Digitalisering och förändringsarbete vid registraturen. Länsstyrelsen Stockholm

Transkript

1 Digitalisering och förändringsarbete vid registraturen Länsstyrelsen Stockholm

2 Länsstyrelsens organisation Internrevisor Landshövding Insynsråd Landshövdingens stab Länsöverdirektör Miljöprövningsdelegation Viltförvaltningsdelegation Avdelningen för verksamhetsstöd rättsliga frågor samhällsbyggnad tillväxt miljö landsbygd ekonomi & upphandling kommunikation personalfrågor verksamhetsutveckling & service diarium & arkiv tillstånd tillsyn överklaganden kulturmiljö & bostadsstöd planfrågor samhällsplanering samhällsskydd & beredskap arbetsmarknads- och rättighetsfrågor näringslivsutveckling social utveckling miljöanalys och miljöplanering miljöskydd naturvård lantbruksfrågor länsveterinärer

3 Lägesbild 2014

4 Lean Bygger på insikten om att allt ständigt går att göra lite bättre En filosofi med avsikten att på ett effektivt sätt ständigt skapa allt mer värde åt kund/medborgare, medarbetare och organisation, - samtidigt Kundorienterade processer som skapar största möjliga värde för kunderna, med minsta möjliga resursåtgång och slöseri på vägen, - flöde Medarbetare som ständigt utvecklar sin process och sig själva genom att lösa problem och eliminera slöseri Största möjliga kundvärde med minsta möjliga resursinsats Kvalitet Flexibilitet Service Kostnad Tid Fel Målet är inte att arbeta fortare utan på ett smartare sätt.

5 Leanea Kundernas fokus Lätt att göra rätt Effektiva och stabila flöden Medarbetare som ser helheten och växer Medspelare i en växande region Samordna och ta initiativ Ansvar Respekt Balans Engagemang Demokrati Legalitet Objektivitet, saklighet likabehandling Fri åsiktsbildning Respekt Effektivitet och service

6 Exempel på leanverktyg Spagetti-diagram Värdeflödesanalys Tidstjuvsanalys

7 Hög Exempel på leanverktyg Effekt Högst prioriterade förslag Förslag med stor potential Liten Medel Förslag att överväga Minst attraktiva lösningar Liten Medel Hög Insats

8 2014 Uppdrag: Nytt arbetssätt alla ska kunna göra allt Inriktningsbeslut digital ärendehantering 1 januari 2017

9 Slöserier inom administration och service 7+1 Symptomen på slöserier Trötthet, frustration, stress, skuldkultur, korrigeringar m m bland medarbetare och ledare

10 2016 alla registratorer arbetar med allt

11

12 2017 digitalt arbetssätt

13 Digitaliseringen Verksamheterna vid myndigheten digitaliserades i olika takt, vilket också påverkat registreringen av verksamhetens handlingar. Så övergången till digital ärendehantering har varit successiv. För registraturens del beslutade vi att alla inkomna handlingar skulle digitaliseras vid halvårsskiftet Redan tidigare hade man vid myndigheten beslutat att alla inkomna elektroniska handlingar skulle kopplas in på handlingskort i Platina. Samt att alla beslut skulle finnas i systemet. Ett digitaliseringsprogram har tagits fram av avdelningen för verksamhetsstöd, där man bland annat inventerat behov av utbildning i officeprogram, Platina och andra stödsystem som används inom myndigheten. För registraturens del har vi fått nya stöd för inskanning och överföring av handlingar in i systemet. Med hjälp av skanningsprogram kan vi numer skicka in handlingar direkt till Platina. Förändringen innebär att vi skannar och för in handlingar innan registreringen. Tidigare registrerade vi tomma handlingskort och kopplade därefter in själva handlingen/dokumentet.

14 Fortsatt digitalisering Förändringen att handlägga ärenden digitalt har varit större för handläggarna ute i de olika verksamheterna. När går över från en manuell hantering till en digital, så försvinner en del rutiner som ärende-och dokumenthanteringsstödet ersätter. Medans nya rutiner uppstår i handläggningen. Som huvudregistrator har jag stöttat verksamheterna i deras förändring av sina arbetssätt och tillsammans med verksamhetsutvecklare har vi hjälpt till och gett tips på lösningar samt utbildat handläggarna så att de kan nyttja olika funktioner i ärende- och dokumenthanteringssystemet.

15 Modul 2 Har inte tid, måste arbeta

16 Förändring kan trötta ut För många förändringar och allt för ofta tröttar ut Att förända är en stress faktor Man hinner inte sätta sig in i de nya rutinerna innan de är ersatta Ta elefanten i små bitar Lågt hängade frukter ger snabb energi Lita på processen Att förändra innebär en kulturresa

17

18 Kontaktinformation: Therése Jernberg, huvudregistrator e-post: