Projektplan för utvecklingen av Kryssarklubbens nya webbplats

Transkript

1 Projektplan för utvecklingen av Kryssarklubbens nya webbplats Sammanfattning Detta dokument beskriver hur Kryssarklubbens nya webbplats skall tas fram. Planen är ett resultat av det arbete som gjorts av webbgruppen under 2010 och framför allt av det analys och planeringsarbete som gjorts av Per och Magnus under november månad. Bakgrunden är att det sedan länge funnits ett behov av att förnya Kryssarklubbens webbplats och att man vid årsmötet 2009 fattade beslut om att en ny webbplats skulle tas fram. Arbetet har dragit ut på tiden och målsättningen med denna projektplan är att formalisera utvecklingsarbetet och sätta upp en tidplan. Om vi följer planen skall Kryssarklubben kunna ha en ny webbplats på plats innan sommaren Projektet aktiviteter kan delas upp i några huvuddelar: Informationsinsamling Analys och design Utveckling och test Utbildning och informationsöverföring Aktiviteterna i dessa delar kommer dock att överlappa varandra och den projektmetod vi arbetar efter bygger på att design, utveckling och test vävs samman och utförs i nära samråd med användarna. För att kunna nå målet att ha en webbplats färdig i april 2011 kommer vi att behöva följa denna plan och hålla ett relativt högt tempo. Det är inte ont om tid, men om beslut och diskussioner drar ut på tiden kommer det att bli svårt att hinna med. Bakgrund Arbetet med att ta fram en ny webbplats för Svenska Kryssarklubben har pågått under hela 2010 framförallt i form av diskussioner och analyser i webbgruppen. I oktober fattades beslut om att upplösa gruppen och i stället driva utvecklingen av den nya webbplatsen som ett projekt. Projektmetoden Följande meningar beskriver hur det långsiktiga arbetet med webbplatsen skall planeras: Från en vision skapar vi långsiktiga mål Vi väljer verktyg och metoder som vi kan leva med länge Vi bygger de viktigaste funktionerna först Därefter lägger vi funktioner över tiden som tar oss mot målet ett steg i taget Webbplatsen skall hela tiden bli bättre och bättre Författare: Magnus Leijonborg Sida 1

2 I projektet kommer vi att arbeta med en förenklad form av Scrum, en så kallad agil eller lättrörlig projektmetod. Metoden är väldigt populär och används i många stora IT-projekt. Metoden bygger på att man arbetar i cykler på tre till sex veckor och planerar arbetet i dessa cyklar. Inför varje cykel gör man en analys av föregående innan man planerar nästa. Inför varje ny cykel, eller sprint som det kallas, ser man över listan på vad som skall utvecklas och prioriterar denna utifrån vad som ger mest affärsnytta. Riskanalys Att utveckla en ny webbplats för Svenska Kryssarklubben involverar inga stora risker, men det finns några saker det är viktigt att ta med i arbetet för att minimera risken för förseningar eller onödigt höga kostnader. Det är många intressenter som har behov som skall tillfredsställas. De som skall fylla webbplatsen med innehåll har en väldigt varierande kompetensnivå. Vi är också till stor del beroende på att användarna lägger ner ideellt arbete. Det finns höga ambitioner och långsiktiga mål, men många funktioner måste tas från idé till färdig design under projektets gång. Dessa risker gör att det ännu finns en viss osäkerhet i exakt vad det är som skall utvecklas. Detta leder till att tids- och kostnadsuppskattningar inte kan bli helt exakta. Viktiga beroenden Det finns i dagsläget inte särskilt många beroenden till andra system. Jag har hittills hittat två kopplingar som vi måste ta hänsyn till: Koppling till betalväxel för betalningar i webbshopen. Idag används Dibs, men det är fullt möjligt att byta leverantör om vi finner det lämpligt. Koppling till medlemssystemet. Det finns flera anledningar till att webbplatsen måste integreras med Kryssarklubbens medlemssystem. Vi skall till exempel kunna verifiera att de som registrerar sig på webbplatsen verkligen är medlemmar. Medlemmarna skall också själva kunna uppdatera en del av sina uppgifter direkt på webbplatsen. Webbplatsen måste också kunna samverka med andra webbplatser, till exempel visa upp kartor och sjökort från Eniro och Google eller skicka infomation om uppdateringar till Facebook. Dessa funktioner är dock inte lika komplicerade som kopplingen till medlemssystemet. Projektets faser Även om mycket av arbetet i projektet sker parallellt som kan man dela in det i några olika faser. Dessa kommer att gå i varandra, både för att spara tid och för att mycket finns att vinna på att till exempel genomföra tester av delar samtidigt som utvecklingen av andra delar pågår. Författare: Magnus Leijonborg Sida 2

