Processbeskrivning Projektstyrning

Transkript

1 ProcIT-P-004 Processbeskrivning Projektstyrning Lednings- och kvalitetssystem Fastställt av Sven Arvidson

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Symboler i processbeskrivningarna 3 2 Projektstyrningsprocessen Förbereda projekt - delprocess Aktiviteter i Förbereda projekt Genomföra projekt - delprocess Aktiviteter i Genomföra projekt Avveckla projekt - delprocess Aktiviteter i Avveckla projekt 10 3 Intressenter 11 4 Roller 11 5 Mallar/Checklistor/Verktyg 12 6 Ordlistor och definitioner Ordlista för processbegrepp Ordlista för Huvudprocessens namn 14 7 Förvaltning av processen 14 8 Referenser 14 Processbeskrivning_projektstyrning[2.0].doc 2(14)

3 1 Inledning Detta dokument beskriver Projektstyrningsprocessen vid För ordlistor och definitioner, se avsnitt 6. Syfte med processdokumentet Dokumentets syfte är att beskriva hur ett projekt bedrivs inom. Målgrupper för processdokumentet Dokumentets målgrupper är alla som ska arbeta och arbetar i projekt. Omfattning för processdokumentet Dokumentet gäller för. 1.1 Symboler i processbeskrivningarna Start Slut Markerar start resp slut i flöde delprocess s Logiskt avgränsad del av processen, omfattar en eller flera aktiviteter inflöde/ utflöde Inflöde, information, dokument, material som startar eller används i aktivitet/process Utflöde, dvs resultatet av aktivitet/process Aktivitet Beskriver vad som utförs Flödets riktning Parallella vägar i flöde Vägval Här tar flödet olika väg beroende på situationen Funktion/roll Processbeskrivning_projektstyrning[2.0].doc 3(14)

4 2 Projektstyrningsprocessen Projektstyrningsprocessen beskriver hur ett projekt ska förberedas, genomföras och avvecklas på ett strukturerat och säkert sätt. Projektstyrningsprocessen säkerställer att arbetet genomförs utifrån beslutade förutsättningar och att förändringar i projektet kan hanteras utan att äventyra styrningen och kontrollen av projektet och projektresultatet. Syfte Processens syfte är: Att styra projekt som levererar överenskommet resultat och skapar verksamhetsnytta. Att skapa stöd för att kunna avbryta projekt som inte genererar nytta eller är ekonomiskt försvarbart. Mål Processens mål är att stödja framtagandet av rätt resultat i rätt tid, till rätt kostnad. Omfattning Processen omfattar alla typer av projekt som bedrivs inom avdelningen. Kriterierna för ett projekt Att beslut tas i Uppdragshanteringsprocessen, om att uppdraget ska drivas som projekt Att ekonomiska medel finns avsatta, åtminstone sett till antal mantimmar Att uppdraget är av engångskaraktär Att det finns ett klart mål med start och slut Starthändelse De starthändelser som sätter igång processen är ett direktiv eller en uppdragsbeskrivning. Resultat Processen resulterar i uppfyllda projektmål och en godkänd slutrapport för projektet. Inflöde Förstudiematerial Tidigare genomfört material Programplan Förvaltningsplan Verksamhetsförändringar, krav Utflöde Projektdokument Processbeskrivning_projektstyrning[2.0].doc 4(14)

5 Direktiv Uppdragsbeskrivning delprocess Projektstyrning Uppfyllda mål Godkänd slutrapport Delprocesser i Projektstyrning Projektstyrning består av följande delprocesser: delproces Förbereda projekt s Genomföra delprocess projekt delprocess Avveckla projekt I de följande avsnitten kommer varje delprocess att beskrivas mer i detalj. Processbeskrivning_projektstyrning[2.0].doc 5(14)

