Processbaserad verksamhetsutveckling STADSBYGGNADSKONTORET MALMÖ

Transkript

1 Processbaserad verksamhetsutveckling STADSBYGGNADSKONTORET MALMÖ

2 Projektets effektmål Projektet ska leverera en processorientering som gör arbetet på SBK mer effektivt, höjer kvaliteten i beslut och ärenden, bättre utnyttjar digitaliseringens möjligheter. Projektet ska säkerställa att kompetensgap identifieras och plan för åtgärd tas fram. Medarbetarna på SBK ska hållas informerade och involverade så att de accepterar och förstår kommande förändringar.

3 Vidare När projektet är genomfört har: en kartläggning av förenklad huvudprocesskarta genomförts, en pilotprocess valts ut och implementerats, pilotprocessen utvärderats och plan för fortsatt processutveckling utarbetats, en digital agenda tagits fram som är brett förankrad i verksamheternas behov och hos medarbetarna samt är harmoniserad med huvudprocess, ledningsprocesser och stödprocesser, digitala projekt kopplade till pilotprocessen är identifierade.

4 Huvudprocess - Detaljplan Ta fram (utreda, kommunicera och föra dialog om) planer för fysisk utveckling av attraktiva, funktionella och socialt hållbara stadsdelar. Skapa lokala regler för byggande inom mindre områden Utlöses av ett behov av att göra det möjligt att bygga, anlägga eller bevara något inom ett geografiskt område Processen är slutförd när detta behov är tillgodosett, alternativt utrett och kommunicerat

5 Metoden Processkartläggning Probleminventering Lösningsformulering Koncentrerad arbetsinsats för en arbetsgrupp 2-3 dagar i veckan under ca 6 veckor Implementering Utveckling av lösningsförslag Förankring i verksamheten Genomförande av lösningsförslag

6 Processkartläggningen En huvudprocess Tre faser Planarbetet inleds Aktivt planarbete Planarbetet avslutas Fjorton delprocesser Underprocesser Återkommande på flera platser i processen

7 Planarbetet inleds

8 Aktivt planarbete

9 Planarbetet avslutas

10 Probleminventering Drygt 170 problem har uppmärksammats Synpunkter Frågor Förslag Fördelade över hela kartan Många återkommande och likartade Sammanfattat i 8 metaproblem - verkliga bakomliggande problemen Ingen viktning eller värdering, varje lapp har lämnats av en anledning

11 Metaproblem Rutiner följs inte eller är bristfälliga arbetet blir alltför personberoende Relevanta verktyg saknas, används på fel sätt eller innehåller buggar Det saknas ett kollektivt lärande inom planprocessen

12 Metaproblem forts. Det finns en bristande samsyn om detaljplanens resurser, avgränsningar och mål Det finns brister i kommunikationen mellan förvaltningar och nämnder Bristande dokumentation under processen

13 Metaproblem forts. Roller, mandat och kompetens är varierande inom arbetsgrupper Avgörande information når inte kund eller handläggare när den behövs

14 Förtydliga vad och varför sätta gränser Syfte och innehåll på delprocessnivå Processkartläggningen sätter på pränt sådan kunskap som i sina delar redan har varit känd Det saknas en samlad och överenskommen kunskap om syftet med respektive delprocess. Processen är kartlagd och indelad i delprocesser och underprocesser - nästa steg är att samlas kring syften och grindar. Skapa förståelse och respekt för processens olika delar Funktioner inom avdelningen, andra avdelningar och andra nämnders respektive roller och ansvarsområden behöver definieras och redovisas i relation till processen

15 Dokumentation som stödjer medarbetare och hjälper till att förstå policys och guidelines Rutiner = arbetsbeskrivningar, textmallar, underlagsmaterial och annan stöddokumentation i olika sakfrågor och formella frågor. Dokumentation saknas inom en del områden Komplettering och renodling av den samlade processdokumentationen. Rutiner behöver vara relevanta och lättillgängliga Utgångspunkt i processkartläggningen och utifrån processens behov.. Tydliggörande av hur - målgruppen är bredare än Planavdelningen

16 Informationshantering och digitalisering Planavdelningen och stadsbyggnadskontoret behöver tillhandahålla en gemensam digital miljö för att hantera all den samlade information som skapas i ärenden. Systemet ska kunna användas av alla handläggare och avdelningar för all den information som skapas i eller är relaterad till ett planärende. En gemensam begreppsvärld behöver etableras, exempelvis definitioner av olika kategorier av dokument Systemet behöver vara obligatorisk ingen information som tillhör ett planärende får lagras på någon annan plats än i denna. Systemet kan bestå av nya eller anpassningar av befintliga system

17 Projektstyrning av ärenden och portföljstyrning av helheten; sätta projektmodell, milstolpar, grindar, beslutsformer, roller, ansvar Strukturerat arbetssätt, tydlighet i sin roll i relation till andra projektroller Renodling och professionalisering av ett kartlöst område

18 Slutsatser Lösningar som föreslås är till största delen inte nya förslag. Flera har varit uppe för diskussion tidigare. Nu finns en tydligare och mer komplett bild av nuläget och ett sammanhang som borgar för framgång.

19 Slutsatser Planprocessen på stadsbyggnadskontoret i Malmö har bearbetats och trimmats kontinuerligt under flera år vilket har lett till att processen som sådan, dvs det logiska nätverket av aktiviteter, idag är relativt effektiv. Att prata om digital kontra analog i detta sammanhang är egentligen inte relevant.

20 Slutsatser forts. Digitalisering av planprocessen har i hög grad pågått, om än under annan flagg, i flera år. Processarbetet som nu genomförs har identifierat ytterligare steg som behöver tas för att se till att vi har ett arbetssätt som utnyttjar våra kompetenser och digitala förutsättningar så optimalt som möjligt

21 Quick-wins Karta & GIS Samordna grundkarta och fastighetsförteckning Styra upp och låsa utseendet på grundkarta Komma överens om innehåll i grundkartor Studera alternativa sätt att leverera grundkarta Automatiska utdrag ur grundkarta Skapa och förankra regler för konstruktion av plankarta Tydliggör och förankra angående extern spridning av digitalt material under processen Utveckling av GIS-användning (not-so-quick-win)

22 Quick-wins forts. Remisshantering och kommunikation med andra nämnder Fasa ut pappersoriginal, karta och övriga dokument Se över vilka handlingar som publiceras i stadsatlas efter laga kraft Etablera återkoppling till planstödsgruppen map samsyn inom avdelningen och kontoret Samordna befintliga register plan - SMA