Process för terminologiarbete

Transkript

1 Ledningssystem Rutin (6) Avdelning R Regler och behörighet Upprättad av Emma Leeb-Lundberg Gäller från och med Process för terminologiarbete Typ av process Process för terminologiarbetet är en delprocess i huvudprocessen Styra med regler. Målgrupp för processbeskrivningen är beställare av terminologiarbete samt deltagare i terminologiarbeten. Syfte och mål med terminologiarbetet Nationellt överenskomna begrepp och termer utgör tillsammans med hälsorelaterade klassifikationer och Snomed CT det nationella fackspråk som krävs för en enhetlig dokumentation i elektroniska dokumentationssystem och för säker kommunikation inom vård och omsorg. Det nationella fackspråket är en del i strategin Nationell ehälsa. Terminologiarbete syftar till att få fram generella begreppsdefinitioner och genomsynliga termer som kan användas i olika sammanhang inom samma fackområde. Att en term är genomsynlig innebär att den är lätt att se igenom, dvs. det är lätt att förstå vad den betyder. Enhetliga begrepp och termer är en förutsättning för att kunna dokumentera, mäta, rapportera och jämföra uppgifter om kvalitet, effektivitet och kostnader. Målet är en enhetlig och entydig terminologi som används i det praktiska vård- och omsorgsarbetet i arbetet med statistik, planering och uppföljning av vårdens och omsorgens verksamheter i forskning och utveckling. Metod som stöd för processen Socialstyrelsen organiserar och driver terminologiarbetet i samverkan med olika intressenter och arbetet är baserat på terminologiläran som är läran om struktur, bildning, utveckling, användning och hantering av begrepp och terminologier inom olika fackområden. Terminologiläran är etablerad och be-prövad och beskrivs bl.a. i ISO 704 Terminology work Principles and methods. Metoden stödjer hela arbetsprocessen från avgränsningen av arbetet till begreppsanalys och dokumentation. En väsentlig del av terminologiarbetet är begreppsanalys. I begreppsanalysen identifierar sakkunniga tillsammans med en terminolog de väsentliga kännetecken som skiljer ett begrepp från ett annat, upprättar begreppssystem, tar fram generella begreppsdefinitioner och väljer genomsynliga termer som kan användas i olika sammanhang inom samma fackområde. Slutresultatet av terminologiarbetet är begreppsdefinitioner och överenskomna termer. Dessa kan kompletteras med SOCIALSTYRELSEN Stockholm Telefon Fax socialstyrelsen@socialstyrelsen.se

2 SOCIALSTYRELSEN Dnr x.x-xxxxxxxxxx/xxxx 2(6) begreppsdiagram. Genom hela processen samarbetar terminologer med beställare av terminologiarbeten och sakkunniga. Se bilagan Roller och ansvar i terminologiarbetet för en närmare beskrivning av del-tagares roller, ansvar och arbetsuppgifter. Länkningar internt Terminologiprocessen länkar i första hand från och till huvudprocesserna Styra med kunskap o Processen Att styra med nationella riktlinjer för god vård och omsorg Delprocessen för framtagande av nationella indikatorer i nationella riktlinjer o Processen för framtagande av vägledningar Tillhandahålla data och statistik o Skapa och tillhandahålla aktuella och uppdaterade register Följa upp och utvärdera o Öppna jämförelser hälso- och sjukvård o Öppna jämförelser socialtjänst och hemsjukvård Styra med regler o Process för Socialstyrelsens författningsarbete Processen för terminologiarbete länkar även till de övriga processer och delprocesser på Socialstyrelsen där begrepp behöver redas ut för att det råder olika uppfattning om deras innebörd. Genom att koppla ihop processerna för terminologiarbete med processerna ovan bidrar terminologiarbetet till att myndigheten stödjer och styr verksamheterna att öka kvaliteten i dokumentation för verksamheternas utveckling samt för att information ska kunna åter-användas i såväl lokal som nationell uppföljning på ett entydigt och säkert sätt. Processen steg för steg Nedan beskrivs de olika stegen i terminologiarbetets process.

3 termbank SOCIALSTYRELSEN Dnr x.x-xxxxxxxxxx/xxxx 3(6) Figur 1 Processkarta över terminologiarbetets process 1. Initiera 1a. Ta emot förfrågan Terminologiarbete kan initieras genom en förfrågan om terminologiskt metodstöd till ett planerat eller pågående internt eller externt projekt. Då kan den terminologiska kompetensen vara utpekad i t.ex. en projektstyrningsmall. För mer information om hur medarbetare på Socialstyrelsen kan starta processen för terminologiarbetet se Instruktion för att beställa ett terminologiarbete. 1b. Analysera frågan och bedöma behov Vi analyserar frågan utifrån följande kriterier: Rör frågan fackområdet vård och omsorg? Är projektet av nationellt intresse? Hör frågan hemma i redan pågående terminologiprojekt? Om kriterierna uppfylls och det finns behov av en begreppsutredning så fattar terminologer gemensamt med berörda enhetschefer beslut om att starta ett terminologiarbete.

