Skolinspektionens processorienterade arbetssätt

Transkript

1 Skolinspektionens processorienterade arbetssätt 1 Bakgrund och syfte Skolinspektionen har beslutat att införa ett processorienterat arbetssätt i syfte att höja verksamhetens effektivitet och kvalitet och för att säkerställa likvärdighet inom myndigheten. Processorientering är ett instrument för att systematiskt och strukturerat arbeta för att verksamheten ständigt ska förbättras. Genom att tydligt definiera processer, ansvar och roller och genom att kontinuerligt följa upp verksamheten skapas förutsättning för t.ex. kortare handläggningstider, likvärdiga bedömningar och en jämnare arbetsbelastning i myndigheten. Skolinspektionens processorienterade arbetssätt innehåller tre grundläggande delar; 1. Modell för att beskriva myndighetens processer 2. Tydlig roll- och ansvarsfördelning 3. Modell för att arbeta med ständiga förbättringar 2 Målsättning med processorienterat arbetssätt Processorienteringen ska bidra och leda till att engagera och motivera medarbetarna att arbeta systematiskt enligt överenskomna arbetssätt i syfte att uppnå effektivitet, kvalitet och likvärdighet i arbetet. Ett processorienterat arbetssätt ger följande fördelar: Genom att kartlägga våra arbetssätt gör vi det tydligt hur vi arbetar idag. Vi får därmed en grund för att identifiera vad i arbetet som vi vill utveckla och förbättra. När vi har bestämt oss för hur vi vill att arbetsprocessen ska se ut och illustrerat detta i en processkarta skapas förutsättningar för ett likvärdigt och effektivt arbete av hög kvalitet. Genom att ta fram och följa upp arbetet med hjälp av mätetal som anger vilka resultat processerna ska leda till blir det möjligt att jämföra faktiskt utfall med önskat resultat. Det blir också möjligt att göra jämförelser mellan olika delar av myndigheten och över tid. 1

2 3 Skolinspektionens modell för processbeskrivning 3.1 Syfte med modellen Syftet är att skapa en struktur för att dokumentera, använda, följa upp och förvalta processer inom Skolinspektionen. 3.2 Definition av en process En process är arbetsmoment som utförs mer än en gång i syfte att uppnå ett bestämt resultat. Vid beskrivningen av en process definieras inleveranser, aktiviteter, roller, resultat och mottagare. Mål och mätningar är också kopplade till en process. 3.3 Dokumentation av Skolinspektionens processer Skolinspektionens processer ska dokumenteras på ett enhetligt sätt i max tre nivåer. Mallar finns utvecklade för att beskriva och dokumentera processerna. För att underlätta kartläggningsarbetet av Skolinspektionens processer finns en mall för processbeskrivning och för arbetet med ständiga förbättringar. Mallen innehåller standardiserade symboler för processkartläggning samt en guide med förklaringar och definitioner. Mallen finns tillgänglig i PowerPoint och kan skrivas ut på A3-ark (framsida samt baksida). Framsida Baksida 2

3 För att göra de dokumenterade processerna tillgängliga och enkla att uppdatera dokumenteras de i nuläget i PowerPoint. På sikt ska processdokumentationen integreras med Skolinspektionens intranät (SIW). Varje steg i processen är klickbart vilken gör det enkelt att borra sig ner i processen för att hitta den information och de dokument som är kopplade till en viss aktivitet eller ett visst arbetsmoment. Dessa dokument öppnas genom att följa en länk. Översiktskarta Aktivitetskarta Aktivitetsinformation Enkel navigation mellan olika nivåer i processen genom musklick För varje steg på översiktskartan finns en aktivitetskarta. För varje steg i aktivitetskarta finns i sin tur en sida med aktivitetsinformation. 3.4 Mätning och resultatmål för processer Utfallet av varje process ska kunna mätas. Därför är det viktigt att definiera och koppla lämpliga mätetal till respektive process som gör att de kan jämföras mellan delar av myndigheten och över tid. Varje mätetal ska vara förenat med ett resultatmål. Exempel på vanliga mått är genomloppstid (från processens start till dess slut), kvalitet på slutprodukten samt produktionstakt. 4 Roller och ansvar inom ett processorienterat arbetssätt Ett processorienterat arbetssätt förutsätter några specifika roller, av vilka några är nya i organisationen. Följande roller ska leda och utveckla det processorienterade arbetssättet inom Skolinspektionen: Verksamhetsansvarig GD Beslutar om väsentliga processförändringar Beslutar om övergripande mätetal och resultatmål för de olika processerna Processägare - Avdelningschef Ansvarar för att processen utvecklas och efterlevs Beslutar om revisioner 3