6 2.1 Förbereda projekt - delprocess Utifrån ett direktiv eller en uppdragsbeskrivning från beställaren görs förberedelsearbetet i projektet. I förberedelsen läggs grunden för att kunna genomföra projektet. Resultatet av Förbereda projekt är en godkänd projektplan och andra styrande dokument i form av krav- och lösningsbeskrivningar. Syfte Delprocessens syfte är att säkerställa att alla förutsättningar finns för att kunna genomföra projektet och leverera överenskommet resultat. Direktiv Uppdragsbeskrivning delproces Förbereda projekt s Projektplan Aktiviteter i Förbereda projekt Förbereda projekt består av följande aktiviteter: Direktiv Stämmer av förutsättningar Beslutspunkt 1 Utvecklar förutsättningar Utarbetar Beslutspunkt 2 Beslutspunkt 3 projektplan Projektplan Uppdragsbeskrivning Förtydligande av aktiviteter Förbereda projekt Stämmer av förutsättningar Utifrån direktivet eller uppdragsbeskrivningen görs en avstämning av projektets förutsättningar i form av förväntade effekter och projektidé. Projektet klassas om det ska drivas som uppdrag, miniprojekt, projekt eller megaprojekt. Styrgruppen bemannas. Beställaren Medverkande: Projektägaren, projektledaren Beslutspunkt 1 Beslutar att starta projektet och ger en ram för projektets förberedelsearbete. Beställaren alternativt styrgruppen Utvecklar förutsättningar Tydliggör vad projektet ska bidra till, definierar projektets mål och avgränsningar. Tydliggör hur projektarbetet praktiskt ska genomföras i projektplanen. Säkerställer att relevanta produktionsdokument tas fram. Gör en eventuell omprövning av projektets klassning. Processbeskrivning_projektstyrning[2.0].doc 6(14)

7 Medverkande: Beställaren och projektägaren, projektmedarbetare Beslutspunkt 2 Tar beslut om att fullfölja förberedelserna under förutsättning att projektidén och arbetet så långt verkar lovande. Styrgruppen Utarbetar projektplan Utarbetar projektplanen. Beskriver basfakta, projektidé och projektmål, klargör leverens och överlämning av projektets resultat, utformar projektorganisation, gör tidplan och uppskattar resursbehov, tydliggör arbetsformer, redovisar risker, utformar kalkyl för hela projektet och anger referensdokumentation. Medverkande: Beställaren och projektägaren, projektmedarbetare Beslutspunkt 3 Beslutar godkänna förberedelsearbetet och godkänner projektplanen samt andra styrande dokument i form av krav- och lösningsbeskrivningar. Styrgruppen 2.2 Genomföra projekt - delprocess Utifrån den godkända projektplanen och andra styrande dokument i form av eventuella krav- och lösningsbeskrivningar fattas beslut att starta genomförande av projektet. I arbetet ingår att styra, följa upp, hantera avvikelser, leverera och överlämna resultat. Resultatet av delprocessen är godkänt och överlämnat resultat till beställaren. Syfte Delprocessens syfte är att säkerställa att projektplanens innehåll förverkligas och att förändringar och risker hanteras. Statusrapporter Projektplan delproces Genomföra projekt s Projektanalys Riskanalys Övriga beslutsdokument Leveransprotokoll Överlämnat projektresultat Överlämningsprotokoll Processbeskrivning_projektstyrning[2.0].doc 7(14)