3 Informationsinsamling Detta arbete pågår och handlar om att fånga in kraven på den nya webbplatsen. Ju mer vi känner till desto bättre kan vi designa de funktioner som behövs. Att ha en bra uppfattning om kraven är också en förutsättning för att kunna göra en realistisk utvecklingsplan och budget. Analys och design De insamlade kraven analyseras och denna analys ligger till grund för både design av funktioner och till exempel val av publiceringsverktyg. Utveckling Så fort designarbetet har kommit tillräckligt långt och vi har fattat beslut om verktygsval kan utvecklingsarbetet börja. Nu tar webbplatsen form och vartefter funktionerna kommer på plats kan de börja testas. Detta är den mest resurskrävande fasen av arbetet. Test Tester av webbplatsen kommer att göras kontinuerligt under utvecklingsarbetet, men så fort det är möjligt skall vi också släppa in användarna så att de kan verifiera att webbplasten fungerar som den är tänkt, inte minst när det gäller användarvänlighet. Utbildning Målsättningen är att den nya webbplatsen inte skall kräva någon särskild utbildning, men de som skall flytta över information från gamla webben och de som skall arbeta med de mer avancerade funktionerna behöver säkert få en genomgång. Överflytt av information En del av den befintliga informationen kommer sannolikt att kunna föras över automatiskt, men mycket kommer funktionärerna att få flytta förhand. Projektets organisation Webbprojektet i Kryssarklubben bedrivs som vilket annat utvecklingsprojekt som helst. Det som är lite speciellt är att användarna är spridda över hela Sverige. Engagemanget varierar också väldigt mycket från individ till individ. En av de viktigaste framgångsfaktorerna i projektet är att vi lyckas skapa ett intresse och en delaktighet ute i organisationen. En väl fungerande referensgrupp är helt avgörande för att åstadkomma detta. Projektgruppen Projektet leds av Magnus Leijonborg och projektgruppen består idag dessutom av Anneli Ekholm. Projektgruppen kommer under projektets gång utökas med representanter för leverantörer och andra personer som kan bidra. Projektgruppen ansvarar för att genomföra projektet enligt den projektplan, tidplan och den budget som godkänts. Projektgruppen har också en viktig roll som informationsspridare. Projektledaren rapporterar kontinuerligt projektets status till styrgruppen. Författare: Magnus Leijonborg Sida 3

4 Styrgruppen Sammansättning Styrgruppen består av Kryssarklubbens redaktionsråd. Roll i projektet Ytterst ansvarig för projektet Säkerställande av att projektets mål är relevant för organisationen Aktiv uppföljning av status och beslut vid avvikelser utanför projektets ramar Verka som positiv ambassadör för projektet och förankra projektmålen i organisationen för att underlätta projektgruppens arbete Användargruppen (Referensgrupp) Sammansättning Användargruppen består av webbredaktörer från varje krets och nämnd samt informationsledamöter i kretsarna. Om en krets eller nämnd vill byta person i gruppen måste de meddela detta till Anneli. Det är dock viktigt att personen som deltar i gruppen är väl införstådd med hur kretsen använder webben. Användargruppen har en väldigt viktig roll i detta projekt och att vi får ett engagemang i denna grupp är en förutsättning för ett lyckat projekt. Roll(er)i projektet Användargruppen har flera olika roller i detta projekt vilket skiljer den från en traditionell referensgrupp: Fungera som bollplank för projektet i utvecklingsarbetet. Sprida informationen om projektet vidare ut i sin respektive organisation Fungera som mentorer för övriga användare i sina organisationer Delta i arbetet med att testa den nya webbplatsen Ansvara för att flytta över sin krets eller nämnds information från gamla webbplatser till den nya webbplatsen Informationsspridning och kommunikation Eftersom användargruppen är både stor och geografisk spridd är vi beroende av att informationsspridning och kommunikation sker i första hand på elektronisk väg. Som ett första steg har en blogg startats ( där man kan följa arbetet i projektet. Det finns också möjlighet att kommentera den information som läggs ut där. Denna blogg är öppen för alla att läsa. Nästa steg är att starta ett diskussionsforum där medlemmar i användargruppen kan kommunicera med projektet och varandra. Syftet med detta forum är att fungera som mötesplats inte minst under arbetet med att testa den nya webbplatsen. I forumet skall man också kunna få hjälp när man skall börja använda den nya webbplatsen. Detta forum kommer att startas i januari. Författare: Magnus Leijonborg Sida 4

5 För att informera om projektet kommer vi också att bjuda in till telefonmöten med jämna mellanrum. Tidplan Tidaplanen finns beskriven som ett gantschema i ett excelark, men ser i sammanfattning ut så här: November Informationsinsamling December och januari Analys och design Januari och februari Utveckling Februari och mars Test Mars Utbildning och flytt av information Budget De stora kostnaderna i projektet är konsutltjänster för teknisk utveckling och grafisk design, lönekostnader för analys, projektledning och funktionsdesign. Till detta kommer det ideella arbete som webbredaktörer och andra kommer att lägga ner. En exakt budget är svår att sätt innan vi gjort en upphandling av konsulttjänsterna. Jag har dock gjort en uppskattning av hur många timmar jag bedömer att de olika delarna kommer att ta att utveckla för att få en uppfattning av kostnaderna. Denna uppställning finns i ett Excelark. Författare: Magnus Leijonborg Sida 5