Sörensen. Klart. Klart Klart.

Transkript

1 Fas 3 - Implementering ny organisation Projektstyrning Etablera projektorganisation för fas 3 Utforma principer för bemanning Implementeringsgrupp Boka erforderliga möten Definiera roller och ansvar Beställargrupp Boka erforderliga möten under 2014 Arbetsgrupp/-er Bemanna Boka erforderliga möten Referensgrupp-/er Bemanna Boka erforderliga möten Linda Sörensen 1 Projektplanering (Projekt- och aktivitetsplan) Detaljplanering fas 3 - Implementering Utforma direktiv till delprojekt och utredningar Ta fram mall för direktiv Skriva direktiv Kommunicera direktiv till grupper/individer Löpande projektledningsaktiviteter Möte projektledningsgruppen Statusrapportering Veckans mail Slutrapport Kommunikation och förankring Upprätta kommunikationsplan alla nivåer (målgrupper, kanaler, innehåll, tid) Genomföra förankringsaktiviteter i enlighet med plan Samverkan Upprätta samverkansplan Samråd med fackliga parter Förhandling enligt 11 MBL SVG - information om arbetet

2 Arbetsmiljö Högskolan ska vara den goda arbetsplatsen och verksamheten ska genomsyras av systematiskt arbetsmiljöarbete. Medarbetare mår bra och har en god hälsa. Utforma fasta mallar för riskbedömning Skapa tydliga rutiner för systematisk arbetsmiljöarbete Liisa Falk 2 Utbildnings- och stödinsatser Behovsinventering av utbildnings- och stödinsatser för medarbete Planera utbildnings- och stödinsater för medarbetare Genomföra utbildnings- och stödinsatser för medarbetare Enkät Utforma enkätundersökning i syfte att fånga upp frågor/områden där det behövs särskilda stödinsatser Genomföra enkätundersökning (enklare enkät, ej i form av personalbarometern) Analysera enkätundersökningen och utforma handlingsplan Planera "teambildande" aktivitet Utbilda nya chefer i arbetsmiljöfrågor - BAM Besluta om nya delegationer av uppgifter kring arbetsmiljö Översyn av övergripande och lokala krishanteringsplaner Bemanning Verksamheten ska vara bemannad utifrån ny organisationsstruktur. Samtliga medarbetare ska ha en organisatorisk tillhörighet och närmsta chef. Rekrytering av akademi- och enhetschefer Utforma kravprofiler Besluta kravprofiler Rekrytera akademi- och enhetschefer Terese Schoultz Gedda Bemanning av akademier och enhet Ta fram tidplan för bemanning Modell för bemanning av chefsnivå direkt under rektor Modell för bemanning av chefsnivå under akademichefer/enhetschef Modell för bemanning av medarbtare Kartläggning av befintlig kompetens och dimensionering läggning av titlar, vilket arbetsinnehåll finns bakom olika titlar? Ta fram innehållsmässigt gemensamma titlar Samordna nya chefer i hantering av dimensionerings/bemanningsfrågan Definition av behov av kompetenser/arbetsuppgifter/tjänster Dimensionering - alla personalkatergorier Identifiera GAP mellan behov och nuvarande kompetensprofil Identifiera ev övertalighet/omställning Identifiera ev behov av ny kompetens Utforma handlingsplaner för ev omställning, övertalighet Genomföra aktiviteter i enlighet med handlingsplaner Bemanna chefsnivån under akademichef/enhetschef Bemanna den nya organisationen Ev rekrytering av ny kompetens Skriva om anställningsavtal

3 Utbildnings- och stödinsatser för chefer Den löpande verksamheten ska fungera väl under implementeringsfasen. Nuvarande och nya chefer säkerställer detta och fungerar samtidigt som bra förändringsledare. Förändringsprocess ska fungera väl och leda till en lyckad implementering av ny organisation. Det ska vara tydligt vilken uppgift nuvarande chefer respektive nya chefer har i förändringsprocessen. Sara Svensson 3 Stöd till nuvarande chefer Utforma tydlig och dokumenterad ansvarsfördelning i övergångsperiod mellan nuvarande och nya chefer Behovsinventering av stöd och utbildning Planera utbildnings- och stödinsatser Erbjuda stöd/coaching Skapa förutsättningar för nätverkande och erfarenhetsutbyte i impl.arbetet Genomföra utbildning i hur man leder i förändring Genomföra utbildning i omställningsarbete Utforma program för chefsavveckling Stöd till nya chefer Behovsinventering av stöd och utbildning Planera utbildnings- och stödinsatser Erbjuda stöd/coaching Skapa förutsättningar för nätverkande och erfarenhetsutbyte (internt o ev externt) Genomföra utbildning i att vara chef på högskolan ("måste-kunskaper") Genomföra utbildning i hur man leder i förändring Genomföra utbildning i omställningsarbete Erbjuda stöd i utformning av organisation (område) Detaljering och implementering ny organisationsstruktur för område och enhet Resultat: XX Utforma detaljerad struktur för område Utforma detaljerad struktur för enhet Utforma gemensamma riktlinjer för tjänsteplanering i TFU Implementeringsaktiviteter, t ex aktiviteter för att öka samhörighet i ny organisation Akademichefer/enh etschef Värdegrund och organisationskultur Det ska finnas förslag till högskolegemensam handlingsplan för värdegrundsarbete som skapar förutsättningar för en gemensam värdegrund och organisationskultur med ett starkt helhetsperspektiv. Kartläggning av befintligt värdegrundsarbete Utreda kopplingen mellan varumärke och värdegrund Skapa förutsättningar för gemensamt framarbetad värdegrund Utforma gemensam modell för värdegrundsarbetet Identifiering av nödvändiga åtgärder Prioritering av nödvändiga åtgärder Utforma handlingsplan i dialog med nya chefer Svante Kristensson

