Produktionsplanering processbeskrivning och riktlinjer för Region Östergötland

Transkript

1 Produktionsplanering processbeskrivning och riktlinjer för Region Östergötland Giltig fr o m: Sida 1/11 [Metadata::Informationsklassning]

2 Dokumenthistorik Version Datum Kommentar Handläggare Ny mall, uppdatering av tidigare Karin Ryd processdokument med diarienr Justerat dokument. Nytt diarienr. Karin Ryd Giltig fr o m: Sida 2/11 [Metadata::Informationsklassning]

3 Innehållsförteckning 1 Produktionsplanering Produktionsplanering och Lean Vårdtjänst Vårdtjänstsyntax Process Aktivitet Valfri Införande av RÖ-modellen Roller vid införande av RÖ-modellen RÖ-modellen för produktionsplanering Uppdrag Långsiktig planering Kortsiktig planering Produktion Uppföljning Giltig fr o m: Sida 3/11 [Metadata::Informationsklassning]

4 1 Produktionsplanering 2012 beslutade Region Östergötlands ledningsgrupp att samtliga vårdande verksamheter inom Region Östergötland ska produktionsplanera enligt samma framtagna modell. Detta för att säkerställa en långsiktig planering där grundläggande rutiner och regler inte skall skilja mellan olika kliniker och produktionsenheter. Att produktionsplanera är att arbeta strategiskt och systematiskt med verksamhetsstyrning. Utifrån verksamhetens uppdrag och de framtida behov som förutspås, samt med utgångspunkt från befintliga resurser (kompetens, budget, apparatur och rum etc.), görs en plan för vad, hur mycket och när något ska produceras. Uppföljning, analys av resultat samt nya förutsättningar medför kontinuerlig anpassning av planen. Syftet med produktionsplanering på kliniknivå är att kontinuerligt, både på lång och kort sikt, kunna styra verksamheten så att uppdragen uppfylls på bästa sätt och verksamhetens målsättningar nås gällande tillgänglighet, arbetsmiljö och ekonomi. En lyckad produktionsplanering förutsätter engagemang och en aktiv medverkan från verksamheten, i synnerhet från ledningen, samt god stöttning från produktionsenhetens stab under införandefasen. Initialt bör även CVU (Centrum för verksamhetsstöd och utveckling) medverka vid införandet. Giltig fr o m: Sida 4/11 [Metadata::Informationsklassning]

5 2 Produktionsplanering och Lean Produktionsplanering är en naturlig del av en verksamhet som arbetar enligt Lean med komponenter såsom ordning och reda, tydlighet, effektivare flöden och ett strukturerat arbetssätt. Patientfokus o Verksamheten ska fokusera på patientvärde. o Produktionsplaneringen utgår från patienternas behov och produktionen planeras för att uppfylla behovet så bra som möjligt utifrån givna förutsättningar. Skapa flöde o En god produktionsplanering bidrar till att skapa bättre och mer effektiva flöden. o Ger en större förutsägbarhet i verksamheten. o Minskar stressnivåerna hos personalen. Rätt från mig o Ger ökad tydlighet i vad som behöver göras på såväl klinik- som individnivå. o Kontinuerlig uppföljning, analys och styrning gör att personalen arbetar med rätt arbetsuppgifter. Jämna ut arbetsbelastningen o Målet är att optimera resursutnyttjandet genom en planerad resursfördelning. o En produktionsplan som är väl utarbetad bidrar till en bättre arbetsmiljö. Eliminera slöseri o Produktionsplaneringen görs ur ett helhetsperspektiv och resurser som är beroende av varandra samplaneras. o Planeringen av aktivitet och resurs/-er hänger ihop och ger minskat slöseri i form av färre strukna/tomma tider. Lita på standarder o Produktionsplaneringen vilar på gemensamma definitioner, t ex. vårdtjänstsyntax, och gemensamma arbetssätt, t ex. i Cosmic. o Det gemensamma underlättar uppföljning på aggregerad nivå. o Underlättar jämförelser mellan verksamheter. Synliggöra o Regelbundna uppföljningar av produktionsplanen synliggör resultat och avvikelser från planeringen Ledarskap o Att planera, följa upp och styra verksamheten utifrån fakta är delar i ett ledarskap som präglas av principerna för Lean. Ständiga förbättringar o Det ingår i processen för produktionsplanering att kontinuerligt följa upp, analysera och vidta åtgärder för att förbättra och effektivisera arbetet inom verksamheten. Giltig fr o m: Sida 5/11 [Metadata::Informationsklassning]