8 2.2.1 Aktiviteter i Genomföra projekt Genomföra projekt består av följande aktiviteter: Statusrapporter Projektplan Beslutspunkt 4 Startar genomförande Styr och följer upp Beslutspunkt 5 Hanterar förändringar Levererar Beslutspunkt 6 Beslutspunkt 7 resultatet Överlämnar resultatet Projektanalys Riskanalys Övriga beslutsdokument Leveransprotokoll Överlämnat projektresultat Överlämningsprotokoll Förtydligande av aktiviteter Genomföra projekt Beslutspunkt 4 Beslutar att starta genomförandet. Styrgruppen Startar genomförande Startar genomförandet. I detta ingår att etablera åtagandet, resurssäkra bemanningen, genomföra startseminarium, genomföra riskanalys och detaljplanera arbetet. Medverkande: Projektmedarbetare, referensgrupp Styr och följer upp Styr och följer upp. I detta ingår att planera och styra produktionen av resultatet, etablera samsyn inför framtagning av resultatet, återkoppla, stämma av åtagandets nuläge och föreslå eventuella åtgärder. Följa upp tid och kostnad i förhållande till vad som gjorts. Genomföra riskanalyser, projektanalyser och kravdialog som kan innebära nya eller förändrade förutsättningar för projektet. Medverkande: Projektadministratör, projektmedarbetare, representanter för mottagande organisation Beslutspunkt 5 Beslutar att genomförandet fortsätter/förändras/avbryts, baserat på uppföljning, risk- och projektanalys, verifiering av resultat och genomförd kravdialog. Styrgruppen Hanterar förändringar Hanterar de förändringar som beslutats i projektet. Medverkande: Projektmedarbetare Processbeskrivning_projektstyrning[2.0].doc 8(14)

9 Beslutspunkt 6 Beslutar godkänna resultatet. Beslutar att resultatet har den kvalitets som överenskommits för att mottagande organisation ska kunna använda det. Styrgruppen Levererar resultatet Resultatet levereras till kunden för att börja användas. Medverkande: Representanter för mottagande organisation Beslutspunkt 7 Beslutar överlämna resultatet. Beslutar att resultatet har den kvalitets som överenskommits för att mottagande organisation ska kunna ta över ansvaret. Styrgruppen Överlämnar resultatet Resultatet överlämnas till kunden. Medverkande: Beställaren och representant för förvaltningsorganisationen som är utsedd av beställaren Processbeskrivning_projektstyrning[2.0].doc 9(14)

10 2.3 Avveckla projekt - delprocess Utifrån beslut att avveckla projektet genomförs en rad avslutande åtgärder. Delprocessen startar efter hand parallellt med genomförandet av projektet t.ex. när en resurs inte längre behövs i projektet. Resultat av delprocessen är uppfyllda projektmål och en godkänd slutrapport. Syfte Delprocessens syfte är att avsluta projektet och säkerställa att gjorda erfarenheter och överenskomna dokument tas till vara. Uppfyllda mål Beslut Avveckla projekt delprocess Godkänd slutrapport Aktiviteter i Avveckla projekt Avveckla projekt består av följande aktiviteter: Beslut Genomför avslutande åtgärder Beslutspunkt 8 Uppfyllda mål Godkänd slutrapport Förtydligande av aktiviteter Avveckla projekt Genomför avslutande åtgärder Genomför avslutande åtgärder. Genomför slutseminarium och projektutvärdering, upprättar eventuell restlista, avvecklar resurser, avvecklar befogenheter, skriver slutrapport, arkiverar de dokument som ska sparas från projektet. Medverkande: Beställaren, projektägaren, projektadministratör, projektmedarbetare, referensgrupp Beslutspunkt 8 Godkänner slutrapporten och beslutar att avsluta projektet. Styrgruppen Processbeskrivning_projektstyrning[2.0].doc 10(14)

11 3 Intressenter För definition av intressent, se ordlista för processbegrepp under avsnitt 6, Ordlistor och definitioner. Beställaren är kund i processen Användare Förvaltningsorganisation Processansvariga för Uppdragshanteringsprocessen Systemutvecklingsprocessen Systemförvaltningsprocessen Testprocessen Driftsättningsprocessen Avvecklingsprocessen 4 Roller För definition av roll, se ordlista för processbegrepp under avsnitt 6, Ordlistor och definitioner. För rollbeskrivningar, se 1. Beställare Projektägare Styrgrupp Projektledare Projektadministratör Projektmedarbetare Referensgrupp 1 Rollbeskrivningar inom Processbeskrivning_projektstyrning[2.0].doc 11(14)

