Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader

Transkript

1 Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader Registratorskonferens 19 maj 2015 Elisabeth Jarborn Arkivchef och verksamhetsutvecklare, Danderyds kommun

2

3

4 På två månader kan ni ha ny teknisk lösning på plats som ni kan arbeta i migrerat och klart Eller?

5 Oavsett om ni väljer avrop eller upphandling av ny systemlösning Gör inte det klassiska felet och börja i fel ände Vi köper systemlösning först sen kan vi utreda och fastställa behov, krav och rutiner allt eftersom Kan få stora konsekvenser!

6 Framgångsfaktorer Viktigt med tydligt ansvar på (kommun)ledningsnivå för Verksamhetsutvecklingen Systemägarskapet Identifiera nuläget och målbilden tidigt i projektet Ta fram konkreta, mätbara effektmål Skapa delaktighet i verksamheten/org. Våga ifrågasätt regelverk Vi har alltid gjort så här är inte ett kvitto på väl fungerande verksamhet För-/grundarbetet viktigt!

7 Nytt ärendehanteringssystem Inte bara en teknisk lösning Behöver se över processerna som är kopplade till ärendehanteringen Inte bara registreringsrutiner Identifiera ett nuläge och önskat nyläge och hur nå nyläget

8 Utvecklingsprojekt Förändrad yrkesroll Projektledare Kravställare/-analytiker Delta i utvecklingsprojekt Kunskaper i process- och begreppsmodellering samt verksamhetsutvecklingsfrågor

9 Frågeställningar att fånga upp Inför beslut om projekt Inför start av projekt Under projektets gång Inför avslut av projekt Uppföljning och utvärdering av avslutat projekt

10 Inför beslut om projekt Tydlig projektbeställning från ledningen (med budget, tidplan, avgränsningar) Behovsanalys Målbild vision vart är vi på väg? Målgrupps- och intressentanalys Vilka berörs/påverkas av systemet? olika behov/krav Interna och externa Hur ser framtiden ut? en intressent det också! Effektanalyser (som konkretiseras i effektmål) Nyttokalkyler och nyttorealisering "Varför ska vi göra det kostar mycket pengar Ett sätt att sälja in och förankra hos ledning och beslutsfattarna

11 Nyttorealisering effektkedja vid verksamhetsutveckling MÖJLIGGÖRARE UTVECKLINGSINSATSER FÖRÄNDRINGAR NYTTOR EFFEKTMÅL Konsolidera processer Ökad kostnadseffektivitet Nytt systemstöd Best Practice Etablera processbaserade mål och mätetal Konsolidera befintliga databaser ink. datatvätt Etablera tydliga överenskommelser mellan kund - leverantör Fastställ tjänstekatalog och prismodell Effektiviserade arbetssätt Ny verksamhetsmodell Formaliserat tjänsteutbud Högre servicenivåer Ökad kompetensnivå (COE) Optimerade processer Bättre informationskvalitet Bättre beslutsunderlag och snabbare rapportering Minska kostnaden för vår stödverksamhet med 20 % Konsolidera vår stödverksamhet i ett gemensamt service center tills 31/12 Öka servicenivån med 10 % på våra stödtjänster Etablera ny organisation Nya roller Ökad transparens vad gäller kostnader Utbilda personal Ökad medarbetartillfredsställelse

12 Inför beslut om projekt Övergripande nulägesanalys Fånga upp nuvarande problem, varför byta? Övergripande finansieringsplan Vem står för kostnaderna nu och efter införandet? Lokala anpassningar och integrationer? Samverkansutredning Kommunikationsplan Hur säljer vi in det i verksamheten? Förankring, transparens öppenhet! Skapar delaktighet hos medarbetarna Projektdirektiv

13 Inför start av projekt Realistisk tidplan Detaljerad nulägesanalys Regler, strategier, riktlinjer Utgå ifrån befintliga styrdokument för dokument- och ärendehantering samt arkivhantering och informationsförsörjning Riktlinjer för ärendehantering, dokumenthanteringsplaner, strategier, arkivredovisning, processbeskrivningar, informationssäkerhetspolicys, m.fl. Informationshanteringskrav Övriga verksamhetskrav Tekniska krav Systemkartläggning

