Vad är lean management. Fredrik Trossö Kvalitetsledare Laboratoriemedicinska länskliniken, USÖ och leancoach på USÖ

Transkript

1 Vad är lean management Fredrik Trossö Kvalitetsledare Laboratoriemedicinska länskliniken, USÖ och leancoach på USÖ

2 SKL Ekonomi och framtid Framtida utmaningar

3 Modell för dynamiska system

4 Kvalitetsbristkostnader Testkostnader Synliga Omarbete Garantier Kassation Efterkontroll Mindre synliga Administration Ställtider, finjusteringar etc Förlorat anseende Maskinhaveri Onödiga aktiviteter Kostnad för för snabb leverans Kundlojalitet Kostnad för variation av arbetsmoment Bristande arbetsmoral Stor personalomsättning Uteblivna intäkter Outnyttjad maskinkapacitet För mycket inventarier Materialbrist Kostnad för utredning av avvikelser

5 Kvalitetsledande universitetssjukhus Gott personligt bemötande Nöjda patienter Högsta kvalitet Kortaste ledtid Lägsta kostnad Flöde Skapa flöde Dragande system Professionalism Engagemang Laganda Stolthet Ständiga förbättringar Kvalitet Inbyggd kvalitet Rätt från början Synliggör avvikelser Filosofi och värdegrund

6 Implementering av lean

7 Mogenhet Nivå 1: Avgränsade projekt Lean prövas på utvalda processer Begränsad kunskap om lean Man mäter lokalt på resultatskapande Framgången måste säkras av den lokala ledningen Nivå 2: Strategiskt klarläggande Organisationens generella kunskaper om lean ökas på alla nivåer Strategiskt ställnings tagande till lean Nya projekt sätts igång De första erfarenheterna av lean i drift uppnås Nivå 3: Verksamhetssystem Lean är en central del av verksamhetens strategi Har genomförts i merparten av organisationen Det görs en optimering längs värdekedjorna Integration med verksamhetens samlade mål och resultatstyrning Nivå 4: Ledningsdrivet Leanprinciperna har integrerats i ledningssystemet Lean understödjer genomförandet av strategin Lean bidrar till resultatskapande år efter år Nivå 5: Organisationskultur Lean är förankrat som en del i organisationskulturen Alla i organisationen engagerar sig i ord och handling i löpande förbättringar Ledningen coachar och skapar ramar för innovation och nytänkande Lean används till att utveckla nya tjänster och förbättra servicen 7 Den skickliga leanledaren, Fig 1.1 Lean mognadsmodell sidan 8 (inspirerad av inlägg av professor Peter Hines, juni 2009) Tid

8 Stöd Stöd Stöd Ledarskapet förändras med LEAN LEAN skapar förutsättningar för medarbetare att lyckas VD Order Verksamhetschef Order Order Enhetschef Medarbetare Medarbetare Enhetschef Verksamhetschef VD Detta behöver jag Detta behöver jag Detta behöver jag 8 Traditionellt ledarskap följa order

9 Chefens roll - nyckeln i förbättringsarbetet Coach och lärare Vara i verksamheten Ge förutsättningar Se med egna ögon Ställa sig bakom/stödja Inte ta över problem, bolla tillbaka Aktivt delta Följa upp standarder 9

10 Klinikens mål Prioriteringspoäng Objektägare Vad ska mätas? Slutdatum Målsättning Utfall Förbättringsarbetet påbörjas hos ledningen USÖs mål USÖs mål vs klinikens mål Objektägare Prioriteringspoäng 10

11 Aktiviteter Prioriteringspoäng Objektägare Vad ska mätas? Slutdatum Målsättning Utfall Klinikens mål Klinikens mål vs aktiviteter Objektägare Prioriteringspoäng 11

12 Nyckeln till ett framgångsrikt förbättringsarbete Sätta mål Strategi Mäta nuläget Förbättra Utvärdering: Vad blev utfallet? Blev det som vi tänkt oss om inte, varför? Analysera

13 Att ständigt sträva mot att bli bättre Framtida läge Framtida läge A P D Framtida läge P A D C Framtida läge P A D C Nuläge Framtida läge A P C Nuläge Vad är det ideala framtida läget? D Hur beskriver vi vårt nuläge? C Nuläge Nuläge 13 Nuläge Hur beskriver vi vårt nuläge?

14 Visuellt ledarskap Förbättringsförslag Mera tårta till Mera tårta till kaffet! kaffet! Mera tårta till kaffet! /Petter /Petter /Petter Mål och Resultat PI-processens mål Ständiga förbättringar Förbättringsförslag Klart Ansvarig Status Mer hårdrock på lab. /Petter Mer hårdrock på lab. Mer hårdrock på /Petter lab. /Petter Förslag under utredning Implementerade förbättringar Tavelregler Avslag 1. Jag känner mig betydelsefull. x x x 2. Jag har kontroll över min arbetssituation. x x x Jag känner arbetsglädje. x x x Tavelmöten Varje onsdag kl:15:00

15 Visualiserade mål ökar medvetenheten

16 Kardiologiska kliniken poliklinisering av pacemakeroperationer

17 Tillgänglighet

18 Syftet med Lean Ständigt förbättra verksamheten: - skapa flöde - synliggöra avvikelser För att: - Öka kvaliteten och tillgängligheten för kunderna/patienterna - Bättre arbetsmiljö för medarbetarna jämnare tempo, färre störningar mindre stress ökad kontroll över sitt arbete känsla av sammanhang 18

19 Lean enligt Jeffrey Liker Basera beslut på långsiktigt tänkande även om det sker på bekostnad av kortsiktiga finansiella mål Skapa kontinuerliga flöde för att föra upp problem till ytan Använd dragande system för att undvika överproduktion Jämna ut arbetsbelastningen Skapa en kultur där processer stoppas för att reda ut problem Standardiserat arbete är grund för ständiga förbättringar Använd visuell styrning Använd bara pålitlig beprövad teknik Ledningen ska leva enligt företagets filosofi, och lära andra att göra det Utveckla människor och arbetslag som följer företagets filosofi Respektera partners och leverantörer genom att hjälpa dem att bli bättre Gå och se med egna ögon för att förstå en situation Fatta beslut långsamt och i samförstånd. Överväg alla alternativ Bli en lärande organisation genom att ständigt reflektera och förbättra 19