6 3 Vårdtjänst Enligt beslut inom RÖ skall en enhetlig och gemensam vårdtjänstsyntax användas på samtliga vårdande enheter för att uppfylla behovet av en mer processinriktad organisation utifrån patientflöden. För att få en tydlighet i de olika flödena är det nödvändigt att skapa vårdtjänster som kan härledas till de olika processer som finns i vården. Standardiserade vårdtjänster är även en förutsättning för att tydliggöra uppdraget på klinikerna. Vårdtjänsterna ska konfigureras i Cosmic. 3.1 Vårdtjänstsyntax Region Östergötland har beslutat om en enhetlig, standardiserad vårdtjänstsyntax som ska användas inom alla vårdande verksamheter. Förutom vid produktionsplanering finns flera andra funktioner som är beroende av en gemensam standard, t ex: Utskriftsinformation (kallelse) Webbtidbok Påminnelsetjänst i Cosmic (sms/e-post) KPP/ABB Produktionsplan och schema i Gat Tidboken i Cosmic Utdata/statistik från CI etc. En vårdtjänst består av tre positioner och skapas utifrån den specifika verksamhetens huvudsakliga patientflöden/processer. Med processen i första positionen och aktiviteten i andra tydliggörs syftet med patientens besök. Följande princip gäller: process aktivitet valfri. Ex: hand utredning läkare, svarar således på frågorna VILKEN patientgrupp, VAD görs vid besöket och VEM/VILKA gör det? Den valfria positionen behöver inte alltid gälla VEM som utför besöket utan kan också ange t ex VAR, extern, dvs. externt besök. En gemensam vårdtjänstsyntax möjliggör regionövergripande, aggregerad uppföljning och gör det möjligt att följa patientens hela flöde Process Med process avses enhetens patientflöden. Exempel på processer: Hand Blåscancer Mag/tarm Fot Infektion Barn Giltig fr o m: Sida 6/11 [Metadata::Informationsklassning]

7 Process Aktivitet Valfri Processbeskrivning Aktivitet Aktivitet beskriver vad som görs under besöket. Exempel på aktiviteter: Behandling Kontroll Prevention Utredning Uppföljning Rehabilitering Operation Telefonkontakt Hemsjukvårdsbesök Exempel: Hand utredning Valfri Den valfria delen av vårdtjänstsyntaxen beslutas på enhetsnivå och läggs till efter aktivitet. Exempel: Hand utredning läkare Hand Fot Hud Mag/tarm Infektion Barn Utredning Uppföljning Provtagning Remiss Operation Läkare Dietist Fotvård 15 minuter Rum 24 Figur 1 - Vårdtjänstsyntax, exempel. Giltig fr o m: Sida 7/11 [Metadata::Informationsklassning]

8 4 Införande av RÖ-modellen Att börja arbeta med produktionsplanering enligt RÖ-modellen innebär i ett förändringsarbete i verksamheten. Den kulturförändring som kan komma att krävas i verksamheten kan innebära en utmaning. Modellen för produktionsplanering bidrar till att synliggöra verksamhetens förutsättningar och utmaningar. Det är klinikledningens ansvar att tillsammans med medarbetarna arbeta aktivt för att förbättra och utveckla verksamheten, för att på bästa sätt uppnå målen för såväl tillgänglighet, arbetsmiljö som ekonomi. RÖ-modellen för produktionsplanering har patientens perspektiv i fokus, där en mer flödeseffektiv organisation alltid eftersträvas. Några effekter av införandet: En tydlig överblick över hela verksamheten. Tydligare beslutsunderlag, vilket ger ledningen bättre möjligheter till planering, förbättrad styrning av resurserna och ökad möjlighet till enhetlig uppföljning. Förbättrad tillgänglighet och ökad patientnöjdhet. En effektivare användning av befintliga resurser. Tydligare målsättning, där varje medarbetare ges förutsättning att ge patientsäker vård samt att arbeta i enlighet med klinikens uppdrag. En ökad samverkan mellan olika kompetenser för allas gemensamma ansvar för verksamhetens totala produktion och resultat. En standardisering av administrativa arbetssätt. Figur 2 visar en schematisk bild (se nedan) av stegen vid införandet av RÖ-modellen för produktionsplanering och schemaläggning tillsammans med IT-stödet Gat. Det går även att enbart arbeta med processen/metoden utan IT-stödet men rekommendationen är att båda görs och att man kartlägger verksamhetens processer noga innan man kopplar på IT-stödet. Figur 2 - Schematisk bild införandemodell Giltig fr o m: Sida 8/11 [Metadata::Informationsklassning]