4 SOCIALSTYRELSEN Dnr x.x-xxxxxxxxxx/xxxx 4(6) 2. Planera 2a. Avgränsa ämnesområdet inom vård och omsorg I förberedelserna inför ett terminologiarbete ingår att noggrant avgränsa ämnesområdet utifrån den identifierade målgruppens behov. Om förfrågan om terminologiarbete kommer från ett redan existerande projekt är ämnesområdet ofta redan avgränsat. 2b. Ta fram en projektplan för terminologiarbetet med aktivitetslista och tidsplan En projektplan för terminologiarbetet tas fram gemensamt av beställaren och terminologen. Projektplanen ska innehålla syfte, mål, avgränsning av ämnesområdet, målgrupp, aktivitets- och tidsplan. Det är viktigt att projektplanen innehåller en beskrivning av rollfördelning och av det ansvar som deltagarna i arbetsgruppen och övriga inblandade har tilldelats. Tidsplanen är viktig bl.a. för att tydliggöra resursåtgången. Projektplanen för terminologiarbetet stäms av mot huvudprojektplanen om terminologiarbetet är en del av ett pågående eller planerat projekt. Om Socialstyrelsens terminologer inte har tid och möjlighet kan vi avropa timmar av Terminologicentrum TNC som vi har avtal med t.o.m Se även Socialstyrelsens projektstyrningsmodell med tillhörande mallar. 2c. Tillsätta arbetsgrupp En idealisk arbetsgrupp består av fem till åtta deltagare varav en till två är terminologer. Övriga är sakkunniga från berörda professioner och verksamheter inom fackområdet. Den som har initierat terminologiarbetet (dvs. beställaren ) ansvarar för att identifiera relevant kompetens som bör ingå i arbets-gruppen och tar den formella kontakten med interna och externa sakkunniga. Beställaren identifierar och engagerar eventuella styrgrupper och referens-grupper. Ett introduktionsseminarium i terminologiarbete bör anordnas vid första mötet i arbetsgruppen för att alla ska vara bekanta med terminologiläran 3. Kartlägga 3a. Prioritera begrepp Terminologen går igenom underlaget tillsammans med arbetsgruppen för att besluta vad som är begrepp som behöver en terminologisk definition. Genomgången resulterar ofta i två listor: en termlista för de begrepp som ska utredas i en terminologisk begreppsanalys och en lista för annan viktig språklig information. 3b. Samla in källmaterial som beskriver ämnesområdets begrepp och termer I syfte att identifiera begrepp och termer som tillhör ämnesområdet behöver man gå igenom källmaterial som är relaterat till fackområdet, exempelvis årliga statistikrapporter, lagar och förordningar, handböcker och fackordlistor. Ur detta material plockar terminologen eller arbetsgruppen ut relevant terminologisk information som ska användas i begreppsanalysen.

5 SOCIALSTYRELSEN Dnr x.x-xxxxxxxxxx/xxxx 5(6) Terminologen ska se till helheten och identifiera närliggande och relaterade begrepp som bör tas med i arbetet. I ett första stadium behöver man inte begränsa antalet begrepp och termer och annan viktig språklig information som hittas i materialet alltför hårt, utan allt som tycks relevant för ämnet dokumenteras. 4. Analysera Arbetsgruppen analyserar det bakomliggande begreppet genom att ta fram de kännetecken som skiljer begreppet från andra begrepp. Resultatet läggs fram som ett förslag på definition till begreppet. 4a. Ta fram begreppssystem och rita begreppsdiagram Som ett stöd i begreppsanalysen struktureras begreppen i begreppsdiagram för att återge ett begrepps relationer till andra begrepp. Arbetet med begreppsdiagram och definitionsskrivande löper parallellt under hela begreppsanalysen. 4b. Utarbeta definitioner Tillsammans med arbetsgruppen utarbetar terminologen definitionerna och man eftersträvar alltid konsensus i arbetsgruppen. 4c. Välja termer Terminologen och arbetsgruppen tar fram förslag till rekommenderade termer och eventuella synonymer till begreppen. Begreppen dokumenteras i Socialstyrelsens mall för begrepp och termer som innehåller fält för term, definition, kommentar och användningsområde, synonym och källa. 5. Förankra Det är viktigt att arbetsgruppens medlemmar får tid att förankra förslag till term och definition i sina respektive nätverk. På motsvarade sätt bör andra intressenter få tid att lämna synpunkter, se under Remittera nedan. 5a. Remittera Begreppen med de rekommenderade termerna och definitionerna skickas ut på intern och extern remiss. 5b. Sammanställa Den ansvariga terminologen sammanställer remissvaren tillsammans med arbetsgruppen och slutredigerar hela materialet. 6. Beslut om att rekommendera begrepp i termbanken När det råder tillräcklig konsensus om termerna och definitionerna beslutar linjeorganisationen om att publicera dem i termbanken för rekommenderad användning inom fackområdet vård och omsorg. 7. Registrera och publicera Beslutade begrepp och termer publiceras i Socialstyrelsens termbank.

6 SOCIALSTYRELSEN Dnr x.x-xxxxxxxxxx/xxxx 6(6) 8. Marknadsföra Det är viktigt att informera samtliga intressenter om att det finns en ny eller ändrad begreppsdefinition. Information ges via Socialstyrelsens intranät, externa webbplats och via nyhetsbrevet Nytt om fackspråk och informatik. 9. Förvalta Förvaltningsprocessen startar samtidigt som ett begrepp publiceras i Socialstyrelsens termbank. Varje förändring i en begreppsdefinition eller term dokumenteras och versionshanteras av Socialstyrelsens terminologer. Socialstyrelsens terminologiverksamhet ansvarar för att termbanken förvaltas och underhålls. Varje publicerad terminologi ses över regelbundet för att säkerställa att den fortfarande är aktuell och att inga förändringar har skett i någon närliggande terminologi.