14 Inför start av projekt Projektplan (med budget) Projektorganisation Prioriteringar och avgränsningar Fastställd finansieringsmodell Riskanalys Kartläggning juridiska påverkandefaktorer Många lagkrav inom olika områden som styr hanteringen, upphandling/avrop, m.m. Informationssäkerhet

15 Under projektets gång Tydlig kravställning och tydliga processer ger förutsättningar för bra svar vid avrop Delaktighet olika användargrupper Arbeta strukturerat och målmedvetet för att hantera komplexiteten Kartlägg behoven, olika parallella aktiviteter inom olika områden Ha med en helhetssyn i arbetet! Prioritera och avgränsa kan inte få med allt inledningsvis Om det behövs kör flera mindre delprojekt parallellt/omlott Även om flera delmoment HA KOLL PÅ HELHETEN!

16 Under projektets gång Tänk på slutanvändarna vid kravställningen Involvera slutanvändaren på ett tidigt stadie och ha användarvänlighet i fokus. Tänk integration DoÄ behöver prata med andra system. T.ex. e-postprogram, e-tjänsteportal, e-arkiv, adresser/e-postkontakter ökar effektiviteten och höjer användandet

17 Under projektets gång Ha koll på de centrala processerna kopplade till ärendehanteringen Systemet ska vara anpassat efter era processer och era krav Utvecklingsplan allt kan inte vara på plats vid driftsättning Vissa automatiska ärendeflöden koppla på allt eftersom

18 Under projektets gång Sätt upp tydliga mål för införandet Alla (avdelning, förvaltningar, roller) som påverkas av införandet bör ha tydliga och mätbara mål. Riktlinjer för dokument- och ärendehantering Nya processer och arbetssätt nya rutiner! Enhetligt Förankrade Involvera användargrupperna - delaktighet

19 Inför/efter projektavslut Förvaltningsorganisation och plan Dokumentation Utbildningsinsatser olika användargrupper Utvärdering Effektutvärdering Nyttor och mål/vision Uppföljning och utvärdering av själva projektet Vad gick bra Vad gick mindre bra

20 Förvaltningsorganisation Vem har ansvaret efter driftsättning? Det måste finnas en organisation och plan för dokument- och ärendehanteringen Förvaltning och vidareutveckling av processer, styrdokument och tekniska lösningar Fastställ roller och ansvar Dokumentera! Systemförvaltningsuppdrag Besluta och förankra i organisationen

21 Förvaltningsorganisation Ex. på roller som kan ingå Registratorer Handläggare Chefer Nämndsekreterare Arkivarier Styrgrupp Processansvariga/processledare Systemförvaltare, system- & informationsägare Super-users

22 Förvaltningsplan Plan för förvaltning och vidareutveckling Levande dokument Någon ansvarig (t.ex. systemförvaltare) Plan för vidareutveckling, anpassningar, support, kostnader, m.m.

23 Exempel genomförandeprojekt

24 Avslutande tankar Förändring måste få ta tid! Centralt beslut centralt finansierad budget Tydligt utpekade resurser och projektledare Få förutsättningarna att arbeta med projektet Tydlig uppdragsbeskrivning (med avgränsningar) Styrgrupp med strategiskt viktiga roller Införandemetod Projektet som helhet dela upp i delprojektetapper och avrapportera successivt visar att det händer något

25 Avslutande tankar forts. Flexibilitet och ändringshantering! räkna med att ni behöver göra förändringar i projektet Se till att ta fram och förankra förvaltningsorganisationen i tid! Ska finnas på plats vid driftsättning Förvaltningsmodell för fortsatt hållbart arbetsätt och kvalitet Få medarbetarna att känna delaktighet Transparens i projektet (insyn) Bjud in till möten, informationstillfällen, utbildningar. Internt kommunikation är A och O. Använd era kommunikatörer!

26 Elisabeth Jarborn Arkivchef och verksamhetsutvecklare Tel