9 4.1 Roller vid införande av RÖ-modellen CVU (Centrum för verksamhetsstöd och utveckling) deltar tillsammans med resurser från centrumstaben vid införandet på de första två till tre klinikerna inom ett centrum. Därefter är det i första hand centrumstaben som ska stödja tillkommande kliniker. Vid införandet av RÖ-modellen krävs nya roller/funktioner i verksamheten, vilka bidrar till att upprätthålla den nya strukturen och de nya arbetssätten. Funktionen produktionsplanerare kommer att ha en central roll, varför en sådan bör utses tidigt. Införandet av RÖ-modellen kräver aktiv medverkan av klinikens samtliga chefer. De måste säkerställa att det finns resurser tillgängliga för genomförandet samt kontinuerligt engagera, informera och motivera medarbetarna så att dessa görs delaktiga i förändringsarbetet. Giltig fr o m: Sida 9/11 [Metadata::Informationsklassning]

10 5 RÖ-modellen för produktionsplanering Produktionsplaneringen består av olika steg som bygger på varandra i en sammanhängande process. Figur 3 - Produktionsplaneringens olika steg 5.1 Uppdrag Det är viktigt att uppdraget är omsatt i förståeliga produktionsmål. Genom att analysera, definiera och kvantifiera uppgifterna som utförs på kliniken, skapas förutsättningar för att beskriva verksamheten så att samtliga medarbetare lätt kan förstå och ta till sig målen. Med basdata avses här att verksamhetens stora patientflöden/processer är identifierade. Inom dessa patientflöden definieras sedan lämpliga vårdtjänster. Vårdtjänsten preciserar vilken tidsåtgång som krävs inom respektive besök samt vilka kompetenser som behövs vid besöket. Vårdtjänsten ska ge förutsättningar för att kvalitet, patientsäkerhet och rätt till lika vård uppnås i varje vårdsituation. Giltig fr o m: Sida 10/11 [Metadata::Informationsklassning]

11 5.2 Långsiktig planering Målet är att uppnå balans mellan medborgarnas behov av vård (produktionsbehovet) och de resurser/kompetenser som krävs för att utföra uppdraget. För att täcka det behov som finns på lång sikt bör jämnare patientflöden med kortare ledtider eftersträvas. Hanteringen av variationer i produktionen och kompensation av eventuella resursbrister kommer att underlättas. 5.3 Kortsiktig planering Med utgångspunkt från den långsiktiga planeringen görs den kortsiktiga planeringen för en begränsad period. Här skapas bokningsbara tider i Cosmic för patienterna och en samlad schemaläggning av alla kompetenser görs. 5.4 Produktion I produktion hanteras oförutsägbara avvikelser; händelser som i en produktionsplan inte går att planera för, vilket kräver daglig styrning där justeringar och omplanering av dagen/veckan görs. Avvikelserna kan till exempel bestå av att någon i personalen är sjuk, att patienter uteblir med kort varsel eller att omprioritering måste göras på grund av oförutsedda händelser (t.ex. oväntat stort patientinflöde i akut verksamhet). 5.5 Uppföljning Ett kontinuerligt uppföljnings- och utvärderingsarbete är viktigt. Lärdomar och analyser leder till förbättringar av såväl den långsiktiga som den kortsiktiga planeringen. Genom att synliggöra produktionen, dess avvikelser och resultat t.ex. via daglig styrning, skapas ökade möjligheter till ständiga förbättringar. Giltig fr o m: Sida 11/11 [Metadata::Informationsklassning]