Alice i underlandet. - Det beror på vart du vill komma. - Då spelar det heller ingen roll vilken väg du tar

Transkript

1 Alice i underlandet - Vill du vara snäll och tala om för mig vilken väg jag ska ta härifrån? - Det spelar inte så stor roll - Det beror på vart du vill komma - Då spelar det heller ingen roll vilken väg du tar

2 Syfte att kartlägga nuläget Alla får samma bild gemensam faktabaserad grund Ett utgångsläge att mäta mot veta om en förändring blir en förbättring

3 Vad är ett nuläge? Ett sätt att beskriva VAD vi gör idag, HUR vi gör det och vilket RESULTAT det blir av det. Det kan vara processer, aktiviteter, värdegrund etc. Vi kan beskriva vissa delar av nuläget med olika typer av mått t ex: - antal - väntetider och ledtider - följsamhet till rutiner/riktlinjer/vårdprogram - patientnöjdhet - medarbetarnöjdhet

4 Vad är en process? En väldefinierad serie aktiviteter som är beroende av varandra, som upprepas och skapar värde för någon Har en tydlig start och ett tydligt slut Aktivitet Aktivitet Aktivitet Värde Behov

5 Processkartläggning A: Enkel processbeskrivning av Undersökning på mottagningen Patienten anmäler sig i kassan Patienten förbereds för undersökning Läkaren undersöker patienten Undersökningen avslutas Svar på undersökningen skrivs (hur?) Patienten går hem Aktiviteten ua Finns förutsättningar? Vilka krav ska uppfyllas? Finns slöserier? B: Detaljerad processbeskrivning med aktörerna i simbanor

6 Värdeflödesanalys Få överblick och förståelse för hela processen, inte bara ens egen del Utvecklar ett gemensamt språk Hitta förbättringsområden och reducera slöserier Gör att helheten blir synlig - inte bara enskilda aktiviteter och individer

7 Tre typer av aktiviteter Värdeskapande Nödvändiga Icke-värdeskapande Värdeskapande Nödvändiga men inte värdeskapande aktiviteter Inte värdeskapande aktiviteter

8 Vad är ett värdeflöde? En serie aktiviteter som ett ärende går igenom för att ge värde åt patienten/kunden (produkt, service, tjänst) Det tillförda värdet ökar genom processen Alla aktiviteter i en process tillför inte värde för kunden Ett värdeflöde löper från att ett kundbehov uppstår till att det är uppfyllt Tjänstens värde Processens aktiviteter I en värdeflödesanalys analyseras värdeflödet Inte personerna som jobbar i flödet!

9 Analysera ledtider Process start Process slut Värde Ledtid? Ledtid? Ledtid? Slöseri Process start Ledtid? Ledtid? Process slut Genomloppstid Ett mål med förbättringsarbetet kan vara att minska ledtiderna. Samma värde men på kortare genomloppstid. Processkartläggningens aktiviteter kompletteras med tider, tid för aktiviteterna och tid mellan olika aktiviteter. Denna kartläggning underlättar förståelsen om vad som tar tid, skapar värde och är bara väntan. Ledtiderna kan också användas för att definiera vad man vill veta mer om, t ex Tid mellan att undersökningen är avslutad till att svaret skrivs. Vad händer här i processen? Vad vill vi uppnå?

10 Värdeflödesanalys Registrera remiss Bedöma remiss Boka/ kalla Besök Journalskrivning Sekreterare V Läkare V Sjuksköterska V Läkare V Sekreterare PT = 1 min. PT = 12 min. PT = 20 min. PT = 45 min. PT = 20 min. 1 min 12 min 20 min 45 min 20 min 5 dagar 10 dagar 50 dagar 3 dagar

11 Olika slöserier Bild från IVF Jan-14

12 Fiskbensdiagram Människor Management Miljö Problemformulering Metoder Material Maskiner/dator

13 5 Varför Varför? Varför? Varför? Varför? Varför? Problem Vi får mycket klagomål på vår handläggning Det tar för lång tid och det är sakfel i besluten Många handläggare har inte tillräcklig kompetens Det finns inte tid att träna de nya handläggarna De erfarna handläggarna har fullt upp med att handlägga ärenden Kompetensutveckling prioriteras inte på avdelningen Åtgärd Vara tillgängliga och ha bra svar på frågor Rätta sakfelen i besluten Utbilda handläggarna Avsätt tid för träning Frigör tid för de erfarna handläggarna Prioritera kompetensutveckling

14 Spagettidiagram

15 5 S Ordning & Reda Verktyg för att skapa en effektiv och utvecklande arbetsplats En standard för hur det skall se ut.

16 5 S Ordning och reda 1.Sortera bort Identifiera onödiga saker och ta bort dem. 2.Strukturera Placera alla saker nära där de skall användas. Var sak på sin plats. 3.Städa Gör rent och snyggt, en förutsättning för kvalitet. 4.Standardisera Skapa rutiner så att punkterna 1, 2 och 3 fungerar. 5.Skapa vana Arbeta enligt 4. Träna alla. Regelbundna utvärderingar.

17 Kraftfältsanalys Kraftfältsanalys Identifiera med- och motkrafter Med + Mot - Exempel: Högt engagemang i projektgruppen Tydligt mål för projektet Prioriterat av ledningen Synbara resultat Exempel: Brist på kompetens i ett område Otydligt vem som tar beslut Osäkerhet kring ekonomiska förutsättningar