Införande av ny styrmodell baserat på horisontell styrning GR

Transkript

1 Införande av ny styrmodell baserat på horisontell styrning GR

2 KOMMUNVAPNET Vapnet föreställer det gamla karttecknet för gästgiveri eller skjutshåll som det funnits många av utmed de viktiga lederna Nissastigen och Göteborg Växjö. Idag ser vi det som en symbol för öppenhet, gästfrihet och kommunikation i en vid bemärkelse.

3 KOMMUNFAKTA ÅTTA TÄTORTER MED EGEN KARAKTÄR: invånare (okt 2017) Gislaved Anderstorp Smålandsstenar Hestra Reftele Burseryd Skeppshult Broaryd

4 Styrning och ledning Målbild politiken Skapa gemensam politisk hållning över partigränser stabilitet för kommunen. Ökad politisk styrning Frågorna på rätt nivå nämnderna har fullt ansvar för sina frågor och KS arbetar övergripande Utvecklad/kvalitativ och fördjupad uppföljning

5 Styrning och ledning Målbild Kommundirektörens ledningsgrupp Fokus på de vi är till för o Ständigt pågående kvalitets- och målarbete Fokus på tillit och långsiktighet o Utvecklingsarbete sker utifrån kompetens och behov och omhändertas bäst på respektive organisatoriska nivå. Fokus på engagemang o Delaktiga medarbetare Kommunikativa ledare Fokus på helheten framför delarna o Tillsammans verkar vi för hela organisationens bästa Fokus på analys och resultat o Kunskapsbaserad uppföljning och prioritering Fokus på förbättringskultur i kärnverksamheten o Strukturen ska vara användarvänlig

6 Organiseringen Styrning på rätt nivå

7 Kommunstyrelsens förvaltning Organisatoriska logiker Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning Kommundirektör Biträdande kommundirektör Stab för ledningsprocesser och ägarstyrning Stab för att leda och samordna arbetet med planering och uppföljning samt ägarstyrning Avdelningen för verksamhetsstöd Avdelningen för hållbar utveckl. Ekonomiavdelningen HRavdelningen Kontaktcenter Stödfunktion med internt fokus inom ekonomi, upphandling och ekonomiservice Stödfunktion med internt fokus inom personalfrågor, arbetsmiljö, arbetsgivarfrågor och kompetensförsörjning Stödfunktion med internt fokus inom, kommunikation, information kansli, kvalitet, verksamhetsutveckling, digitalisering medborgardialog Stödfunktion med fokus på hållbar samhällsutveckling utifrån vision, övergripande mål och inriktningar En väg in i kommunen. Service till medborgare/ invånare Förvaltningarna är processägare och ansvarig för verksamhetsutv.

8 Timglaset relationen mellan kommunstyrelsen och kommundirektören VAD, VARFÖR och NÄR Den gyllene zonen Dialog om VAD, VARFÖR, NÄR, VEM och HUR VEM och HUR KF Vision, mål, inriktningar KS uppgift att leda, samordna, uppsikt KSAU KD Kommundirektörens ledningsgrupp Fokusområde Fokusområde Fokusområde Fokusområde Fokusområde

9 Rollfördelning Ledande politiker Styr genom att fördela ekonomiska ramar Styr genom att peka ut tydliga fokus- /utvecklingsområden ju färre desto mer styrning Styr genom att följa upp kvalitet och effektivitet Kvalitetssäkring av grunduppdrag samt vision och mål Styr genom att fatta beslut om olika styrdokument Ledande tjänstemän Arbetar fram detaljbudget utifrån ramfördelning Arbetar fram strategier och gör åtgärder för ökad kvalitet/effektivitet Utifrån fokus-/utvecklingsområden. Mäter och analysera resultat och kvalitet. Rapporterar Både utifrån grunduppdraget samt vision och mål Arbetar efter styrdokument. vision, värdegrund

10 Ny styrmodell och nya arbetssätt

11 Vår styrmodell i korthet Minska detaljstyrning från kommunfullmäktige. Färre mål ger ökad politisk styrning. Mindre vertikal nedbrytning på varje nivå. Ökad horisontell styrning på varje nivå varje nivå fokuserar på det som är viktigast för dem. Skilja på grunduppdrag och utvecklingsuppdrag. Grunduppdrag mäts med kvalitetsindikatorer. Nämnderna får ett utökat ansvar.

