LEAN i Färgelanda. Västerås av Jan Eriksson, Färgelanda kommun

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "LEAN i Färgelanda. Västerås 090331 - av Jan Eriksson, Färgelanda kommun"

Daniel Engström
för 8 år sedan
Visningar:

1 LEAN i Färgelanda Västerås av Jan Eriksson, Färgelanda kommun

2 Kan LEAN bidra till ökat engagemang, större delaktighet, mer arbetsglädje och utveckling av medarbetare och verksamhet? eller är det ett sätt att få medarbetarna att jobba hårdare och spara pengar? och kan LEAN få kommunala byråkrater att älska förändring, ifrågasätta sig själva och jobba smartare?

3 Så satsar vi på LEAN i hela Färgelanda kommun! Målet är: - Arbetsglädje - Bekräftelse - Självkänsla Resultatet blir: - Engagemang - Delaktighet - Ansvar - Mer värde Detta skapar vi genom: - Kunden i fokus - Struktur - Eliminera slöserier

4 FRÅGOR SOM MÅNGA KOMMUNER STÄLLER SIG Vad skapar värde för våra invånare? Hur får vi en hållbar utveckling? Vad gör det bra att bo och leva i just vår kommun? Hur använder vi våra invånares skattemedel optimalt? Hur blir vi en attraktivare arbetsgivare?

5 BAKGRUND Liksom industrin står den offentliga sektorn inför: Nya krav och behov från våra kunder och ägare Hårdare konkurrens om arbetskraft och kunder Bättre och effektivare resursanvändning Stort rekryteringsbehov

6 HUR SER DET UT HOS OSS IDAG? Flöden inom ärendehantering och administration är ofta tryckande och känns alltför komplexa Brist på standard och struktur i verksamheter skapar ofta frustration Processer upplevs ofta segdragna och med bristfällig förankring Ansvar för vem som gör vad känns ofta otydligt Arbetslag upplever sig ha lågt inflytande och påverkan Många upplever rädsla för att göra fel

7 OCH VARFÖR SKULLE LEAN VARA RÄTT FÖR OSS? Därför att LEAN: utgår från den egna arbetsplatsen visualiserar och tydliggör värden och slöserier som man ofta inte varit medveten om uppmuntrar till att finna bästa lösningar är ett stöd i ledar- och medarbetarskapet bidrar till samarbete och lagkänsla stärker självkänslan man löser problemen själv skapar nyfikenhet och arbetsglädje

8 MEN FALLGROPARNA DÅ? Dålig förankring hos arbetstagarna och facken Osäkra chefer förändring av ledarskapet Kortsiktighet processen är låååång Högsta ledningen är inte engagerade Ingen tid att jobba med förbättringsarbete Avsaknad av resurser

9 DEN EGNA ARBETSPLATSEN ÄR UTGÅNGSPUNKTEN

DEN EGNA ARBETSPLATSEN ÄR UTGÅNGSPUNKTEN Chefen ger medarbetarna möjlighet att lösa problem och utveckla verksamheten själva (kräver coachande ledarskap) Att misslyckas är bättre

10 DEN EGNA ARBETSPLATSEN ÄR UTGÅNGSPUNKTEN Chefen ger medarbetarna möjlighet att lösa problem och utveckla verksamheten själva (kräver coachande ledarskap) Att misslyckas är bättre än att inte prova (det viktiga är att man får ett resultat) Chefer och ledare är närvarande, engagerade och insatta i arbetet med att ständigt förbättra och utveckla Inga syndabockar

11 SÅ HÄR GJORDE VI I FÄRGELANDA KOMMUN Högsta ledningen börjar, visar med goda exempel Arbetslagen får erbjudande att prova, frivilligt Stöd utlovas till de som startar processer Arbetslagen får själva behålla och använda den tid och de resurser de frigör Cheferna uppmuntras till reflektion över sitt ledarskap

12 SÅ HÄR GJORDE VI 1. Allmän uppstart och inspirationsdag I Inledande inspirationsdag för verksamhetsansvariga, politiker och fackligt förtroendevalda. Juni 2007 (Samt vid utbildningsdag för politiker och seminarium av Arbetsgivarringen)

