Mälardalens. M högskola Beställare: Projektledare: Dnr: Elin S Olander / Mälardalens högskola Projektbeställning

Transkript

1 Mälardalens M högskola PROJEKTBESTÄLLNING Administrativ översyn Beställare: Projektledare: Dnr: Styrgruppen i projektet administrativ översyn /11 Innehållsförteckning 1 Projektets syfte... 1 Projektets mål och förväntadee resultat Utbudsprocessen Projektmål för f utbudsprocessen Projektstrategi för utbudsprocessen Projektets leverans för utbudsprocessen Avgränsningg.... Rekryteringsprocessen Projektmål för f rekryteringsprocessen..... Projektets leverans för rekryteringsprocessenn Avgränsningg....3 Utbildningsgenomförandeprocessen Projektmål för f utbildningsgenomförandeprocessen Projektets leverans för utbildningsgenomförandeprocessen Avgränsningg Projektets organisation Projektledare och projektorganisation... 4 Delprojekt Byte av utbildningsdatabas, Selma Enhetliga handläggningsordningarr och riktlinjer Rekryteringsprocessenn Studenttorg Internationella studenter... 6

2 4 Kopplingar / beroenden till andra projekt Tidsram för projektet Finansiering Utvärdering och kvalitetssäkring Signering... 8

3 : Administrativ översyn :31 1 Projektets syfte Syftet med projektet är att effektivisera och kvalitetssäkra stödet till kärnverksamheten, fakultetsnämnden och studenterna samt säkerställa effektivt beslutsstöd till ledningen enligt uppdrag i rektorsbeslut Administrativ översyn vid dnr /11. I rektorsuppdrag så benämns två processer; utbildningsplaneringsprocessen och studentserviceprocessen. Dessa processer har efter kartläggningen beslutats att dela upp och avgränsas till följande tre processer som projektet omfattar: 1. planering av kurs- och programtillfällen -utbudsprocessen. antagning och rekryteringsinsatser rekryteringsprocessen 3. administrativ service till studenterna utbildningsgenomförandeprocessen Projektets mål och förväntade resultat De mål som högskolan avser uppnå med projektet är: Ett effektivt och kvalitetssäkrat administrativt stöd till kärnverksamheten och fakultetsnämnden. Effektivt beslutsstöd till ledningen. En tydligare och förbättrad service till studenterna. Enhetlig och likvärdig service till studenterna. Tydligt dokumenterade processer, rutiner och styrdokument. De administrativa kostnaderna för verksamheterna som omfattas av den översynen ska minska med minst 10% med utgångspunkt i 01 år kostnader. Högskolan har under november och december 011 genomfört en övergripande kartläggning av de utvalda processerna utifrån högskolans mål med översynen. Kartläggningen har visat på var i processerna förbättringsområden finns. Projektet kommer att utgå från de områden kartläggningen ringat in för att nå de övergripande målen..1 Utbudsprocessen.1.1 Projektmål för utbudsprocessen Övergripande mål för utbudsprocessen är att kvalitetssäkra processen så att rätt sak sker i rätt tid och att kostnads- samt kvalitetsbrister i processen därmed minskar..1. Projektstrategi för utbudsprocessen Processen ska kvalitetssäkras genom 1. Enbart digitala källor får användas för informationshantering. Tydligt ägarskap för frågorna 3. Tydlig tidplan 4. Riskhanteringsplan

4 : Administrativ översyn : Projektets leverans för utbudsprocessen 1. Klar implementering av den nya utbildningsdatabasen, Selma.. Ny struktur avseende kursplaner, kurstillfällen, utbildningsplaner och programtillfällen samt katalogtexter utifrån SELMAS uppbyggnad. 3. Processbeskrivning med ansvarsfördelning 4. Dokumentförteckning för utbudsprocessen (tidplan, föreskrifter mm) 5. Lista över identifierade risker för fel med motsvarande felhanteringsprocess 6. Struktur och ansvar för styrdokument.1.4 Avgränsning 1. Projektet avser inte att hantera innehåll i kursplaner och utbildningsplaner.. Rekryteringsprocessen..1 Projektmål för rekryteringsprocessen Rekryteringsprocessen består av två delprocesser som tidsmässigt löper parallellt med varandra. Den ena delprocessen omfattar marknadsföringsinsatserna och den andra är antagningsprocessen. Övergripande mål för rekryteringsprocessen är att ta fram en processbeskrivning för delprocesserna som är integrerad med utbudsprocessen och utbildningsgenomförandeprocessen... Projektets leverans för rekryteringsprocessen 1. En processbeskrivning med aktiviteter, tidplan, ansvar och roller. Kartlägga vilken information som behövs för att marknadsföra och informera utbudet, både på Antagning.se, webb och katalog. 3. Fastställa vilken information som behövs på webben avseende program och kursutbud..3 Avgränsning 1. Projektet omfattar inte de rekryteringsaktiviteter som sker på akademierna..3 Utbildningsgenomförandeprocessen.3.1 Projektmål för utbildningsgenomförandeprocessen Utbildningsgenomförande processen är en huvudprocess som stöds av flera delprocesser som rör studieadministrativa frågor där studenten är mottagare i processen.