12 Styrmodell med helhetsperspektiv

13 Styrkedjan från planering till uppföljning

14 Organisation prioriterade fokusområden Med utgångspunkt ifrån KF prioriterade fokusområden/mål definierar Kommundirektörens ledningsgrupp KDLG (i rollen som strategisk styrgrupp) uppdrag till olika ansvariga (från KDLG). Varje ansvarig tillsätter en operativ styrgrupp och en samordnare som kan stödja styrgruppen med planering och uppföljning. Ansvarig rapporterar tillbaka till strategisk styrgrupp Operativ styrgrupp arbetar tillsammans med samordnaren fram en plan med strategier och åtgärder för att uppnå ökad måluppfyllelse inom fokusområdet. Operativa styrgruppen tillsätter arbetsgrupper för kommunövergripande utvecklingsinsatser. Samordnaren agerar koordinator, planeringsledare, uppföljare och återkopplar till den operativa styrgruppen.

15 Arbetet med respektive fokusområde Arbetet leds av ansvarig för fokusområdet med stöd av samordnaren Strategisk styrgrupp utser ansvarig för respektive fokusområde (medlem i ledningsgruppen), en operativ styrgrupp och en samordnare som stöd till ansvarig (samordnaren bör finnas inom kommunstyrelsens förvaltning men det är inte nödvändigt). Arbetet sker enligt processen nedan. För att lösa konkreta uppgifter bildas en (eller flera) projekt-/arbetsgrupper med representanter från olika förvaltningar för att säkerställa bredd i delaktighet och kompetens.

16 Fasta beredningsgrupper

17 Arbetet inom operativa styrgrupper

18 Det kommunikativa ledarskapet

19 Kommunikativa förmågor De fyra viktigaste kommunikativa förmågorna är engagerad, tydlig, analytisk och lyhörd.

20 Att vara engagerad och skapa engagemang Engagera medarbetare genom dialog och delaktighet. Bygg relationer genom att vara en inspirerande, empatisk och coachande ledare. Lyft det positiva. Visa uppskattning och fira framgångar. Ha förtroende för, och tillit till medarbetarnas kunskaper. Uppmuntra nytänkande och förslag till förbättringar. Gör dig tillgänglig för dina medarbetare. Var en visionär berätta var vi är, vart vi är på väg och vilka vi är till för.

21 Att vara tydlig Var tydlig med vad du vet, men också vad du inte vet. Stå bakom fattade beslut. Tydliggör vad som går att påverka, och vad som redan är beslutat. Säkerställ att alla som berörs tar del av budskapet. Anpassa din ledarroll efter situationen. Anpassa budskap och kanal efter målgruppen. Sätt det i ett sammanhang och gör det begripligt. Tydliggör vad du förväntar dig av dina medarbetare, och vad de kan förvänta sig av dig.

22 Att vara analytisk Planera din kommunikation. Tänk på timingen. Sätt saker i ett sammanhang och skapa en gemensam helhetsbild. Hitta strategier för att nå målet, se verksamhetens behov och lägg upp en plan efter det. Var eftertänksam. Fundera på varför och hur. Se konsekvenser genom att inta olika perspektiv. Utvärdera din kommunikation. Skapa förutsättningar för ständiga förbättringar.

23 Att vara lyhörd Visa respekt och gott omdöme. Ta till vara på medarbetarnas idéer och synpunkter. Möjliggör att alla får komma till tals. Lyssna aktivt. Var närvarande och uppmärksam även på det som inte sägs verbalt. Avsätt tid för dialog. Medarbetare saknar ibland dina förkunskaper. Återkoppla vad som sagts, och säkerställ att alla fått samma bild.

24 Så här gör vi i praktiken

25 Styrmodell med helhetsperspektiv

26 Processen för planering och uppföljning

27 Analysera förutsättningar -Verksamhetsbeskrivning Verksamhetens uppdrag och verksamhetsidé Styrande dokument av särskild betydelse Gislaveds Vision 2040, Värdegrund och Politiska mål Målgrupper Organisation och ledningsstruktur Verksamhetens processer Medarbetarstruktur Systematiskt kvalitetsarbete Viktiga samarbetspartners Verksamhetens resurser Ständigt förbättringsarbete Samsyn om grunduppdraget Samsyn om nuläget Används vid introduktion Underlag för framtagandet av egna kritiska kvalitetsfaktorer och mål Revideras årligen Godkänns av överordnad chef Slutsatser av uppföljning Omvärldsanalys och bevakning Nulägesanalys/SWOT-analys Sammanfattning egna mål och kritiska kvalitetsfaktorer

28 Prioriterings- och sorteringstratt Styrdokument Systematisk arbetsmiljöarbetet Verksamhetens förbättringsområden Brukarundersökning Synpunkter m.fl Systematiskt kvalitetsarbete Ambitionsökning, lagar, riktlinjer Fullmäktiges priorteriade målområden Verksamhetens egna utvecklingsmål Kritiska kvalitetsfaktorer Övriga åtgärder

29

30 Nämnd Kritiska kvalitetsfaktorer utifrån Verksamhetsområden 4 perspektiv Hemsjukvård Hemtjänst Biståndshandläggning Vård- och äldreboende Korttid

31 Kvalitetssäkra grunduppdraget Kvalitetssäkring av grunduppdraget KKF KKI Fyra perspektiv Ständiga förbättringar Systematiskt kvalitetsarbete Skollagen Normer och värden Utveckling och lärande/kunskaper Inflytande och ansvar Hemmet och omvärlden Uppföljning o utveckling/betyg Plan för utveckling av verksamheten Åtgärder för utveckling Utnyttja sambanden KKF och KKI Stratsys kan läsa mellan modulerna för SKA och styrmodellen.

32 Metoder för mätning Kvantitativa mätmetoder Kvalitativa mätmetoder Statistik -automatisk -manuell Intervjuer -individuellt -grupp Kvantitativa enkäter Granskning observationer

33 Säkerställa genomförandet Hur säkerställer du - som chef - mål, uppdrag, kritiska kvalitetsfaktorer, indikatorer och åtgärder Når ut till medarbetarna? Belasta inte med teorin Tänk på använda verktyg Kommunikativit ledarskap Genomförs och följs upp? Årshjul för mätning och uppföljning

34 Planeringsprocess Kritiska kvalitetsfaktorer Kartlägg förutsättningar Planera Kritiska kvalitetsfaktorer Planera Kritiska kvalitetsfaktorer Säkerställ genomförandet Revidera v- beskrivning Nuläges-analys Var är vi nu? EV egna KKF Formulering Vad ska vi kvalitetsäkra? Behövs förbättringar för att kvalitetsäkra? Indikatorer Hur ska vi veta att KKF är kvalitetssäkrad? Säkerställa genomförandet och uppföljning Vem ansvarig, när, på vilket sätt? Löpande dialog (uppåt, nedåt, inåt och utåt)

35 Verksamhetsplan Verksamhetsbeskrivning med analys och nuläge Ekonomiska förutsättningar och budget Konsekvenser av rambudget med plan för omhändertagandet Mål och uppdrag Kritiska kvalitetsfaktorer och kritiska kvalitetsindikatorer

