Vara Lean. Christina Dahlberg

Transkript

1 Vara Lean Christina Dahlberg

2 Lean vad är det? Tanke- och arbetssätt kring systematiskt förbättringsarbete Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Enkla metoder och verktyg

3 Grunderna i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg i vardagen

4 Slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB

5

6 Tanke och handling Värde Principer Metoder Verktyg

7 Kontinuerliga förbättringar Hos oss innebär VaraLean att varje enskild medarbetare i sitt dagliga arbete verkar för att skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång. Ur Lednings- och styrdokumentet kring Kvalitet, sidan 5; VaraLean

8 Vi började såhär Pilotprojekt inom äldreomsorgen 2004 En tillsvidareanställd leankoordinator Ett antal handledare Idag är hela organisationen involverad Börja med de positiva och intresserade Använder egna goda exempel Skyndar långsamt

9

10 Några verktyg vi använder Värdeflödeskartläggning LeanLir 5S Visualisering

11 Deltagare Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning tredje dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning

12 Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge slöseri Värdeflödeskartläggning

13 Personalbudget Personalbudget

14 Nulägeskarta Totalt per enhet - socialförv L/T P/T V/T ek chef 4 tim 35 min - 2 dgr 6 tim 20 min 2 tim 35 min - 3 tim 20 min 1 dag 2 min - 9 dag1 tim 1 dag 2 min - 2 dag 2 tim - 2 dgr 3 tim 0-7 dgr 1 tim RFB 48,40% 65,80% Totalt per enhet - bildning ek chef L/T 1 tim - 2 dgr 5 tim 25 min 3 dgr 6 tim 12 min - 40 dgr 4 1 dag 2 tim 12 min - 3 dgr 2 tim P/T 1 tim - 5 tim 15 m32 min V/T 0-2 dgr 10 min 2 dgr 4 tim - 37 dgr 2 tim RFB 0% 40%

15 Framtidskartan L/T P/T V/T RFB Totalt per enhet chef ekonom 2 tim 15 min - 26 dgr 2 tim 25 min 2 tim 15 min - 3 dgr 2 tim dgr 70,40% 1 tim - 3 tim 30 min 1 tim - 1 tim 30 min 0-2 tim 87,30%

16 Lärdomar personalbudget Nyttigt att jobba över förvaltningsgränserna Överskådligt när allt kommer upp på väggen Oj denna processen är bara en liten del av jättemånga. Efter 90 dagar Vi har tagit bort många felkällor Detta blev mycket bättre än vad man vågade tro Vi har fått en förståelse för varandras arbete

17 Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner Kostenhet Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personalbudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Intern kommunikation (högstadium) Konsumentvägledning

18 Städrutiner Värdeflödeskarta från Renen

19 Tidningen Chefen i Fokus

20 Tidningen Personal & ledarskap

21 mycket lean men lite snack 70 timmar, varav en vecka på internat i Prag Om Prag, tidigare utvecklingsarbete och vad vi gör på arbetet Delar som skapar förutsättningar för kontinuerliga förbättringar, ex Effektiva möten Omvärldsbevakning Arbetslagsutveckling LeanLir Identifiera förbättringsområden Uppföljning dagar Eget arbete emellan Kommunövergripande utvecklingsinsatser

22 LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träning i att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk

23 LeanLir

24 Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)

25 Före Efter 5S på Gatu & Park

26 Före Efter 5S på kontor

27 Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden

28 Visualisering på Rondellen

29 Goda idéer ger mervärde! Lysande förbättringar En ljus idé Plakett Många ljuspunkter Vandringspris Hedersomnämnande Belöningar - Goda idéer ger mervärde

30 Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft

31 Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 72 (AKU 2008) Nöjd-brukarindex (2008/2009) barnomsorgen på 84 hemtjänst & särskilt boende inom äldreomsorgen 78 grundskolan mellan gymnasiet 65 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2008) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde om 27 % - utöver alla kvalitetsvinster!

32 Andel nöjda brukare pilotenheten, äldreboende Har Du möjlighet att delta regelbundet i någon aktivitet? Får Du komma ut när Du så önskar? Känner Du Dig trygg? Litar Du på att Du får hjälp när Du så önskar? Har Du någon Du kan tala med om sådant som är viktigt? Har Du möjlighet att själv bestämma över Din vardag? Trivs Du där Du bor? 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

33 Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla

34 Vill du veta mer om oss? Föredrag &presentationer (knapp långt ner till vänster) Vara Lean (knapp till höger)