Effektivare och förenklad styrning

Transkript

1 Effektivare och förenklad styrning

2 Hur organiserar vi oss? Hur styr vi? Hur leder vi? Hur arbetar vi? Vem ska göra vad? Hur samordna? Hur fattar vi beslut? Vem ska utföra? Styr- och uppföljningssystem Budgetprocess Mål- och resultatkedjan Regler/policydokument Mått, uppföljning och analys Verksamhetsplaner Kultur Värderingar Värdegrund Lärande Delaktighet Engagemang Ständiga förbättringar Processer Kompetens Samverkan Brukarmedverkan

3 Detaljstyrning För många styrsignaler Stuprörstänk Vilken nytta har vi av styrsystemet? Otydliga mål och uppdrag Avsaknad av uppföljning och analys Vilka effekter uppnår vi?

4 men något bra har vi väl ändå gjort? Uppföljning är viktigt vi måste fortsätta mäta och analysera Dialog mellan politiker och tjänstemän Vem är vi till för Helhet Dialog Medarbetarinvolvering

5 PERSPEKTIVSKIFTE.vilka är våra utmaningar? Mål Servicekvalitet Erbjudande Kontroll Syfte Livskvalitet Behov Tillit

6 Ledstjärna för projektet Hur skapa ett system som leder till goda resultat idag och i framtiden?

7 Metodstöd

8

9 Metod för analys Hammarö kommun

10 Problemformulering Målen är för många och för otydliga de styr inte Målen är klyschor, berör inte Mer fokus på formalia än innehåll Mer fokus på redovisning och kontroll än på lärande och utveckling Fyrkantigt system som inte ger utrymme för kvalitativa uppföljningar Vi gör analyser som vi inte vet hur vi ska använda och till vad

11 Förändra, ja men vad? Analysen viktig! Hur tar vi reda på: Vad som fungerar i vårt styrsystem? Vad som inte fungerar? Varför fungerar det inte? Om det inte fungerar, vad är det vi vill ha istället?

12 Gruppintervjuer Förtroendevalda Förvaltningschefer Enhetschefer (urval från varje förvaltning) Medarbetare i stab (urval från varje förvaltning)

13 Gruppintervjuer Sammanlagt sju gruppintervjuer Tre olika teman: Styrning Uppföljning Relation politik förvaltning

14 Styrning Vilka formella och informella styrsignaler har vi och hur förhåller de sig till varandra? I vilken utsträckning styr strategiskt program och mål? För- och nackdelar med dagens styrsystem

15 Uppföljning Bidrar uppföljning av målen till lärande och utveckling? Håller uppföljning och utvärdering en tillräckligt god kvalitet? Tar vi fram de underlag som behövs för att planera, analysera och utveckla verksamheten?

16 Relation politik - förvaltning Finns tillit mellan politiker och tjänstepersoner? Hur vill vi att relationen ska se ut mellan politiker och tjänstepersoner? ( Önskelista )

17 Resultat Gedigen analys ger bra förutsättningar att skapa en gemensam bild av läget Viktigt för att veta vad som behöver förändras och åtgärda det som verkligen behöver åtgärdas

18 Analys - Hur når vi resultat? Vision, inriktning, mål, resultat och värde (syfte med verksamheten) Kommunledning (politik och tjänstepersoner) Verksamhet Roller och ansvar? Hur styr vi? Hur leder vi? Hur arbetar vi? Vem ska göra vad Ansvar, mandat och rollfördelning? Hur samordnar vi? Hur fattar vi beslut? Vem utför? Hur följer vi/ genomför vi beslut? Styr- och uppföljningssystem Kommunprogrammet Mål- och Budget Verksamhetsplaner Resultatrapporter Policy och riktlinjer Kultur Värderingar Värdegrund Lärande Delaktighet Engagemang Tillit Ledarskap Medarbetarskap Ständiga förbättringar Processer Kompetens Samplanering/ samarbete Brukardeltagande

19 Probleminventering och utvecklingsområden Ledord: förenkla och förtydliga Utvecklingsområden Ägarskap och organisation Resultatstyrning och resultatanalys Kultur, värderingar, förståelse, motstånd Processer och verktyg Vad behöver vi utveckla? Tydlighet i mandat och rollfördelning. Mål, indikatorer och resultatanalys. Förstå värdet av ett styrsystem som stöd för ledning och kvalitetsutveckling. Synkade processer och årshjul anpassade till verksamheten. Var står vi? Efter beslut togs om nuvarande styrsystem: Ny KSO och majoritetsledning samt nästan hela Ledningsgruppen omsatt. Många mål, indikatorer Otydlighet angående Grunduppdrag. Spretande processer och tvärgående processer otydliga. Styrsystemet upplevs som byråkratiskt och tungrott. Behov av systemstöd. Saknar transparens, lättillgänglighet och åtkomlighet. Hur går vi vidare? Rollfördelning mellan tjänstepersoner, politik, förvaltningar chefer, medarbetare, stödfunktioner. Ansvar - förutsättningar och stöd för chefer och politiker Antal mål och målnivåer. Resultatfokus och långsiktighet. Grunduppdrag och övriga uppdrag. Koppling mellan mål och resurser. Arenor för resultatanalys resultatdialoger. Styrsystemet ska ge mervärde. Förtroende, respekt och tillit. Implementering, kommunikation och dialog. Översyn av processer, mallar, anvisningar och tidplaner. Transparens. Introduktion av nyanställda. Fortlöpande utbildning och information.

20

21 Process 30 deltagande tjänstemän W-S 1 När har det fungerat riktigt bra? En dialog som varit konstruktiv, fruktbar och utgått från medborgaren Identifierade framgångsfaktorer och idégenerering Förutsättningar Förhållningssätt Struktur/process Mål/varför 6 varianter 3 modeller 2 typer av frågor 3 fiktiva case Traditionellt möte (agenda) A3 Dialogduk Vanliga frågor Styrkebaserade frågor Vanliga frågor Styrkebaserade frågor Vanliga frågor Styrkebaserade frågor 21 deltagande tjänstemän och 7 politiker Inläsning och förberedande reflektion med fokus på medborgarnytta W-S 2 Test och utvärdering Mittuniversitetet

22 Process forts. 21 deltagande tjänstemän och 7 politiker Inläsning och förberedande reflektion med fokus på medborgarnytta W-S 2 Test och utvärdering Enskild & grupputvärdering Fokus? Rekommendationer Gemensam utvärdering och reflektion Mittuniversitetet

23 Resultat A3:a med inslag av styrkebaserat frågande som ska användas och utvärderas under Tydliga förberedelser och förväntningar Gemensamt underlag Styrande struktur men öppna frågor och dokumentation Samtalsledare (roller) Styrkebaserade inslag Laget runt Tydlig dokumentation och nästa steg Helhetsperspektiv Mittuniversitetet

24

25 Övergripande beskrivning av styrmodellen

26 Beskrivning av styrningen

27

28 Lunch. Välkomna tillbaka kl !

29

30 Omvärld Dynamisk Stabil X Y Människosyn

31 Omvärld Dynamisk Stabil X Y Människosyn

32 Kultur & ledarskap Styrning Arbetssätt och struktur

33

34 Omvärld Dynamisk Stabil X Y Människosyn

35 Omvärld Dynamisk TRUST coming soon to a workplace near you Stabil X Y Människosyn

36

37 Effektivare och förenklad styrning Ett avslutande samtal med: Svante Stomberg, kommunchef Borås Stad Åsa Bellander, kommundirektör Sundsvalls kommun Annelie Hägg, kommunstyrelsens ordförande Eksjö