5 : Administrativ översyn :31 Övergripande mål för utbildningsgenomförandeprocessen är 1. Kartlägga processen på övergripande nivå. Samordnad, effektiv och tillgänglig service till studenter, såväl nationella som internationella 3. Tydliggöra ansvarsfördelning och roller för dem som arbetar med de studieadministrativa frågorna som översynen omfattar. 4. Identifiering, hantering och organisation av arbetsuppgifter som utförs i studenttorgen..3. Projektets leverans för utbildningsgenomförandeprocessen 1. Processbeskrivning på övergripande nivå av utbildningsgenomförandeprocessen.. Två studenttorg med lösningar för: o organisation och bemanningslösning o tjänsteportfölj o funktions- och rutinbeskrivningar o gränsdragningslista för service som ges av akademierna respektive studenttorgen o elektronisk hantering av ärendeflödet 3. Uppföljning av rutinerna för avgiftsbelagda studenter samt förslag till förbättringsområden. 4. Ta fram förslag på förbättrings- och effektiviseringsområden för rutiner och beslutsordningar för internationella och utbytesstudenter 5. Kartläggning och förslag till förbättring och samordning av rutiner och beslutsordningar rörande internationella och utbytesstudenter. 6. Struktur och ansvar för styrdokument som rör de områden i processen som översynen avser..3.3 Avgränsning Utbildningsgenomförandeprocessen är en omfattande process med flera delprocesser. I projektet så avgränsas översynen till en kartläggning på övergripande nivå och en detaljerad kartläggning av arbetsuppgifter och aktiviteter som ska flyttas till studenttorgen, högskolans studie- och karriärvägledning samt hanteringen av internationella studenter. Övriga delprocesser omfattas inte av översynen. Processen omfattar inte utbildningens innehåll eller utförande, ej heller service till lärare.

6 : Administrativ översyn :31 3 Projektets organisation För projektet finns en styrgrupp med dit projektledaren, som har ett operativt ansvar, rapporterar. Det operativa arbetet leds av projektledaren. Sex arbetsgrupper tillsätts som arbetar med fördjupat med olika fokusområden som berör huvudprocesserna, dessa arbetsgrupper benämns delprojekt. I varje delprojekt utses en ansvarig person som även ingår i huvudprojektgruppen. Arbetsgrupperna som arbetar med respektive delprojekt är fria att knyta referenspersoner till gruppen utifrån behov. Studentkåren ska ges tillfälle att delta i arbetsgrupperna där önskemål finns. Projektledaren har i uppdrag att ta fram en övergripande projektplan samt leda arbetet med att ta fram en detaljerad aktivitets- och leveransplan för varje delprojekt. I respektive delprojekts aktivitetsplan ska också framgå hur arbetsgruppens arbete ska kvalitetssäkras och förankras. Huvudprojektgruppen har ett ansvar för att de tre huvudprocesserna blir sammanhållna och skapar en helhet för högskolans administration och beslutandeprocesser. Huvudprojektgruppen har ett ansvar för att hantera den eventuella gränsdragningsproblematik som kan framkomma i mellan delprojekten. Huvudprojektet ska dokumentera delarna som ej behandlas i delprojekten och föreslå styrgruppen hur dessa ska hanteras. 3.1 Projektledare och projektorganisation Styrgrupp: Tola Jonsson, Marie Eriksson, Åsa Lundkvist, Peter Gustafsson, Chatrine Åsklint, Pia Lindberg Projektledare: Elin Sjöstrand Olander Sex delprojektgrupper med varsin delprojektledare 3. Delprojekt 3..1 Byte av utbildningsdatabas, Selma Arbetsgruppen ska: Ersätta högskolans nuvarande databas, databasen för studieinformation, DSI, med Selma. Modernisera, lägga ut driften, komma bort ifrån nyckelpersonberoende Gruppens sammansättning: Susanne Rönnemark Nording, delprojektledare Dennis Lundberg, STC Klas Andberger, STC Johan Andersson, REK Per-Arne Hermansson, INFO Mona Karlsson, UKK