13 SÅ HÄR GJORDE VI 2. Utbildning Kommunchef, förvaltningschefer samt kommunstyrelsens ordförande går 7,5 poängs leanutbildning på Chalmers Industrihögskola (på distans i Färgelanda och tillsammans med företagsledningar). September 2007 januari 2008

14 SÅ HÄR GJORDE VI 3. Inspirationsdag II Samtliga anställda i kommunen blir inspirerade att starta Leanprocesser. Fem endagsseminarier v. 44, 2007

15 SÅ HÄR GJORDE VI 4. Inspirationsdag III Samtliga enhetschefer. Vad innebär det att leda Leanprocesser? December 2007

16 SÅ HÄR GJORDE VI 5. Start på processtänkande Arbetslag inbjuds att presentera förslag till processer att kartlägga och utveckla. December 2007

17 SÅ HÄR GJORDE VI 6. Coach-utbildning för chefer Samtliga verksamhetschefer genomgår en 3-dagars utbildning i coaching och coachande ledarskap enligt NLP. Maj 2008

18 SÅ HÄR GJORDE VI 7. Lean-utbildning för chefer Samtliga verksamhetschefer har genomgått en 2-dagars utbildning. December 2008

19 SÅ HÄR SKA VI FORTSÄTTA Samtliga arbetsplatser skall ha genomfört värdeflödesanalyser under 2009 (chefen deltar ej) Ledningsgrupperna skall genomföra egna analyser Utbildning av interna handledare (mars/april 2009) Utbildning för politiker mars 2009 Kontinuerliga utbildningar och uppföljningar Fortsatt stöd för chefer

20 NÅGRA EXEMPEL PÅ SLÖSERIER I FÄRGELANDA KOMMUN Allt för detaljerade och omfattande redovisningar, utredningar och dokument Personalen i verksamheterna lägger tid på fel saker Insamling av statistik som ej används Oförberedda och ineffektiva möten Lokaler som ej används optimalt Saker ligger inte där de ska Ledningsstrukturen inte synkroniserad

21 VÄRDEFLÖDESANALYS

22 VÄRDEFLÖDESANALYS

23 VÄRDEFLÖDESANALYS

24 VÄRDEFLÖDESANALYS

25 VÄRDEFLÖDESANALYS Värdeflödesanalys för administrationen, Färgelanda kommun Framtida läge 20 m Öppna post och datumstämpla Dorte Tid:10 s Ställtid:1h Fel:0 % Registrering i diarie Inscanning Skicka till handläggare Koppla dok. till diarie Dorte, Ulla-Gun, Camilla Tid:420 s Ställtid:14 dagar Fel:0 % Skapa mapp Placera i skåp Föra in tillkommande ärenden A n s v a r s g r ä n s Avstämning vid eller direkt efter beredning hur ärendet skall hanteras Presidie-beredning Ann-Marie, Ulla Jan, Marianne Tid:300 s Ställtid:1 dagar 3610s 14 dagar 10 s 120 s 300 s 300 s

26 ATT TÄNKA PÅ Det är människornas egen vilja, engagemang och drivkraft som för utvecklingen framåt Lean är ingen trolldryck, det tar tid att förändra och bli bättre Enkelhet komplicera inte i onödan genom avancerade system och lösningar Försök inte lösa alla problem på en gång, men börja lösa problem redan idag ( Low hangers ) Ha beredskap processen blottlägger sådant som man måste hantera först; konflikter, ledarproblem, etc Lyft fram och uppmärksamma de som prövar

31 Tack för visat intresse! Frågor?

Relevanta dokument

Medarbetarskap i Umeå kommun. Vi tar ansvar och visar engagemang för det egna och det gemensamma uppdraget

Medarbetarskap i Umeå kommun. Vi tar ansvar och visar engagemang för det egna och det gemensamma uppdraget Medarbetarskap i Umeå kommun Vi tar ansvar och visar engagemang för det egna och det gemensamma uppdraget Inledning Vi som arbetar i Umeå kommun har ett viktigt uppdrag: att bidra till ett gott liv i Umeå