Kvalitetssäkring inom äldreomsorgen, Stockholm. Lean vad är det Så här arbetar vi i Vara

Transkript

1 Kvalitetssäkring inom äldreomsorgen, Stockholm Lean vad är det Så här arbetar vi i Vara

2 Vad är Lean? Tanke och arbetssätt för systematisk förbättringsarbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Med hjälp av ständiga förbättringar sträva efter ett perfekt tillstånd

3 Detta är inte Lean Handlar inte om att säga upp medarbetare Handlar inte om att hitta syndabockar Handlar inte om att arbeta snabbare utan smartare Handlar INTE om ett snabbt sätt att tjäna pengar

4 Historien bakom Lean Startade från allra första början inom textiloch byggbranschen På 1910-talet startade Henry Ford masstillverkning inom bilindustrin Efter 2:a världskriget startade Toyota biltillverkning med väldigt små resurser 1950-talet börjar TPS ta form, Toyota Production System 1980-talet börjar TPS som fenomen att studeras av västvärlden 1990-talet införs begreppet Lean Produktion

5 Grunderna i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg Enkla metoder

6 7 + 1 slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB

7 Hur undvika slöserier? Enkelt och tydligt Visualisera Rätt från mig Dragande system Enstycksflöde Jämna ut Standardiserat arbetssätt

8 Korta fakta om Vara kommun invånare hushåll 46 % bosatta på landsbygden 701 km medarbetare 789 (58%) arbetar heltid 587 (82%) kvinnor

9 Utvecklingsinsatser Kommunövergripande Arbetslagsutveckling Verksamhetsutveckling Ledarutveckling Politiker utveckling Specifika insatser Individuella utvecklingsinsatser Insatser mot särskilda yrkesgrupper Organisation Grupp Individ

10 Varas Lean-resa Pilotenhet 2004 Utbildar 10 leanhandledare våren 2006 Anställer 2 projektledare hösten 2006 hösten 2008 Start i äldreomsorgen men utan slut.

11 Vara Lean

12 Värdeflödesanalys Välja flöde/process Utse deltagare (Max 8) Avgränsa processen (2 timmar) Kartläggning (3 heldagar) Uppföljning 30,60 & 90 dagar (½dagar)

13 PDCA Förbättra Analysera Planera Genomföra Avgränsning Process kartläggning nuläge, leta slöseri Process kartläggning framtida läge Upprätta handlingsplaner

14 Nulägeskarta Kvänumsgården Påfyllning av boendes förråd Totalt per dygn L/T P/T V/T RFB 13 min 54 sek - 2 tim 19 min 13 min 54 sek - 36 min 12,5 0-1 tim 42 min 48 sek 1,3% Totalt per vecka L/T P/T 1 tim 37 min 18 sek - 16 tim 13 min 1 sek 1 tim 37 min 18 sek - 4 tim 13 min 25 sek V/T 0-11 tim 59 min 36 sek RFB 1,3%

15 Önskat framtida läge Kvänumsgården Totalt per vända L/T 1 min 15 sek - 48 min 15 sek P/T 1 min 15 sek - 6 min 15 sek V/T 0-42 min RFB 94% Per vecka = 10 vändor L/T 12 min 30 sek - 8 tim 2 min 30 sek P/T 12 min 30 sek - 1 t 2 min 30 sek V/T 0-7 tim RFB 94%

16 PDCA Förbättra Planera Handlingsplaner följs Analysera Genomföra

17 PDCA Förbättra Analysera Planera Genomföra Uppföljning Dag 30, 60 & 90 Mätetal följs upp

18 Aktivitetsöversikt Kvänumsgården Handlingsplan för: Påfyllning av boendes förråd Kommentar: Ja Nej Sätt X Aktiviteter slutdatum dag 30 Datum dag 30: ) Område 1 Hos boende Ansvarig: Vilka artiklar, mängder o plats ska vara på x Frågat runt vad kollegor tycker ang mängd rummen Viktor & plats. Fotografera utseendet på rummen Viktor x Foto ska sättas på vagnen. Blöjlista till förrådet klar ( Elsa göra ) Viktor x x Listan ska kompletteras med nätbyxor. Rutin för uppdatering av blöjlista klar Viktor x Diskussion pågår hur rutinen ska se ut. Informerat rutin via tavlan Viktor x Avvaktar att blöjlistan är komplett. 2) Område 2 Blöjförrådet Ansvarig: Röja ut o kassera i blöjförrådet Annette x Material som inte används i nuläget flyttades ner i källaren. Uppmärkt & klart. 3) Område 3 Tvättstugan skåpen Ansvarig: Planera hur många drag ska märkas Anna-Karin x Har diskuterat mängd. Ej påbörjad Påbörjad Avslutad Mål sättning uppfylld Leder till ny aktivitet 4) Område 4 Skölj Ansvarig: 5) Område 5 Övrigt Ansvarig: Kollat om funktionell vagn finns Anna-Karin x Klargjort vilka funktioner som behövs. Kontakt m leverantör - leveransadress Annette x Chauffören har kvitterat sändning, kontakt fortgår. Kollat regelverk ang. höjd på leverans Annette x Ska söka information på internet. Kontakt m kök om kvittens Annette x All kökspersonal är informerad. 0 6) Område 6 Info till kollegor Ansvarig: Info APT 0 x Bra gensvar, positivt. Whiteboarden = Leantavla 0 x

19 PDCA Förbättra Planera Nya rutinen, nya arbetssättet fastställs Analysera Genomföra

20 Återblick Kvänums gården Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Väldigt mycket tid läggs på att gå och hämta material. x Ingen rutin finns på påfyllning av förråd, ständiga brandkårsutryckningar. x Förbättringsområden Identifierat Har slöseriet minskat? Framtida förb. Ev. sidoeffekter Hos boende slöseri Ja Nej område + - Bestämma artiklar, mängd och plats Rörelse, som ska vara på rummen. omarbete x Upprätta blöjlista. Rörelse, omarbete x Blöjförrådet 5S i källarförrådet. Rörelse, omarbete,la ger x x Rörelse, omarbete,la 5S i blöjförrådet. ger x Upprätta rutin för överblivna blöjor. Lager x Skärverktyg alltid till hands. Rörelse x Vi behöver inte källarförrådet på samma sätt idag Beställning av varor går fortare idag Tvättstugan skåpen Planera och märka drag och vagn. Rörelse, omarbete x Skapa rutin för draghanteringen. Rörelse, omarbete x 5S garderober. Rörelse x Skölj 5S i sköljen. Rörelse x Rörelse, Märka upp, planera minilager. transport x Hittat yta för städvagnen Övrigt 5S köksgarderober. Rörelse x Upprätta karantänskåp. Lager x Inskaffa funktionell vagn. Rörelse x Kontrollerat regelverk ang. höjd på leverans. Kontakt med köket ang. kvittens. Kontakt med leverantörleveransadress. Transport, rörelse Transport, rörelse Transport, rörelse x x x Nuvarande höjd är godkänd

21 Hur skapas delaktighet & engagemang? Arbetsgruppen bör själv identifiera förbättringsområde Alla förbättringsförslag kommer från gruppen Ökad kunskap och bra verktyg frigör kraft och ökar tron på den egna förmågan att förändra Delaktighet-alla på enheten deltar i förbättringsarbetet Uppföljning är A & O Ett systematiskt arbete att ta till vara på goda idéer Ett stödjande ledarskap

22 Diplom efter varje genomförd kartläggning

23 Läs mer om Vara kommun Kvalitetschef Maria Viidas Projektledare Christina Salomonsson Katarina Olsson Fernandinho Föredrag & presentationer