12 5 Mallar/Checklistor/Verktyg Befintligt stöd PPS online PPS mallar, rutiner och checklistor Mall för klassning av projekt Överenskomna dokument som ska användas i projektstyrningsprocessen: Direktiv Projektplan Statusrapport Slutrapport Leveransprotokoll Överlämningsprotokoll Processbeskrivning_projektstyrning[2.0].doc 12(14)

13 6 Ordlistor och definitioner 6.1 Ordlista för processbegrepp Begrepp Aktivitet Delprocess Huvudprocess Intressent Kärnprocess Process Processparameter Processansvarig Roll Rollbeskrivning Starthändelse Styr- och stödprocess Definition Lägsta nivån i processhierarkin. En serie logiskt sammanhängande handlingar som en person eller roll utför, utförs på ett sätt. 2 En delprocess är en logiskt avgränsad del av en huvudprocess, kan finnas på flera nivåer. 2 Huvudprocesser är den högsta nivån av processer i en verksamhet. Kan vara både internt och externt värdeskapande. 2 Någon som tar emot något från processen eller levererar något till processen. 2 Externt värdeskapande process. Kärnprocesser uppfyller verksamhetens övergripande syfte att tillfredsställa kundernas verkliga behov - varför verksamheten existerar. 2 En process är ett flöde av sammanhängande aktiviteter som skapar ett förutbestämt resultat. Processen har alltid kunder - interna eller externa. 2 Processparameter är det mått som används för att mäta och styra processen. 2 En person utsedd av ledningen för att ansvara för att processen som helhet både är effektiv och ändamålsenlig. 2 En roll är knuten till en process. Varje roll har ansvar att leverera ett resultat i processen. En person kan inneha flera roller och samma roll kan innehas av flera personer. 2 En beskrivning av de roller som är knutna till processen. I rollbeskrivningen ingår att beskriva rollens ansvar och befogenhet. 2 Med starthändelser avses händelser som får processen att reagera på ett förutbestämt sätt. Det finns tre typer av starthändelser vilka är. Tidsstyrd starthändelse, händelsestyrd starthändelse och värde styrd starthändelse. Internt värdeskapande processer. Har till syfte att styra och stödja kärnprocesserna. 2 Värdeskapande, värdeadderande Aktiviteten tillför värde till slutkunden. 2 2 PVU (processorienterad verksamhetsutveckling) Processbeskrivning_projektstyrning[2.0].doc 13(14)

14 6.2 Ordlista för Huvudprocessens namn Begrepp Projekt Beslutspunkt (BP) BP 1 BP 2 BP 3 BP 4 BP 5 BP 6 BP 7 BP 8 Definition Ett avgränsat och målinriktat arbete av engångskaraktär som syftar till att stärka kundens verksamhet Förutbestämt tillfälle när styrgruppen sammanträder och fattar beslut om fortsatt verksamhet i projektet Beslut att starta förberedelsen av projektet Beslut om inriktning i förberedelserna: fortsätta, ändra eller lägga ned Beslut godkänna projektplan och förberedelser Beslut att starta genomförandet Beslut om genomförandet ska fortsätta, förändras eller avbrytas Beslut godkänd leverans Beslut om överlämning till förvaltning Beslut att avsluta projekt 7 Förvaltning av processen För förvaltning och förbättring av processen och dess dokument se vidare kvalitetsstyrningsprocessen 3. 8 Referenser s lednings- och kvalitetssystem, Rollbeskrivningar inom. PVU(processorienterad verksamhetsutveckling). s lednings- och kvalitetssystem, Processbeskrivning Kvalitetsstyrning. PPS (praktisk projektstyrning) 3 Processbeskrivning - Kvalitetsstyrning Processbeskrivning_projektstyrning[2.0].doc 14(14)