4 Definierar och sammanställer mätetal Tidåtgång: ca 10% Processutvecklare Driver utvecklingsarbetet under ledning av processägaren Uppdaterar processdokumentation och gör den tillgänglig Utför revisioner Tidåtgång: ca % Operativt processansvar - Enhetschefer Implementerar uppdaterade processer Modellförvaltare Avdelningen för verksamhetsstöd förvaltar Skolinspektionens modeller för det processorienterade arbetet. Rollerna som processägare och processutvecklare för de olika kärnprocesserna bemannas för en period på två år. Processutvecklarna utses efter ett ansökningsförfarande. Processägarna utnämns av generaldirektören. Det operativa processansvaret faller på alla enhetschefer i organisationen. 5 Skolinspektionens modell för ständiga förbättringar 5.1 Syfte med modellen Skolinspektionens modell för ständiga förbättringar är ett instrument för att systematiskt och strukturerat arbeta för att förbättra verksamheten och för att säkra att myndighetens mål och resultat uppnås. Syftet är att reducera eller eliminera aktiviteter och moment som inte skapar önskat resultat eller värde för mottagaren. För att framgångsrikt arbeta med förbättringar av verksamheten krävs att processerna är dokumenterade och att det finns mätetal kopplade till processerna som gör det möjligt att göra jämförelser. 4

5 5.2 Inriktning för val av förbättringsområden Processägare och processutvecklare definierar vilka förbättringsaktiviteter som ska genomföras. Större och väsentliga förändringsaktiviteter prioriteras och beslutas av generaldirektören. I första hand ska förändringsområdena fastställas i samband med att årets verksamhetsplan beslutas. Inriktning för val av förbättringsområden och aktiviteter: Processens mätetal ska följas upp för att se om det finns något som indikerar potential för förbättring (handläggningstid, kostnad, kvalitet, etc). En förbättringsaktivitet bör inte pågå mer än 4 månader. Alla som arbetar i processen ska uppmuntras att rapportera avvikelser och förbättringsförslag i första hand till linjechefen. En viktig del i arbetet med ständiga förbättringar är att involvera hela organisationen genom att ge möjlighet till alla att bidra med förslag till förbättringar. Linjechefernas roll är att rapportera avvikelser och förbättringsförslag till processägare och processutvecklare. 5.3 Genomförande av förbättringsaktivitet Innan en förbättringsaktivitet sätts igång ska processen utredas systematiskt och strukturerat för att säkerställa att rätt lösning på rätt problem tas fram. Ett sätt att säkerställa detta är att arbeta enligt följande modell. Definiera Mäta Analysera Implementera Kontrollera Definiera Förbättringsområden och aktiviteter definieras och prioriteras av antingen generaldirektören eller processägaren. Aktivitetens syfte, mål och omfattning fastställs. Resurser och kompetenser allokeras för genomförande av aktiviteten. Mäta Processens prestanda inom det definierade förbättringsområdet mäts för att finna jämförelsepunkten mellan nuläge och nyläge. Det är viktigt att veta vilka resultat som uppnås i nuläget för att kunna fastställa förväntat resultat efter genomförd förbättringsåtgärd. Analysera Den aktuella processen analyseras noggrant för att hitta roten till det problem som ska lösas. Här kan det vara till fördel att arbeta med detaljkartor och förbättringssymboler för att identifiera moment och brister i processen som inte leder till önskat resultat eller värde för mottagaren. I denna fas utvecklas det nya arbetssättet (nyläget). 5

6 Implementera Det nya arbetssättet dokumenteras och förankras. Processutvecklaren svarar för att uppdatera processkartor och stödmaterial samt ta fram utbildningsmaterial efter behov. Kontrollera Uppföljning görs för att säkerställa att det nya arbetssättet är ändamålsenligt och att det efterlevs i organisationen. Processens prestanda mäts i förhållande till det föregående nuläget för att garantera att förbättringsaktiviteten gav förväntat resultat. 6