36 Förbättringsarbete

37 Uppföljning Sker fortlöpande När som helst Sker fyra ggr/år Mäta Mäta resultatet Sammanställa data och statistik Samla information och kunskap Analysera Jämföra identifiera mönster Reflektera över orsaker och samband Sammanfatta slutsatser Rapportera Paketera slutsatser och resultat Kommunicera Beslut om åtgärder Löpande dialog (Uppåt, Nedåt, Inåt, Utåt)

38 Kvalitet på rapporteringen Kommunikation Tidsperspektiv Bearbetning Mätmetod Fokus Bredd Innehåll Skriftligt Kort sikt Rådata/siffror Kvantitativ Resurser Ekonomi Allt möjligt Föredragning Medellång Kommentarer Kvalitativa Aktiviteter Stuprör Prio mål Dialog Lång sikt Slutsats/framtid Kombination Resultat Balanserad Risk/väsentlighet

39 Ställningstagande av kvalitet och/eller måluppfyllelse Grad av kvalitet/måluppfyllelse RÖD GUL GRÖN Underkänd Varning Godkänd Kvalitet och/eller måluppfyllelse ligger på en underkänd nivå utifrån krav och/eller mål. Kvalitet och/eller måluppfyllelse minskar men är på en godkänd nivå -ökar men uppnår inte riktigt godkänd nivå Kvalitet och/eller måluppfyllelse ligger på en godkänd nivå utifrån krav och/eller mål.

40 Uppföljningsprocess med fokus på aktiviteter på tjänstemannanivå 2:a linjens chef finns inte på alla förvaltningar Jan Feb Mars April Maj Aug Sep Okt Nov Dec Period Uppföljning 1 = U1 Uppföljning 2 = U2 Uppföljning 3 = U3 Uppföljning 4 = U4 KF KS Nämnd FC 2:a linjens chef 1:a linjens chef Tids-/aktivitetsplan N-U1 Skriv U4 föregående år Förvaltningsanpassa U1 Skriv U4 föregående år Möte med chef om U4 föreg. år Skriv N-U4 och U4 föreg. år Möte med chef om U4 föreg. år Möte med chef om U4 föreg. år Beslut N-U4 föregående år Skriv U1 Senast Skriv U1 Senast Möte med chef om U1 Skriv N-U1 och U1 Möte med chef om U1 Möte med chef om U1 Godkänner KF- U4 26/4 Behandlar KF- U4 4/4 Beslut N-U1 Senast 9/4 Tids-/aktivitetsplan N-U2 Förvaltningsanpassa U2 Info/ärende KF- U1 17/5 Behandlar KF- U1 2/5 SOMMAR SOMMAR SOMMAR SOMMAR SOMMAR SOMMAR SOMMAR SOMMAR SOMMAR SOMMAR SOMMAR SOMMAR SOMMAR Skriv U2 Senast Skriv U2 Senast Möte med chef om U2 Skriv N-U2 och U1 Möte med chef om U2 Möte med chef om U2 Beslut N-U2 Senast 13/9 Tids-/aktivitetsplan N-U3 Förvaltningsanpassa U3 Godkänner KF- U3 25/10 Behandlar KF- U3 10/10 Skriv U3 Senast Skriv U3 Senast Möte med chef om U3 Skriv N-U3 och U3 Möte med chef om U3 Möte med chef om U3 Behandlar KF- U3 28/11 Beslut N-U3 Senast 9/11 Tids-/aktivitetsplan N-U4 Förvaltningsanpassa U4 Info/ärende KF- U3 13/12

41

42 Roller behöver förtydligas Chef Chefsöverenskommelse- Kommunikativa ledarskapet tydliggörs Medarbetare Medarbetaröverenskommelse - Ansvar för medverka till utveckling av verksamheten Stödfunktion Styrdokument Stödfunktionens roll Professionellt metod och systemstöd, Stöd/service, Samordning, Uppföljning, Inbyggd Kontroll Ekonomi Personal Kvalitet/ utveckling

43 Helt rätt i tid

44