22. Prioritera uppföljning och analys! KOMMEK 2014

Transkript

1 22. Prioritera uppföljning och analys! KOMMEK 2014 Peter Lönn Vice stadsdirektör i Göteborgs stad Sven-Martin Åkesson Konsult inom ledning och styrning Andreas Brandin Affärsområdeschef på Stratsys Malin Aronsson Regionchef i Kriminalvården

2 Peter Lönn Vice stadsdirektör i Göteborgs stad

3 Sven-Martin Åkesson Konsult inom ledning och styrning Åkesson Managementkonsult AB

4 Varför är analys så svårt? Det är det inte!!!! Var ligger bristerna: i målformuleringarna! i sortering och prioritering! input i analysprocessen! prioritering av tidsanvändningen rådande kultur kring uppföljning grundläggande utbildning i ledning och styrning

5 Styrmodell Grunduppdraget Resursfördelning Ledningsprocesser Styrdokument för verksamheten Organisation med roller och ansvar Modell för resursfördelning Principer för ekonomistyrning Planerings- och uppföljningsprocess Ärende- och beslutsprocess Ledningsfilosofi Hur vi leder och styr verksamheten

6 Målstyning Målstyrning innebär ett decentraliserat ansvar för planering, uppföljning och utveckling. Ansvaret för resultat och verksamhetsutveckling ska ligga så långt ut i organisationen som det är möjligt/lämpligt. Uppföljningen ska dels kvalitetssäkra resultaten och dels vara ett underlag för förbättringsarbetet.

7 Förändringsarbete Basverksamhet Uppdraget Verksamhetens grunduppdrag, vision och förhållningssätt Planering Prioriterade mål för utvecklingsarbetet Kritiska kvalitetsfaktorer för basverksamheten Uppföljning Fördjupad analys av prioriterade mål Löpande uppföljning av kritiska kvalitetsindikatorer Utveckling Strategiskt och systematiskt förbättringsarbete Utvecklingsplan Ständiga förbättringar Kvalitetsindikatorer

8 Exempel på KKF - generella Målgruppsperspektivet -goda resultat önskad effekt -att målgruppen har inflytande -likabehandling -gott bemötande -rättsäkerhet -trygghet -korta väntetider Medarbetarperspektivet -motiverade medarbetare -kompetenta medarbetare -arbetsglädje -friska medarbetare -medarbetarskap -ledarskap -god arbetsmiljö Verksamhetsperspektivet -korta ledtider -inga fel -effektiva processer -bra samverkan -ändmålsenliga lokaler/material/verktyg -effektiva system -effektiva metoder Ekonomiperspektivet -låga kostnader -höga intäkter -hög kostnadseffektivitet -prognossäkerhet -budgetföljsamhet -god ekonomisk hushållning

9 Verksamhetsplanering Nulägesanalys Målformulering Implementering

10 Prioritering Omvärld Styrdokument Resultat och nuläge Målstyrning innebär färre mål inte fler! Prioritering

11 Olika planer på olika nivåer Sortera mål och uppdrag till rätt organisatorisk nivå Mål Fullmäktige Övergripande frågor som ska samordnas och drivas av kommunledningen Formulera mål och uppdrag relevant för den nivån Nämnd/förvaltning Nämndgemensamma frågor som ska samordnas och drivas av förvaltningsledningen. Verksamhetsområde Områdesspecifika frågor som ska samordnas och drivas av områdeschefen Enhet Enhetsspecifika frågor som ska samordnas och drivas av enhetschefen Rapportering

12 Vad krävs för att lyckas? Aktiv sortering av uppdrag och mål! Formulera mål och uppdrag relevant för den aktuella verksamheten Mindre traditionell nedbrytning av mål -varje nivå/del av organisationen tar ansvar utifrån sin verksamhet Mer projektstyrning ökat fokus!

13 Verksamhetsuppföljning Mäta Analysera Rapportera

14 Resultat (Källa: SKL) Resursplan -det här har vi tillgång till Aktivitetsplan -det här ska vi göra Prestationsmål -prestationer vi ska uppnå Effektmål - effekter vi ska uppnå Resultat Resurser Aktiviteter Prestation Effekt Resursanalys -det här har vi använt Aktivitetsanalys -det här har vi gjort Prestationsanalys -så här gick det Effektanalys -det här har det vi gjort lett till

15 Metoder för mätning Kvantitativa mätmetoder Kvalitativa mätmetoder Statistik -automatisk -manuell Intervjuer -individuellt -grupp Kvantitativa enkäter Granskning observationer

16 Analysera resultat (exempel på analysprocess från Göteborgs stad) Studera det egna resultatet Jämför med andra Identifiera mönster Reflektera över periodens aktiviteter Sök orsaker och samband Sammanfatta och dra slutsatser Besluta strategier/ åtgärder

17 Slutsats Ställningstagande och bedömning av måluppfyllelsen Hur ser resultatet ut? Hur ser bedömningen av resultatet ut? Motivering av ställningstagandet och bedömningen Hur har vi kommit fram till bedömningen? Vad har orsakat resultatet? Framtid hur ska vi arbeta framöver inom målområdet Aktiviteter, mål, strategier, förhållningssätt Kort respektive lång sikt

18

19 Malin Aronsson Regionchef Kriminalvården (tidigare stadsdelschef i Borås stad)

20 Andreas Brandin Affärsområdeschef Stratsys AB

21

22

23

24 Stadier i genomförandefasen Uppstartsstadiet Når vissa enkla framgångar med minimal ansträngning Inlärningsstadiet stora ansträngningar som inte ger några nämnvärda resultat Effektivitetsstadiet stora resultat nås trots mindre ansträngning än tidigare RESULTAT ANSTRÄNGNING Tid

25 BESÖK STRATSYS MONTER! Monter F24

26 Kontaktuppgifter Peter Lönn e-post: Tfn: Andreas Brandin e-post: Tfn: Sven-Martin Åkesson e-post: Tfn: Malin Aronsson Tfn: