Praktikfall Ale kommun tar kontroll över IT

Transkript

1 Praktikfall Ale kommun tar kontroll över IT

2 Ale kommun invånare anställda

3 DirSys 40 kommunkunder 11 konsulter

4 Agenda Introduktion Ny förvaltningsmodell Förvaltning av förvaltningsmodellen Så här används ledningsstödet Framgångsfaktorer Vill ni också få ordning på er förvaltning? Frågestund

5 Introduktion Digital agenda Lagkrav kopplade till vår myndighetsutövning Två övergripande mål Att minska kostnader Effektiv förvaltning och stödfunktioner Att kunna möta upp mot ökade krav Ökade och förändrade krav från kommunens invånare Krav kopplade till kommunens tillväxt Krav på ökad transparens och dialog Krav på förbättrad service och kvalité Krav kring hållbarhet Lagkrav kopplade till vår myndighetsutövning

6 Introduktion Digital agenda Kommunen ska stärka sin förmåga när det gäller att kunna bedriva en effektiv verksamhetsutveckling.

7 Ny förvaltningsmodell Drivkrafter och utmaningar Otydliga roller och ansvarsområden Hälften osäkra på vad de skulle göra överhuvudtaget Beslut fattades på felaktiga grunder och av fel personer Vad verksamheten ansvarar för och vad IT-avdelningen ansvarar för Bristande kostnadskontroll och kostnadsmedvetenhet Otydligt vem som betalar och vad som ingår i kostnaderna kopplade till IT Omöjligt att erhålla en samlad bild över samtliga IT-relaterade kostnader

8 Ny förvaltningsmodell Tydlig målbild Arbetet ska kunna ske strukturerat, metodiskt och långsiktigt Naturlig del i kommunens arbete med ledning och styrning Planering, analys och uppföljning Kloka beslut Tydliga roller och ansvarsområden Chefer tar ansvar för förvaltningen Medarbetare som känner sig trygga i sin roll Medarbetare som ges förutsättningar att arbeta med förvaltning Medarbetare som ägnar sin tid åt rätt saker Förbättrad kostnadskontroll och kostnadsmedvetenhet

9 Ny förvaltningsmodell Hur ska vi lyckas nå målen? Förvaltningsmodell med tydliga arbetssätt för både planering, analys och uppföljning Klok objektsindelning som utgår från huvudprocesser och som inbegriper flera IT-komponenter Ekonomimodell som skapar ansvarstagande och mandat Omvärldsbevakning Fann inga goda exempel PM3

10 Ny förvaltningsmodell Slutsats - vi får utveckla och införa en egen modell. Arbetet har innefattat att: Ta fram en förvaltningsmodell Hitta objekten Förankra modellen, rollerna och arbetssättet Bemanna roller Arbeta praktiskt med förvaltningsplanen Utbildning Fokus på att hitta lösningar - praktiskt och pragmatiskt förhållningsätt inte låta modellen bestämma

11 Ny förvaltningsmodell Det här har varit svårt Hitta formerna för styrning på ägarnivån Ska fungera tillsammans med kommunens övriga styrning och budgetprocess Rädsla för förändring Vad förväntas av mig? Har inte behövt ta ansvar för utveckling Att tänka långsiktigt och vad som blir nästa steg Personalomsättning Arbetet stannar upp Kompetens försvinner Tid Att hitta rätt nivå och förutsättningar för att jobba med förvaltning

12 Ny förvaltningsmodell Det här har vi åstadkommit Modellen är fullt införd i hela organisationen Fungerande och väl förankrad Vissa objekt inom förvaltningen har kommit längre än andra men alla är med Måluppfyllelse Möter upp mot de övergripande målen som sattes upp Samtidigt är vi inte klara Förbättringar och utveckling av modellen sker efterhand

13 Förvaltning av förvaltningsmodellen Kort om bakgrund Väldigt många dokument Tidskrävande administration Svår att få med verksamheterna Svårt att arbeta kontinuerligt Uppföljning Hur ska vi lyckas få alla att följa en gemensam process? Vi behöver digitalisera förvaltningsarbetet!

14 Förvaltning av förvaltningsmodellen Fördelar med att använda ledningsstödet Förvaltningsstyrning på verksamhetens sätt Nära verksamhetsstyrningen Verktyget ger arbetet legitimitet Tydlig process kopplat till roller Överblick och kontroll Ansvarsområden, processer och IT-stöd Planen och kostnaderna Informationssäkerhetsfrågan

15 Så här används ledningsstödet

16 Så här används ledningsstödet

17 Så här används ledningsstödet

18 Så här används ledningsstödet

19 Så här används ledningsstödet

20 Så här används ledningsstödet

21 Så här används ledningsstödet

22 Så här används ledningsstödet

23 Så här används ledningsstödet

24 Så här används ledningsstödet

25 Framgångsfaktorer Utgå ifrån verksamhetens processer Hitta ansvarsområden och ägarskap därefter Börja smått Modeller som hänger ihop Ekonomisk modell Modell för informationssäkerhet Använd ett verktyg!! Måste kunna vara transparent Måste kunna följa upp Måste kunna ge stöd och hjälp åt människorna som faktiskt förväntas arbeta med förvaltningsplanen

26 Vill ni också få ordning på er förvaltning? Prata med Christina och oss på DirSys. Vi kan visa hur modellen fungerar och ser ut i ledningsstödet. Färdigt koncept och ramverk - DIGFrame Introduktionserbjudande till fast pris Tillgång till modulen i Stratsys (2 månader) Utbildning Genomgång av modellen Hur man kan bygga upp ett objekt med tillhörande arbetssätt Objektindelning, processer och informationstillgångar Förvaltningsorganisation Planera förvaltningsarbetet Hantering av informationstillgångar och riskanalys Uppföljning

27 Frågestund