Ramverk för projekt och uppdrag

Transkript

1 Peter Yngve IT-centrum (9) Ramverk för projekt och uppdrag

2 Peter Yngve IT-centrum (9) BAKGRUND/MOTIV... 3 MÅL OCH SYFTE... 3 DEFINITIONER AV PROJEKT... 3 MODELL FÖR PROJEKTSTYRNING... 4 ÖVERSIKT AV GENERELL MODELL... 4 FÖRSTUDIEPROCESS... 4 GENOMFÖRANDEPROCESS... 5 ROLLER OCH FORUM... 7 PROJEKTBESTÄLLARE/UPPDRAGSGIVARE... 7 PROJEKTLEDARE/UPPDRAGSLEDARE... 7 STYRGRUPP... 7 PROJEKTGRUPP... 7 REFERENSGRUPP... 7 STYRPRINCIPER OCH STYRANDE DOKUMENT... 8 STYRPRINCIPER... 8 STYRANDE DOKUMENT... 8 PROJEKTDIREKTIV/UPPDRAGSBESKRIVNING... 8

3 Peter Yngve IT-centrum (9) Bakgrund/motiv Tydliga uppdrag underlättar start, genomförande och uppföljning av projekt och uppdrag och är därför viktiga i en verksamhet där kvalitet, effektivitet, ständiga förbättringar och lärande är viktiga utgångspunkter. I ett yttrande med anledning av en revisionsgranskning 2009 angavs följande utgångspunkter för Landstingets fortsatta arbete med projektstyrningen: Framtagande av en gemensam definition av grundläggande begrepp inom området projektledning/styrning Ökad tydlighet vid uppdrag (initiering, förstudier, roller, ansvar etc) Framtagande av riktlinjer för styrande dokument inför start av projekt samt vid projektavslut Mål och syfte Detta ramverk gäller i första hand projekt och uppdrag, och består av systematisk genomgång av såväl arbetsprocess som viktiga delar i projektbeskrivning och rapportering liksom olika roller i arbetet. Delar i ramverk och vägledning kan också användas i det ständiga förbättringsarbetet i form av större och mindre kvalitets-/förbättringsarbeten som pågår i hela verksamheten. Definitioner av projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett arbete i en viss riktning för att om möjligt åstadkomma ett i förväg bestämt resultat. En formell definitionen på projekt är: En temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst. *) Temporär avser att projektet har en viss varaktighet med en start och ett slut. Resursfördelning innebär att någon tilldelar projektet resurser av något slag. Unik är att projektet avser att ta fram någonting som inte gjorts tidigare. Det unika kan ligga i det slutliga resultatet eller det sätt som detta framställs på. Målstyrt innebär att projektet syftar till att ta fram någonting, att det ska producera ett slutresultat. Slutresultatet kan vara konkret, till exempel en ny produkt för ett företag, ett nytt IT-system. Slutresultatet kan även vara mer abstrakt som en organisationsändring eller en tjänst. *) Enligt A guide to the project management body of knowledge, third edition, PMI 2004 Källa: Wikipedia (110103) som arbetsform Med projekt avses en arbetsuppgift som har ett bestämt mål ett väldefinierat slutresultat en egen organisation med anvisade resurser en tidsbegränsad varaktighet en definierad resursram (budget) målet är att inom givna ramar ta fram lösningar som bidrar till kundens önskade effektmål. Med effektmål avses den förväntade effekten av en förändring. målet uttrycks ofta i: att åstadkomma ett specificerat leveransobjekt till en förutbestämd tidpunkt (leveranstid) inom en förutbestämd resursinsats (kostnad/resursram)

4 Peter Yngve IT-centrum (9) Modell för projektstyrning Översikt av generell modell Förstudieprocess Syftet med en förstudie är att göra en bedömning av en projektidé eller ett eventuellt uppdrag samt att bedöma möjligheterna att genomföra ett projekt eller uppdrag med lyckat resultat. Det ska även ge en uppfattning om vilka resurser som erfordras. En förstudie kan/ska: Utreda omfattning Analysera nuläget Klarlägga intressenter Strukturera projektets/uppdraget innehåll Definiera mål och krav Bedöma kund-/verksamhetsnyttan Ta fram lösningsförslag Utarbeta översiktlig plan för ett genomförande Bild: Aktiviteter i en förstudie Direktiv/ Uppdragsbeskr. Uppstart Planera och tidsuppskatta Informationsinsamling Dokumentera Verifiera Värdera Rekommendera Rapport Presentation Avslut Rapport Utgångspunkten är att kunden/beställaren/uppdragsgivaren har formulerat ett direktiv eller en uppdragsbeskrivning för en förstudie. Resultatet av förstudien är (oftast) någon form av rapport.

5 Peter Yngve IT-centrum (9) Genomförandeprocess Genomförandet av projekt och uppdrag kan delas in i tre separata faser: Initiera Styra Avsluta Bild: Översikt av genomförandeprocessens tre faser, inkl styrande dokument Initiera projektet Styra projektet Avsluta projektet Direktiv/ Uppdragsbeskr. spec. Accept.- protokoll rapport Statusrapport Mötesprotokoll Initiera projekt Initieringen startar i och med att det finns ett beslut om att starta ett projekt eller uppdrag. Kunden/beställaren/uppdragsgivaren har formulerat ett direktiv / en uppdragsbeskrivning. Aktiviteterna i initieringsfasen sammanfattas i en specifikation (projektplan), som utgör ett styrande dokument och följer med under projekttiden.