7 : Administrativ översyn : Enhetliga handläggningsordningar och riktlinjer Arbetsgruppen ska: Säkerställa ett enhetligt arbetssätt, förtydliga ansvar och roller genom att kartlägga och strukturera lärosätets styrdokument. Avser främst dokument kopplade till utbildningsplaneringsprocessen och utbildningens genomförande. Strukturer för kursplaner, kurstillfällen, utbildningsplaner och programtillfällen samt katalogtexter Dokumentförteckning för utbudsprocessen (tidplan, ansvarsfördelning, föreskrifter mm) Tydlighet i ansvar för dokumenten samt inkludera avvikelsehantering. Struktur och ansvar för styrdokument och avseende verksamheten i studenttorgen Gruppens sammansättning: Katarina Thorsell, delprojektledare Johan Andersson, REK Hans Berggren, UFO 3..3 Rekryteringsprocessen Arbetsgruppen ska: En processbeskrivning med aktiviteter, tidplan, ansvar och roller Kartlägga vilken information som behövs för att marknadsföra och informera utbudet, både på Antagning.se, webb och katalog. Fastställa vilken information som behövs på webben avseende program och kursutbud Gruppens sammansättning: Sara Seltborg, delprojektledare Anni Rosenberg och Anna Pettersson, studentrekrytering Daniel Pettersson, webbsamordnare Internationell studentrekryterare Studievägledare Utbildningsledare Cathrine Åsklint, kåren

8 : Administrativ översyn : Studenttorg Arbetsgruppen ska: 1. Skapa två studenttorg, ett i Västerås och ett i Eskilstuna.. Ta fram förslag på organisation, uppdrag, funktions- och rutinbeskrivning. 3. Bemanningsförslag av funktioner på studenttorget. 4. Systematisk hantering av ärendeflödet. 5. Enhetlighet avseende rutiner och bemötande. Gruppens sammansättning: Eva Ekstedt Salzmann, STC, delprojektledare Yvonne Arlestrand-Lundgren, HST Katarina Thorsell, UKK Annika Havbrandt, IDT Gunnel Gustafsson, HVV Henrik Andersson, studentombudsman Anette Hilmersson, kåren Internationella studenter Arbetsgruppen ska: 1. Kartlägga nuvarande direktiv, rutiner och beslutsordningar som berör programstudenter och utbytesstudenter i grundutbildningen från det att en ansökan gjorts till att examen är utfärdad och identifiera förbättringsområden.. Följa upp rutinerna för avgiftsbelagda studenter. 3. Ta fram enhetliga direktiv och rutinbeskrivningar för program- och utbytesstudenter. 4. Integrera hanteringen av de internationella studenterna så långt det går i utbildningsgenomförandeprocessen för nationella studenter. Gruppens sammansättning: Yvonne Arlestrand-Lundgren, delprojektledare Pablo Camacho Sanhueza, HST Annika Björklund, IDT Henrik Eriksson, HVV Internationell handläggare, INA Uliana Zakladna, kåren

9 : Administrativ översyn :31 4 Kopplingar / beroenden till andra projekt Projektet ska beakta: Kopplingen till det pågående arbetet med att införa digitala och enhetliga processer för myndighetsutövning genom e-tjänster. Detta arbete kommer att påverka hur högskolan faktiskt arbetar med handläggning och förenkla för studenterna. Koppling till den löpande prioritering av utvecklingsprojekt och problemlösning som sker vid de gemensamma mötena med administrativa chefer och sektionschefer 5 Tidsram för projektet Grind Beskrivning Datum G1 Starta förstudie G Starta genomförandefas G3 Avstämningspunkter under projektets gång beslutas i genomförandefasen G4 Slutleverans delprojekt beslutas i ett senare skede G5 Slutrapport G6 Avsluta projektet Finansiering Projektet finansieras av centrala medel under rektor. I förstudiefasen bedöms kostnaden för projektet som små och därför fastställs budget för projektet först i beslut om att starta genomförandefasen. 7 Utvärdering och kvalitetssäkring I respektive arbetsgrupps aktivitetsplan ska det framgå hur arbetsgruppens arbete ska kvalitetssäkras och förankras. Referensgrupper från berörda delar av organisationen ska kopplas till respektive delprojekt samt huvudprojekt.

10 : Administrativ översyn :31 8 Signering Västerås Tola Jonsson Ordförande i styrgruppen Projektledare