4 Ledamöter i beslutande och rådgivande organ Beslutande och rådgivande organs ansvar och befogenheter ska vara tydliga. Beslutsfattare ska vara utsedda. Kartläggning av nuvarande organ Jämföra med andra lärosäten Utreda om nya grupper behövs Utredning nämnder - nyval? Utredning kring utbildningsutskott - nyval eller omval? Utredning forskarutbildningsutskott - nyval eller omval? Samordning Revidera aktuella styrdokument så att det harmonierar Ta fram nya regler för för val av ev nya nämnder Revidera nuvarande regler för val av ledamöter Genomföra ev val Åsa Dryselius 4 Studenternas rättssäkerhet Studenternas rättssäkerhet ska säkerställas i övergången från nuvarande till ny organisation. Kartläggning av områden som berörs av orgnisationsförändringen, t ex: Antagning Examen Utforma gemensamma regler för handledning av examensarbete Betygsbeslut Studieuppehåll Anstånd Tillgodoräknanden Individuella studieplaner Disciplinärenden Kursplan/utbildningsplaner Utforma gemensam modell för kurs- och utbildningsplaner Beslut i utbildningsutskottet Stöd till studenter med funktionsnedsättning Mallar/blanketter Ulrika Poret Identifiering av nödvändiga förändringar Prioritering av nödvändiga förändringar Utforma nya/rviderade regler och rutiner Besluta om nya/reviderade regler och rutiner Implementera nya/reviderade regler och rutiner Information till studenter och medarbetare

5 Ekonomistyrning och redovisning Ekonomistyrningen ska säkerställas i övergången från nuvarande till ny organisation. Fördelning av resurser Magnus Bergenholtz 5 Redovisningmodellen Besluta hur historik ska hanteras Ta fram nya objektplaner utifrån ny organisationsstruktur Lägga in nya arbetsflöden utifrån ny beslutsstruktur Kontera om löner Ta fram nya triggrar Ta fram uppgifter om nya procentsatser för påslag Besluta om nya procentsatser för påslag Anläggningsredovisning- flytta anläggningar till nya organisationsenheter Uppdatera kundreskontran utifrån ny organisationsstruktur Budget för ny organisation för hösten 2014 Ta fram budget för ny organisation för hösten 2014 Besluta om budget för ny organisation för hösten 2014 Revidering av styrdokument Prioriterade styrdokument ska vara uppdaterade i enlighet med ny organisation. Kartläggning av befintliga styrdokument - vad finns lokalt/centralt Bedöma om vissa styrdokument bör upphävas - se till att de formellt blir det Bedöma vilka styrdokument som ska revideras Identifiera behov av nya styrdokument till följd av ny organisation Prioritering av vilka styrdokument som måste revideras innan 1 juli 2014 Ta fram instruktioner för arbete med ändringar Lista ansvariga för genomförande av ändringar Utforma nya/revidera styrdokument Besluta om nya/revidera styrdokument Kommunciera/tillgängliggöra styrdokumenten Åsa Dryselius Avtal Avtal med externa parter ska vara uppdaterade i enlighet med ny organisation. Kartläggning av befintliga avtal - vad finns lokalt/centralt Bedöma vilka avtal som bör upphävas - se till att det formellt blir det Bedöma vilka avtal som ska revideras Prioritering av vilka avtal som revideras innan 1 juli 2014 Ta fram instruktioner för arbete med ändringar Lista ansvariga för genomförande av ändringar revidera avtal Besluta om nya/revidera avtal Kommunciera/tillgängliggöra avtal Utforma rutin för uppföljning Anders Post

6 Systemanpassningar Verksamhetskritiska IT-system ska fungera tillfredsställande i övergången från nyvarande till ny organisation och fortsatt stödja verksamhetens behov. Kartläggning av vilka system som berörs och hur Kartläggning av systemsamband som berörs Prioritering av vilka system som behöver ändras först Identifiering av nödvändiga systemförändringar Säkerställa att gammal information bevaras Genomföra anpassningar Uppdatera/utforma förvaltningsplaner och plan för arkivering Uppdatera/mata in information i systemen Kontroll av respektive system Extern projektledare 6 Arkivering Nuvarande institutioner/enheters handlingar ska vara arkiverade. Kartläggning av mängden handlingar som behöver arkiveras Arkivera nuvarande institutioner/enheters handlingar Se över öppna ärenden och om möjligt avsluta dessa Åsa Enmyren Lokaler Arbete med inplaceringstest avseende lokaler ska vara påbörjat. Benchmarking andra lärosäten Ta fram lokalprogram Besluta om lokalprogram Genomföra inplaceringstest Besluta inplaceringstest Ta fram plan för ombyggnation och omflyttningar Besluta plan för ombyggnationer och omflyttningar Lennart Malmerfors Ta fram och sätta upp nya skyltar Beslutspunkter Möte med Beställargruppen Godkännande av projektplan fas 3 Avstämning progress Godkännande av leverans fas 3 Kommentarer Implementeringsprojektet pågår tom september För att tydilggöra att en del aktiviteter inte kommer att vara slutförda då visar aktivitetsplanen även på aktiviteter som behöver fortgå efter september Inom ramen för respektive delprojekt kommer aktivitetsplanen att vidareutvecklas och preciseras ytterligare.