6 Peter Yngve IT-centrum (9) Styra projekt Styrningen innebär att planera, genomföra, följa upp och agera genom hela projektarbetet. styrningen förutsätter också periodiska möten och avrapporteringar, som dokumenteras i protokoll och statusrapporter. Styrningsfasen avslutas när det av kunden beställda leveransobjektet, levererats till och godkänts av uppdragsgivaren, i ett Acceptansprotokoll. Avsluta projekt avslut innebär att lämna över leverans till kund, dokumentera erfarenheter samt stänga projektet. Avslutningsfasen dokumenteras i en rapport (slutrapport).

7 Peter Yngve IT-centrum (9) Roller och forum beställare/uppdragsgivare Ansvar och befogenheter: Verksamhetsledande funktion Utformar direktiv och finansierar uppdraget Ger styrgrupp och projektledare erforderliga befogenheter att driva uppdraget Beslutar om projektets mål, inriktning, omfattning och prioritet Säkerställa att projektets resultat är i linje med beställning ledare/uppdragsledare Ansvar och befogenheter ledande funktion Genomföra projektet/uppdraget inom de ramar som upprättas i direktiv och projektspecifikation Planera, leda, rapportera och styra projektarbetet Skapa rutiner/processer för projektets genomförande Stödja projektdeltagarna med underlag och direktiv för arbetet Styrgrupp Ansvar och befogenheter: Verksamhetsledande funktion Fatta de för projektet/uppdraget nödvändiga besluten Utöva ledning och styrning över arbetet Säkerställa projektresultatet genom att tillföra de resurser som krävs för att få fram resultatet Bistå projektledare med förutsättningar för och genomförande av projektet Bana väg för projektet, visa intresse och engagemang Ambassadörer för projektet i den interna organisationen Avsluta projektet grupp Ansvar och befogenheter: Genomförande funktion Producera, leverera och överlämna resultat Säkerställa att överenskomna metoder används Avsätta tid för projektarbetet Vid behov informera om projektet i den interna organisationen gruppen leds av projektledaren. Gruppen har till uppgift att bistå projektledaren med förutsättningar för och genomförande av projektet. Referensgrupp Ansvar och befogenheter: Rådgivande funktion (ej beslutande) Att uppnå en bred förankring, att stämma av och ge synpunkter på lösningar i projektet

8 Peter Yngve IT-centrum (9) Styrprinciper och styrande dokument Styrprinciper Modellen är uppbyggd kring några centrala komponenter som behöver säkerställas för att projektverksamheten ska bli ändamålsenlig och kostnadseffektiv: Tydliga projekt och uppdrag Beskrivna, förstådda och accepterade processer Professionella projektorganisationer Effektiv projektstyrning, med styrande dokument Styrande dokument direktiv/uppdragsbeskrivning specifikation (projektplan) Statusrapport Mötesprotokoll Acceptansprotokoll (leverans) rapport (slutrapport) direktiv/uppdragsbeskrivning direktiv/uppdragsbeskrivning ska innehålla: Bakgrund/Motiv * mål och uppdrag ets resultat * Kund/Beställare * organisation * När ska projektet genomföras? * Avgränsningar Kvalitetskrav Godkännandekriterier Regler för ändringar Säkerhet och Sekretess Metoder, Standards och Regler Lagar och Avtal Kostnader för projektet * Förväntad vinst/nytta med projektet *) Obligatorisk text specifikation specifikation är projektledarens uttolkning/fördjupning av direktivet, och kan innehålla följande rubriker: Bakgrund/motiv mål och uppdrag leveranser Aktivitetsplan Tidplan Budget organisation Roller, ansvar och befogenheter Resursplan rutiner Uppföljning Möten Information och rapportering Metoder, standards och regler Kvalitetsmål Ändringsregler

9 Peter Yngve IT-centrum (9) Lagar och avtal Säkerhet och sekretess Riskhantering Begrepp och definitioner Kundens godkännande Leverans och överlämning avslut statusrapport Syftet med statusrapportering är att säkerställa att projektets intressenter erhåller relevant information om händelser i projektet. Exempel på rubriker: Allmänt läge och sammanfattning Viktiga händelser under perioden Aktuella problem och risker Utfall Tidplan Budget Resurser Kommande aktiviteter Mötesprotokoll Syftet med mötesprotokoll är att dokumentera allt som gjorts, sagts och beslutats på möten. De skapar dessutom möjlighet för personer som inte varit närvarande på möten att skaffa sig erforderlig information. Exempel på rubriker: Föregående möte/aktivitetslista Statusrapport Aktuella problem och risker Ändringar Kommande aktiviteter Nästa möte Acceptansprotokoll Ett acceptansprotokoll är ett styrande dokument i samband med överlämning av projektets resultat/leveransobjekt till beställaren. Kund/beställare returnerar ett signerat acceptansprotokoll för att bekräfta att resultatet överensstämmer med projektmål och uppdrag. rapport (avslut) rapporten är en sammanfattning av projektet samt en erfarenhetsdokumentation för lärande och utveckling. Exempel på rubriker: Sammanfattning Viktiga händelser i projektet Upplevda problem och risker Utfall Tidplan Budget Resurser Eventuella återstående aktiviteter (restlista) Vunna erfarenheter